Arhivare: Filtrarea unei vizualizări listă în SharePoint

Filtrele reduc volumul de date returnat, selectând elementele în funcție de operațiuni (cum ar fi mai mare sau mai mic decât) și de datele care se potrivesc. Atunci când creați o vizualizare filtrată, prima coloană indexată din expresia filtrului ar trebui să reducă cel mai mult setul de date. De exemplu, filtrarea într-un câmp de stare sau dată poate reduce adesea considerabil un set de date. Dacă aveți 15.000 de elemente, veți dori ca primul index să returneze mai puțin de 5.000 de elemente. Dacă setul dvs. de date nu are peste 5.000 de elemente, aceasta rămâne o practică bună.

SharePoint selectează prima coloană indexată într-o interogare, apoi utilizează restul de coloane pentru a selecta datele. Alte coloane pe care le specificați în filtrul de vizualizare pot fi sau nu indexate. Vizualizarea nu utilizează aceste indexări, chiar dacă rezultatul vizualizării filtrate returnează mai mic decât pragul vizualizării listă.

De exemplu, aveți o interogare: dimensiunea = mare AND culoarea = roșu. În listă, dimensiunea nu este indexată, dar culoarea este. Atât timp cât sunt mai puțin de 5.000 de elemente "roșu" în listă, interogarea reușește într-o listă mare. Cu toate acestea, dacă aveți o dimensiune de interogare = mare OR culoare = roșu, deși baza de date poate găsi toate elementele roșii, aceasta trebuie să scaneze lista completă pentru a găsi toate elementele mari. Dacă există mai mult de 5.000 de elemente returnate, interogarea este throttled.

Dacă utilizați două sau mai multe coloane în expresia de filtru, indexul sau indexurile determinante ar trebui să utilizeze un operator AND. De exemplu, dacă doriți să returnați "câini" dintr-o listă mare cu animale. Aveți o coloană neindexată denumită "Specie", în care aveți "câine" drept valoare. Dacă faceți doar o interogare după "Specie = câine", interogarea va fi throttled. Cu toate acestea, dacă aveți o coloană indexată denumită Clasă, interogarea devine Clasă = mamifere AND Specie = câine. De asemenea, puteți căuta pisici și câini cu interogarea Clasă = mamifere AND (Specie = CÂINE OR Specie = pisici). A doua interogare selectează toate mamiferele și apoi filtrează la câini și pisici.

În cazul în care coloanele pe care le veți utiliza pentru a filtra nu au indexuri, se întâmplă să începeți prin a crea indexuri. Pentru mai multe informații, consultați Adăugarea unui index la o SharePoint coloană.

După indexarea unei coloane, puteți să o adăugați atunci când creați sau modificați o vizualizare, apoi să o utilizați pentru a filtra vizualizarea. Înainte să creați o vizualizare, poate doriți să adăugați mai multe coloane la listă, pentru a permite mai multă flexibilitate pentru sortare, grupare și filtrare. Pentru sortare și filtrare, puteți alege coloanele care se află în setul de date, dar nu se afișează.

Crearea unei vizualizări

Deschideți Lista sau Biblioteca în care doriți să creați o vizualizare.

În funcție de versiunea dvs., faceți una dintre următoarele:

• ÎnSharePoint, faceți următoarele:

1. Faceți clic pe titlul coloanei după care doriți să filtrați și alegeți Filtrare din opțiunile de meniu.
   
   

2. În panoul de filtrare care se deschide în partea dreaptă a paginii, alegeți valorile de coloană după care doriți să filtrați lista. Când terminați, faceți clic pe butonul Se aplică.
   
   
   
   Acum ar trebui să observați că antetul coloanei are o pictogramă de filtru lângă acesta, pentru a indica faptul că lista dvs. este filtrată după valorile din acea coloană.
   
   
   
   Dacă preferați să aflați mai multe despre panoul de filtre și cum să filtrați după valorile stocate în mai multe coloane diferite, citiți Ce este panoul de filtre de listă și bibliotecă?

