În acest articol
- Ce trebuie făcut
- Ce nu trebuie făcut
- Cum se utilizează listele de distribuire și grupurile de persoane de contact
- Cum se utilizează comentariile în linie
- Când se utilizează Cci
- Pregătirea pentru vacanță
Ce trebuie făcut
Următoarele reguli vă vor ajuta e-mailurile să arate profesionist și să vă transmită bine mesajul.
Citiți mesajul înainte de a-l trimite.
Elaborați un subiect descriptiv și orientat către acțiune. De exemplu: "Manageri: Vă rugăm să trimiteți consiliului datele de retragere" conține atât numele grupului, cât și o acțiune pentru ca destinatarii să poată spune rapid ce trebuie să facă. Alte prefixe utile sunt "Pentru informare:" și "Acțiune necesară".
Dacă este necesară o acțiune, enunțați ceea ce doriți în linia Subiect.
Schimbați subiectul mesajului dacă se modifică subiectul conversației.
Mențineți toate mesajele scurte și la subiect.
Organizați conținutul mesajului de la aspectele cele mai importante la cele mai puțin importante.
Luați în considerare scrierea cu caractere aldine a informațiilor importante.
Amplasați elementele de acțiune sau întrebările pe linii separate , pentru ca acestea să iasă în evidență și să fie observate.
Scrieți cu caractere aldine numele persoanelor atunci când puneți întrebări. De exemplu: "Ryan: În ce stare se află proiectul?" Dacă utilizați Outlook 2016 cu Microsoft 365, consider using @Mentions.
Limitați numărul de persoane cărora le trimiteți un mesaj la cele care trebuie să îl citească.
- Puneți persoanele care trebuie să fie informate în linia Cc .
- Puneți persoanele care trebuie să răspundă sau să ia măsuri în linia Către .
Utilizațio semnăturăatunci când este cazul, dar păstrați o semnătură simplă, scurtă, profesionistă și, dacă este posibil, fără ilustrații.
Dacă doriți un răspuns imediat, nu trimiteți e-mail. Dați un telefon sau trimiteți un mesaj instant.
Dacă vă aflați într-o conversație de e-mail ce conține mai mult de 10 mesaje fără o rezolvare, gândiți-vă să apelați sau să configurați o întâlnire pentru a discuta problema. E-mailul nu este întotdeauna un mediu eficient pentru rezolvarea problemelor complexe.
Confirmați mesajele care necesită un răspuns mai amplu. Dacă sunteți prea ocupat pentru a da imediat un răspuns complet, informați expeditorul că analizați problema și că veți răspunde până la o anumită oră sau dată. Semnalizați mesajul pentru a vă reaminti să răspundeți mai târziu.
Utilizați cu măsură,importanță mare (
).Notă
Chiar dacă ați configurat o regulă de trimitere întârziată, marcarea unui mesaj cu importanță maximă determină trimiterea imediată a unui mesaj.
Dacă adresați o întrebare și sunt mai multe persoane care pot răspunde, alegeți o singură persoană , mai degrabă decât să trimiteți întrebarea unui grup.
Esențial pentru a scrie mesaje de e-mail bune este să empatizați cu destinatarii.
Urmărire: semnalizarea la trimitere
Când trimiteți un mesaj unei persoane de la care aveți nevoie de un răspuns, procedați astfel:
- Semnalizați-l pentru dvs. la trimitere.
- Modificați numele activității de e-mail semnalizate în bara de To-Do pentru a începe cu Urmărire.
- Marcați-l prin categoria @Așteptare.
Când efectuați acești trei pași, știți că următoarea acțiune este să trimiteți alt mesaj sau să căutați un răspuns.
Sfat Adesea, este mai eficient să vă reamintiți să trimiteți alt mesaj decât să semnalizați mesajul pentru destinatar. În mod similar, atunci când promiteți să faceți ceva într-un mesaj, semnalizați-l pentru dvs., pentru a avea o activitate în bara De făcut care să vă reamintească.
Ce nu trebuie făcut
- Nu utilizați foi de scris.
- Nu îl includeți pe managerul dvs. în fiecare mesaj trimis.
- Nu trimiteți un mesaj atunci când sunteți nervos. Este mai bine să îl scrieți, să îl salvați în folderul de schițe și să reveniți mai târziu la acesta.
- Nu vă așteptați la un răspuns rapid atunci când trimiteți mesaje lungi (mai mult de două paragrafe).
- Nu trimiteți un mesaj de urmărire la mai puțin de o zi după primul mesaj. Dacă nu primiți un răspuns într-un interval așteptat, încercați să utilizați telefonul sau mesageria instant.
- Nu utilizați confirmări de citire sau confirmări de expediere pentru fiecare mesaj pe care îl trimiteți. Utilizați-le doar dacă nu sunteți sigur că destinatarii vor primi mesajul.
-
Nu atașați semnalizări sau la fiecare mesaj pe care îl trimiteți. Destinatarii tăi vor învăța să le ignore.
- Nu utilizați DOAR MAJUSCULE.
- Nu trimiteți atașări - trimiteți în schimb linkuri.
