Crearea și aplicarea politicilor de gestionare a informațiilor

Activarea caracteristicii Politică site permite administratorilor colecției de site-uri să definească programările de retenție care se aplică la un site și la tot conținutul său. Pentru a activa această caracteristică:

1. Accesați pagina de pornire a colecției de site-uri pentru care doriți să activați caracteristica Politică site.

   Accesați Setări , Setări site.

2. Sub Administrare colecție de site-uri, alegeți Caracteristici colecție de site-uri.

3. Defilați la Politica site-ului. În partea dreaptă, dacă nu vedeți Activ, alegeți Activare.

Pentru a vă asigura că se aplică o politică de informații tuturor documentelor de un anumit tip dintr-o colecție de site-uri, luați în considerare crearea politicii la nivel de colecție de site-uri, apoi aplicați politica la tipurile de conținut. Acestea sunt denumite politici de colecție de site-uri.

1. Accesați Setări , Setări site.

2. Pe pagina Setări site, în lista Administrare colecție de site-uri , faceți clic pe Politici colecție de site-uri.

3. Pe pagina Politici colecție de site-uri, faceți clic pe Creare.

4. Tastați un nume și o descriere pentru politică, apoi scrieți o scurtă declarație de politică care explică utilizatorilor pentru ce este politica. O instrucțiune de politică poate avea până la 512 caractere.

5. Consultați Crearea unei politici pentru un tip de conținut mai jos în acest articol pentru a afla cum să configurați caracteristicile pe care doriți să le asociați cu politica.

6. Faceți clic pe OK pentru a reveni la pagina Politici colecție de site-uri.

Adăugarea unei politici de gestionare a informațiilor la un tip de conținut facilitează asocierea caracteristicilor de politică cu mai multe liste sau biblioteci. Puteți alege să adăugați o politică existentă de gestionare a informațiilor la un tip de conținut sau să creați o politică unică specifică unui tip de conținut individual.

De asemenea, puteți adăuga o politică de gestionare a informațiilor la un tip de conținut specific listelor. Acest lucru are ca efect aplicarea politicii doar pentru elementele din acea listă care utilizează tipul de conținut.

1. Accesați Setări , Setări site.

2. Pe pagina Setări site, în secțiunea Galerii Designer web, faceți clic pe Tipuri de conținut site.

3. Pe pagina Setări tip de conținut site, selectați tipul de conținut la care doriți să adăugați o politică.

4. Pe pagina Tip de conținut site, în secțiunea Setări , faceți clic pe Setări politică de gestionare a informațiilor.

5. Pe pagina Setări politică de gestionare a informațiilor, selectați Definire politică, apoi faceți clic pe OK.

6. Pe pagina Editați politica, tastați un nume și o descriere pentru politică, apoi scrieți o scurtă descriere care explică utilizatorilor pentru ce este politica. O descriere poate avea o lungime de până la 512 caractere.

7. În secțiunile următoare, selectați caracteristicile de politică individuale pe care doriți să le adăugați la politica de gestionare a informațiilor.

8. Pentru a specifica o perioadă de retenție pentru documentele și elementele care fac obiectul acestei politici, faceți clic pe Activare retenție, apoi specificați perioada de retenție și acțiunile care doriți să aibă loc atunci când elementele expiră.

