În întreprinderea dvs., echipele utilizează site-urile Microsoft SharePoint pentru a colabora la documente și a partaja informații. Doriți să construiți soluții SharePoint care îmbunătățesc productivitatea și eficiența organizației dvs., dar nu doriți să scrieți cod. De unde începi?
Cu Microsoft SharePoint Designer 2010, puteți proiecta soluții de flux de lucru fără cod care gestionează procese de afaceri mai simple și mai complexe într-o organizație. Fluxurile de lucru adaugă logică atât la procese de sistem, cât și la cele umane. Fluxurile de lucru pentru procesele de sistem pot actualiza o sursă de date atunci când se modifică altă sursă de date. Fluxurile de lucru pentru procese umane pot trimite un document, cum ar fi un raport de cheltuieli, managerului unui angajat, pentru aprobare și, dacă este aprobat, la departamentul de contabilitate pentru procesare.
Acest lucru este posibil de către editorul de flux de lucru puternic, dar intuitiv, în SharePoint Designer 2010 care permite logica imbricată, substepsuri și altele. De exemplu, dacă fluxul de lucru este asociat unei biblioteci de documente sau dacă este filtrat după tipul de conținut Document, apare un grup de acțiuni contextuale Set documente. Un set de documente este o caracteristică nouă din SharePoint Server 2010 prin care un grup de documente sunt tratate ca o singură unitate, astfel încât o acțiune de flux de lucru pentru un set de documente va itera toate elementele din acel set de documente.
Alte acțiuni noi de flux de lucru includ acțiuni care stau la baza celor mai populare trei fluxuri de lucru din SharePoint Server: fluxurile de lucru Aprobare, Colectare feedback și Colectare semnături, acțiuni utilitare pentru manipularea șirurilor și datelor; o nouă acțiune relațională care utilizează Magazinul de profiluri de utilizator SharePoint pentru a căuta managerul unei persoane; și noi acțiuni de listă pe care un flux de lucru le poate utiliza pentru a seta permisiuni pentru un element de listă.
De asemenea, puteți să proiectați și să partajați fluxuri de lucru utilizând Microsoft Visio cu șabloanele sale de scheme logice care pot fi exportate în SharePoint Designer 2010.
Acest articol prezintă elementele de bază ale fluxurilor de lucru. Atunci când înțelegeți tipurile și blocurile componente de bază ale fluxurilor de lucru - acțiuni, condiții și pași - puteți adăuga rapid fluxuri de lucru pentru a automatiza procesele și a ajuta la îmbunătățirea productivității și eficienței organizației dvs.
În acest articol
Ce este un flux de lucru?
Fluxurile de lucru sunt modul în care funcționează o organizație, o serie de acțiuni care corespund unui proces de lucru, cum ar fi procesul de comenzi de achiziție. SharePoint 2010 vă ajută să automatizați aceste fluxuri de lucru, crescând astfel eficiența și productivitatea organizației. Acest lucru se întâmplă deoarece fluxurile de lucru automate conduc procesele astfel încât organizația să se poată concentra pe lucru, nu pe gestionarea proceselor.
Fluxurile de lucru pot controla majoritatea aspectelor unui site SharePoint 2010, ale unei liste, ale unei biblioteci, ale unui tip de conținut sau ale unui element de listă, inclusiv ciclul de viață al acelui element. Fluxul de lucru poate include atât acțiuni efectuate de persoane (sau participanți la fluxul de lucru), cât și acțiuni efectuate de fluxul de lucru. Participanții la fluxul de lucru pot interacționa cu fluxul de lucru prin lista de activități desemnată, unde un flux de lucru poate crea o activitate pentru cineva și rămâne în pauză până când activitatea este marcată ca terminată.
Fluxurile de lucru pot fi la fel de simple sau complexe precum necesită procesele dvs. de afaceri. Puteți crea un flux de lucru pe care îl inițiază utilizatorul sau un flux de lucru care este inițiat automat pe baza unui eveniment, cum ar fi atunci când un element de listă este creat sau modificat.
În general, atunci când utilizați SharePoint Designer 2010 pentru a proiecta un flux de lucru, urmați acești pași de bază:
-
Alegeți tipul de fluxuri de lucru pe care doriți să le creați: listă, listă reutilizabilă sau site.
-
Utilizați editorul de flux de lucru pentru a alege și a asambla condițiile și acțiunile care definesc pașii fluxului de lucru, astfel încât să reprezinte procesul de afaceri pe care îl automatizați.
-
Salvați și publicați fluxul de lucru.
-
Particularizați formularele de flux de lucru care au fost generate automat, dacă este necesar.
Gândiți-vă la un flux de lucru ca la o schemă logică de acțiuni cu un început, un sfârșit și un flux secvențial de la început la sfârșit. Fluxurile de lucru pot încorpora ramuri paralele, dar în cele din urmă progresează de la acțiunea inițială la acțiunea finală.
