"Salvați mai devreme, salvați des" este un lucru de domeniul trecutului. Acum există Salvarea automată, care salvează o dată la câteva secunde, astfel încât utilizatorii să nu fie necesari.
Salvarea automată este activată atunci când un fișier este stocat pe OneDrive, OneDrive pentru locul de muncă sau pentru școală sau SharePoint în Microsoft 365. Aceasta salvează automat modificările utilizatorilor în cloud în timp ce lucrează. Iar dacă alte persoane lucrează la același fișier, Salvarea automată le permite să vadă modificările în câteva secunde. Fără salvarea automată activată, utilizatorii care colaborează la același document în același timp nu se vor putea vedea reciproc în timp real și, în schimb, vor continua să vadă Actualizări Disponibil atunci când sunt efectuate modificări de către alte persoane.
Dar Salvarea automată cauzează, de asemenea, unele modificări în modul în care utilizatorii dvs. vor lucra cu Microsoft 365, așadar, în acest articol descriem unele dintre scenariile mai dificile, precum și modul de configurare a setărilor de Salvare automată. Vă recomandăm să comunicați utilizatorilor aceste modificări care afectează modul în care lucrează în Office.
Notă: Cu Salvarea automată, nu există niciun impact asupra performanței sistemului. Totuși, va exista o utilizare mai mare a rețelei, deoarece modificările sunt încărcate așa cum sunt efectuate, nu toate odată, atunci când utilizatorii fac modificări, ceea ce ar putea afecta persoanele cu lățime de bandă limitată sau utilizarea de date cu costuri ridicate, cum ar fi pe un hotspot mobil.
Se modifică fluxurile de lucru
Salvarea automată este utilă în majoritatea scenariilor, dar există câteva cazuri în care utilizatorii dvs. ar putea avea nevoie să modifice modul în care funcționează în mod normal și dorim să fiți pregătit să îi ajutați. Pentru fiecare dintre scenarii, am schițat care este scenariul, ce poate să nu meargă bine și o recomandare pentru rezolvarea lui.
-
Începând de la un fișier existent, efectuând editări și efectuând apoi salvarea unei copii într-un fișier nou - Orice persoană care începe de la un fișier anterior (de exemplu, raportul privind câștigurile din ultimul trimestru), editează, apoi efectuează un raport Salvați o copie pentru a începe raportul privind câștigurile din acest trimestru va determina salvarea modificărilor în ambele fișiere dacă salvarea automată este activată. Vă recomandăm ca toți să efectueze salvarea unei copii înainte de a face modificări și chiar să adauge un memento în produs atunci când se întâmplă acest lucru. Dacă un utilizator face modificări accidentale, ar trebui să utilizeze caracteristica Istoric versiuni pentru a restaura documentul original.
-
Efectuarea unor modificări "ipotetice" sau "circumstanțiale" într-un fișier - Orice persoană care deschide un fișier și efectuează o analiză ipotetică (cum ar fi prognozarea impactului modificărilor de piață asupra bugetului) cu dorința de a închide fișierul fără a-l salva va fi salvat din greșeală toate modificările din fișier în timp ce Salvarea automată este activată. Vă recomandăm să dezactivați Salvarea automată în timp ce efectuați analiza ipotetică, apoi să o reactivați după ce utilizatorul este gata să salveze din nou.
-
Tablouri de bord și Vizualizarea fișierelor cu Sortări/Filtre în Excel - Orice persoană care sortează sau filtrează un tablou de bord în timp ce salvarea automată este activată va afecta vizualizarea tuturor persoanelor din fișier. Dacă un fișier este menit să fie un tablou de bord sau utilizat de mai multe persoane cu sortări și filtre, vă recomandăm să setați proprietatea Read-Only Recomandat pentru acel fișier utilizând Informații > fișier > Protejare registru de lucru > Deschidere întotdeauna doar în citire, astfel încât utilizatorii tabloului de bord să nu-și salveze modificările decât dacă aleg în mod explicit să editeze fișierul.
-
Fișiere finalizate sau publicate - Orice persoană care editează accidental un fișier finalizat, publicat cu Salvare automată activată, va salva modificările în fișier. După ce un fișier a fost finalizat, vă recomandăm să setați proprietatea Read-Only Recomandat sau proprietatea Marcare ca final a fișierului, astfel încât editările accidentale ale vizualizatorilor și cititorilor fișierului să nu se salveze.
