Create Content Organizer rules to route documents

În acest articol

• Înainte de a crea reguli: primii pași

• Înțelegeți cum sunt distribuite documentele

• Crearea de reguli pentru distribuirea documentelor

Înainte de a crea reguli: primii pași

Înainte de a crea reguli pentru distribuirea documentelor, trebuie să urmați câțiva pași importanți.

1. Activați caracteristica Organizator conținut.

2. Creați biblioteci și foldere în care doriți să fie distribuite documentele. Se recomandă să creați foldere pentru fiecare tip de document pe care îl distribuiți. De exemplu, creați o bibliotecă doar pentru înregistrări de e-mail sau foi de calcul Excel. Pentru a afla cum să creați biblioteci, consultați Crearea unei biblioteci de documente în SharePoint.

3. Tipurile de conținut trebuie asociate cu documente care urmează să fie distribuite. În acestea, tipul de conținut poate face parte din criteriile care determină locația finală în care este stocat un document.

Începutul paginii

Înțelegeți cum sunt distribuite documentele

Puteți distribui documente către o bibliotecă sau un folder dintr-un site Centru de înregistrări sau orice alt tip de site SharePoint. Biblioteca de remitere, care se creează automat atunci când activați caracteristica Organizator conținut, servește ca locație implicită. Procesul de distribuire a documentului este alcătuit din mai multe elemente:

• Biblioteci și foldere țintă    Controlori de conținut sau manageri de înregistrări creează manual biblioteci și foldere în care ar trebui distribuite documentele și desemnează aceste biblioteci ca biblioteci țintă.

• Tipuri de conținut de site    Fiecare document trebuie să aibă un tip de conținut, iar utilizatorii pot adăuga manual tipuri de conținut de site corespunzătoare la bibliotecile țintă.

• Bibliotecă remitere    Documentele care nu se potrivesc cu o regulă sau care lipsesc din metadatele necesare sunt trimise la biblioteca de remitere, astfel încât utilizatorii să poată introduce metadatele necesare. Sau puteți configura Organizatorul de conținut astfel încât toate documentele încărcate să fie distribuite temporar în biblioteca de remitere.

  Notă: Biblioteca de remitere este destinată ca "catch-all" pentru acele elemente care nu se potrivesc cu nicio regulă. Acesta este proiectat ca locație temporară și nu ca site permanent de colaborare.

• Listă reguli document    Aceasta este o colecție a tuturor regulilor de rutare. Administratorii de conținut sau managerii de înregistrări vizitează această listă pentru a crea, a gestiona și a vizualiza regulile de rutare.

Diagrama următoare arată modul în care documentele și mesajele de e-mail sunt distribuite pe baza unor criterii specifice de întâlnire și modul în care documentele care lipsesc din informații sunt returnate în biblioteca Remitere.

Începutul paginii

Crearea de reguli pentru distribuirea documentelor

Pentru fiecare tip de înregistrare pe care îl adăugați în lista Distribuire înregistrări, specificați un titlu de înregistrare și o descriere. De asemenea, specificați locația din site-ul unde este stocată înregistrarea. Pentru a vă asigura că toate înregistrările relevante sunt distribuite în locația corespunzătoare, puteți specifica nume alternative pentru tipul de înregistrare.

1. Navigați la site-ul pentru care doriți să creați reguli pentru Organizatorul de conținut.

2. În panoul Lansare rapidă, pentru a vedea opțiunile Conținut site , selectați Mai multe.

3. Din linia de meniu Aplicații, selectați Setări.

4. Pe pagina Setări site , sub secțiunea Administrare site , selectați Reguli organizator conținut.

5. Pe pagina Reguli Organizator conținut , în Faceți clic pentru a adăuga un element nou, selectați Adăugare.

6. În secțiunea Numeregulă, introduceți un nume care descrie condițiile și acțiunile regulii.

7. În secțiunea Stare regulă și Prioritate , pentru a aplica regula la conținutul de intrare, selectați Activ. Apoi selectați o prioritate pentru a determina modul în care este distribuit conținutul în cazul în care se potrivește cu mai multe reguli Organizator conținut.
   Dacă nu doriți ca această regulă să se aplice la conținutul de intrare, selectați Inactiv.

8. În secțiunea Tip de conținut remitere , asociați regula cu un tip de conținut. Procedând astfel, remiterile către Organizatorul de conținut sunt etichetate cu tipul de conținut selectat, iar proprietățile utilizate în condițiile regulii sunt identificate.

   • Selectați grupul de conținut corespunzător. Grupul pe care îl selectați determină tipurile de conținut din care puteți alege la pasul următor.

   • Selectați tipul de conținut corespunzător.

   • Dacă tipul de conținut pe care l-ați selectat are un alt nume pe alt site SharePoint, sub Nume alternative, bifați caseta de selectare. Apoi, în câmpul furnizat, introduceți numele utilizat pe celălalt site și selectați Adăugare. Numele tipurilor de conținut alternativ apar în lista de dedesubt.

9. În secțiunea Condiții , selectați condițiile pe care trebuie să le îndeplinească proprietățile unei remiteri pentru regulă. De exemplu, poate doriți ca regula să se aplice tuturor documentelor care au cuvântul "buget" în titlu. Pentru a adăuga mai multe condiții, selectați linkul Adăugați o altă condiție .

   Notă: Proprietățile disponibile în lista verticală Proprietate diferă în funcție de tipul de conținut pe care l-ați selectat la pasul 6.

10. În secțiunea Locație țintă , introduceți sau navigați la o locație pentru a plasa conținut care corespunde regulii. Pentru a grupa documente similare în foldere, bifați caseta de selectare Creare automată folder . De exemplu, dacă aveți o proprietate care listează toate documentele pentru proiectele din organizația dvs., puteți impune Organizatorului de conținut să creeze un folder separat pentru fiecare proiect.

    Notă: Regulile Organizatorului de conținut sunt menite să distribuie documente în locații diferite. Nu acceptăm utilizarea regulilor pentru a posta din nou fișiere în aceeași locație în timpul colaborării.

Începutul paginii