3. Priviți meniul de vizualizări din partea din dreapta sus a listei sau bibliotecii. Ar trebui să observați numele vizualizării curente, cu un asterisc (*) lângă acesta. Acest lucru indică faptul că vizualizarea este nesalvată. Pentru a crea o vizualizare nouă, selectați numele vizualizării curente, apoi alegeți Salvare vizualizare ca din opțiunile de meniu.
   
   

4. În caseta "Salvare ca" care apare, tastați un nume nou pentru vizualizarea dvs. (Dacă doriți ca toți să vă poată vedea vizualizarea, lăsați bifată caseta de selectare "Faceți aceasta o vizualizare publică". Dacă doriți să faceți privată această vizualizare, astfel încât să fiți singura persoană care o poate vedea, debifați caseta de selectare.) Faceți clic pe butonul Salvare pentru a crea noua vizualizare.
   
   
   
   Acum ar trebui să vedeți o vizualizare filtrată a listei sau bibliotecii.

   Notă: Este posibil să filtrați lista sau biblioteca fără a o salva ca vizualizare. 

• În SharePoint 2016, 2013, 2010 sau SharePoint clasică, urmați următoarele.

1. Faceți clic pe fila Listă sau bibliotecă, apoi faceți clic pe Creare vizualizare.
   
   

2. În pagina Tip vizualizare, faceți clic pe vizualizarea pe care doriți să o utilizați. Dacă nu sunteți sigur, alegeți Vizualizare standard.

   

3. Tastați un Nume vizualizare.

   

4. Editați adresa web pentru vizualizare sau acceptați valoarea implicită. Puteți să reveniți și să faceți modificări mai târziu.

5. În secțiunea Filtru, faceți clic pe Afișare elemente numai când este adevărată următoarea dată,apoi alegeți cum doriți să filtrați elementele pe baza uneia dintre coloanele indexate.

   De exemplu, pentru a crea o vizualizare a elementelor care s-au modificat astăzi, alegeți coloana Modificat (Indexat) și condiția este egal cu, apoi tastați [Azi].

   

   Notă: Dacă nu vedeți coloane cu (Indexat) după nume, atunci nu aveți coloane indexate disponibile pentru acea listă sau bibliotecă. Trebuie mai întâi să Creați un index simplu sau compus.

6. Pentru a limita numărul de elemente afișate pe fiecare pagină, defilați în jos la Limită elemente și setați valoarea pentru Număr de elemente de afișat. Atunci când creați o vizualizare, numărul implicit de elemente de afișat este 30.

   

7. Există două opțiuni pe care le puteți alege atunci când seta o limită de elemente pe o pagină:

   • Afișați elementele în loturi de dimensiunea specificată, care creează o afișare pagină-cu-pagină a datelor, utilă atunci când răsfoiți elementele într-un mod non-interactiv.

     Atunci când există mai multe elemente decât setarea de limită, afișarea va fi paginată.

     

   • Limitare număr total de elemente returnate la cantitatea specificată creează o limită hard care poate să returneze sau nu toate rezultatele unei operațiuni de filtrare. Aceasta poate fi utilă când testăm vizualizarea, când creați un prototip sau când doriți să regăsiți numai primele valori dintr-o vizualizare.

8. Sub Stil, puteți alege Panou de examinare pentru a vedea toate informațiile din elemente din listă într-un format de panou vertical. Panoul de examinare este unul dintre Stiluri vizualizare pe care le puteți alege sub Stil atunci când editați sau creați o vizualizare.

   

   Puteți naviga mai rapid în date, dacă treceți cu mouse-ul peste titlul elementului într-o regiune de defilare din partea stângă a paginii, pentru a vedea toate valorile de coloană ale elementului curent listate vertical în partea dreaptă a paginii. Inițial, se afișează mai puține date, iar acest lucru ajută la afișarea mai rapidă a vizualizării. Acest stil este foarte util atunci când lista este lată sau are multe coloane și necesită defilare orizontală pentru a vedea datele.

