Rezumat Aflați cum să integrați tipurile de conținut și fluxurile de lucru în soluția de gestionare a documentelor SharePoint 2013.
Acest articol descrie tipurile de conținut și fluxurile de lucru și oferă instrucțiuni despre cum să planificați să le integrați în soluția de gestionare a documentelor SharePoint Server 2016. Un tip de conținut este o colecție reutilizabilă de metadate (coloane), flux de lucru, comportament și alte setări pentru o categorie de elemente sau documente dintr-o listă de SharePoint Server 2016 sau dintr-o bibliotecă de documente. Tipurile de conținut vă permit să gestionați setările pentru o categorie de informații într-un mod centralizat, reutilizabil. Un flux de lucru vă permite să atașați un proces de afaceri la elemente din SharePoint Server 2016.
În acest articol:
Înainte să utilizați foaia de lucru tip de conținut și planificare flux de lucru (https://Go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878) inclusă în acest articol pentru a planifica tipurile de conținut și fluxurile de lucru, asigurați-vă că ați citit identificați utilizatori și analizați utilizarea documentelor în SharePoint 2013 și ați finalizat foaia de lucru "analiză utilizare document" și foile de lucru "document participanți" asociate cu acel articol.
Prezentare generală a tipului de conținut
Un tip de conținut definește atributele unui element de listă, un document sau un folder. Fiecare tip de conținut poate specifica următoarele:
-
Proprietăți de asociat cu elemente de tipul său.
-
Metadate de asociat cu elemente de tipul său.
-
Fluxuri de lucru care pot fi pornite de la elemente de tipul său.
-
Politici de gestionare a informațiilor de asociat cu elemente de tipul său.
-
Șabloane de documente (pentru tipurile de conținut document).
-
Caracteristici particularizate.
Puteți asocia un tip de conținut cu o listă sau o bibliotecă. Atunci când procedați astfel, specificați faptul că lista sau biblioteca poate conține elemente ale acelui tip de conținut și că noua comandă din acea listă sau bibliotecă le va permite utilizatorilor să creeze elemente noi de acest tip.
Notă: De asemenea, puteți asocia proprietăți, fluxuri de lucru, politici și șabloane direct cu o listă sau o bibliotecă. Cu toate acestea, acest lucru poate limita aceste asocieri la listă sau bibliotecă și nu este reutilizabil în soluția dvs. În SharePoint Server 2016, fluxurile de lucru la nivel de site pot fi asociate cu mai multe liste sau biblioteci.
Bibliotecile de documente și listele pot conține mai multe tipuri de conținut. De exemplu, o bibliotecă poate conține atât documentele, cât și elementele grafice legate de un proiect. Atunci când o listă sau o bibliotecă conține mai multe tipuri de conținut, se aplică următoarele:
-
În mod implicit, comanda nouă din acea listă sau bibliotecă permite utilizatorilor să selecteze din toate tipurile de conținut disponibile atunci când creează un element nou. Proprietarii de tipuri de conținut pot configura noua comandă pentru a afișa doar anumite tipuri de conținut.
-
Sunt afișate coloanele asociate cu toate tipurile de conținut disponibile.
Puteți să definiți tipurile de conținut particularizate într-o galerie de tipuri de conținut de site. Un tip de conținut particularizat trebuie să fie derivat, direct sau indirect, de la un tip de conținut de bază, cum ar fi document sau element. După ce este definit într-un site, un tip de conținut particularizat este disponibil pe site-ul respectiv și pe toate site-urile de sub acel site. Pentru a crea un tip de conținut disponibil pe scară largă într-o colecție de site-uri, definiți-l în Galeria tip de conținut din site-ul de nivel superior. În SharePoint Server 2016, puteți, de asemenea, să creați un tip de conținut particularizat în interiorul unui hub de tip de conținut definit într-o instanță de serviciu metadate gestionate. Atunci când este creată într-un hub de tip de conținut, tipul de conținut va fi disponibil pentru alte colecții de site-uri care fac parte din aplicațiile web asociate cu instanța de serviciu metadate gestionate.
Notă: Serviciul de metadate gestionate și hubul tip de conținut nu sunt disponibile în SharePoint Foundation 2013.
De exemplu, dacă organizația utilizează un anumit șablon de contract, în Galeria tip de conținut din site-ul de nivel superior dintr-o colecție de site-uri, puteți să creați un tip de conținut care definește metadatele pentru acel contract, șablonul contractului și fluxurile de lucru necesare pentru a revizui și a finaliza contractul. Apoi, orice bibliotecă de documente din colecția de site-uri la care asociați tipul de conținut de contract va include toate aceste caracteristici și va permite autorilor să creeze contracte noi pe baza șablonului.
În site-urile care se bazează pe SharePoint Server 2016, fiecare element de listă sau element de bibliotecă implicit, cum ar fi persoană de contact, activitate sau document, are un tip de conținut de bază corespondent în Galeria de tipuri de conținut a site-ului. Atunci când planificați tipuri de conținut, puteți să utilizați aceste definiții de tip de conținut nucleu ca puncte de început și să bazați noi tipuri de conținut pe cele existente, după cum este necesar.
Tipurile de conținut sunt organizate într-o ierarhie care permite unui tip de conținut să moștenească caracteristicile sale de la alt tip de conținut. Această moștenire permite claselor de documente să partajeze caracteristici într-o organizație și le permite echipelor să personalizeze aceste caracteristici pentru anumite site-uri sau liste.