De exemplu, să presupunem că doriți să creați o diagramă cu fluxul de lucru care distribuie un document în SharePoint 2010 pentru aprobare. Atunci când pornește fluxul de lucru, acesta notifică automat recenzentului specificat prin e-mail că are un document de revizuit. Recenzentul revizuiește apoi documentul și modifică starea documentului pentru a indica faptul că și-a terminat activitatea și dacă a aprobat sau a respins documentul. Pe baza răspunsului recenzentului, fluxul de lucru continuă într-una dintre cele două ramuri paralele. Dacă recenzentul aprobă documentul, fluxul de lucru mută documentul aprobat într-o anumită bibliotecă de documente, apoi trimite un mesaj de e-mail întregii echipe, prin care îi notifică despre documentul aprobat. Dacă recenzentul respinge documentul, fluxul de lucru notifică autorul documentului despre acest lucru. În orice caz, fluxul de lucru ajunge apoi la sfârșitul său și procesul este finalizat.
Diagram 1: Example approval workflow
Ce tip de fluxuri de lucru ar trebui să proiectez?
Există trei tipuri de fluxuri de lucru în SharePoint 2010:
-
Listă
-
Listă reutilizabilă
-
Site
Fluxuri de lucru listă
Un flux de lucru listă este tipul de flux de lucru care a fost disponibil în SharePoint 2007. Deoarece are contextul listei pentru care a fost creată, fluxurile de lucru listă au automat acces la valorile câmpurilor particularizate pentru elementul de listă pe care vor rula, cum ar fi câmpul Note particularizat pentru o bibliotecă de documente. Fluxurile de lucru listă nu pot fi puse la dispoziția altor liste sau biblioteci din acest site sau din alte site-uri. Pentru a avea aceeași funcționalitate de flux de lucru pentru mai multe liste, trebuie să creați manual fluxurile de lucru în toate locațiile.
Dacă știți că veți avea nevoie doar de fluxurile de lucru pe care le proiectați pentru o anumită listă, fluxul de lucru listă are avantajul de a face disponibile automat câmpurile particularizate ale listelor.
Fluxuri de lucru listă reutilizabile
Puteți crea un flux de lucru listă reutilizabil (flux de lucru reutilizabil) în site-ul de nivel superior din colecția de site-uri și acel flux de lucru poate fi reutilizabil la nivel global, ceea ce înseamnă că fluxul de lucru poate fi asociat cu orice listă, bibliotecă sau tip de conținut din colecția de site-uri. De asemenea, puteți crea un flux de lucru reutilizabil în orice subsite din colecția de site-uri; acest flux de lucru este disponibil pentru reutilizare în acel subsite.
De asemenea, puteți să exportați un flux de lucru reutilizabil dintr-un site, apoi să încărcați și să activați acel flux de lucru într-un alt site. De exemplu, puteți să creați un flux de lucru reutilizabil într-un mediu de testare, să-l testați, apoi să-l exportați într-un mediu de producție. SharePoint Designer 2010 acceptă exportul unui flux de lucru ca șablon.
Fluxurile de lucru reutilizabile, în mod implicit, nu au contextul unei anumite liste sau biblioteci. Prin urmare, în mod implicit, acestea furnizează doar coloanele care sunt comune în liste și biblioteci, cum ar fi Creat și Creat de.
Dacă fluxul de lucru reutilizabil necesită prezența anumitor coloane în lista sau biblioteca la care l-ați asociat, puteți adăuga acele coloane ca coloane de asociere. Coloanele de asociere sunt adăugate automat la o listă sau la o bibliotecă atunci când un flux de lucru reutilizabil este asociat acelei liste sau biblioteci.
Atunci când creați un flux de lucru reutilizabil, puteți alege alternativ să filtrați fluxul de lucru reutilizabil la un anumit tip de conținut. Acest lucru vă permite să lucrați cu câmpurile tipului de conținut din SharePoint Designer 2010. De exemplu, dacă un flux de lucru listă reutilizabil este asociat cu tipul de conținut Document, vizualizați și utilizați în câmpurile fluxului de lucru care sunt specifice tipului de conținut, cum ar fi ID document. Apoi, în browser, puteți asocia fluxul de lucru reutilizabil fie cu un anumit tip de conținut, fie cu orice tip de conținut care moștenește de la acel tip de conținut. Dacă asociați un flux de lucru cu un tip de conținut de site, faceți acel flux de lucru disponibil pentru toate elementele de acel tip de conținut în fiecare listă și bibliotecă din site-ul la care a fost adăugat acel tip de conținut. Puteți chiar să îl faceți disponibil pentru site-urile dintr-o colecție dacă fluxul de lucru este configurat să fie un Flux de lucru reutilizabil la nivel global.
Dacă doriți ca utilizatorii să poată utiliza fluxurile de lucru pe care le proiectați pe mai multe site-uri, liste, biblioteci și tipuri de conținut, probabil că un flux de lucru reutilizabil se va potrivi cel mai bine nevoilor dvs. Ne așteptăm ca majoritatea fluxurilor de lucru pentru SharePoint 2010 să utilizeze fluxuri de lucru reutilizabile.
Fluxuri de lucru site
Un flux de lucru de site este asociat unui site, nu unei liste, unei biblioteci sau unui tip de conținut. Așadar, spre deosebire de majoritatea fluxurilor de lucru, un flux de lucru de site nu rulează pe un anumit element de listă. Din acest motiv, multe dintre acțiunile disponibile pentru elemente nu sunt disponibile pentru fluxurile de lucru de site.
