Centrul de înregistrări este destinat să servească drept depozit central în care o organizație poate stoca și gestiona toate înregistrările sale, cum ar fi documente juridice sau financiare. Centrul de înregistrări acceptă întregul proces de gestionare a înregistrărilor, de la colectarea înregistrărilor la gestionarea și distrugerea lor.
Șablonul de site centru de înregistrări este similar cu alte site-uri SharePoint, deoarece servește ca depozit general pentru documente și permite colaborarea între utilizatorii site-ului. Șablonul de site centru de înregistrări este însă un site preconfigurat proiectat special pentru a ajuta organizațiile să implementeze programele de gestionare a înregistrărilor și de retenție. Controlul versiunilor, auditarea, gestionarea metadatelor, eDiscovery și distribuirea personalizabilă a înregistrărilor sunt caracteristici predefinite care vă pot ajuta să gestionați înregistrările într-un mod mai eficient.
Notă: În SharePoint, am introdus utilizarea etichetelor de retenție pentru a declara conținut ca înregistrări, care înlocuiește în mod eficient necesitatea de a utiliza centrul de înregistrări. Dacă utilizați Centrul de înregistrări, puteți continua să-l utilizați alături de etichetele de retenție. Dar mutarea înainte, în scopul gestionării înregistrărilor, vă recomandăm să utilizați etichetele de retenție în locul Centrului de înregistrări.
Definirea unui plan de gestionare a înregistrărilor
La cel mai înalt nivel, există doi pași importanți implicați în proiectarea unui site centru de înregistrări pentru a implementa un program de gestionare a înregistrărilor:
-
O organizație trebuie să dezvolte o strategie de gestionare a înregistrărilor și un plan de gestionare a înregistrărilor oficiale. Acesta este un efort de colaborare care implică coordonarea între managerii de înregistrări, ofițerii de conformitate, profesioniștii IT și lucrătorii de informații.
-
O organizație trebuie să configureze unul sau mai multe site-uri centru de înregistrări pentru a implementa planul său de gestionare a înregistrărilor.
Secțiunile de mai jos conturează elementele primare implicate în fiecare dintre acești pași.
Planificarea gestionării înregistrărilor
Înainte ca o organizație să poată configura un site centru de înregistrări ca soluție de gestionare a înregistrărilor, ar trebui să dezvolte un plan formal pentru strategia de gestionare a înregistrărilor. Elementele specifice ale unui plan de gestionare a înregistrărilor oficiale sunt susceptibile să fie unice pentru organizațiile individuale sau pentru firme. Cu toate acestea, practic toate planurile de gestionare a înregistrărilor includ următoarele documente și procese:
Plan fișier Un plan de fișier descrie tipurile de documente sau elemente pe care le acceptă o organizație ca înregistrări de firmă oficiale. Indică unde sunt stocate aceste înregistrări și furnizează informații care diferențiază un tip de înregistrare de la altul. Planul de fișiere servește ca o colecție cuprinzătoare de politici, procese și linii directoare pentru crearea, stocarea și gestionarea înregistrărilor. Un plan de fișier trebuie să acopere toate înregistrările, indiferent de media, inclusiv hârtie, Bloguri, wiki, e-mail și fișiere electronice. De asemenea, trebuie să specifice modul în care fiecare înregistrare este clasificată, securizată și în cele din urmă distrusă. De asemenea, ar trebui să includă considerații pentru categoriile speciale de înregistrări, cum ar fi confidențial, vital, secret comercial sau înregistrări privilegiate. În sfârșit, un plan de fișier trebuie să specifice persoanele responsabile pentru gestionarea fiecărui tip de înregistrare.
Înregistrarea bibliotecilor Bibliotecile de înregistrări sunt în esență biblioteci de documente pe care le creați pentru a clasifica și a stoca înregistrări importante. Creați o bibliotecă de înregistrări pentru fiecare tip de înregistrare pe care doriți să-l păstrați. Înregistrările sunt direcționate automat către Biblioteca corespunzătoare, pe baza setărilor configurate în Organizatorul de conținut.
