Notă: Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză , ca să îl puteți consulta cu ușurință.
Informațiile din acest articol vă prezintă conceptul de utilizând Centrul de înregistrări pentru a gestiona și a depozita înregistrările. Veți găsi informații generale instrucțiunile din acest articol pentru a vă ajuta să înțelegeți avantajele utilizării șablonul de site-ul Centru de înregistrări. Pentru informații mai detaliate despre crearea și utilizarea centrului de înregistrări, consultați linkurile de sub Consultați și.
În acest articol
Prezentare generală
Centrul de înregistrări este menit să funcționeze ca un depozit central în care o organizație poate stoca și gestiona toate înregistrările sale, cum ar fi documentele juridice sau financiare. Centrul de înregistrări acceptă întregul proces de gestionare a înregistrărilor, de la colectarea înregistrărilor prin gestionarea acestora, la distrugerea înregistrărilor. De obicei, un site Centru de înregistrări este proiectat și configurat de personalul IT și profesioniștii în gestionarea înregistrărilor dintr-o organizație, pentru a oferi asistență unui plan de fișiere al organizației.
Notă: SharePoint oferă capacitatea de gestionare a înregistrărilor "." Cu gestionării înregistrărilor în locație, puteți utiliza orice caracteristici disponibile în centrul de înregistrări, cum ar fi informații despre gestionarea politică impunere, distribuirea și în așteptare, să gestionați înregistrări pe orice site. Pentru a afla mai multe despre gestionării înregistrărilor în locație, consultați linkurile de sub Consultați și.
Șablonul de site-ul Centru de înregistrări este similară cu alte site-uri SharePoint în care servește ca un depozit generale pentru documente și a permite colaborarea între utilizatorii site-ului. Șablonul de site-ul Centru de înregistrări, cu toate acestea, este un site preconfigurată proiectat special pentru a ajuta organizațiile implementarea programelor gestionarea și retenția lor înregistrări. Controlul versiunilor, auditarea, gestionarea metadatelor, eDiscovery și distribuirea personalizabilă a înregistrărilor sunt caracteristici predefinite care vă pot ajuta să gestionați înregistrări mai eficient.
Caracteristici ale șablonului site Centru de înregistrări
Șablonul de site-ul Centru de înregistrări combină unele caracteristici disponibile în Soluție Microsoft Enterprise Project Management (EPM) standard cu unele caracteristici de gestionare a înregistrărilor specializate suplimentare să furnizați următoarele capacități:
Seif capacităților Centrul de înregistrări are mai multe caracteristici care asigura integritatea de înregistrări stocate într-o:
-
Înregistrările nu sunt niciodată modificate automat de sistem. Aceasta asigură faptul că înregistrările care sunt încărcate pe un site Centru de înregistrări și cele care sunt descărcate ulterior sunt întotdeauna identice.
-
Administratorii site-ului pot configura Centrul de înregistrări pentru a împiedica manipularea directă a datelor. Aceasta se efectuează prin crearea de versiuni la toate modificările efectuate în document și prin auditul anumitor tipuri de modificări.
-
Centrul de înregistrări permite managerilor de înregistrări să adauge și să întrețină metadate pe elemente separat de metadatele unei înregistrări, astfel încât informațiile pertinente pentru activitățile de gestionare a înregistrărilor să poate fi încărcate fără a modifica înregistrarea subiacentă. De asemenea, se creează versiuni și pentru metadate.
Informații despre gestionarea politică impunere Unele caracteristici de politică disponibile care sunt utile pentru gestionarea înregistrărilor:
-
Audit Această caracteristică jurnalele de evenimente și operațiuni care sunt efectuate în fișierele. Audit este utilă pentru a înregistra whm este vizualizarea și accesează informațiile în centrul de înregistrări.
-
Expirare Această caracteristică specifică cât timp o înregistrare ar trebui să fie păstrate și ce acțiuni ar trebui să apară atunci când se termină perioada de retenție, cum ar fi ștergerea sau iniţierea unui flux de lucru pentru aprobarea distrugerii. Perioada de retenție pentru o înregistrare, de obicei, începe atunci când o înregistrare este remisă inițial la centrul de înregistrări.
-
Coduri de bare Această caracteristică oferă fiecare înregistrare cu un cod de bare unic imaginea și valoare numerică. Valoarea de coduri de bare sunt stocate și sunt indexate împreună cu versiune electronică a înregistrarea. Coduri de bare sunt utile pentru reținerea și urmărirea fizică înregistrări. Atunci când înregistrările într-o bibliotecă au versiuni fizice, coduri de bare oferă un mod de a corela versiuni fizică cu lor electronice corespunzătoare.
Înregistrare colecție programabilă interfață Centrul de înregistrări acceptă un set de servicii care facilitează înregistrări colecție. Centru de înregistrări programabilă interfața permite organizațiilor să configurați ambele gestionare document, sisteme de e-mail pentru a trimite automat fișierele la site-ul Centru de înregistrări. Conținut poate remis la centrul de înregistrări printr-un serviciu Web, utilizând SOAP (Simple Object Access Protocol) sau prin e-mail utilizând SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Puteți utiliza, de asemenea, fluxuri de lucru proiectat în Microsoft SharePoint Designer 2010 pentru a trimite înregistrările la centrul de înregistrări. Pentru a afla mai multe despre trimiterea înregistrări la centrul de înregistrări, consultați linkurile de sub Consultați și.