În browser, porniți un flux de lucru de site sau vizualizați starea fluxurilor de lucru de site care rulează, făcând clic pe meniul Acțiuni site , pe Vizualizare totală conținut site, apoi pe Fluxuri de lucru site.
Dacă doriți să creați un flux de lucru, dar nu aveți nevoie de o listă, o bibliotecă sau un tip de conținut pentru fluxurile de lucru, probabil că un flux de lucru de site vă va îndeplini cel mai bine cerințele. De exemplu, puteți crea un flux de lucru de site ca modalitate prin care alte persoane să ofere feedback despre site-ul dvs.
Particularizarea fluxurilor de lucru în SharePoint Server 2010
Nu trebuie să începeți de la zero pentru a proiecta fluxuri de lucru care se potrivesc cu procesele organizației dvs. Cele mai populare patru fluxuri de lucru din SharePoint Server 2007 - aprobare, colectare feedback, colectare semnături, fluxuri de lucru aprobare publicare - au fost reconstruite complet ca fluxuri de lucru declarative reutilizabile, ceea ce înseamnă că acum se pot particulariza complet în SharePoint Designer 2010. Puteți să copiați și să modificați (recomandat) sau să editați aceste fluxuri de lucru, precum și fluxuri de lucru reutilizabile particularizate, pentru a îndeplini cerințele organizației dvs.
Notă: Există fluxuri de lucru suplimentare în SharePoint 2010, cum ar fi fluxul de lucru Trei stări, dar acestea nu sunt fluxuri de lucru declarative și, prin urmare, nu pot fi modificate.
Aceste fluxuri de lucru sunt determinate de evenimente și toate evenimentele importante din fluxul de lucru sunt apărute în editorul de flux de lucru, atât pentru fiecare activitate din proces, cât și pentru proces ca întreg. De exemplu, puteți adăuga cu ușurință condiții și acțiuni pentru a defini ce se întâmplă atunci când fiecare activitate este atribuită, expirată sau finalizată.
Ce sunt evenimentele, acțiunile, condițiile și pașii?
Acestea sunt componentele unui flux de lucru. Un flux de lucru constă dintr-unul sau mai mulți pași și fiecare pas constă în acțiuni și condiții asociate. Fiecare flux de lucru este inițiat de un eveniment.
Ce sunt evenimentele?
Un eveniment este ceea ce pornește sau inițiază un flux de lucru. De asemenea, evenimentele pot fi utilizate pentru a gestiona temporizarea acțiunilor dintr-un flux de lucru, cum ar fi așteptarea modificării stării unui element. Există trei evenimente care pot porni un flux de lucru:
-
Se creează un element.
-
Un element este modificat.
-
Un participant la fluxul de lucru face clic pe un buton start de pe site-ul SharePoint.
Notă: Fluxurile de lucru de site pot fi pornite doar manual.
Puteți crea un flux de lucru pe care un participant îl pornește manual sau un flux de lucru care este pornit automat atunci când un element de listă este creat sau modificat. De exemplu, doriți să configurați fluxul de lucru particularizat de aprobare a solicitării de modificare a proiectului astfel încât să poată fi pornit manual și atunci când se modifică un element, dar nu și atunci când se creează inițial un element. Pe pagina de setări pentru fluxul de lucru, în Opțiuni pornire, selectați Dezactivați pornirea automată la crearea elementelor.
Atunci când un participant la fluxul de lucru pornește manual un flux de lucru, persoana respectivă navighează mai întâi la lista sau biblioteca la care este atașat fluxul de lucru. Orice persoană cu cel puțin nivelul de permisiune Contribuire poate iniția un flux de lucru care este proiectat să pornească manual. Pentru a porni fluxurile de lucru manual, participantul face clic pe un element, face clic pe Fluxuri de lucru în meniu, apoi alege un flux de lucru dintr-o pagină care afișează toate fluxurile de lucru disponibile pentru acel element. Participantul completează un formular de inițiere a fluxului de lucru, dacă este necesar, apoi inițiază fluxul de lucru făcând clic pe butonul start din formular. Inițierea unui flux de lucru creează o instanță nouă a acelui flux de lucru pentru acel element.
Notă: Comanda Fluxuri de lucru este disponibilă numai atunci când elementul se află într-o listă, într-o bibliotecă sau este de un tip de conținut care are cel puțin un flux de lucru atașat la acesta.
Pentru un flux de lucru pornit manual, formularul de inițiere poate fi la fel de simplu ca imaginea din stânga sau mai complex, cum ar fi imaginea din dreapta.
Formular simplu
Formă mai complexă
De asemenea, puteți adăuga câmpuri particularizate la un formular de inițiere atunci când proiectați fluxul de lucru. Participanții la fluxul de lucru pot apoi să furnizeze informații fluxului de lucru prin completarea acestui formular, iar acele setări sunt transmise fluxului de lucru. Pornește o nouă instanță de flux de lucru, iar acel flux de lucru poate apoi să caute și să utilizeze informațiile furnizate prin formular în orice moment din fluxul de lucru. De asemenea, puteți specifica câmpurile care vor fi utilizate într-un formular de asociere pentru fluxurile de lucru reutilizabile.