   Pentru a specifica o perioadă de retenție

   					1.	Faceți clic pe Adăugare etapă de retenție pentru înregistrări...
   					2.	Selectați o opțiune de perioadă de retenție pentru a specifica momentul în care documentele sau elementele sunt setate să expire. Alegeți una dintre următoarele variante: Pentru a seta data de expirare pe baza unei proprietăți de dată, în secțiunea Eveniment faceți clic pe Această etapă se bazează pe o proprietate dată a elementului, apoi selectați acțiunea document sau element (de exemplu, Creat sau Modificat) și incrementul de timp de după această acțiune (de exemplu, numărul de zile, luni sau ani) atunci când doriți ca elementul să expire. Pentru a utiliza o formulă de retenție particularizată pentru a determina expirarea, faceți clic pe Setare după o formulă de retenție particularizată instalată pe acest server. Notă: Această opțiune este disponibilă doar dacă administratorul a configurat o formulă particularizată.
   					3.	Opțiunea Pornire flux de lucru este disponibilă numai dacă definiți o politică pentru o listă, o bibliotecă sau un tip de conținut care are deja un flux de lucru asociat. Apoi vi se va oferi o opțiune de fluxuri de lucru din care să alegeți.
   					4.	În secțiunea Recurență , selectați Repetați acțiunea acestei etape...și introduceți cât de des doriți să se repete acțiunea. Notă: Această opțiune este disponibilă doar dacă acțiunea pe care ați selectat-o se poate repeta. De exemplu, nu puteți seta recurența pentru acțiunea Ștergere definitivă.
   					5.	Faceți clic pe OK.

9. Pentru a activa auditarea pentru documentele și elementele care fac obiectul acestei politici, faceți clic pe Activare auditare, apoi specificați evenimentele pe care doriți să le auditați.

   Pentru a activa auditarea

   					1.	Pe pagina Editare politică, în secțiunea Auditare , bifați caseta de selectare Activare auditare , apoi bifați casetele de selectare de lângă evenimentele pentru care doriți să păstrați o pistă de auditare.
   					2.	Pentru a le solicita utilizatorilor să insereze aceste coduri de bare în documente, bifați caseta de selectare Solicitați utilizatorilor să insereze un cod de bare înainte de a salva sau a imprima .
   					3.	Faceți clic pe OK pentru a aplica caracteristica de auditare la politică.
   						Caracteristica Politică de auditare permite organizațiilor să creeze și să analizeze trasee de auditare pentru documente și să listeze elemente cum ar fi liste de activități, liste de probleme, grupuri de discuții și calendare. Această caracteristică de politică furnizează un jurnal de auditare care înregistrează evenimente, cum ar fi atunci când conținutul este vizualizat, editat sau șters.
   						Atunci când auditarea este activată ca parte a unei politici de gestionare a informațiilor, administratorii pot vizualiza datele de auditare în rapoartele de utilizare a politicilor care se bazează în Microsoft Excel și care rezumă utilizarea curentă. Administratorii pot utiliza aceste rapoarte pentru a determina modul în care sunt utilizate informațiile în cadrul organizației. De asemenea, aceste rapoarte pot ajuta organizațiile să verifice și să documenteze conformitatea cu reglementările sau să investigheze problemele potențiale.
   						Jurnalul de audit înregistrează următoarele informații: numele evenimentului, data și ora evenimentului și numele de sistem al utilizatorului care a efectuat acțiunea.

10. Când sunt activate coduri de bare ca parte a unei politici, acestea sunt adăugate la proprietățile documentului și afișate în zona de antet a documentului la care se aplică codul de bare. La fel ca etichetele, și codurile de bare pot fi eliminate manual dintr-un document.

    Pentru a activa coduri de bare

    					1.	Pe pagina Editare politică, în secțiunea Coduri de bare , bifați caseta de selectare Activare coduri de bare .
    					2.	Pentru a le solicita utilizatorilor să insereze aceste coduri de bare în documente, bifați caseta de selectare Solicitați utilizatorilor să insereze un cod de bare înainte de a salva sau a imprima .
    					3.	Faceți clic pe OK pentru a aplica caracteristica cod de bare la politică.
    						Politica codului de bare generează cod de bare standard 39. Fiecare imagine cod de bare include text sub simbolul cod de bare care reprezintă valoarea codului de bare. Acest lucru permite utilizarea datelor codului de bare chiar și atunci când scanarea hardware-ului nu este disponibilă. Utilizatorii pot tasta manual numărul codului de bare în caseta de căutare pentru a găsi elementul pe un site.

