Planul de fișier este documentul principal de planificare a gestionării înregistrărilor SharePoint. Deși planurile de fișiere pot diferi în organizații, acestea, de obicei:
-
Descrieți tipurile de elemente pe care organizația le recunoaște ca înregistrări.
-
Descrieți din ce categorie mai largă de înregistrări aparțin elementele.
-
Indicați unde sunt stocate înregistrările.
-
Descrieți perioadele de retenție pentru înregistrări.
-
Deliniați persoanele responsabile pentru gestionarea diferitelor tipuri de înregistrări.
Acest articol descrie conținutul unui plan de fișiere și rezumă modul de creare a unui plan de fișier pentru organizația dvs. Articolul vă direcționează și spre o foaie de lucru în care puteți să înregistrați planul de fișier.
Identificarea tipurilor de înregistrări
Determinarea documentelor active din organizația dvs. poate fi declararea ca înregistrări necesită colaborarea managerilor de înregistrări, a managerilor de conformitate și a managerilor de conținut. Rețineți că, chiar dacă întreprinderea dvs. nu se află într-o industrie foarte reglementată, există legi generale care pot obligați întreprinderea să păstreze înregistrările. Împreună cu legile generale ale firmei, trebuie să evaluați cerințele legale specifice pentru întreprinderea dvs.
Scopul acestui articol nu este de a oferi informații mai generale despre cum să determinați ce este o înregistrare din organizația dvs. Cel mai probabil, întreprinderea dvs. face deja o formă de gestionare a înregistrărilor și a completat majoritatea rolurilor de gestionare a înregistrărilor de care aveți nevoie și este posibil să aveți deja o taxonomie a înregistrărilor.
În general, pentru a determina ce sunt înregistrările din organizația dvs.:
-
Înțelegeți obligațiile juridice și necesitățile de afaceri ale întreprinderii dvs.
-
Într-un efort de colaborare între diviziunile organizației dvs., analizați cum se utilizează documentele active.
-
Dezvoltați o listă a tipurilor de documente care ar trebui să devină înregistrări. De exemplu, puteți determina că următoarele trebuie reținute ca înregistrări:
-
Contracte pentru închirierea spațiului corporativ.
-
Documente legate de beneficiile angajaților.
-
Documente legate de cercetare și dezvoltare de produse.
-
-
Clasificați înregistrările. Înregistrările din aceeași categorie au adesea aceleași perioade de retenție și pot necesita un tratament similar în alte moduri.
Înregistrați informațiile colectate. Înregistrați tipul de înregistrare, categoria de care aparțin înregistrările de acest fel și o scurtă descriere a tipurilor de înregistrare.
Mai jos este o foaie de lucru exemplu:
|
Tip de înregistrare |
Categorie de înregistrări |
Descriere |
|---|---|---|
|
Planuri de beneficii, planuri de asigurări, planuri iu |
Descrierea beneficiilor angajaților |
Descrieri ale tuturor planurilor de beneficii ale angajaților. |
|
Foile de pontaj pentru salarii, informații despre salariile suplimentare |
Înregistrări salarii |
Rezumate ale orelor lucrate, ore suplimentare și salariu plătite. |
|
Facturi ale furnizorului |
Facturi |
Înregistrările produselor sau serviciilor achiziționate de la furnizori. |
|
Anchete, chestionare, manuale de instruire, videoclipuri de instruire |
Materiale de instruire |
Oferă instruire internă sau externă. |
|
Formulare de expediere, rapoarte de livrare |
Înregistrări de livrare |
Documente despre livrarea materialelor. |
|
Articole despre presări, articole din ziar |
Apăsați pe Lansări |
Informații privind relațiile publice despre produse și servicii. |
|
Fișe de persoane de contact de urgență, formulare de înscriere pentru planul medical, CV-uri, rapoarte de stare a beneficiilor |
Înregistrările personalului |
Înregistrări ale istoricul angajărilor pe care le au angajații persoanei individuale și acțiunile pentru personalul asociat. |
Finalizați planul de fișier
După ce determinați ce documente trebuie păstrate ca înregistrări și după ce creați un set de categorii de înregistrări, finalizați planul de fișier furnizând informații suplimentare despre fiecare tip de înregistrare. Indicați următoarele:
-
Cât timp trebuie reținută fiecare tip de înregistrare.