Ce sunt acțiunile?
O acțiune este cea mai simplă unitate de lucru dintr-un flux de lucru. SharePoint Designer 2010 oferă un set de acțiuni gata făcute și reutilizabile pe care să le încorporați în fluxul de lucru. De exemplu, fluxul de lucru poate:
-
Creați, copiați, modificați sau ștergeți elemente de listă (inclusiv documente).
-
Arhivați sau extrageți elemente.
-
Trimiteți un mesaj de e-mail.
-
Creați o activitate pentru cineva în lista Activități a site-ului de echipă.
-
Colectați date de la un participant care poate fi menționat ulterior în fluxul de lucru.
-
Puneți în pauză sau opriți fluxul de lucru.
-
Înregistrați informațiile despre fluxul de lucru într-o listă Istoric de utilizat pentru repudiere sau depanarea fluxului de lucru.
-
Setați variabile de flux de lucru sau efectuați calcule.
SharePoint Server 2010 include trei noi acțiuni de activitate: Pornire proces de aprobare, Pornire proces feedback și Pornire proces activitate particularizată. Fluxurile de lucru "mari trei" incluse în SharePoint Server 2010- fluxurile de lucru Aprobare, Colectare feedback și Colectare semnături - sunt construite cu aceste acțiuni. Acțiunile de aprobare apar la toate evenimentele importante într-un proces de aprobare, ceea ce vă ajută să proiectați un proces de flux de lucru uman în care multe persoane interacționează sau colaborează la un anumit document.
Un flux de lucru poate conține orice număr de acțiuni. Acțiunile listate sunt efectuate de fluxul de lucru, dar alte acțiuni pot fi efectuate de participanții la fluxul de lucru. De exemplu, într-un flux de lucru de aprobare, acțiunea de revizuire și aprobare a documentului se efectuează de către un participant la fluxul de lucru. Acțiunile efectuate de un participant la fluxul de lucru sunt reprezentate de activități atribuite acelei persoane în lista Activități desemnată. Cele cinci acțiuni din Diagram1: Exemplu de flux de lucru diagramă, de la începutul acestui articol, sunt:
-
Trimiterea unui mesaj de e-mail pentru a notifica recenzentul
-
Revizuirea documentului (o activitate atribuită unui participant la fluxul de lucru)
-
Mutarea documentului în biblioteca de documente aprobată
-
Trimiteți un mesaj de e-mail pentru a notifica echipa
-
Trimiterea unui mesaj de e-mail pentru a notifica autorul documentului
În sensul cel mai de bază, atunci când proiectați un flux de lucru, identificați secvența de acțiuni necesară, apoi asamblați acea secvență de acțiuni utilizând editorul de flux de lucru. De exemplu, în Diagrama 1: Exemplu de flux de lucru de aprobare, prima acțiune pe care o doriți este să trimiteți un mesaj de e-mail pentru a notifica recenzentul.
Așadar, în editorul de flux de lucru, faceți clic pe primul pas, tastați o parte din e-mail sau pe tot și alegeți Trimiteți un mesaj de e-mail.
Ce sunt condițiile?
Atunci când proiectați un flux de lucru, puteți utiliza editorul de flux de lucru pentru a crea reguli care aplică logica condițională la site-uri, liste, elemente și tipuri de conținut SharePoint. O regulă stabilește o condiție în care fluxul de lucru efectuează acțiunea asociată doar dacă acea condiție este adevărată. De exemplu, puteți crea o regulă în care fluxul de lucru trimite unui recenzent un mesaj de e-mail numai dacă un element este creat de o anumită persoană. De asemenea, puteți adăuga mai multe condiții pentru fiecare ramură. De exemplu, puteți crea o regulă în care unui recenzent îi este trimis un mesaj de e-mail numai dacă un element este (1) creat de o anumită persoană și (2) titlul documentului conține cuvinte cheie specifice. În sfârșit, puteți asocia mai multe acțiuni cu o singură condiție. De exemplu, puteți crea o regulă în care, dacă un element este creat de o anumită persoană, atunci (1) recenzentului i se trimite un mesaj de e-mail și (2) informațiile despre fluxul de lucru sunt înregistrate în lista Istoric.
Pentru a însuma, o regulă este una sau mai multe condiții asociate cu una sau mai multe acțiuni: Dacă toate clauzele din condiție sunt adevărate, efectuați toate acțiunile asociate.
În exemplul anterior, utilizatorul a specificat un set de două condiții și un set de două acțiuni pentru fluxul de lucru. Totuși, puteți crea mai multe ramuri în fluxul de lucru: dacă condiția A este adevărată, efectuați o acțiune; dacă condiția B este adevărată, efectuați o altă acțiune. Pentru a adăuga o ramură la un pas, faceți clic pe Inserare Else-If ramură. De exemplu, în fluxul de lucru aprobare, dacă recenzentul aprobă un document, fluxul de lucru efectuează o serie de acțiuni; dacă recenzentul respinge un document, același flux de lucru efectuează o altă acțiune. Aceasta este o ramură condițională.