11. Pentru a solicita ca documentele care fac obiectul acestei politici să aibă etichete, faceți clic pe Activare etichete, apoi specificați setările dorite pentru etichete.

    Pentru a activa etichetele

    					1.	Pentru a le solicita utilizatorilor să adauge o etichetă la un document, bifați caseta de selectare Solicitați utilizatorilor să insereze o etichetă înainte de a o salva sau a o imprima. Notă: Dacă doriți ca etichetele să fie opționale, nu bifați această casetă de selectare.
    					2.	Pentru a bloca o etichetă astfel încât să nu poată fi modificată după ce a fost inserată, bifați caseta de selectare Se împiedică modificările etichetelor după ce acestea sunt adăugate . Această setare împiedică actualizarea textului etichetei după ce eticheta a fost inserată într-un element dintr-o aplicație client, cum ar fi Word, Excel sau PowerPoint. Dacă doriți ca eticheta să fie actualizată la actualizarea proprietăților acestui document sau element, nu bifați această casetă de selectare.
    					3.	În caseta Format etichetă, tastați textul pentru etichetă așa cum doriți să se afișeze. Etichetele pot conține până la 10 referințe de coloană, fiecare dintre acestea având o lungime de până la 255 de caractere. Pentru a crea formatul pentru etichetă, procedați astfel: Tastați numele coloanelor pe care doriți să le includeți în etichetă în ordinea în care doriți să apară. Încadrați numele coloanelor între paranteze drepte ({}), așa cum se arată în exemplul de pe pagina Editare politică. Tastați cuvinte pentru a identifica coloanele din afara parantezelor, așa cum se arată în exemplul de pe pagina Editare politică.
    					4.	Pentru a adăuga un sfârșit de linie, tastați \n locul unde doriți să apară sfârșitul de linie.
    					5.	Selectați dimensiunea de font și stilul dorite și specificați dacă eticheta să fie poziționată la stânga, la centru sau la dreapta în document. Sfat: Selectați un font și un stil disponibile pe computerele utilizatorilor. Dimensiunea fontului afectează cât text se poate afișa pe etichetă.
    					6.	Tastați înălțimea și lățimea etichetei. Înălțimea etichetei poate varia de la 0,25 inchi la 20 inchi, iar lățimea etichetei poate varia de la 0,25 inchi la 20 inchi. Textul etichetei este întotdeauna centrat vertical în interiorul imaginii etichetei.
    					7.	Faceți clic pe Reîmprospătare pentru a previzualiza conținutul etichetei.

12. Faceți clic pe OK.

Puteți defini o politică de retenție care se aplică doar la o anumită listă, bibliotecă sau folder. Totuși, dacă creați o politică de retenție în acest fel, nu puteți reutiliza această politică pe alte liste, biblioteci, foldere sau site-uri.

Dacă doriți să aplicați o politică de retenție unică pentru toate tipurile de conținut dintr-o singură locație, cel mai probabil veți dori să utilizați retenția bazată pe locație. În majoritatea cazurilor, se recomandă să verificați dacă este specificată o politică de retenție pentru toate tipurile de conținut.

Dacă doriți să definiți altă politică de gestionare a informațiilor decât reținerea într-o listă sau bibliotecă, trebuie să definiți o politică de gestionare a informațiilor pentru fiecare tip de conținut de listă individual asociat cu acea listă sau bibliotecă. Consultați Crearea unei politici pentru un tip de conținut de site în acest articol pentru mai multe informații.

Trebuie să aveți cel puțin permisiunea Gestionare liste pentru a modifica setările politicii de gestionare a informațiilor pentru o listă sau o bibliotecă.

