Puteți aplica etichete de retenție fișierelor din SharePoint și OneDrive, individual sau colectiv.
Etichetele pe care le vedeți au fost particularizate de organizația dvs. Dacă aveți întrebări despre eticheta pe care să o aplicați, contactați biroul de asistență sau departamentul IT.
Aplicarea unei etichete de retenție la un element
Într- OneDrive sau într-o bibliotecă SharePoint, puteți aplica o etichetă de retenție la un fișier, de exemplu, un documentMicrosoft 365 creat într- Word, PowerPoint, Excel sau un blocnotesOneNote. De asemenea, puteți eticheta fișiere non-Office, de exemplu, un document PDF sau un fișier imagine. SharePointelemente de listăpot fi, de asemenea, etichetate.
De asemenea, puteți aplica o etichetă la o bibliotecă sau un folder. Atunci când etichetați o bibliotecă sau un folder, acea etichetă de retenție se aplică în mod implicit fișierelor neetichetate din acel folder. Aflați mai multe despre etichetele implicite pentru SharePoint.
Aplicarea unei etichete în OneDrive sau SharePoint
-
Selectați elementul.
-
În colțul din dreapta sus, selectați Deschideți panoul de detalii
-
Sub Se aplică eticheta, selectați Alegeți o etichetă pentru a deschide lista de opțiuni.
-
Selectați eticheta de retenție corespunzătoare pentru document. (Pentru a afla despre diferențele dintre etichete, puteți indica spre fiecare dintre ele pentru a vedea o descriere a acesteia și perioada sa de reținere.)
-
Dacă apare o opțiune Salvare , selectați-o.
Setarea unei etichete de retenție implicite pentru o bibliotecă de documente SharePoint
-
Deschideți biblioteca de documente.
-
Lângă partea din dreapta sus a ferestrei, selectați pictograma Setări:
-
Selectați Setări bibliotecă.
-
Pe pagina Setări , sub Permisiuni și gestionare, selectați Se aplică eticheta elementelor din această listă sau bibliotecă.
-
Pe pagina Aplicare etichetă , selectați caseta verticală, apoi selectați eticheta pe care doriți să o aplicați.
Eticheta pe care o selectați se va aplica automat la toate fișierele noi adăugate la biblioteca de documente începând de acum.
-
Opțional: Pentru a aplica automat eticheta la toate fișierele aflate în prezent în biblioteca de documente, selectați Se aplică eticheta la elementele existente din bibliotecă.
-
Selectați Salvați.
Notă: Etichetele de retenție pot fi suprascrise la nivel de fișier. Cu alte cuvinte, după ce ați setat o etichetă implicită pentru o bibliotecă, puteți totuși să atribuiți o etichetă alternativă unui element individual sau elementelor din bibliotecă, dacă este necesar.
Crearea unei vizualizări care conține etichete de retenție
În SharePoint (și Teams, dar nu și OneDrive ), puteți crea o vizualizare a bibliotecii care conține coloana Etichete sau Elementul este o coloană Înregistrare. Această vizualizare vă permite să vedeți dintr-o privire etichetele de retenție atribuite tuturor elementelor și elementele care sunt înregistrări. Rețineți, totuși, că nu puteți filtra vizualizarea după Elementul este o coloană Înregistrare. Iată cum să creați o astfel de vizualizare.
Începeți prin a face vizibilă coloana Etichetă de retenție:
-
În partea de sus a oricărei coloane, selectați săgeata în jos
-
În panoul Editare coloane vizualizare , bifați caseta pentru Etichetă de retenție.
-
După ce ați terminat, selectați Se aplică.
Dacă doriți, puteți salva vizualizarea pentru acces rapid mai târziu:
-
În capătul din dreapta al barei de comenzi, selectați Opțiuni vizualizare > Salvare vizualizare ca:
-
Atribuiți un nume vizualizării.
-
Selectați dacă doriți ca vizualizarea să fie publică, pentru a fi văzută de alți oameni.
-
Selectați Salvați.
Unele acțiuni nu sunt permise pentru elementele etichetate
Atunci când un element are o etichetă de retenție, unele acțiuni nu sunt permise, în funcție de setările alese de administratorul dvs.
Dacă vedeți în SharePoint un mesaj care vă spune că nu puteți edita un element etichetat, acest lucru se întâmplă deoarece a fost etichetat ca înregistrare. Este posibil să reușiți să editați acest element dacă îl deblocați mai întâi. Consultați secțiunea următoare pentru instrucțiuni.
Blocarea sau deblocarea unei înregistrări
Unele etichete de retenție au capacitatea de a "bloca" un element, deoarece este o înregistrare care trebuie păstrată. Acest lucru împiedică ștergerea elementului, de exemplu. Pentru lucruri cum ar fi contractele, aceasta este o măsură importantă de evidențiere. Totuși, este posibil să reușiți să deblocați elemente, astfel încât să poată fi revizuite sau actualizate cu o versiune nouă.
Notă: Dacă puteți bloca sau debloca un element este determinat de setările aflate sub controlul administratorilor, inclusiv de configurația etichetelor, de configurarea site-ului și de permisiunile "Contribuiți".
-
În bibliotecă sau listă, selectați elementul pe care doriți să-l blocați sau să-l deblocați.
-
Lângă partea din dreapta sus a ferestrei, selectați Deschideți panoul de detalii:
-
În panoul Detalii , sub Stare înregistrare, selectați Blocat.
-
Un control de comutare apare lângă numele setării. Faceți clic pe comutator pentru a comuta de la Blocat la Deblocat sau invers.
După ce elementul este deblocat, îl puteți edita. După ce ați terminat editarea, puteți bloca din nou elementul urmând pașii de mai sus și comutând starea Înregistrării înapoi la Blocat.
Important: Dacă administratorul a dezactivat controlul versiunilor și înregistrarea începe ca deblocată, veți putea bloca elementul, dar nu îl veți putea debloca din nou. Cu alte cuvinte, pentru acest scenariu, este o acțiune unirecțională, nu un comutator.
Consultați și
Pentru administratori: Comparați restricțiile pentru acțiunile permise sau blocate