În editorul de flux de lucru, acest pas are două ramuri și arată ca următorul.
De asemenea, puteți crea o ramură care nu are o condiție. Astfel, fluxul de lucru efectuează o acțiune dacă o condiție sau un set de condiții este adevărat și o altă acțiune dacă sunt false. De exemplu, următorul pas dintr-un flux de lucru trimite un mesaj aprobatorilor doar dacă condiția este adevărată; altfel, fluxul de lucru trimite un mesaj doar inițiatorului fluxului de lucru. Prin adăugarea unei ramuri fără o condiție, fluxul de lucru efectuează acțiunea în acea ramură în orice caz în care condiția din prima ramură este falsă.
Notă: Pentru a avea o ramură fără condiție, aceasta trebuie să fie ultima ramură din blocul condițional și nu singura ramură din blocul condițional.
Notă: Ramificarea într-un flux de lucru nu se poate extinde de la un pas la altul. Un set de ramuri "Altfel dacă", denumit și bloc condițional, este cuprins întotdeauna într-un singur pas. Totuși, puteți imbrica pașii ca substepsuri.
SharePoint Designer 2010 oferă mai multe condiții gata făcute, reutilizabile, pe care să le încorporați în fluxul de lucru. De exemplu, puteți specifica faptul că fluxul de lucru efectuează acțiunile asociate numai dacă un element:
-
Este creat sau modificat într-un anumit interval de timp.
-
Este creat sau modificat de o anumită persoană.
-
Are un câmp titlu care conține cuvintele cheie specificate.
-
Este un fișier de un anumit tip sau are o dimensiune de fișier într-o anumită zonă. (Această condiție este disponibilă numai atunci când fluxul de lucru este atașat la o bibliotecă de documente.)
În plus, puteți crea condiții particularizate și condiții complexe în SharePoint Designer 2010 unde puteți specifica o gamă largă de parametri. Cu condițiile particularizate, puteți compara un câmp din lista curentă cu o valoare. De exemplu, puteți crea o condiție particularizată în care, în cazul în care câmpul Stare aprobare este egal cu Aprobat, efectuați acțiunea asociată. Cu condițiile complexe, puteți compara o valoare cu o altă valoare. Acest lucru vă permite să creați o comparație între un câmp din orice listă și o valoare din altă listă. De exemplu, puteți crea o condiție complexă pentru biblioteca Documente partajate, unde dacă valoarea câmpului Stare din lista Activități este egală cu În așteptare, efectuați acțiunea asociată.
Notă: O acțiune nu necesită o condiție. De exemplu, primul pas din Diagrama 1: Exemplu de flux de lucru de aprobare, de la începutul acestui articol, trimite un mesaj de e-mail pentru a notifica recenzentul. Această acțiune nu are o condiție asociată. De asemenea, un bloc paralel de acțiuni nu necesită o condiție.
Paralel vs. acțiuni seriale
Atunci când aveți mai multe acțiuni asociate cu o condiție, acțiunile pot fi configurate să ruleze în același timp (paralel) sau una după alta (serial) implicită.
Acțiuni seriale De exemplu, în următorul flux de lucru, puteți configura două acțiuni astfel încât, atunci când un document este aprobat, documentul să fie copiat în biblioteca de documente Arhivă, apoi să fie trimis (ulterior). În editorul de flux de lucru, apoi indică faptul că a doua acțiune are loc după prima.
Acțiuni paralele De exemplu, în următorul flux de lucru, aveți posibilitatea să configurați două acțiuni astfel încât, atunci când un document este aprobat, să fie trimis un mesaj și (în același timp) ca documentul să fie copiat în biblioteca de documente Aprobată. În editorul de flux de lucru și indică faptul că a doua acțiune are loc în același timp cu prima. Acest lucru este util în special în cazul activităților și acțiunilor care necesită timp semnificativ. De exemplu, în cazul activităților, acesta poate fi utilizat pentru a controla când sunt atribuite activități.
Notă: Acțiunile paralele nu sunt absolut simultane; ordinea exactă nu poate fi specificată și poate varia de fiecare dată când rulează fluxul de lucru.
Note:
-
Într-o regulă (condiții și acțiuni), acțiunile pot apărea în serie, în paralel sau într-o combinație de serii și paralele.
-
Un set de acțiuni seriale sau paralele trebuie să fie conținut într-un singur pas.
Ce sunt pașii?
Un flux de lucru este alcătuit dintr-unul sau mai mulți pași. Fiecare pas poate conține numeroase acțiuni și condiții asociate. Puteți chiar să imbricați pașii din alți pași. Puteți face acest lucru pentru a vă organiza fluxul de lucru. Vă puteți gândi la pași ca la blocuri de funcționalitate în editorul de flux de lucru. De exemplu, următorul flux de lucru are doi pași, așa cum se arată în editorul de flux de lucru.
Pașii vă permit să grupați condițiile și acțiunile, astfel încât un set de reguli (condiții și acțiuni) să poată fi evaluat și efectuat înainte de un al doilea set.
