Cele mai bune practici pentru organizații atunci când se utilizează Calendar Outlook

Calendarul Outlook este integrat complet cu e-mailul, cu persoanele de contact și cu alte caracteristici. Această integrare face componenta Calendar una dintre cele mai populare caracteristici din Outlook. În acest articol, vă vom arăta cum să utilizați diverse funcții ale Calendarului. În plus, vă vom prezenta îmbunătățirile calendarului, menite în mod specific să vă facă experiența mai unitară.

Notă: Multe îmbunătățiri ale calendarului au fost adăugate în pachetele Service Pack Outlook 2007 mai recente. Deși Outlook 2007, 2010 și 2013 au ajuns la sfârșitul ciclului lor de viață al asistenței, multe dintre aceste îmbunătățiri timpurii pot fi găsite încă în Outlook 2016 și în versiunile mai noi.

Lucrul într-un scenariu manager/delegat

Dacă organizația dvs. permite acest lucru, configurați Outlook să se conecteze la cutia poștală Exchange utilizând modul Cached Exchange. Acest lucru oferă cea mai bună performanță.

Versiunile mai noi de Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook pentru iOS, Outlook pentru Android și Microsoft Outlook pentru Mac includ multe îmbunătățiri ale caracteristicii de delegare. Pentru mai multe informații despre aceste versiuni, consultați:

Caracteristica de delegare Outlook în versiunile mixte de Microsoft Outlook și Entourage

Pentru scenariile noi de partajare a modelelor (REST), ne este recomandat nivelurile de permisiune simplificate (pot edita, pot vizualiza titluri și locații etc.) în loc să particularizeze permisiunile pentru delegați. Nivelurile de permisiune particularizate nu sunt acceptate în partajarea de modele noi și pot duce la rezultate neașteptate.

Limitați numărul de delegați

Outlook nu limitează numărul de delegați pe care îi puteți adăuga. Totuși, vă recomandăm să acordați permisiuni de Editor doar unui singur delegat (1). Acest lucru vă permite să urmăriți când și cum a fost procesată o întâlnire. Luând în considerare faptul că un delegat poate utiliza mai multe dispozitive pentru a vă accesa datele, faptul că mulți delegați cu permisiuni Editor îngreunează foarte mult stabilirea motivelor pentru care întâlnirile lipsesc sau sunt depășite.

Chiar dacă acordați permisiuni Editor unui singur delegat, evitați adăugarea unui număr mare de delegați cu permisiuni Recenzent sau Colaborator. Motivul este că adăugarea unui număr mare de delegați poate epuiza alte resurse. De exemplu, se poate atinge limita de dimensiune pentru datele regulii. Când adăugați un delegat, au loc diverse modificări:

Outlook aplică permisiuni în folderele relevante.
Atributul PublicDelegates din Active Directory este actualizat pentru a-i adăuga delegatului permisiuni „Trimitere în numele”.
Outlook adaugă delegatul la o regulă de redirecționare pentru cutia poștală a managerului. Aceasta redirecționează solicitările de întâlnire către delegat.
Outlook salvează informații suplimentare despre delegat în cutia poștală a managerului.

Fiecare dintre aceste componente poate avea limite diferite. Apropierea de aceste limite poate afecta performanța și stabilitatea.

Note:

În timpul dezvoltării și testării produsului, Microsoft a utilizat un număr maxim de patru (4) delegați. În plus, delegații au utilizat doar Outlook. Dispozitivele nu au fost incluse în testare.
Dacă delegatul cu permisiuni Editor trebuie înlocuit fie temporar, fie pe o perioadă nedeterminată, modificați permisiunile din Editor la Recenzent sau fără. Apoi acordați permisiunile Editor delegatului nou sau de rezervă.

Lucrul cu întâlnirile recurente

Setați datele de sfârșit și limitați numărul de apariții

Outlook simplifică planificarea unei întâlniri cu mai multe apariții regulate. Vă recomandăm să setați întotdeauna o dată de sfârșit și să limitați seria recurentă la un anumit număr de apariții. Cel mai probabil, întâlnirile recurente vor necesita modificări la un moment dat. De exemplu, participanții vor fi adăugați sau eliminați dintr-o singură apariție sau locația sau ora întâlnirii se vor modifica din cauza datelor concediilor sau a unor circumstanțe neprevăzute. Outlook salvează fiecare dintre aceste modificări unice ca excepție a întâlnirii. Întâlnirile cu un număr foarte mare de excepții au drept consecință o serie de întâlniri greu de gestionat. În plus, există riscul să apară comportamente neașteptate. Puteți să creați întotdeauna o nouă serie de întâlniri atunci când cea curentă se termină. Când vă gândiți la numărul de apariții, luați în considerare frecvența. În perioada unui an, o întâlnire de două ori pe săptămână va avea aproximativ 90 de apariții suplimentare față de o întâlnire lunară în aceeași perioadă.

