Exemple de bună practică Outlook: Scrierea de e-mailuri excelente

În acest articol

• Dos

• Ce nu trebuie făcut

• Cum se utilizează listele de distribuire și grupurile de persoane de contact (DLs)

• Cum se utilizează comentariile în linie

• Când se utilizează Cci

• Pregătirea pentru vacanță

Dos

Următoarele reguli vor ajuta e-mailurile să arate profesionist și să vă transmiteți mesajul.

1. Citiți mesajul înainte de a-l trimite.

2. Elaborați un subiect descriptiv și orientat către acțiune. De exemplu: "Manageri: Trimiteți consiliului datele de retragere" conține atât numele grupului, cât și o acțiune, astfel încât destinatarii să poată spune rapid ce trebuie să facă. Alte prefixe utile sunt "FII:" și "Acțiune necesară".

3. Dacă este necesară o acțiune, menționați ce doriți în linia Subiect.

4. Schimbați subiectul mesajului dacă se modifică subiectul conversației.

5. Mențineți toate mesajele scurte și la subiect.

6. Organizați conținutul mesajului de la cel mai important la cel mai puțin.

7. Luați în considerare scrierea cu caractere aldine a informațiilor importante.

8. Puneți elemente de acțiune sau întrebări pe linii separate , astfel încât să iasă în evidență și să fie observate.

9. Dați caractere aldine numelor persoanelor atunci când adresați întrebări. De exemplu: "Ioan: Care este starea proiectului?" Dacă utilizați Outlook 2016 cu Microsoft 365, luați în considerare utilizarea @Mentions.

10. Limitați numărul de persoane cărora le trimiteți un mesaj celor care trebuie să îl citească.

    • Puneți persoanele care trebuie să fie informate în linia Cc .

    • Puneți persoanele care trebuie să răspundă sau să ia măsuri în linia Către .

11. Utilizați o semnătură atunci când este cazul, dar păstrați semnătura simplă, scurtă, profesionistă și, dacă este posibil, fără elemente grafice.

12. Dacă doriți un răspuns imediat, nu trimiteți mesaje de e-mail. Telefon sau trimiteți un mesaj instant.

13. Dacă vă aflați într-o conversație de e-mail care are mai mult de 10 mesaje fără o rezolvare, luați în considerare apelarea sau configurarea unei întâlniri pentru a discuta problema. E-mailul nu este întotdeauna un mediu eficient pentru rezolvarea problemelor complexe.

14. Confirmați mesajele care necesită un răspuns mai amplu. Dacă sunteți prea ocupat pentru a da imediat un răspuns complet, informați expeditorul că analizați problema și că veți răspunde până la o anumită oră sau dată. Semnalizați mesajulpentru a vă aminti să răspundeți mai târziu.

15. Utilizați importanță maximă ( ) mai rar.

    Notă: Chiar dacă ați configurat o regulă de trimitere întârziată, marcarea unui mesaj cu Importanță maximă determină trimiterea imediată a acesteia.

16. Dacă adresați o întrebare și există mai multe persoane care ar putea răspunde, alegeți o singură persoană în loc să trimiteți întrebarea unui grup.

Cheia pentru a scrie mesaje de e-mail bune este să empatizați cu destinatarii dvs.

Urmărire: semnalizarea la trimitere

Când trimiteți un mesaj unei persoane de la care aveți nevoie de un răspuns, procedați astfel:

1. Semnalizați-l pentru dvs. la trimitere.

2. Modificați numele activității de e-mail semnalizate în bara de To-Do pentru a începe cu Urmărire.

3. Marcați-l prin categoria @Așteptare.

Atunci când efectuați acești trei pași, știți că următoarea acțiune este să trimiteți un alt mesaj sau să căutați un răspuns.

Sfat    Adesea, este mai eficient să vă reamintiți să trimiteți alt mesaj decât să semnalizați mesajul pentru destinatar. În mod similar, atunci când promiteți să faceți ceva într-un mesaj, semnalizați-l pentru dvs., pentru a avea o activitate în bara De făcut care să vă reamintească.

Începutul paginii

Ce nu trebuie făcut

1. Nu utilizați foi de scris.

2. Nu includeți managerul dvs. în fiecare mesaj pe care îl trimiteți.

3. Nu trimiteți un mesaj atunci când sunteți supărat. Este mai bine să îl scrieți, să îl salvați în folderul de schițe și să reveniți mai târziu la acesta.

4. Nu vă așteptați la un răspuns rapid atunci când trimiteți mesaje lungi (mai mult de două paragrafe).

5. Nu trimiteți un mesaj de urmărire la mai puțin de o zi după primul mesaj. Dacă nu primiți un răspuns în timp util, încercați să utilizați telefonul sau mesageria instant.

6. Nu utilizați confirmări de citire sau confirmări de livrare pentru fiecare mesaj pe care îl trimiteți. Utilizați-le doar dacă nu sunteți sigur că destinatarii vor primi mesajul.

7. Nu atașați semnalizări sau importanță maximă la fiecare mesaj pe care îl trimiteți. Destinatarii vor învăța să-i ignore.