Configurați acțiunile dintr-un flux de lucru pentru a rula utilizând permisiunile autorului fluxului de lucru. În SharePoint Designer 2010 puteți utiliza pașii de substituire a identității pentru ca fluxul de lucru să efectueze acțiuni prin asumarea identității autorului fluxului de lucru în locul inițiatorului fluxului de lucru. Pașii de asumare a identității sunt utili mai ales în scenariile de aprobare și publicare, în care persoanele care remit conținut pentru aprobare și persoanele care aprobă conținutul au permisiuni diferite.
Autorul fluxului de lucru este ultima persoană care a publicat fluxul de lucru. Atunci când un flux de lucru este republicat de un alt utilizator, autorul fluxului de lucru nu se modifică pentru instanțele în curs ale fluxului de lucru. Instanțele fluxurilor de lucru care sunt pornite după ce fluxul de lucru este republicat vor utiliza autorul actualizat al fluxului de lucru.
Notă: Pașii de substituire a identității pot fi adăugați doar la rădăcina unui flux de lucru și nu pot fi imbricați în alt pas.
În următorul scenariu, persoana care inițiază fluxurile de lucru nu are permisiunile de a adăuga un fișier la biblioteca Arhivă, dar autorul fluxului de lucru are. Atunci când persoana inițiază fluxul de lucru, dacă condiția se evaluează ca adevărată în pasul de asumare a identității, documentul este copiat în biblioteca Arhivă utilizând permisiunile autorului fluxului de lucru. Pasul 2 nu este un pas de asumare a identității, prin urmare, rulează ca inițiator al fluxului de lucru. Se recomandă să utilizați pașii de substituire a identității doar pentru un set minim de acțiuni care necesită permisiunile autorului fluxului de lucru pentru a reuși.
Un pas sau mai mulți? Unele fluxuri de lucru pot fi proiectate fie ca secvență de acțiuni într-un singur pas, fie ca secvență de pași. De exemplu, acțiunile din pasul următor ar putea fi împărțite în pași separați sau imbricate cu blocul condițional ca pași separați
Următorul este un exemplu de proces care utilizează pașii imbricați dintr-un bloc condițional.
Pașii sunt o modalitate de a organiza fluxul de lucru. Exact cum utilizați pașii din fluxurile de lucru este, într-o mare măsură, până la preferințele personale. De exemplu, un flux de lucru poate avea multe acțiuni într-un pas care nu utilizează condiții. În acest caz, poate doriți să separați acțiunile în pași, pentru a le organiza mai bine. Regulile într-un singur pas sunt procesate la concluzie înainte de a trece la pasul următor, așa că doriți să grupați în aceleași reguli de pas necesare pentru a efectua acțiunea sau acțiunile specifice dorite.
Ce sunt formularele de flux de lucru?
Pentru a face fluxul de lucru mai dinamic și mai flexibil, puteți adăuga un formular la fluxul de lucru. Cu un formular, puteți să colectați informații de la participanții la fluxul de lucru în momente predefinite din fluxul de lucru și să le permiteți participanților să interacționeze cu activitățile pentru acel flux de lucru și să se asigure că datele sunt disponibile pentru fluxurile de lucru reutilizabile, indiferent de lista, biblioteca sau tipul de conținut cu care sunt asociați.
Cu SharePoint Designer 2010, puteți crea trei tipuri de formulare de flux de lucru:
-
Un formular de inițiere colectează informații de la participantul la fluxul de lucru atunci când acesta pornește fluxul de lucru. Acesta este generat automat atunci când creați fluxul de lucru în SharePoint Designer 2010. Formularele de inițiere sunt afișate utilizatorilor atunci când pornesc manual un flux de lucru pe un element SharePoint dat. Într-un formular de inițiere, utilizatorii pot specifica parametri suplimentari sau informații despre fluxul de lucru, așa cum se aplică la elementul SharePoint dat. De exemplu, puteți utiliza un formular de inițiere pentru a întreba cine ar trebui să revizuiască un document și când ar trebui finalizată revizuirea. SharePoint Designer 2010 generează automat un formular de inițiere InfoPath sau ASP.NET, în conformitate cu specificațiile de inițiere. Dacă nu sunt necesari parametri de inițiere, formularul va avea doar butoanele Start și Cancel
-
Un formular de activitate particularizat permite participanților la fluxul de lucru să interacționeze cu activitățile din lista Activități specificată pentru fluxul de lucru. Cu Expertul activitate particularizată, puteți să creați cu ușurință câmpuri de formular particularizate și să le adăugați la un formular de activitate particularizat. Când terminați de proiectat fluxul de lucru, SharePoint Designer 2010 generează automat formulare InfoPath sau ASP.NET pentru activitățile particularizate. Apoi, atunci când fluxul de lucru rulează și se creează activități, utilizatorul navighează la lista Activități specificată pentru fluxul de lucru, marchează activitatea ca terminată și introduce orice informații opționale sau obligatorii specifice fluxului de lucru. Fluxul de lucru poate apoi să răspundă la modificările specificate în fluxul de lucru sau să caute și să evalueze acele informații în pașii ulteriori ai fluxului de lucru.
