Configurarea unui flux de lucru automat între Microsoft Forms și Excel prin Power Automate

Introducere

Acest ghid vă va ajuta să parcurgeți procesul de configurare a unui flux de lucru automat între Microsoft Forms și Excel utilizând Power Automate. Fluxul de lucru poate adăuga automat datele răspunsurilor Forms la fișierul Excel predefinite.

Cerințe preliminare

Înainte de a începe, asigurați-vă că aveți următoarele:

• Un cont Microsoft 365 cu acces la Microsoft Forms și Excel (verificați descrierea serviciului Microsoft 365)

• Acces la Power Automate (verificați licențierea Power Automate pentru licențele cu semințe Power Automate pentru contul Microsoft 365)

Ghid pas cu pas

1. Creați-vă microsoft form

Pentru a începe, veți avea nevoie de un Microsoft Form care colectează datele pe care doriți să le automatizați. Urmați acești pași:

• Conectați-vă la contul Microsoft 365 și navigați la Microsoft Forms.

• Creați un formular și proiectați formularul adăugând întrebări și configurând după cum este necesar.

2. Configurați foaia de calcul Excel

În continuare, pregătiți o foaie de calcul Excel pentru a stoca datele colectate din formular:

• Deschideți Excel și creați un registru de lucru nou sau utilizați un registru de lucru existent.

• Etichetați coloanele pentru a se potrivi câmpurilor din Microsoft Form. De exemplu, dacă formularul colectează nume și adrese de e-mail, coloanele dvs. pot fi etichetate cu "Nume" și "E-mail".

• Salvați registrul de lucru în OneDrive sau SharePoint, astfel încât să poată fi accesat de Power Automate.

Dacă aveți deja un fișier Excel legat cu formularul (prin "Deschidere rezultat în Excel" din Forms pagină de rezultate), coloanele vor fi create automat. Puteți ajusta coloanele după cum este necesar.

3. Creați un flux nou în Power Automate

Acum veți crea un flux în Power Automate pentru a lega formularul la foaia de calcul Excel:

• Deschiderea și conectarea la Power Automate

• și faceți clic pe "Creare" în meniul din stânga.

• Selectați "Flux în cloud automat" și dați fluxului un nume (de exemplu, "Formular către automatizare Excel").

• Sub "Alegeți declanșatorul fluxului", căutați și selectați "Microsoft Forms".

• Selectați "Când se remite un răspuns nou" ca trigger.

4. Configurați triggerul

În continuare, veți configura declanșatorul pentru a specifica răspunsurile la formular care să declanșeze fluxul:

• Din lista verticală, selectați formularul ale cărui date doriți să le automatizați. Dacă formularul nu apare, lipiți ID-ul de formular din URL-ul formularului pentru a adăuga formularul.

• Faceți clic pe "Pas nou" pentru a continua.

5. Adăugați o acțiune pentru a obține răspunsuri la formular

După configurarea triggerului, adăugați o acțiune pentru a regăsi răspunsurile la formular:

• Căutați "Microsoft Forms" și selectați "Obțineți detaliile răspunsului".

• Alegeți formularul din lista verticală.

• În câmpul "ID răspuns", selectați "ID răspuns" din caseta de conținut dinamic.

6. Adăugați o acțiune pentru a popula foaia de calcul Excel

Acum, veți configura o acțiune pentru a scrie răspunsurile la formular în foaia de calcul Excel:

• Faceți clic pe "Pas nou" și căutați "Excel Online (Business)".

• Selectați "Adăugați un rând într-un tabel".

• Alegeți locația fișierului Excel (OneDrive sau SharePoint), selectați biblioteca de documente și navigați la fișierul creat anterior.

• Alegeți tabelul din foaia de calcul unde doriți să inserați datele de formular.

• Mapați câmpurile din formular la coloanele din tabelul Excel, selectând conținut dinamic pentru fiecare coloană.

• Salvați fluxul.

7. Testați-vă fluxul

Înainte de finalizare, este esențial să testați fluxul pentru a vă asigura că funcționează corect:

• Trimiteți un răspuns de test la Microsoft Form.

• Navigați la Power Automate și verificați istoricul de flux pentru a vedea dacă a rulat cu succes.

• Deschideți fișierul Excel pentru a verifica dacă datele au fost înregistrate corect.

Sfaturi de depanare

Dacă întâmpinați probleme, luați în considerare acești pași de depanare:

• Asigurați-vă că toate conexiunile (Microsoft Forms, Excel și Power Automate) sunt autentificate și aveți permisiunile necesare.

• Verificați de două ori dacă tabelul Excel a fost formatat ca tabel (utilizați "Formatare ca tabel" în Excel).

• Examinați maparea dinamică a conținutului pentru a vă asigura că toate câmpurile sunt aliniate corect.

• Asigurați-vă că fișierul Excel nu are conexiune de sincronizare de date suplimentară pentru a evita datele dublate.