8. Nu utilizați DOAR MAJUSCULE.

9. Nu trimiteți atașări - trimiteți linkuri în schimb.

10. Nu extindeți listele de distribuire sau grupurile de persoane de contact. Extinderea listelor de distribuire face mesajele mai greu de citit și determină ca acestea să ajungă în foldere de corespondență greșite.

11. Nu folosi sarcasm. Umorul tău poate fi înțeles greșit.

12. Nu scrieți ceva ce nu ați dori să citească toți cei din firma dvs. Nu se știe niciodată unde poate ajunge mesajul dvs. de e-mail.

13. Nu utilizați fonturi cursive sau foarte artistice, care sunt greu de citit.

14. Nu utilizați fonturi roșii, deoarece acestea sunt greu de citit și pot fi interpretate ca fiind critice.

15. Nu trimiteți un Răspuns tuturor către o listă de distribuire sau către un grup de persoane de contact care solicită să fiți eliminat. Niciodată.

Începutul paginii

Reguli pentru grupurile de persoane de contact și listele de distribuire (DLs)

• Dacă răspundeți unui grup mare de persoane de contact, urmați toate instrucțiunile și ce să nu faceți prin e-mail.

• Dacă aveți nevoie de mai multe informații de la o persoană sau investigați problema separat, răspundeți la întreaga listă de distribuire pentru a anunța toată lumea că răspundeți, apoi răspundeți separat persoanei respective. Nu uitați să răspundeți la lista de distribuire după ce problema este rezolvată cu rezolvarea. Acest lucru permite ca rezoluția să fie menționată de alte persoane din lista de distribuire.

Cum se redirecționează persoanele

Dacă cineva trimite un mesaj la o listă de distribuire din care faceți parte și mesajul ar primi un răspuns mai bun de la altcineva sau de la altă listă de distribuire, procedați astfel:

1. Răspundeți cu lista de distribuire corectă sau cu persoana corectă în linia Către .

2. Trimiteți răspunsuri către lista de distribuire corectă sau către persoana corectă.

3. Nu puneți lista de distribuire inițială în linia Cci , deoarece mesajul dvs. nu va fi filtrat după regulile altor persoane. Mai degrabă, lăsați lista de distribuire în linia Către sau Cc .

Cum să fiți eliminat dintr-un DL

Dacă primiți mesaje de e-mail de la o listă de distribuire în care nu doriți să fiți, trimiteți un mesaj administratorului de rețea sau proprietarului listei de distribuire și solicitați să fiți eliminat. Nu răspundeți la întreaga listă de distribuire. Pentru a găsi proprietarul listei DL, faceți dublu clic pe numele listei de distribuire.

Începutul paginii

Cum se utilizează comentariile în linie

Adăugarea comentariilor în linie la e-mailul pe care îl primiți este o modalitate convenabilă de a răspunde la întrebări și a răspunde direct la probleme. Se consideră o practică recomandată să efectuați următoarele:

1. În mesajul dvs., menționați că faceți comentarii în linie. De exemplu, includeți „Vedeți comentarii suplimentare mai jos”.

2. Diferențiați-vă textul propriu de mesajul inițial. Printre sugestii se numără:

   • Modificarea culorii fontului

   • Vă așteptați numele sau inițialele între paranteze drepte, de exemplu, [Melissa], [MM]

   • Modificarea fontului în cursiv sau aldin sau în ambele

3. Nu ștergeți nimic din ce nu ați scris.

Începutul paginii

Când se utilizează Cci

Utilizați caracteristica Cci pentru a elimina persoane dintr-o conversație prin e-mail atunci când consideră că nu mai au nevoie de e-mailul suplimentar sau dacă subiectul conversației s-a modificat.

De exemplu, dacă sunteți una dintre cele cinci persoane care primesc o întrebare și doriți să răspundeți la aceasta, mutați celelalte patru persoane în linia Cci și spuneți ceva de genul "Cci îi are pe Vlad, Iuliu, Iulia și Ioana. Iată răspunsul..." Mesajele viitoare vor fi apoi doar între dvs. și expeditorul inițial.

Nu utilizați Cci pentru a informa o parte terță (cum ar fi managerul dvs.) despre un mesaj sensibil. Este posibil ca destinatarul din Cci să nu realizeze că a primit un Cci și să răspundă tuturor, dezvăluind că a primit cci. Acest lucru poate apărea ca un comportament viclean din partea dvs.

În loc să utilizați Cci pentru a informa o parte terță în legătură cu o problemă, redirecționați mesajul după ce îl trimiteți.

Începutul paginii

Pregătirea pentru vacanță

Dacă utilizați Outlook cu Microsoft 365, un cont Outlook.com, Hotmail.com, Live.com sau Microsoft Exchange, puteți configura un mesaj absent de la birou pentru a le spune persoanelor din organizația dvs. că ați plecat.

Ca exemplu de bună practică, urmați sfaturile din Adăugarea unui timp liber de la birou la calendarele Outlook ale colegilor.

Dacă dvs. sau administratorul dvs. ați creat un calendar de concediu partajat, nu uitați să publicați vacanța acolo. Dacă toată lumea utilizează calendarul partajat, nu trebuie să trimiteți o solicitare de întâlnire separată pentru a-i anunța pe toți că sunteți plecat, așa cum sugerează articolul anterior, dar un mesaj de e-mail poate acționa ca un memento bun.

Începutul paginii