-
Un flux de lucru reutilizabil, în mod implicit, furnizează doar câmpuri comune tuturor elementelor, cum ar fi Creat și Modificat de. Acest lucru se întâmplă deoarece un flux de lucru reutilizabil nu este asociat implicit cu o listă, o bibliotecă sau un tip de conținut. Un formular de asociere vă permite să asociați câmpuri cu un flux de lucru reutilizabil, astfel încât câmpurile să fie disponibile atunci când proiectați și rulați fluxul de lucru.
După ce SharePoint Designer 2010 generează automat formularele, le puteți particulariza accesând pagina de setări pentru fluxul de lucru, în secțiunea Forms, faceți clic pe formularul pe care doriți să-l particularizați. Formularele flux de lucru sunt pagini InfoPath sau ASP.NET. Acestea sunt stocate pe site-ul SharePoint cu fișierele sursă ale fluxului de lucru.
Funcționalitate îmbunătățită cu formularele InfoPath 2010 pe SharePoint Server 2010
Dacă serverul rulează SharePoint Server 2010 (nu SharePoint Foundation 2010 singur), formularele fluxului de lucru - asocierea, inițierea și activitatea - sunt acum InfoPath 2010 formulare. Este simplu să modificați aspectul și aspectul formularelor InfoPath și să adăugați reguli de validare la un formular InfoPath. Pentru a edita un formular flux de lucru într- InfoPath 2010, faceți clic pur și simplu pe formular și InfoPath deschide formularul direct din SharePoint Designer 2010.Formularele InfoPath sunt disponibile pentru liste, biblioteci și fluxuri de lucru.
Unde sunt stocate fluxurile de lucru?
Fluxurile de lucru sunt stocate într-o bibliotecă de documente la nivel de site denumită Fluxuri de lucru. Această bibliotecă de documente este creată automat de SharePoint Designer 2010. În mod implicit, biblioteca de documente Fluxuri de lucru este ascunsă din browser și nu are vizualizări listă, cum ar fi AllItems.aspx sau EditForm.aspx. Pentru a vizualiza conținutul bibliotecii de fluxuri de lucru, în SharePoint Designer 2010, în panoul Navigare , faceți clic pe Toate fișierele, apoi faceți clic pe Fluxuri de lucru în panoul principal.
Note:
-
Este posibil să nu puteți vizualiza fluxurile de lucru utilizând Toate fișierele. Depinde de modul în care este configurat serverul.
-
Modalitatea principală de a accesa și a proiecta fluxuri de lucru în SharePoint Designer 2010 este să faceți clic pe Fluxuri de lucru în Panoul de navigare .
Biblioteca de documente a fluxurilor de lucru conține un folder pentru fiecare flux de lucru creat cu SharePoint Designer 2010. Folderul conține fișierele sursă necesare pentru fluxul de lucru, cum ar fi:
-
Fișierul de marcaj flux de lucru (.xoml).
-
Fișierul de configurare a fluxului de lucru.
-
Formulare InfoPath xsn sau ASP.NET aspx necesare pentru fluxurile de lucru, cum ar fi formularele de inițiere (pentru fluxurile de lucru care sunt pornite manual) sau formularele de activități particularizate.
Pentru a edita un flux de lucru existent în SharePoint Designer 2010, în Panoul de navigare , faceți clic pe Fluxuri de lucru. În panoul principal, faceți clic dreapta pe fluxul de lucru dorit și faceți clic pe Editare flux de lucru.
Pentru a copia și a modifica un flux de lucru reutilizabil în SharePoint Designer 2010, în panoul Navigare , faceți clic pe Fluxuri de lucru. În panoul principal, faceți clic dreapta pe fluxul de lucru reutilizabil dorit, apoi faceți clic pe Copiere și modificare.
Ambele proceduri anterioare deschid fluxul de lucru în editorul de flux de lucru. Puteți să faceți clic pe panglică sau pe navigarea cu urme pentru a edita fluxul de lucru, a gestiona setările și a defini procesul de activitate pentru fluxul de lucru.
Editorul fluxului de lucru furnizează o acțiune numită Înregistrare în lista istoric. Se recomandă să utilizați această acțiune în fluxurile de lucru pentru a păstra o înregistrare a istoricului fluxului de lucru. Istoricul fluxurilor de lucru este neprețuit pentru investigarea erorilor sau pentru urmărire și repudiere.
Atunci când creați un flux de lucru care utilizează jurnalul de acțiuni în lista istoric, SharePoint Designer 2010 creează automat o listă numită Istoric flux de lucru. Lista este creată implicit la http://<numesite>/Liste/Workflow%20History. Puteți specifica să creați o altă listă istoric atunci când proiectați o listă sau fluxuri de lucru de site și când asociați un flux de lucru listă reutilizabil. Această listă are coloane pentru informații cum ar fi ID-ul de utilizator, data, evenimentul și descrierea erorii. La fel ca biblioteca de documente Fluxuri de lucru, lista Istoric este ascunsă implicit din browser, dar poate fi văzută în SharePoint Designer 2010, în Panoul de navigare , făcând clic pe Toate fișierele.
