Acest articol vă arată cum să contorizați datele returnate de o interogare. De exemplu, într-un formular sau raport, puteți să contorizați numărul de elemente dintr-unul sau mai multe câmpuri sau controale de tabel. De asemenea, puteți să calculați valorile medii și să găsiți cele mai mici, mai mari, mai vechi și cele mai recente valori. În plus, Access furnizează o caracteristică denumită rândul Total pe care îl puteți utiliza pentru a număra datele dintr-o foaie de date fără a fi necesar să modificați proiectarea interogării.
Ce intenționați?
Înțelegerea modalităților de numărare a datelor
Puteți să contorizați numărul de elemente dintr-un câmp (o coloană de valori) utilizând funcția Count . Funcția Count aparține unui set de funcții numite funcții agregate. Utilizați funcții agregate pentru a efectua un calcul pentru o coloană de date și a returna o valoare unică. Access furnizează un număr de funcții agregate în plus față de Count, cum ar fi:
-
SUM, pentru însumarea unei coloane de numere.
-
AVERAGE, pentru o medie a unei coloane de numere.
-
Maximă, pentru a găsi cea mai mare valoare dintr-un câmp.
-
Minim, pentru a găsi cea mai mică valoare dintr-un câmp.
-
Deviație standard , pentru măsurarea modului în care valorile sunt dispersate pe scară largă de la o valoare medie (o medie).
-
Variație, pentru măsurarea variației statistice a tuturor valorilor din coloană.
Access oferă două modalități de a adăuga Contor și alte funcții agregate la o interogare. Puteți să:
-
Deschideți interogarea în vizualizarea foaie de date și adăugați un rând total. Rândul Total vă permite să utilizați o funcție agregată într-una sau mai multe coloane dintr-un set de rezultate de interogare fără a fi necesar să modificați proiectarea interogării.
-
Creați o interogare de totaluri. O interogare totaluri calculează subtotaluri în grupuri de înregistrări. De exemplu, dacă doriți să subtotalați toate vânzările după oraș sau pe trimestru, utilizați o interogare de totaluri pentru a grupa înregistrările după categoria dorită, apoi însumați cifrele vânzărilor. În schimb, un rând Total calculează totalurile Grand pentru una sau mai multe coloane (câmpuri) de date.
Notă: Secțiunile introductive din acest document subliniază utilizarea funcției Count , dar nu uitați că puteți utiliza alte funcții agregate în totalul rândurilor și interogărilor. Pentru mai multe informații despre utilizarea celorlalte funcții agregate, consultați referința funcției agregate mai jos în acest articol.
Pentru mai multe informații despre modalitățile de utilizare a altor funcții agregate, consultați articolul afișarea totalurilor de coloană într-o foaie de date.
Pașii din secțiunile următoare vă arată cum să adăugați un rând total și cum să utilizați o interogare de totaluri pentru a număra datele. Pe măsură ce continuați, rețineți că funcția Count funcționează la un număr mai mare de tipuri de date decât la celelalte funcții agregate. De exemplu, puteți să efectuați o funcție Count în raport cu orice tip de câmp, cu excepția unuia care conține date scalare complexe, repetabile, cum ar fi un câmp cu liste multivaloare.
În contrast, multe dintre funcțiile agregate funcționează doar pe datele din câmpurile setate la un anumit tip de date. De exemplu, funcția SUM funcționează doar cu câmpurile setate la tipurile de date număr, zecimal sau monedă. Pentru mai multe informații despre tipurile de date pe care le necesită fiecare funcție, consultați referința funcției agregate, mai jos în acest articol.
Pentru informații generale despre tipurile de date, consultați articolul modificarea sau modificarea setului de tipuri de date pentru un câmp.
Contorizarea datelor utilizând un rând Total
Adăugați un rând total la o interogare deschizând interogarea în vizualizarea foaie de date, adăugând rândul, apoi selectând funcția Count sau altă funcție agregată, cum ar fi SUM, minim, maximsau AVERAGE. Pașii din această secțiune vă arată cum să creați o interogare de selectare de bază și să adăugați un rând total.