   

9. Faceți clic pe OK.

Există mai mulți pași pe care îi puteți urma cu o vizualizare, dar acest lucru este suficient pentru a vizualiza datele care au depășit Prag vizualizare listă, dacă vă blocați. De asemenea, puteți să sortați sau să grupați, să setați totaluri, să extindeți foldere și să optimizați vizualizarea, cu un dispozitiv mobil.

Modificarea unei vizualizări

Deschideți Lista sau Biblioteca în care doriți să creați o vizualizare.

ÎnSharePoint, faceți următoarele:

1. Efectuați o modificare suplimentară la vizualizare, cum ar fi sortare, grupare sau adăugarea de filtre suplimentare.

2. Urmați instrucțiunile din pașii 3 și 4 de mai sus, dar de această dată nu modificați numele vizualizării. Faceți clic pe butonul Salvare. Astfel, se va suprascrie vizualizarea existentă.
   
   Dacă doriți să aveți un control mai granular asupra vizualizării, puteți face acest lucru modificând vizualizarea utilizând editorul de vizualizare clasic. Pentru a face acest lucru, selectați numele vizualizării curente în meniul Vizualizare și alegeți Editați vizualizarea curentă din opțiunile de meniu, apoi urmați instrucțiunile listate mai sus pentru SharePoint experiență clasică.
   
   

În SharePoint 2016, 2013, 2010 sau SharePoint clasică, urmați următoarele:

1. Faceți clic pe fila Listă sau Bibliotecă, selectați vizualizarea de sub Vizualizarea curentă,apoi faceți clic pe Modificare vizualizare.
   
   

2. Defilați în jos la secțiunea Vizualizări, apoi faceți clic pe o vizualizare.

3. Apoi puteți modifica setările după cum se descrie în pașii 5-9 din procedura Crearea unei vizualizări de mai sus.

4. Faceți clic pe OK.

Pentru o vizualizare în vederea filtrului prin mai multe elemente, trebuie să fie indexată prima coloană din filtru. Alte coloane pe care le specificați în filtrul de vizualizare pot fi sau nu indexate, dar vizualizarea nu utilizează aceste indexuri. Prima coloană a filtrului ar trebui să returneze mai puține elemente decât pragul pentru vizualizarea listă.

Dacă prima coloană a filtrului returnează mai multe elemente decât Pragul de vizualizare listă, puteți utiliza un filtru cu două sau mai multe coloane. Când definiți o vizualizare filtrată care utilizează două sau mai multe coloane, utilizați un operator AND pentru a limita numărul total de elemente returnate. Dar, chiar și în acest caz, tot va trebui să specificați ca primă coloană din filtru coloana care cel mai probabil returnează un volum mai mic de date. Utilizarea unui filtru OR va crește aproape întotdeauna numărul de elemente returnate și nu va fi eficient în aceste circumstanțe.

Pentru mai multe informații despre vizualizări, consultați Crearea, modificarea sau ștergerea unei vizualizări a unei liste sau biblioteci.

Există două cuvinte cheie pe care le puteți utiliza pentru a filtra pe baza zilei curente [Azi] sau a utilizatorului curent [Eu]. Acestea sunt dinamice, deoarece se modifică odată cu utilizatorul sau data.

Utilizarea [Eu] poate fi utilă atunci când doriți doar să vedeți documentele într-o bibliotecă mare. [Eu] funcționează pe coloane bazate pe persoane, cum ar fi Creat de sau Modificat de. De exemplu, pentru a vedea toate documentele pe care le-ați creat, setați un filtru cu coloana Creat de egală cu [Eu]. Dacă sunt editor și doriți să vedeți ultimele fișiere la care lucrați, setați un filtru de pe coloana Modificat de la este egal cu [Eu]. Pentru a le vedea pe ambele, creați două filtre conectate prin Sau.

Cuvântul cheie [Azi] funcționează pentru coloanele bazate pe dată. Puteți utiliza calcule matematice pentru a obține intervalele care se modifică odată cu data de astăzi. De exemplu, pentru a vedea toate documentele care au fost modificate în ultimele 30 de zile, puteți crea un filtru pentru coloana Dată care să fie mai mare sau egal cu [Azi] - 30. Pentru a o lăsa mai mare decât ziua curentă, setați un filtru de al doilea filtru din coloana Dată, care să fie mai mic decât [Azi] și conectați-le cu And.