Editorul de flux de lucru furnizează șase acțiuni care interacționează cu lista Activități, inclusiv Atribuirea unui element To-Do, Colectarea datelor de la un utilizator și Atribuirea unui formular unui grup. Fluxurile de lucru utilizează lista Activități în mod implicit, dar pot fi configurate să utilizeze o listă de activități particularizată. Puteți utiliza o listă de activități particularizată pentru a separa activitățile fluxurilor de lucru de alte tipuri de activități sau pentru probleme legate de permisiuni. Puteți utiliza o listă de activități particularizată pentru toate fluxurile de lucru de pe site sau o listă de activități particularizată pentru fiecare flux de lucru. Depinde de cerințele tehnice și organizaționale pentru fluxurile de lucru.
Când creați un flux de lucru care utilizează oricare dintre cele trei acțiuni anterioare, SharePoint Designer 2010 creează automat formularul, tipul de conținut pentru activitate și lista Activități, dacă este necesar. În mod implicit, lista Activități poate fi vizualizată în browser, spre deosebire de biblioteca de documente Fluxuri de lucru și lista Istoric flux de lucru.
Unde pot verifica starea unui flux de lucru?
Puteți vizualiza cu ușurință progresul fluxurilor de lucru pe un element selectat prin intermediul browserului. Vizualizarea Toate elementele a unei liste sau a unei biblioteci de documente afișează în mod implicit starea curentă a fluxurilor de lucru care rulează pe un element. În exemplul următor, fluxul de lucru Solicitare modificare proiect este în curs pentru Widget 1 DCR.
Note:
-
Vor exista mai multe coloane dacă sunt asociate mai multe fluxuri de lucru cu lista sau biblioteca.
-
Coloanele pot fi eliminate din vizualizarea Toate elementele fără a afecta funcționalitatea fluxului de lucru.
-
Coloana de stare nu va fi adăugată la vizualizare dacă există deja șase sau mai multe coloane căutare\stare în vizualizare.
Dacă faceți clic pe starea fluxului de lucru pentru un element, cum ar fi În desfășurare sau Terminat, veți ajunge la pagina Stare flux de lucru pentru fluxul de lucru pentru elementul specific. Pentru a vedea starea fluxurilor de lucru de site, faceți clic pe meniul Acțiuni site , faceți clic pe Vizualizare tot conținutul site-ului, apoi pe Fluxuri de lucru site. Pagina de stare a fluxului de lucru vă oferă informații despre:
-
Cine a inițiat fluxurile de lucru și când pentru element
-
Activități asociate cu fluxul de lucru pentru element
-
Istoricul fluxului de lucru pentru element, de exemplu, când au fost inițiate fluxurile de lucru și când a fost finalizat
Vizualizare flux de lucru
De asemenea, veți vedea o vizualizare a fluxului de lucru pentru starea fluxului de lucru dacă:
-
Show workflow visualization on status page option was selected in SharePoint Designer 2010 when the workflow was published
-
Computerul de pe care au fost publicate fluxurile de lucru a avut instalat Visio Premium 2010
-
Fluxul de lucru rulează pe SharePoint Server 2010
-
Visio Graphics Services rulează pe server
Notă: Visio nu trebuie instalat pe computerul local pentru a vizualiza vizualizarea fluxului de lucru.
Cu vizualizarea fluxului de lucru, o diagramă Visio a fluxului de lucru este creată și afișată automat într-o parte web Visio pe pagina Stare flux de lucru. Vizualizarea fluxului de lucru afișează o vizualizare "live" a locului în care se află un anumit flux de lucru.
Pentru a vizualiza pagina Fluxuri de lucru pentru un element, puteți, de asemenea, să faceți clic pe elementul din listă, apoi să faceți clic pe Fluxuri de lucru în meniu.
Notă: Comanda Fluxuri de lucru este disponibilă numai atunci când elementul se află într-o listă sau într-o bibliotecă care are cel puțin un flux de lucru atașat la acesta.
Atunci când un utilizator pornește un flux de lucru pe un element SharePoint Foundation 2010 sau SharePoint Server 2010 adaugă o coloană nouă la acea listă sau bibliotecă în care se află elementul. În mod implicit, numele coloanei se potrivește cu numele fluxului de lucru. Această coloană doar în citire afișează starea curentă a elementului din acel flux de lucru. Această coloană de stare este adăugată automat pentru fiecare flux de lucru la prima rulare.
În fiecare coloană, starea fluxului de lucru este un link. Atunci când faceți clic pe În desfășurare, de exemplu, vedeți pagina Stare flux de lucru pentru acea instanță a fluxului de lucru.
Pașii următori sugerați
Fluxurile de lucru sunt o modalitate puternică de a adăuga logică de aplicație la site-urile și aplicațiile SharePoint. Acum că înțelegeți noțiunile de bază despre fluxul de lucru, se recomandă să începeți prin a crea un flux de lucru. Găsiți mai multe informații despre proiectarea și particularizarea fluxurilor de lucru în secțiunea Consultați și .
Începutul paginii