- Nu extindeți listele de distribuire sau grupurile de persoane de contact. Extinderea listelor de distribuire face mesajele mai greu de citit și determină ca acestea să ajungă în foldere de corespondență greșite.
- Nu apelați la sarcasm. Umorul dvs. poate fi înțeles greșit.
- Nu scrieți ceva ce nu v-ați dori să citească toți cei din firma dvs. Nu se știe niciodată la cine poate ajunge mesajul dvs. de e-mail.
- Nu utilizați fonturi cursive sau foarte artistice, greu de citit.
- Nu utilizați fonturi de culoare roșie, deoarece sunt greu de citit și pot fi interpretate ca foarte importante.
- Nu trimiteți un răspuns tuturor către o listă de distribuire sau un grup de persoane de contact în care solicitați să fiți eliminat. Niciodată.
Reguli pentru grupurile de persoane de contact și listele de distribuire (DL)
- Dacă răspundeți unui grup mare de persoane de contact, urmați toate recomandările de făcut și de evitat din e-mail.
- Dacă aveți nevoie de mai multe informații de la o persoană sau investigați problema separat, răspundeți la întreaga listă de distribuire, pentru a-i informa pe toți că răspundeți, apoi răspundeți separat persoanei. Asigurați-vă că răspundeți listei de distribuire după ce se rezolvă problema, informându-l despre rezolvare. Acest lucru permite ca rezoluția să fie menționată de alte persoane din lista de distribuire.
Cum se redirecționează persoanele
Dacă cineva trimite un mesaj către o listă de distribuire din care faceți parte și mesajul ar primi un răspuns mai bun de la altcineva sau de la altă listă de distribuire, procedați astfel:
- Răspundeți cu lista de distribuire corectă sau cu persoana corectă în linia Către .
- Faceți ca răspunsurile să fie trimise listei de distribuire corecte sau persoanei corecte.
- Nu puneți lista de distribuire originală în linia Cci , deoarece mesajul dvs. nu va fi filtrat de regulile altor persoane. Mai degrabă, lăsați lista de distribuire pe linia Către sau Cc .
Cum să fiți eliminat dintr-o listă de distribuire
Dacă primiți e-mailuri de la o listă de distribuire în care nu doriți să fiți, trimiteți un mesaj administratorului de rețea sau proprietarului listei de distribuire și solicitați să fiți scos. Nu răspundeți la întreaga listă de distribuire. Pentru a găsi proprietarul listei DL, faceți dublu clic pe numele listei de distribuire.
Cum se utilizează comentariile în linie
Adăugarea de comentarii în linie la mesajele de e-mail primite reprezintă o metodă convenabilă de a răspunde la întrebări și a răspunde direct la probleme. Se consideră o practică recomandată să efectuați următoarele:
În mesajul dvs., menționați că faceți comentarii în linie. De exemplu, includeți „Vedeți comentarii suplimentare mai jos”.
Diferențiați-vă textul propriu de mesajul inițial. Printre sugestii se numără:
- Modificarea culorii fontului
- Prefixați comentariile cu numele sau inițialele dvs. între paranteze, de exemplu, [Melissa], [MM]
- Modificarea fontului în cursiv sau aldin sau ambele
Nu ștergeți nimic din ceea ce nu este scris de dvs.
Când se utilizează Cci
Utilizați caracteristica Cci pentru a elimina persoane dintr-o conversație de e-mail atunci când acestea menționează că nu mai au nevoie de mesaje de e-mail suplimentare sau dacă subiectul conversației s-a schimbat.
De exemplu, dacă sunteți una dintre cele cinci persoane care primesc o întrebare și doriți să răspundeți la aceasta, mutați celelalte patru persoane în linia Cci și spuneți ceva de genul "Cci Iustin, Iustin, Aurel și Ecaterina. Iată răspunsul..." Mesajele viitoare vor fi apoi doar între dvs. și expeditorul inițial.
Nu utilizați Cci pentru a informa o parte terță (de exemplu, pe manager) în privința unui mesaj delicat. Este posibil ca destinatarul din Cci să nu realizeze că a primit un Cci și să răspundă tuturor, dezvăluind că a primit un Cci. Acest lucru poate fi interpretat drept comportament înșelător din partea dvs.
Mai degrabă decât să utilizați Cci pentru a informa o parte terță despre o problemă, redirecționați mesajul după ce îl trimiteți.
Pregătirea pentru vacanță
Dacă utilizați Outlook cu Microsoft 365, cu un cont Outlook.com, Hotmail.com sau Live.com sau cu un cont Microsoft Exchange, puteți configura un mesaj absent de la birou pentru a anunța persoanele din organizația dvs. că ați plecat.
Ca exemplu de bună practică, urmați sfaturile din Adăugarea timpului absent de la birou la calendarele Outlook ale colegilor.
Dacă dvs. sau administratorul ați creat un calendar de concedii partajat, nu uitați să publicați acolo concediul dvs. Dacă toată lumea utilizează calendarul partajat, nu trebuie să trimiteți o solicitare de întâlnire separată pentru a-i anunța pe toți că sunteți plecat, așa cum sugerează articolul menționat anterior, însă un mesaj de e-mail poate funcționa ca un bun memento.