Distribuire înregistrări Centrul de înregistrări include organizatorul de conținut pe care puteți distribui automat înregistrări primite (dacă remisă automat sau manual) în locația lor corectă, bazat pe lor tip de înregistrare. Atunci când o înregistrare este trimisă la centrul de înregistrări, acesta este adesea însoțit de informații suplimentare asociate, cum ar fi audit istoric și metadate. Istoric de audit o înregistrare este stocată în centru de înregistrări ca fișier XML și o înregistrare metadate este stocat atât într-un fișier XML, cât și în coloanele metadate pe site-ul Centru de înregistrări. Pentru a afla despre configurarea și distribuirea înregistrări utilizând organizatorul de conținut, consultați linkurile de sub Consultați și.
Țineți Ca parte a ceea ce se numește e-descoperire, Centru de înregistrări permite organizațiilor să aibă înregistrările care se află sub legale descoperire ca parte a litigii, sau relevante pentru un audit sau investigații și plasați-le într-o listă de suspendări. Atunci când înregistrările sunt plasate în așteptare o, acestea sunt suspendat din orice politici de expirare, care poate fi funcționale și sunt protejate astfel la distrugere. De exemplu, dacă litigii, în cazul în care o organizație locuri înregistrările relevante, care poate fi necesar pentru a genera în așteptare, aceste înregistrări sunt disponibile până când litigii s-a terminat. Înregistrările pot fi plasate în așteptare mai mult de un rând. Managerii de înregistrări, de asemenea, puteți căuta centru de înregistrări pentru înregistrările pe care trebuie să fie plasate în așteptare. Pentru mai multe informații despre e-descoperire, consultați linkurile de sub Consultați și.
Un exemplu de utilizare a Centrului de înregistrări pentru gestionarea înregistrărilor
Companii sunt deseori necesare pentru a genera și furnizați rapoarte financiare în mod regulat fiscală. În orice moment, o firmă poate fi invitat să eliberați informațiile financiare ca parte a unui proces de audit, de exemplu, și informațiile financiare trebuie să fie lansate cu cerința că datele nu este modificat în orice mod. Pentru a permite această solicitare, departamentul financiar al firmei caută și direcționează rapoarte financiare într-o bibliotecă de așteptare specifice dintr-un site centru de înregistrări. Găsiți rapoarte într-o bibliotecă de așteptare, acestea sunt suspendat din orice politici predefinite care ar putea fi funcționale și accesul la aceste rapoarte este blocat până la o anumită dată și oră sau până când are loc potrivit autorizație. Rapoarte financiare sunt salvate la site-ul Centru de înregistrări împreună cu istoricul de audit asociate și alte metadate.
Proiectarea unui site Centru de înregistrări
La cel mai înalt nivel, există doi pași majori în proiectarea unui site Centru de înregistrări pentru a implementa un program de gestionare a înregistrărilor:
-
O organizație trebuie să dezvoltați o strategie de gestionare a înregistrărilor și formale un plan de gestionare a înregistrărilor. Acesta este un efort de colaborare care implică coordonarea între managerii de înregistrări, persoanele responsabile cu conformitatea, profesioniștilor IT și lucrătorii din tehnologia informației.
-
O organizație trebuie să apoi configurați una sau mai multe site-uri centru de înregistrări pentru a implementa său plan de gestionare a înregistrărilor.
Secțiunile de mai jos subliniază elementele principale implicate în fiecare dintre acești pași.
Planificarea gestionării înregistrărilor
Înainte ca o organizație să configureze un site Centru de înregistrări ca soluție de gestionare a înregistrărilor, aceasta trebuie să dezvolte un plan formal pentru strategia de gestionare a înregistrărilor. Elementele specifice al unui plan formal de gestionare a înregistrărilor sunt unice pentru fiecare organizație sau afacere individuală. Însă, toate planurile de gestionare a înregistrărilor includ documentele și procesele următoare:
Plan de fișier Un plan de fișier descrie tipurile de documente sau elemente pe care o organizație recunoaște ca înregistrări de afaceri oficiale. Indică unde sunt stocate aceste înregistrări și furnizează informații care diferenţiază un singur tip de înregistrare la alta. Planul de fișier servește ca o colecție cuprinzătoare de politicile, procesele și recomandări pentru crearea, stocarea și gestionarea înregistrărilor. Un plan de fișier ar trebui să acopere toate înregistrările, indiferent de media, inclusiv hârtie, Bloguri, wiki-uri, e-mail și fișiere electronice. Aceasta, de asemenea, trebuie să specificați cum fiecare înregistrare este clasificate, securizată, și în cele din urmă distrus. De asemenea, trebuie să includă aspecte privind speciale categoriilor de înregistrări, cum ar fi confidențial, vitale, secretul comercial sau privilegiate înregistrările. În sfârșit, un plan de fișier trebuie să specificați persoanele care sunt responsabile pentru gestionarea fiecare tip de înregistrare.