1. Navigați la lista sau biblioteca pentru care doriți să specificați o politică de gestionare a informațiilor.

2. Pentru o bibliotecă de documente, faceți clic pe Setări , Setări bibliotecă.

   Dacă nu vedeți aceste elemente de meniu sau pentru o listă, faceți clic pe fila Bibliotecă sau Listă din panglică, apoi faceți clic pe Setări bibliotecă sau Setări listă.

3. Sub Permisiuni și gestionare, faceți clic pe Setări politică de gestionare a informațiilor.

4. Pe pagina Setări politică de gestionare a informațiilor, asigurați-vă că sursa de retenție pentru listă sau bibliotecă este setată la Bibliotecă și foldere. Dacă Tip de conținut apare ca sursă, procedați astfel:

   • Faceți clic pe Modificare sursă.

   • Pe pagina Editare politică, în secțiunea Sursă retenție , selectați Bibliotecă și foldere. Sunteți avertizat că politicile de retenție de tip de conținut vor fi ignorate.

   • Faceți clic pe OK.

5. Pe pagina Editare politică, în secțiunea Programare retenție bazată pe bibliotecă , tastați o scurtă descriere pentru politica pe care o creați.

6. Sub Non-Înregistrări, faceți clic pe Adăugare etapă de retenție...

   Important: Rețineți că, sub Înregistrări, puteți alege să definiți politici de retenție diferite pentru înregistrări, selectând opțiunea Definire etape de retenție diferite pentru înregistrări.

7. În caseta de dialog Proprietăți etapă, selectați o opțiune pentru perioada de retenție pentru a specifica momentul când documentele sau elementele sunt setate să expire. Alegeți una dintre următoarele variante:

   • Pentru a seta data de expirare pe baza unei proprietăți de dată, în secțiunea Eveniment faceți clic pe Această etapă se bazează pe o proprietate dată a elementului, apoi selectați acțiunea document sau element (de exemplu, Creat sau Modificat) și incrementul de timp de după această acțiune (de exemplu, numărul de zile, luni sau ani) atunci când doriți ca elementul să expire.

   • Pentru a utiliza o formulă de retenție particularizată pentru a determina expirarea, faceți clic pe Setare după o formulă de retenție particularizată instalată pe acest server.

     Notă: Această opțiune este disponibilă doar dacă administratorul a configurat o formulă particularizată.

   • Sub Acțiune, specificați ce doriți să se întâmple atunci când documentul sau elementul expiră. Pentru a permite ca o anumită acțiune să aibă loc cu documentul sau elementul (cum ar fi ștergerea), selectați o acțiune din listă.

8. Opțiunea Pornire flux de lucru este disponibilă numai dacă definiți o politică pentru o listă, o bibliotecă sau un tip de conținut care are deja un flux de lucru asociat. Apoi vi se va oferi o opțiune de fluxuri de lucru din care să alegeți.

9. În secțiunea Recurență , selectați Repetați acțiunea acestei etape...și introduceți cât de des doriți să se repete acțiunea.

   Notă: Această opțiune este disponibilă doar dacă acțiunea pe care ați selectat-o se poate repeta. De exemplu, nu puteți seta recurența pentru acțiunea Ștergere definitivă.

10. Faceți clic pe OK.

Dacă politicile de gestionare a informațiilor au fost create deja pentru site ca politici de colecție de site-uri, puteți aplica una dintre politici la un tip de conținut. Procedând astfel, puteți aplica aceeași politică la mai multe tipuri de conținut dintr-o colecție de site-uri care nu partajează același tip de conținut părinte.

1. Navigați la lista sau biblioteca care conține tipul de conținut la care doriți să aplicați o politică.

2. Pentru o bibliotecă de documente, faceți clic pe Setări , Setări bibliotecă.

   Dacă nu vedeți aceste elemente de meniu sau pentru o listă, faceți clic pe fila Bibliotecă sau Listă din panglică, apoi faceți clic pe Setări bibliotecă sau Setări listă.