Configurarea setărilor de salvare automată în Office
Salvarea automată poate fi configurată în următoarele moduri:
-
Proprietarul unui fișier îl poate seta la Deschidere întotdeauna doar în citire pentru a preveni editările accidentale. Acest lucru se poate face setând fișierul să se deschidă doar în citire recomandat (Fișier > Informații > Protejare document/ registru de lucru/ prezentare > Se deschide întotdeauna doar în citire) sau prin Partajarea fișierului fără a permite altor persoane să editeze (Fișier > Partajare > Persoane cu linkul poate edita și debifa caseta Se permite editarea).
-
Un utilizator poate dezactiva Salvarea automată pentru un fișier în timp ce este deschis, făcând clic pe comutatorul Salvare automată . Acest lucru dezactivează Salvarea automată pentru documentul curent pentru acel utilizator. Data viitoare când același utilizator deschide documentul, Salvarea automată va fi dezactivată. Dacă deschid un alt document, Salvarea automată nu va fi afectată de opțiunea din celălalt document.
-
Un utilizator poate seta Salvarea automată să fie dezactivată în mod implicit pentru toate fișierele deschise în aplicația respectivă (Word, Excel, PowerPoint ) pe acel dispozitiv.
Notă: Utilizatorul poate seta în continuare Salvarea automată să fie activată pentru fișiere individuale, utilizând comutatorul Salvare automată descris mai sus.
-
Dvs., administratorul, puteți seta salvarea automată să fie dezactivată în mod implicit pentru toate fișierele deschise în aplicația respectivă (Word, Excel, PowerPoint ) utilizând Politică de grup.
Notă: Utilizatorul poate seta în continuare Salvarea automată să fie activată în mod implicit în aplicație sau pentru fișiere individuale, utilizând setările descrise mai sus.
Setări de politică de grup pentru Salvare automată
Înlocuim setarea de Politică de grup "Nu se salvează automat fișierele în Excel /PowerPoint /Word " cu noua setare de Politică de grup "Dezactivați salvarea automată în mod implicit în Excel /PowerPoint /Word ".
Dacă utilizați Politică de grup în organizația dvs., puteți utiliza o setare de politică pentru a dezactiva Salvarea automată în mod implicit. Există setări de politică separate pentru Excel, PowerPoint și Word.
De exemplu, setarea de politică pentru Word se numește "Dezactivare salvare automată în mod implicit în Word" și poate fi găsită în calea de politică "Salvare automată Microsoft Office 2016".
Pentru a utiliza aceste setări de politică, asigurați-vă că ați descărcat cele mai recente fișiere Șablon administrativ (ADMX/ADML) din Centrul de descărcare Microsoft.
Lucrul cu fișierele locale
Salvarea automată nu este disponibilă atunci când lucrați cu fișiere locale. Comportamentul vechi de Recuperare automată este încă disponibil pentru a salva periodic copii ale fișierelor modificate, pentru a minimiza pierderile de date în cazul unui scenariu neașteptat, cum ar fi o cădere.
Totuși, recomandăm administratorilor IT să încurajeze utilizatorii să își salveze fișierele pentru a OneDrive, OneDrive pentru locul de muncă sau pentru școală sau SharePoint în Microsoft 365 pentru a activa Salvarea automată și a evita pierderea de date. Puteți încuraja adoptarea de OneDrive, OneDrive pentru locul de muncă sau pentru școală sau SharePoint în Microsoft 365 prin educarea utilizatorilor și, de asemenea, prin implementarea Mutare foldere cunoscute, care sincronizează automat folderele cheie în cloud. Acest lucru le permite să acceseze fișierele de oriunde și să nu se îngrijoreze că ar putea pierde date importante.
Consultați și
Împiedicarea modificărilor aduse versiunii finale a unui fișier
Vizualizarea versiunilor anterioare ale fișierelor Office
Contribuiți la protejarea fișierelor în cazul unei căderi de sistem cu Recuperarea automată
Ultima actualizare: 4 iunie 2019