Crearea unei interogări de selectare de bază
-
Pe fila Creare, în grupul Altele, faceți clic pe Proiectare interogare.
-
Faceți dublu clic pe tabelul sau tabelele pe care doriți să le utilizați în interogare, apoi faceți clic pe Închidere.
Tabelul sau tabelele selectate apar ca ferestre în secțiunea de sus a proiectantului de interogări. Această cifră afișează un tabel tipic în proiectantul de interogări:
-
Faceți dublu clic pe câmpurile de tabel pe care doriți să le utilizați în interogare.
Aveți posibilitatea să includeți câmpuri care conțin date descriptive, cum ar fi nume și descrieri, dar trebuie să includeți câmpul care conține valorile pe care doriți să le contorizați.
Fiecare câmp apare într-o coloană din grila de proiectare a interogării.
-
Pe fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Rulare.
Rezultatele interogării sunt afișate în vizualizarea foaie de date.
-
Opțional, reveniți la vizualizarea proiect și ajustați interogarea. Pentru a face acest lucru, faceți clic cu butonul din dreapta pe fila document pentru interogare și faceți clic pe Vizualizare proiect. Apoi puteți ajusta interogarea după cum este necesar, adăugând sau eliminând câmpuri de tabel. Pentru a elimina un câmp, selectați coloana din grila de proiectare și apăsați pe DELETe.
-
Opțional, Salvați interogarea.
Adăugarea unui rând Total
-
Deschideți interogarea în vizualizarea foaie de date. Pentru a face acest lucru pentru o bază de date în formatul de fișier. accdb, faceți clic cu butonul din dreapta pe fila document pentru interogare și faceți clic pe Vizualizare foaie de date.
-sau-
Pentru o bază de date format fișier. mdb creată cu o versiune mai veche de Access, pe fila pornire , în grupul vizualizări , faceți clic pe săgeata de sub Vizualizare și faceți clic pe Vizualizare foaie de date.
-sau-
În panoul de navigare, faceți dublu clic pe interogare. Acest lucru rulează interogarea și încarcă rezultatele într-o foaie de date.
-
În fila Pornire, în grupul Înregistrări, faceți clic pe Totaluri.
Un nou rând Total apare sub ultimul rând de date din foaia de date.
-
În rândul Total , faceți clic pe câmpul pe care doriți să-l însumați, apoi selectați numărare din listă.
Ascunderea unui rând Total
-
În fila Pornire, în grupul Înregistrări, faceți clic pe Totaluri.
Pentru mai multe informații despre utilizarea unui rând total, consultați articolul afișarea totalurilor de coloană într-o foaie de date.
Contorizarea datelor utilizând o interogare de totaluri
Contorizați date utilizând o interogare de totaluri în locul unui rând Total atunci când trebuie să contorizați unele sau toate înregistrările returnate de o interogare. De exemplu, puteți să contorizați numărul de tranzacții de vânzări sau numărul de tranzacții dintr-un singur oraș.
De obicei, utilizați o interogare de totaluri în locul unui rând Total atunci când trebuie să utilizați valoarea rezultată într-o altă parte a bazei de date, cum ar fi un raport.
Numărarea tuturor înregistrărilor dintr-o interogare
-
Pe fila Creare, în grupul Altele, faceți clic pe Proiectare interogare.
-
Faceți dublu clic pe tabelul pe care doriți să-l utilizați în interogare, apoi faceți clic pe Închidere.
Tabelul apare într-o fereastră din secțiunea superioară a proiectantului de interogări.
-
Faceți dublu clic pe câmpurile pe care doriți să le utilizați în interogare și asigurați-vă că includeți câmpul pe care doriți să-l contorizați. Puteți să numărați câmpurile din majoritatea tipurilor de date, excepția fiind câmpuri care conțin date scalare complexe, repetabile, cum ar fi un câmp cu liste multivaloare.
-
Pe fila Proiectare, în grupul Afișare/Ascundere faceți clic pe Totaluri.