3. Sub Permisiuni și gestionare, faceți clic pe Setări politică de gestionare a informațiilor.

4. Verificați dacă sursa politicii este setată la Tipuri de conținut și, sub Politici tip de conținut, selectați tipul de conținut la care doriți să aplicați politica.

5. În secțiunea Specificați politica , faceți clic pe Utilizați o politică de colecție de site-uri, apoi selectați politica pe care doriți să o aplicați din listă.

   Notă: Dacă opțiunea Utilizați o politică de colecție de site-uri nu este disponibilă, nu s-au definit politici de colecție de site-uri pentru colecția de site-uri.

6. Faceți clic pe OK.

   Important: Dacă lista sau biblioteca cu care lucrați acceptă gestionarea mai multor tipuri de conținut, sub Tipuri de conținut, puteți face clic pe tipul de conținut pentru care doriți să specificați o politică de gestionare a informațiilor. Acest lucru vă va duce direct la Pasul 5 de mai sus.

Partajați tipuri de conținut în colecțiile de site-uri utilizând o aplicație serviciu Metadate gestionate pentru a configura publicarea tipurilor de conținut. Publicarea tipurilor de conținut vă ajută să gestionați în mod unitar conținutul și metadatele pe site-uri, deoarece tipurile de conținut pot fi create și actualizate central, iar actualizările pot fi publicate în mai multe colecții de site-uri sau aplicații Web care se abonează.

Puteți să definiți o politică de gestionare a informațiilor, apoi să creați un șablon din acesta, pentru a-l utiliza după cum este necesar în mai multe colecții de site-uri. Această metodă poate fi utilizată dacă doriți să aveți o copie backup a politicilor de informații sau, de asemenea, poate fi utilizată ca metodă alternativă pentru utilizarea publicării tipurilor de conținut pentru aplicarea unei politici în colecțiile de site-uri. Creați un șablon sau o copie backup a politicii exportând politica dintr-o colecție de site-uri și importând-o apoi într-o locație salvată sau în altă colecție de site-uri.

Exportul unei politici

1. În colecția de site-uri în care se află politica, accesați Setări , Setări site.

2. Pe pagina Setări site, sub secțiunea Administrare colecție de site-uri , faceți clic pe Politici colecție de site-uri.

3. Faceți clic pe politica pe care doriți să o exportați, defilați în partea de jos a politicii, apoi faceți clic pe Export.

4. La solicitarea de a salva sau a deschide fișierul, faceți clic pe Salvare, apoi selectați o locație în care să salvați fișierul. Nu uitați să selectați o locație disponibilă pentru colecțiile de site-uri care importă politica.

5. Când se afișează caseta de dialog Descărcare terminată, faceți clic pe Închidere.

Importul unei politici într-o altă colecție de site-uri

Importul unei politici de gestionare a informațiilor vă permite să o aplicați la mai multe tipuri de conținut la nivel de site sau listă din orice colecție de site-uri dată. Avantajele acestui lucru sunt duble: nu trebuie să definiți și să aplicați politica pentru fiecare tip de conținut și puteți gestiona mai ușor modificările de politică, efectuând modificări ale politicii într-un singur loc.

1. Pe pagina de pornire a colecției de site-uri la care doriți să aplicați politica, accesați Setări , Setări site.

2. În secțiunea Administrare colecție de site-uri , faceți clic pe Politici colecție de site-uri.

3. Pe pagina Politici colecție de site-uri, faceți clic pe Import, apoi faceți clic pe Răsfoire pentru a găsi fișierul XML pentru politică.

4. Selectați fișierul XML în care a fost salvată politica, apoi faceți clic pe Deschidere.

5. Pe pagina Import politică colecție de site-uri, faceți clic pe Import pentru a adăuga politica la colecția de site-uri.

Politica importată poate fi aplicată acum la unul sau mai multe tipuri de conținut la nivel de site sau listă. Consultați Aplicarea unei politici de colecție de site-uri la un tip de conținut , anterior în acest articol.