Atunci când deschideți un tabel sau vizualizați rezultatele unei interogări, Access afișează rezultatul tabelului sau interogării în vizualizarea foaie de date. Datele din tabel sau rezultatele interogărilor afișate în vizualizarea foaie de date sunt denumite în mod obișnuit ca foaie de date. Aveți posibilitatea să particularizați aspectul unei foi de date pentru a afișa anumite date pentru a fi utilizate ca raport simplu.
Ce intenționați?
Informații despre foile de date
O foaie de date este reprezentarea vizuală a datelor conținute într-un tabel sau a rezultatelor returnate de o interogare. Afișează câmpurile pentru fiecare înregistrare dintr-un tabel, un formular sau un rezultat de interogare într-un format tabelar (rând și coloană), așa cum se arată aici.
În mod implicit, tabelele și interogările se deschid în vizualizarea foaie de date. În panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe un tabel sau o interogare, apoi faceți clic pe Deschidere în meniul de comenzi rapide pentru a deschide tabelul sau interogarea ca foaie de date.
Atunci când aplicați anumite formate în rânduri și coloane sau adăugați un rând total, o foaie de date poate servi, de asemenea, ca raport simplu.
Organizarea datelor modificând și mutând coloane sau rânduri
Puteți să organizați date pentru a face foaia de date mai simplă de vizualizat sau pentru a afișa doar datele necesare într-un anumit moment. Această secțiune vă arată mai multe modalități prin care puteți realiza acest lucru.
Redimensionarea coloanelor sau rândurilor
Uneori, nu toate coloanele dintr-o foaie de date se vor potrivi pe ecran sau pe imaginea imprimată, sau coloanele individuale pot ocupa mai mult spațiu decât este necesar pentru conținutul lor. În plus, este posibil să doriți să modificați înălțimea rândurilor astfel încât textul care nu se încadrează într-o coloană să poată continua pe o linie nouă.
După ce deschideți un tabel, o interogare sau un formular în vizualizarea foaie de date, puteți fie să redimensionați manual coloanele individuale, fie să redimensionați automat o coloană pentru a se potrivi conținutului său.
Redimensionarea manuală a unei coloane
-
Poziționați indicatorul pe marginea coloanei pe care doriți să o redimensionați.
-
Atunci când indicatorul devine o săgeată cu două capete, glisați marginea coloanei până când este dimensiunea dorită.
Redimensionarea automată a unei coloane
-
Pentru a redimensiona o coloană pentru a se potrivi cel mai bine conținutului său, poziționați indicatorul pe marginea coloanei pe care doriți să o redimensionați.
-
Atunci când indicatorul devine o săgeată cu două capete, faceți dublu clic pe marginea coloanei.
Redimensionarea mai multor coloane
-
Pentru a redimensiona mai multe coloane în același timp, țineți apăsată tasta SHIFT, selectați mai multe coloane adiacente, apoi redimensionați coloanele selectate. De asemenea, puteți să selectați întreaga foaie de date și să redimensionați toate coloanele.
Redimensionarea rândurilor
-
Pentru a redimensiona rândurile, poziționați indicatorul între oricare două Selectoare de înregistrări din foaia de date și glisați până când rândurile sunt dimensiunea dorită.
Nu puteți redimensiona fiecare rând în mod individual-când redimensionați un rând, toate rândurile sunt redimensionate.
Redimensionarea rândurilor la înălțimea implicită
-
Pentru a redimensiona rândurile la înălțimea implicită, faceți clic cu butonul din dreapta pe un selector de înregistrare, apoi faceți clic pe înălțime rând în meniul de comenzi rapide.
-
În caseta de dialog înălțime rând , bifați caseta de selectare Înălțime standard , apoi faceți clic pe OK.