Puteți filtra o listă SharePoint care conține o coloană de metadate. 

Adăugarea unei coloane de metadate la listă

Accesați lista și selectați +Adăugare coloană.

Selectați Mai multe alegeți butonul radio Metadate gestionate, apoi selectați OK.

Alternativ, după ce ați creat o coloană De metadate gestionate și ați adăugat elemente la listă, puteți să aplicați etichete de metadate, făcând clic pe pictograma Etichetă din panoul editare element din listă.

Aplicați etichete de metadate în panoul vizualizare arboresc.

Filtrare după etichetele de metadate gestionate

1. Selectați pictograma de pentru a accesa panoul de filtrare.

   

   Notă: Puteți selecta opțiunea Vizualizare arborestică din lista verticală din partea de sus a panoului, care furnizează o vizualizare ierarhică a termenilor asociați cu coloana selectată.

2. Selectați etichetele de metadate după care doriți să filtrați.

   

3. Ca alternativă, dacă aveți cel puțin 5 valori definite în coloana Metadate gestionate, selectați linkul Vedeți tot pentru a vizualiza panoul de filtrare.

   

4. Verificați etichetele de metadate după care doriți să filtrați și selectați Se aplică.

Mai jos sunt câteva sugestii pentru vizualizări tipice care ar funcționa bine cu coloane indexate:

Pentru a filtra după:	Indexați:	De exemplu:
Elemente modificate recent	Coloană modificată	Pentru a vizualiza doar elementele care s-au modificat în săptămâna trecută, aplicați filtrul Modificateste mai mare decât[Azi]-7.
Elemente noi	Coloană creată	Pentru a crea o vizualizare doar a acelor elemente care au fost adăugate săptămâna trecută, aplicați filtrul Creat este mai mare decât[Azi]-7.
Elementele mele	Coloana Creat de	Pentru a crea o vizualizare doar a acelor elemente pe care le-ați adăugat, aplicați filtrul Creat deesteegal cu[Eu].
Articole scadente astăzi	Coloana Data scadentă (creată de dvs. într-o listă sau bibliotecă)	Pentru a crea o vizualizare doar a acelor elemente cu data de scadență de astăzi, aplicați filtrul Datascadentăeste egală cu[Azi].
Actualizările forumului de discuții	Coloana Ultima actualizare	Pentru a crea o vizualizare doar a discuțiilor care au fost actualizate luna trecută, aplicați filtrul Ultima actualizare este mai mare decât[Azi]-30.
Arhivarea fișierelor într-o bibliotecă de documente	Data modificării	Pentru a crea o vizualizare a documentelor care nu sunt modificate de după anul 2016 (pe care doriți apoi să le arhivați), aplicați filtrul Data modificării este mai mică de 31 decembrie 2016.
Găsirea unui subset de date financiare	Regiune, An (ca două indexuri simple)	Pentru a crea o vizualizare a datelor financiare pentru Regiunea Nord-est din 2015, aplicați filtrul Regiunea este egală cu "NE" AND An este egal cu 2015, deoarece este posibil ca coloana Regiune să aibă valori mai mici decât coloana An.
Metadate	Coloana Metadate gestionate	Pentru a crea o vizualizare a metadatelor gestionate, aplicați un filtru pe baza etichetelor de metadate pe care le definiți în panoul de filtre delistă șibibliotecă. Pentru informații, consultați Ce este panoul de filtre de listă și bibliotecă?

Tipuri de coloane acceptate O singură linie de text Opțiune (valoare unică) Număr Monedă Dată și oră Persoană sau Grup (valoare unică) Metadate gestionate Da/Nu Căutare

Tipuri de coloană neacceptate Linii multiple de text Opțiune (multi-valoare) Calculat Hyperlink sau imagine Coloane particularizate Persoană sau Grup (multi-valoare) Date externe