Rândul Total apare în grila de proiectare și grupul apare în rândul pentru fiecare câmp din interogare.
-
În rândul Total , faceți clic pe câmpul pe care doriți să-l contorizați și selectați numărare din lista rezultată.
-
Pe fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Rulare.
Rezultatele interogării sunt afișate în vizualizarea foaie de date.
-
Opțional, Salvați interogarea.
Numărarea înregistrărilor dintr-un grup sau dintr-o categorie
-
Pe fila Creare, în grupul Altele, faceți clic pe Proiectare interogare.
-
Faceți dublu clic pe tabelul sau tabelele pe care doriți să le utilizați în interogare, apoi faceți clic pe Închidere.
Tabelul sau tabelele apar într-o fereastră din secțiunea superioară a proiectantului de interogări.
-
Faceți dublu clic pe câmpul care conține datele de categorie și, de asemenea, câmpul care conține valorile pe care doriți să le contorizați. Interogarea nu poate conține alte câmpuri descriptive.
-
Pe fila Proiectare, în grupul Afișare/Ascundere faceți clic pe Totaluri.
Rândul Total apare în grila de proiectare și grupul apare în rândul pentru fiecare câmp din interogare.
-
În rândul Total , faceți clic pe câmpul pe care doriți să-l contorizați și selectați numărare din lista rezultată.
-
Pe fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Rulare.
Rezultatele interogării sunt afișate în vizualizarea foaie de date.
-
Opțional, Salvați interogarea.
Referință funcție agregată
Următorul tabel listează și descrie funcțiile agregate pe care Access le oferă pentru utilizare în rândul Total și în interogări. Rețineți că Access oferă funcții mai agregate pentru interogări decât pentru rândul Total. De asemenea, dacă lucrați cu un proiect Access (un front end Access conectat la o bază de date Microsoft SQL Server), puteți utiliza setul mai mare de funcții agregate pe care le furnizează SQL Server. Pentru mai multe informații despre acel set de funcții, consultați Microsoft SQL Server Books Online.
|
Funcție |
Descriere |
Utilizați cu tipurile de date |
|
Sumă |
Adaugă elementele dintr-o coloană. Funcționează doar cu date numerice și monedă. |
Număr, Zecimale, Monedă |
|
Medie |
Calculează valoarea medie pentru o coloană. Coloana trebuie să conțină date numerice, monedă sau dată/oră. Funcția ignoră valorile nule. |
Număr, Zecimală, Monedă, Dată/Oră |
|
Număr |
Calculează numărul de elemente dintr-o coloană. |
Toate tipurile de date, cu excepția celor care conțin date scalare repetabile complexe, cum ar fi o coloană de liste multivaloare. Pentru mai multe informații despre listele multivaloare, consultați Ghidul articole în câmpurile multivaloare și crearea sau ștergerea unui câmpmulti-valoare. |
|
Maximum |
Returnează elementul cu cea mai mare valoare. Pentru date text, cea mai mare valoare este ultima valoare alfabetică, iar Access ignoră cazul. Funcția ignoră valorile nule. |
Număr, Zecimală, Monedă, Dată/Oră |
|
Minimum |
Returnează elementul cu cea mai mică valoare. Pentru date text, cea mai mică valoare este prima valoare alfabetică, iar Access ignoră cazul. Funcția ignoră valorile nule. |
Număr, Zecimală, Monedă, Dată/Oră |
|
Deviere standard |
Măsoară modul în care valorile sunt dispersate dintr-o valoare medie (o medie). Pentru mai multe informații despre utilizarea acestei funcții, consultați articolul afișarea totalurilor de coloană într-o foaie de date. |
Număr, Zecimale, Monedă |
|
Varianță |
Măsoară varianța statistică a tuturor valorilor din coloană. Puteți utiliza această funcție doar cu date numerice și monedă. Dacă tabelul conține mai puțin de două rânduri, Access returnează o valoare nulă. Pentru mai multe informații despre funcțiile de variație, consultați articolul afișarea totalurilor de coloană într-o foaie de date. |
Număr, Zecimale, Monedă |