Terminarea unei întâlniri recurente înaintea datei de sfârșit inițiale

Deși puteți anula o întâlnire recurentă, o opțiune mai bună este să modificați data de sfârșit a seriei. Acest lucru vă permite dvs. și participanților să păstrați o înregistrare a întâlnirilor care au avut loc în trecut. Dacă anulați cu totul întâlnirea recurentă, istoricul se pierde. Cea mai bună opțiune este să setați o nouă dată de sfârșit, apoi să trimiteți actualizarea tuturor participanților. Astfel, seria întâlnirilor se încheie mai devreme, menținând în același timp o evidență a întâlnirilor anterioare.

Note:

Dacă încheiați mai devreme seria de întâlniri, excepțiile asociate întâlnirii recurente se pierd. Pentru a afla mai multe despre excepții, consultați "Setați datele de sfârșit și limitați numărul de apariții" de mai sus.
Acest exemplu de bună practică se aplică și atunci când trebuie să modificați Subiectul unei serii de întâlniri existente. Încheiați seria întâlnirii mai devreme și creați o nouă întâlnire recurentă utilizând un alt Subiect.

Pentru mai multe informații despre anularea tuturor întâlnirilor viitoare dintr-o serie, consultați: Anularea tuturor întâlnirilor viitoare dintr-o serie

Schimbarea organizatorului

Outlook nu oferă o modalitate de a schimba organizatorul întâlnirii. Pentru a schimba organizatorul unei întâlniri recurente, încheiați întâlnirea recurentă. Pentru aceasta, setați o dată de sfârșit anterioară și trimiteți actualizarea tuturor participanților. După ce terminați acest pas, noul organizator ar trebui să creeze o nouă întâlnire recurentă.

Pentru mai multe informații despre setarea unei date de sfârșit anterioare, consultați Anularea unei întâlniri.

Evitați utilizarea unei întâlniri recurente pentru a partaja atașări

Atașările sporesc complexitatea excepțiilor pentru întâlnirile recurente. Fiecare excepție are propria copie a atașărilor. Pe măsură ce sunt adăugate excepții la întâlnirile recurente, se creează noi copii ale atașărilor. Dacă efectuați modificări la un set de atașări, aceste modificări nu se propagă pentru celelalte excepții. Dacă doriți ca toți participanții să aibă cea mai recentă copie a modificărilor pentru orice întâlnire dată, se recomandă, ori de câte ori este posibil, să salvați atașările în SharePoint sau în OneDrive și să partajați cu un link.

Notă: Acțiunile de adăugare și eliminare a atașărilor la întâlniri independente, nerecurente sunt acceptate complet.

Procesați toate solicitările și anulările de întâlniri

Chiar dacă puteți să ștergeți o solicitare de întâlnire direct din Inbox, ar trebui să procesați în mod corect solicitarea de întâlnire, acceptând-o sau refuzând-o. Utilizați întotdeauna comanda Eliminare din calendar pentru a procesa anulările întâlnirilor din Inbox. Evitați procesarea întâlnirilor direct din modulul Calendar.

Evitați copierea întâlnirilor

Prin felul în care este proiectat, Outlook elimină orice legături între o întâlnire copiată și întâlnirea originală. Acest lucru vă ajută să preveniți inconsecvențele. Versiunile mai noi de Outlook adaugă șirul de text „Copie:” la subiect. Acest lucru simplifică identificarea copiilor întâlnirii.

Începând cu Outlook, versiunea 2311, copierea întâlnirilor nu mai este acceptată. Aceasta este o modificare intenționată pentru a împiedica copierea întâlnirilor. Acțiunile legate de întâlnirile copiate produc rezultate neașteptate, așa că vă recomandăm să evitați copierea întâlnirilor. Aceasta a fost o practică documentată de mult timp. Pentru a limita rezultatele neașteptate, echipa Outlook implementată blochează copierea întâlnirilor.

Pentru mai multe informații despre actualizarea recentă pentru a bloca copierea întâlnirilor, consultați:

Outlook blochează copierea întâlnirilor cu mesajul "Copierea întâlnirilor nu este acceptată".

Redirecționarea solicitărilor de întâlnire

Dacă utilizați Outlook 2010 sau o versiune mai recentă și sunteți participant la întâlnire, puteți redirecționa o întâlnire către o altă persoană care utilizează Outlook 2010 sau o versiune mai recentă cu caracteristica Notificare despre redirecționarea întâlnirii. Atunci când utilizați Outlook 2010 sau o versiune mai recentă pentru a redirecționa o întâlnire către o persoană care nu a fost invitată inițial la întâlnire, Outlook trimite o notificare de redirecționare a întâlnirii organizatorului întâlnirii. Atunci când organizatorul primește notificarea despre întâlnire, noul participant este adăugat la întâlnirea organizatorului. Dacă participanții existenți trebuie să știe că a fost adăugat un participant suplimentar la întâlnire, organizatorul trebuie să deschidă întâlnirea și să trimită o actualizare de întâlnire tuturor participanților.