Înregistrare biblioteci înregistrare biblioteci sunt, în esență, biblioteci de documente care le creați pentru a clasifica și a depozita înregistrărilor importante. Creați o bibliotecă de înregistrare pentru fiecare tip de înregistrare pe care doriți să le păstrați. Înregistrările sunt distribuite automat în biblioteca corespunzătoare bazate pe setările de configurat din Organizator conținut.
Tipuri de conținut Puteți crea tipurile de conținut pentru a defini tipurile de înregistrări organizației trebuie să stocați și să identificați orice proprietăți unice pentru fiecare tip de înregistrare. Prin definirea tipurile de conținut pentru anumite tipuri de înregistrări, organizației să asigurați-vă că fiecare dintre aceste grupuri de conținut este gestionat într-un mod uniform. Documente Office, PDF-uri, TIFF (imagini scanate), e-mail, conversațiile prin mesaje instant, videoclipuri și fizică înregistrări pot toate fi clasificate și stocate cu tipurile de conținut, puteți crea. Orice înregistrare numit un contract"," de exemplu, va fi tratat același fel și într-un mod consistent în SharePoint pe înregistrărilor sistemului de management. Utilizarea tipurilor de conținut pentru a clasifica și stocați înregistrări este o metodă alternativă la utilizarea bibliotecilor de înregistrări.
Planificarea de retenție Un program de retenție specifică cât timp fiecare tip de înregistrare în planul de fișier trebuie să fie păstrate (sa perioada de retenție) și procesul de eliminare a acestuia atunci când se ajunge la sfârșitul acestei perioade (sa procesul distrugerii). Instrucțiuni într-un program de retenție, de obicei, se bazează pe cerințele legale, riscuri pentru organizație și cerință de afaceri. În plus, un program de retenție, de obicei, descrie neprevăzute gestionarea riscurilor care determină perioada de retenție pentru fiecare tip de înregistrare.
Documente de cerințe de conformitate Un document de cerințe de conformitate definește regulile la ce sisteme IT pentru gestionarea înregistrărilor trebuie să respecte, capacitățile trebuie să aibă și tipurile de monitorizare periodică acestea trebuie să accepte pentru a asigura conformitatea.
-
Proces oficială pentru suspendarea distrugerii de înregistrări Acest proces, care este adesea numit unei suspendări, detalii cum organizații suspendă distrugerii înregistrări atunci când au loc evenimente, cum ar fi litigii, auditări sau investigații.
-
Sistem pentru monitorizarea și gestionarea înregistrărilor de raportare Pentru a vă asigura că angajați sunt îndosariere, accesarea și gestionarea înregistrărilor în funcție de politicile definite și procese, trebuie să aveți un program de gestionare a înregistrărilor un proces sau un sistem pentru monitorizarea și rapoarte despre gestionarea înregistrărilor.
Notă: După cum cu orice alte site-ul, puteţi manual încărcați fișiere până la 2 GB dimensiune la centrul de înregistrări. Dacă utilizați organizatorul de conținut pentru a distribui înregistrările la centrul de înregistrări, limita de dimensiune de fișier pentru fiecare înregistrare este 50MB.
Pentru mai multe informații detaliate despre planificarea soluției de gestionare a înregistrărilor, consultați linkurile de sub Vedeți și.
Prezentarea generală a configurării unui site Centru de înregistrări
După ce o organizație se implică în planificarea detaliată a gestionării înregistrărilor și dezvoltă un plan formal pentru gestionarea înregistrărilor, aceasta creează și configurează un site Centru de înregistrări pentru a contribui la implementarea acestui program.
Trebuie să parcurgeți pașii următori pentru a configura un site Centru de înregistrări:
-
Creați liste sau biblioteci de înregistrări pentru a gestiona și a stoca fiecare tip de înregistrare care este specificat în planul de fișiere.
-
Se recomandă să creați o bibliotecă de înregistrări pentru fiecare tip de conținut din planul de înregistrări.
-
Atunci când înregistrările se remit către Centrul de înregistrări, acestea se distribuie către lista sau biblioteca relevantă.
-
-
Creați coloane pentru biblioteci de documente, liste sau tipuri de conținut relevante pentru a conține și a afișa metadatele pentru fiecare tip de înregistrare specificat în planul de fișiere.
-
Specificați politicile de gestionare a informațiilor pentru fiecare tip de înregistrare de pe site-ul Centru de înregistrări. Aceste politici trebuie să reflecte perioadele de reținere și cerințele de audit specificate în planul de fișiere al organizației și programarea de reținere.
-
Configurarea organizatorului de conținut pentru a distribui fiecare tip de înregistrare la locația corespunzătoare. Atunci când înregistrările sunt trimise la site-ul Centru de înregistrări, fie manual, fie prin programare, aplicația utilizează această caracteristică pentru a determina cum să clasifice înregistrarea din site-ul Centru de înregistrări și unde să trimiteți-l.
Pentru mai multe informații detaliate despre configurarea și particularizarea soluției de gestionare a înregistrărilor, consultați linkurile de sub Vedeți și.