Notă: Nu puteți anula modificările din lățimea unei coloane sau înălțimea rândurilor făcând clic pe butonul Anulare de pe bara de instrumente acces rapid. Pentru a anula modificările, închideți foaia de date, apoi faceți clic pe nu când vi se solicită să salvați modificările în aspectul foii de date. Dacă faceți clic pe nu , se va anula și alte modificări de aspect pe care le-ați efectuat.
Mutarea unei coloane
Puteți să modificați rapid ordinea coloanelor dintr-o foaie de date glisând coloanele în locații diferite din foaia de date. De exemplu, este posibil să faceți acest lucru pentru a vă asigura că o coloană specifică rămâne întotdeauna în vizualizare.
-
Faceți clic pe antetul de coloană pentru a selecta o coloană sau țineți apăsată tasta SHIFT pentru a selecta mai multe coloane adiacente, apoi glisați coloana sau coloanele într-o locație nouă.
Redenumirea unei coloane
Pot exista ocazii când doriți să redenumiți o coloană, astfel încât să descrie mai bine datele pe care le conține. De exemplu, dacă o coloană care conține adrese de e-mail este denumită EMAdd, se recomandă să faceți ca titlul coloanei să fie mai ușor de înțeles, modificându-l la adresa de E-Mail. Pentru a face acest lucru, faceți clic cu butonul din dreapta pe titlul coloanei, faceți clic pe Redenumire coloană în meniul de comenzi rapide, apoi tastați numele nou. De exemplu, tastați adresa de E-mail.
Afișarea sau ascunderea coloanelor
Dacă doriți să afișați sau să imprimați doar anumite coloane pentru foaia de date, puteți să ascundeți coloanele care nu doriți să fie afișate. De exemplu, dacă lucrați cu o bază de date de informații de contact, poate doriți să vedeți doar numele complet și adresa de e-mail pentru fiecare persoană de contact. Puteți să creați această vizualizare ascunzând toate celelalte coloane.
Ascunderea coloanelor
-
Faceți clic pe titlul coloanei pe care doriți să o ascundeți.
Pentru a selecta coloane adiacente, țineți apăsată tasta SHIFT și faceți clic pe anteturi de coloană suplimentare.
Notă: Nu puteți selecta coloane neadiacente. Selectați orice coloane suplimentare și ascundeți-le separat.
-
Faceți clic cu butonul din dreapta pe antetul de coloană, apoi faceți clic pe Ascundere câmpuri în meniul de comenzi rapide.
Afișare coloane
-
Faceți clic cu butonul din dreapta pe orice antet de coloană, apoi faceți clic pe Reafișare câmpuri în meniul de comenzi rapide.
-
În caseta de dialog Reafișare coloane , bifați caseta de selectare de lângă fiecare coloană pe care doriți să o afișați, apoi faceți clic pe Închidere.
Modificarea stilului liniilor de grilă și a culorii de fundal
Atunci când utilizați o foaie de date, puteți să îmbunătățiți aspectul datelor modificând formatele, cum ar fi stilul de linii de grilă sau culoarea de fundal sau creând culori diferite pentru rândurile alternative.
Setarea stilului de linii de grilă
-
Pe fila pornire , în grupul formatare text , faceți clic pe săgeata de lângă butonul linii de grilă .
-
Faceți clic pe stilul de linii de grilă dorit.
Setarea culorii de fundal
-
Pe fila pornire , în grupul formatare text , faceți clic pe săgeata de lângă butonul Culoare fundal .
-
Faceți clic pe culoarea de fundal dorită.
Modificarea culorii de fundal a rândurilor alternative
Puteți seta culoarea de fundal a rândurilor alternative într-o foaie de date independentă de culoarea de fundal implicită. Prin setarea unei culori de fundal alternative, puteți face mai ușoară distincția între rândurile adiacente.
-
Pe fila pornire , în grupul formatare text , faceți clic pe săgeata de lângă butonul culoare rând alternativ .
-
Faceți clic pe culoarea de fundal pe care doriți să o aplicați.