-
Cum ar trebui eliminate înregistrările atunci când expiră perioada de reținere.
-
Who este managerul de înregistrări primare pentru înregistrări de acest tip.
-
În ce tip de fișiere media sunt stocate înregistrări de acest tip.
Următorul este un plan de fișier eșantion finalizat:
|
Înregistrări |
Descriere |
Media |
Categorie de înregistrări |
Retenție |
Dispoziție |
Persoană de contact |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Planuri 401k |
Descrierea planului de beneficii pentru angajați. |
Pagini web |
Planurile de beneficii ale angajaților |
X ani |
Fără |
Kile Inundație |
|
Planuri de asigurare |
Descrierea planului de asigurare pentru angajați. |
Imprimare |
Planurile de beneficii ale angajaților |
X ani |
Fără |
Reshma Patel |
|
Planuri pentru plans |
Descrierea planului cu angajații. |
Imprimare |
Planurile de beneficii ale angajaților |
X ani |
Fără |
Reshma Patel |
|
Foi de pontaj pentru salarii |
Rezumatele orelor lucrate, orele suplimentare și salariile plătite. |
Documente electronice |
Înregistrări salarii |
X ani |
Distrugeți |
Reshma Patel |
|
Informații despre salariile de completare |
Rezumate ale timpului medical, ale timpului de concediu și ale altor articole pentru salarii nese salariu. |
Documente electronice |
Înregistrări salarii |
X ani |
Distrugeți |
Reshma Patel |
|
Facturi ale furnizorului |
Înregistrările produselor sau serviciilor achiziționate de la furnizori. |
Imprimare |
Facturi |
X ani |
Distrugeți |
Eric Lang |
|
Anchetele despre produse |
Sondaj privind gradul de satisfacție al clienților. |
Pagini web |
Materiale pentru anchete |
X ani |
Arhivare |
Ana Melinte |
|
Chestionare |
Chestionar pentru determinarea datelor demografice ale clienților. |
Imprimare |
Materiale pentru anchete |
X ani |
Arhivare |
Ana Melinte |
|
Manuale de instruire |
Conținut de instruire pentru copierea pe hârtie. |
Imprimare |
Materiale de instruire |
X ani |
Distrugeți |
Ana Melinte |
|
Videoclipuri de instruire |
Conținut de instruire video. |
Video |
Materiale de instruire |
X ani |
Distrugeți |
Ana Melinte |
|
Formulare de expediere |
Configurarea livrărilor de materiale |
Imprimare |
Materiale de expediere |
X ani |
Distrugeți |
Eric Lang |
|
Rapoarte de livrare |
Documentația livrării materialelor. |
Foi de calcul electronice |
Materiale de expediere |
X ani |
Distrugeți |
Eric Lang |
|
Versiuni de presă |
Lansări despre produse și servicii. |
Documente electronice |
Informații relații publice |
X ani |
Arhivare |
Ana Melinte |
|
Articole ziar |
Știri despre produse și servicii. |
Imprimare |
Informații relații publice |
X ani |
Arhivare |
Ana Melinte |
|
Foi de persoane de contact de urgență |
Informații pentru angajați. |
Documente electronice |
Înregistrările personalului |
X ani |
Distrugeți |
Reshma Patel |
|
Formulare de înscriere pentru planul medical |
Formularele de înscriere a angajaților pentru planuri de sănătate. |
Documente electronice |
Înregistrările personalului |
X ani |
Distrugeți |
Reshma Patel |
|
CV-uri |
CV-urile primite. |
Mixt |
Înregistrările personalului |
X ani |
Distrugeți |
Reshma Patel |
Notă: Exemplul anterior din această secțiune este un exemplu. Nu este o recomandare pentru setări particulare pentru planul de fișiere. Pentru a consolida faptul că acesta este un exemplu și nu o recomandare a oricărei politici de gestionare a înregistrărilor, nu sunt furnizate perioade de retenție.