Tipuri de conținut Creați tipuri de conținut pentru a defini tipurile de înregistrări de care are nevoie Organizația pentru a stoca și a identifica toate proprietățile unice pentru fiecare tip de înregistrare. Prin definirea tipurilor de conținut pentru anumite tipuri de înregistrări, organizația dumneavoastră poate asigura că fiecare dintre aceste grupuri de conținut este gestionat în mod coerent. Documente Office, PDF-uri, TIFF (imagini scanate), e-mail, conversații prin mesaje instantanee, videoclipuri și înregistrări fizice pot fi clasificate și stocate cu tipurile de conținut pe care le creați. Orice înregistrare denumită "contract", de exemplu, va fi tratată în același fel și într-un mod coerent în cadrul sistemului de gestionare a înregistrărilor din SharePoint. Utilizarea tipurilor de conținut pentru a clasifica și a stoca înregistrări este o metodă alternativă de utilizare a bibliotecilor de înregistrări.
Programare retenție Un program de retenție specifică durata de păstrare a fiecărui tip de înregistrare din planul de fișiere (perioada sa de retenție) și procesul de eliminare a acestuia atunci când ajunge la sfârșitul acestei perioade (procesul de depoziție). Orientările într-un program de retenție se bazează, de obicei, pe cerințele legale, pe riscurile pentru organizație și pe nevoile firmei. În plus, un program de retenție descrie, de obicei, situațiile de urgență ale gestionării riscurilor care determină perioada de retenție pentru fiecare tip de înregistrare.
Document cerințe de conformitate Un document pentru cerințele de conformitate definește regulile pe care trebuie să le respecte sistemele IT pentru gestionarea înregistrărilor, capacitățile pe care trebuie să le aibă și tipurile de monitorizare periodică pe care trebuie să le sprijine pentru a asigura conformitatea.
-
Proces formal pentru suspendarea dispoziției înregistrărilor Acest proces, care este deseori denumit Hold, detaliază modul în care o organizație suspendă dispoziția înregistrărilor atunci când apar evenimente, cum ar fi litigii, audituri sau investigații.
-
Sistem pentru monitorizarea și raportarea gestionării înregistrărilor Pentru a vă asigura că angajații depun în evidență, accesează și gestionează înregistrări conform politicilor și proceselor definite, un program de gestionare a înregistrărilor trebuie să aibă un proces sau un sistem pentru monitorizarea și raportarea cu privire la gestionarea înregistrărilor.
Configurarea unui site centru de înregistrări
După ce o organizație se angajează în planificarea detaliată a gestionării înregistrărilor și dezvoltă un plan formal pentru gestionarea înregistrărilor, acesta poate crea și configura un site centru de înregistrări pentru a-l ajuta să implementeze acest program.
Trebuie să parcurgeți următorii pași pentru a configura un site centru de înregistrări:
-
Creați biblioteci sau liste de înregistrări pentru a gestiona și a stoca fiecare tip de înregistrare specificat în planul de fișiere.
-
Vă recomandăm să creați o bibliotecă de înregistrări pentru fiecare tip de conținut din planul de înregistrări.
-
Atunci când înregistrările sunt trimise la centrul de înregistrări, acestea sunt direcționate către lista sau biblioteca relevantă.
-
-
Creați coloane pentru bibliotecile de documente, listele sau tipurile de conținut relevante pentru a conține și a afișa metadatele pentru fiecare tip de înregistrare specificat în planul de fișiere.
-
Specificați politicile de gestionare a informațiilor pentru fiecare tip de înregistrare de pe site-ul Centru de înregistrări. Aceste politici ar trebui să reflecte perioadele de retenție și cerințele de audit specificate în planificarea și planificarea de retenție ale organizației dvs.
-
Configurați Organizatorul de conținut pentru a ruta fiecare tip de înregistrare în locația corespunzătoare. Atunci când înregistrările sunt remise site-ului Centru de înregistrări, fie manual, fie programatic, aplicația utilizează această caracteristică pentru a determina cum să clasificați înregistrarea în site-ul Centru de înregistrări și unde să o trimiteți.