Modificarea formatului text
După ce deschideți un tabel, o interogare sau un formular în vizualizarea foaie de date, puteți modifica aspectul textului, inclusiv formatarea. Rețineți că modificările se aplică la întreaga foaie de date. Dacă doriți ca modificările să apară automat data viitoare când deschideți foaia de date, nu uitați să faceți clic pe Da când închideți foaia de date și vi se solicită să salvați modificările în aspect.
Utilizați comenzile suplimentare din grupul formatare text de pe fila pornire pentru a face modificări în caracteristicile fontului din foaia de date.
-
Faceți clic pe orice celulă din foaia de date.
-
Pe fila pornire , în grupul formatare text , faceți una sau mai multe dintre următoarele:
-
Pentru a modifica fontul, tastați sau faceți clic pe un font în caseta Font .
-
Pentru a modifica dimensiunea fontului, tastați sau faceți clic pe o dimensiune de font în caseta Dimensiune font .
-
Pentru a modifica stilul de font, faceți clic pe butonul Aldin, cursivsau subliniat (sau pe orice combinație a celor trei).
-
Pentru a modifica culoarea fontului, faceți clic pe săgeata de lângă butonul culoare font , apoi selectați o culoare din paletă.
-
Rezumarea datelor prin adăugarea unui rând Total
Adăugând un rând total într-o foaie de date, puteți vedea rapid totalul calculat pentru o coloană. În plus față de însumarea unei coloane de date, puteți utiliza rândul Total pentru a efectua alte calcule, cum ar fi găsirea de medii, numărul de elemente dintr-o coloană și găsirea valorii minime sau maxime într-o coloană de date.
Pentru a afișa rândul Total, procedați astfel:
-
În fila Pornire, în grupul Înregistrări, faceți clic pe Totaluri.
Un rând nou apare în partea de jos a foii de date, cu cuvântul Total în prima coloană.
-
Faceți clic pe orice celulă care se află pe același rând cu celula care conține cuvântul Total.
-
Faceți clic pe săgeata care apare, apoi faceți clic pe tipul de calcul pe care doriți să-l Afișați în celula respectivă.
Lista de funcții sau tipuri de calcule disponibile depinde de tip de date coloanei. De exemplu, dacă coloana conține valori monetare, veți vedea o listă de funcții care se aplică calculelor monetare, cum ar fi minim și maxim.
Pentru mai multe informații despre utilizarea caracteristicii rând total, consultați articolul afișarea totalurilor de coloană într-o foaie de date utilizând un rând totaluri.
Aplicați sortarea și filtrarea
Există câteva modificări rapide suplimentare care pot face foaia de date mai simplă de vizualizat sau de imprimat. De exemplu, în Ilustrația următoare, numele firmelor sunt sortate în ordine alfabetică.
-
Pentru a aplica sortarea, faceți clic cu butonul din dreapta pe coloană (sau faceți clic pe săgeata din antetul de coloană), apoi faceți clic pe opțiunea de sortare dorită.
-
Pentru a aplica un filtru, faceți clic pe săgeata din antetul de coloană și bifați casetele de selectare pentru valorile pe care doriți să le afișați. Ca alternativă, puteți să faceți clic pe filtre de text sau filtre numerice pentru a crea filtre mai detaliate.
Salvarea modificărilor de aspect
După ce modificați aspectul și aspectul unei foi de date, trebuie să salvați modificările dacă doriți să păstrați modificările data viitoare când deschideți foaia de date. Când închideți o foaie de date după ce efectuați modificări la aspectul său, vi se solicită să salvați modificările respective. Dacă faceți clic pe Da, modificările sunt salvate și aplicate data viitoare când deschideți foaia de date. Dacă faceți clic pe nu, modificările sunt eliminate și foaia de date se deschide cu setările implicite de aspect (sau cu ultimele setări salvate) data viitoare când o deschideți.
