Planificarea modului în care sunt colectate înregistrările

Crearea manuală a înregistrărilor

Dacă gestionarea înregistrărilor pe loc este activată pentru o bibliotecă de documente, utilizatorii pot declara în mod explicit că un document din bibliotecă va fi o înregistrare, prin editarea detaliilor de conformitate ale documentului. Când administratorul colecției de site-uri activează gestionarea înregistrărilor în locul său, administratorul colecției de site-uri specifică cine ar trebui să poată declara și undeclare înregistrări și dacă utilizatorii ar trebui să poată edita sau șterge documente după ce devin înregistrări.

Dacă a fost creată o conexiune la un site Centru de înregistrări, utilizatorii pot trimite manual documente la site-ul Centru de înregistrări utilizând comanda Trimitere la. Atunci când un administrator de fermă configurează o conexiune la site-ul Centru de înregistrări, această comandă devine disponibilă în toate documentele active. În funcție de modul în care este configurată conexiunea, documentele pot fi copiate pe site-ul Centru de înregistrări, mutate pe site-ul Centru de înregistrări sau mutate pe site-ul Centru de înregistrări cu un link la document întreținut.

Deși trimiterea manuală a înregistrărilor la site-ul Centru de înregistrări nu este o soluție practică la scară largă, o puteți utiliza pentru a suplimenta la alte metode de creare a înregistrărilor.

Defining a policy

O politică de retenție specifică acțiunile de efectuat asupra documentelor în anumite puncte la un moment dat. Acțiunile de politică au loc automat. Utilizatorii nu trebuie să înceapă acțiunea.

Două acțiuni de politică au legătură specifică cu gestionarea înregistrărilor: transferul unui document la o altă locație și declararea unui document ca înregistrare. Dacă există o conexiune la un site Centru de înregistrări, puteți crea o politică ce trimite documente la un site Centru de înregistrări. Politica specifică și dacă să copieze documentul pe site-ul Centru de înregistrări, să-l mute sau să-l mute și să lase un link în biblioteca de documente. Dacă gestionarea înregistrărilor pe loc este activată pentru site, puteți crea o politică ce declară un document ca înregistrare. De asemenea, puteți utiliza modelul SharePoint pentru a crea o acțiune particularizată.

O politică de retenție poate avea mai multe etape. De exemplu, puteți crea o politică de retenție care să șteargă toate versiunile anterioare ale unui document la un an după ce documentul a fost modificat ultima dată și transferă documentul pe un site Centru de înregistrări la cinci ani după ce documentul a fost modificat ultima dată.

Dacă gestionarea înregistrărilor în locul este activată pentru un site, site-ul poate conține atât documente active, cât și înregistrări. În acest caz, puteți specifica politici de retenție diferite pentru documentele și înregistrările active. De exemplu, puteți să creați o politică prin care să declarați că un document activ este o înregistrare la doi ani după crearea documentului și puteți crea o a doua politică ce șterge o înregistrare la șapte ani după ce a fost declarată ca înregistrare.

Crearea unui flux de lucru

Atunci când creați un flux de lucru, puteți adăuga o acțiune pentru a trimite un element într-un depozit. Utilizând această acțiune, puteți crea fluxuri de lucru care trimit documente pe un site Centru de înregistrări. De asemenea, puteți include alte acțiuni în fluxul de lucru. De exemplu, puteți să creați un flux de lucru care trimite un mesaj de e-mail autorului unui document, solicită aprobarea, apoi trimite documentul la un site Centru de înregistrări. Puteți să combinați politici și fluxuri de lucru creând o politică de retenție care rulează noul flux de lucru la un an după crearea unui document.

De asemenea, puteți utiliza modelul SharePoint pentru a crea un flux de lucru particularizat care copiază fișierele pe site-ul Centru de înregistrări. Un flux de lucru care trimite fișiere către site-ul Centru de înregistrări poate fi integrat în sistemul de gestionare a documentelor ca parte a unui flux de lucru care ghidează un document prin ciclul său de viață. Pentru tipurile de documente care au un ciclu de viață previzibil, cum ar fi rapoarte de cheltuieli, puteți implementa un flux de lucru care ghidează documentul prin diverse etape și, ca pas final, trimite o copie a documentului la site-ul Centru de înregistrări. Fluxul de lucru poate fi declanșat de crearea unui document nou.

Utilizarea unei soluții particularizate

Puteți dezvolta soluții particularizate care utilizează obiecte în spațiul de nume Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy pentru a trimite conținut din alte surse de date la site-ul Centru de înregistrări. Pentru mai multe informații despre cum să implementați soluții particularizate utilizând modelul de obiecte SharePoint, consultați Kitul de dezvoltare SharePoint software (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).