Notă: Dacă doriți să spuneți unei persoane despre o întâlnire, dar nu să o invitați, pur și simplu glisați solicitarea de întâlnire din calendar în pictograma Corespondență din partea din stânga din Outlook. Aceasta deschide un mesaj de e-mail cu informații despre întâlnirea pe care o puteți trimite. Rețineți că acest e-mail nu adaugă destinatari la întâlnire și conține doar informații despre întâlnire, cum ar fi data, ora, subiectul și agenda.

Pentru utilizatorii Microsoft Exchange

De asemenea, Microsoft Exchange Server 2007 a introdus notificările de redirecționare a întâlnirilor ca parte ca caracteristicii Asistent calendar. Dacă utilizați Outlook pentru a vă conecta la o cutie poștală dintr-o organizație Exchange Server, comportamentul notificărilor de redirecționare a întâlnirilor poate fi supus setărilor Exchange, dacă este configurat de administratorul Exchange. De exemplu, administratorul Exchange poate bloca trimiterea de notificări de redirecționare a întâlnirilor către domenii la distanță.

Recomandăm în general ca un participant să nu redirecționeze o întâlnire dacă acesta nu se află în aceeași organizație Exchange cu organizatorul, dacă nu se îndeplinesc toate condițiile următoare:

Participantul utilizează Microsoft Outlook 2010 sau o versiune mai recentă.
Administratorul Exchange al participantului permite trimiterea de notificări de redirecționare a întâlnirilor către domenii la distanță.
Organizatorul utilizează un client Microsoft Outlook.

În cazul unui participant care utilizează un sistem de e-mail non-Exchange, în general, vă recomandăm să nu redirecționați o întâlnire, cu excepția cazului în care sunt adevărate toate condițiile următoare:

Participantul utilizează Microsoft Outlook 2010 sau o versiune mai recentă.
Organizatorul utilizează un client Microsoft Outlook.

Dacă, din orice motiv, organizatorul nu primește notificarea de redirecționare a întâlnirii, participanții la întâlnire nu sunt adăugați în întâlnirea organizatorului. Dacă organizatorul modifică apoi întâlnirea și trimite o actualizare, actualizarea se trimite doar invitaților inițiali. Participanții care au primit anterior copia redirecționată a întâlnirii nu vor primi actualizarea.

Dacă limitele de mai sus vă împiedică să redirecționați cu succes și consecvent invitațiile la întâlnire, cel mai bine este să solicitați pur și simplu organizatorului întâlnirii să adauge participanții doriți. Este important să solicitați organizatorului întâlnirii să adauge participanții doriți dacă nu știți sigur că atât mediul dvs., cât și mediul participanților doriți îndeplinesc condițiile de mai sus.

Notă: Delegații Outlook nu primesc notificări de redirecționare a întâlnirii.

Recomandări suplimentare pentru utilizatorii Microsoft Exchange

Întrețineți dispozitivele care se conectează la calendarul dvs.

Asigurați-vă că orice dispozitiv care se conectează la Calendar are instalate toate actualizările recente. Unele dispozitive utilizează Exchange ActiveSync pentru a sincroniza Calendarul și alte foldere. Printre aceste dispozitive se numără Outlook pentru iOS, Outlook pentru Android, Apple iOS și dispozitive Android. Dispozitivele Research In Motion (RIM) BlackBerry și altele se pot sincroniza, de asemenea, cu Calendarul.

Pentru mai multe informații despre unele dintre problemele cunoscute, consultați: Probleme curente cu dispozitivele Microsoft Exchange ActiveSync și de la terți.

Notă: În unele cazuri, mai mulți clienți și dispozitive Outlook pot modifica elemente în același timp, iar acest lucru poate cauza conflicte. Pentru a reduce la minimum această posibilitate, nu procesați același element pe doi sau mai mulți clienți sau dispozitive într-o perioadă relativ scurtă de timp.

Întrețineți programele de completare care se integrează cu Outlook

Majoritatea programelor de completare Outlook, dacă nu chiar toate, accesează datele Outlook. Un program de completare poate modifica un element Outlook pe care îl editați în același timp, fie în Outlook, fie pe alt dispozitiv. Acest lucru poate cauza conflicte. Pentru a reduce la minimum această posibilitate, asigurați-vă că instalați cele mai recente actualizări pentru orice program de completare sau program care se integrează cu Outlook. Dezinstalați sau dezactivați oricare dintre aceste programe și programe de completare pe care nu le utilizați sau care nu trebuie integrate cu Outlook.

Consultați și

Despre Asistentul pentru recuperare și asistență Microsoft

Informații despre Instrumentul de verificare a calendarului pentru Outlook (CalCheck)