De exemplu, toate documentele livrate de utilizator într-o întreprindere pot necesita un set de metadate, cum ar fi numărul de cont, numărul proiectului și Project Manager. Prin crearea unui tip de conținut de nivel superior pentru clienți, de la care se moștenesc toate celelalte tipuri de documente livrate de client, asigurați-vă că informațiile necesare, cum ar fi numerele de cont și numerele de proiect, vor fi asociate cu toate variantele documentelor livrate de client în organizația dvs. Rețineți că, dacă proprietarul tipului de conținut adaugă o altă coloană necesară la tipul de conținut de nivel superior al clientului, tipul de conținut poate propaga modificările la toate tipurile de conținut care moștenesc din acesta, care vor adăuga noua coloană la toate documentele livrate de client.
Integrarea proprietăților cu Office 2016
În sistemul Microsoft Office, când un utilizator editează un document dintr-un server de gestionare a documentelor SharePoint Server 2016, un panou informații document este afișat în partea de sus a documentului. Panoul Informații document afișează o formă editabilă a proprietăților documentului pe server.
SharePoint Server 2016 simplifică particularizarea formularului de proprietate pentru un tip de conținut. Atunci când configurați un tip de conținut, puteți să porniți InfoPath 2016, care generează un formular de proprietate implicit care se bazează pe proprietățile tipului de conținut. Formularul implicit include aceleași controale, aspecte și scheme pe care InfoPath 2016 le-ar utiliza dacă nu ar fi definite niciun formular particularizat. Apoi puteți să particularizați și să implementați formularul așa cum ați face cu orice alt formular InfoPath 2016. De exemplu, puteți adăuga sigla, fonturile și schema de culori a firmei la un formular; conectați-l la o sursă de date particularizată; Adăugarea logicii condiționale; și să proiectați caracteristici de formular care sunt disponibile pentru utilizatori pe baza rolurilor lor.
Împreună cu proprietățile de editare din panoul Informații document, autorii care utilizează Word 2016 pot insera proprietăți definite pe server în documentele lor. De exemplu, dacă proprietățile documentului includ un nume de manager de proiect, acest nume poate fi inserat în pagina de titlu, în subsol sau în altă parte, numele este utilizat în document. Dacă un manager de proiect nou este atribuit unui proiect, proprietatea Project Manager poate fi actualizată pe serverul de gestionare a documentelor. Acest nume de manager de proiect actualizat se va reflecta în fiecare instanță a acestei proprietăți care a fost inserată într-un document.
Utilizarea metadatelor cu tipuri de conținut
Metadatele sunt informații despre un document utilizat pentru clasificarea și clasificarea conținutului. Metadatele sunt asociate cu un tip de conținut ca coloană. Metadatele pot furniza informații contextuale despre document prin asocierea acestuia cu un autor, subiect, audiență, limbă etc. Spre deosebire de proprietăți, metadatele sunt stocate ca coloane și pot fi indexate și căutate de motorul de căutare SharePoint.
Metadatele adăugate la nivelul colecției de site-uri pot fi asociate cu tipurile de conținut. Utilizând metadate cu tipuri de conținut, toate tipurile de conținut mai recente pot moșteni unele sau toate metadatele de la tipul de conținut părinte la nivelul colecției de site-uri. De asemenea, se pot adăuga metadate suplimentare la un nivel inferior, cum ar fi un singur document.
Șabloane de coloană
Fiecare element de metadate asociat cu un tip de conținut este o coloană, care este o locație dintr-o listă pentru stocarea informațiilor. Listele sau bibliotecile sunt deseori afișate grafic ca coloane de informații. Cu toate acestea, în funcție de vizualizarea asociată listei, coloanele pot apărea în alte forme, cum ar fi zile într-un calendar de afișare. În formulare asociate cu o listă sau o bibliotecă, coloanele sunt afișate ca câmpuri.
Puteți defini coloane pentru utilizare în mai multe tipuri de conținut. Pentru a face acest lucru, creați-le într-o galerie de șabloane de coloană. Există o galerie de șabloane de coloană în fiecare site dintr-o colecție de site-uri. La fel ca în cazul tipurilor de conținut, coloanele definite în Galeria de șabloane de coloană ale unui site sunt disponibile pe site-ul respectiv și în toate site-urile de sub aceasta.
Tipuri de conținut de folder
Tipurile de conținut de folder definesc metadatele asociate cu un folder dintr-o listă sau dintr-o bibliotecă. Atunci când aplicați un tip de conținut de folder într-o listă sau într-o bibliotecă, noua comandă din acea listă sau bibliotecă va include tipul de conținut de folder, ceea ce face posibil ca utilizatorii să creeze foldere de tipul respectiv.
Puteți defini vizualizări într-o listă sau într-o bibliotecă care sunt disponibile numai în folderele cu un anumit tip de conținut. Acest lucru este util atunci când doriți ca un folder să conțină un anumit tip de document și doriți ca vizualizările din acel folder să afișeze numai coloanele relevante pentru tipul de document care este conținut în acel folder.
Utilizând modelul de obiect Produse SharePoint, puteți să particularizați noua comandă pentru un tip de conținut de folder, astfel încât atunci când un utilizator creează un folder nou de acel tip, folderul este prepopulat cu mai multe fișiere și documente pe baza șabloanelor stocate pe server. Acest lucru este util, de exemplu, pentru implementarea unui tip de document compus care necesită mai multe fișiere pentru a contribui la un singur document Livrabil.
Seturile de documente este o caracteristică din SharePoint Server 2016 care vă permite să utilizați Office 2016 pentru a gestiona produsele finale care extind mai multe documente. Seturile de documente sunt tipuri speciale de foldere care sunt utilizate pentru a gestiona o singură livrare sau un produs de la locul de muncă, care pot include mai multe documente în mai multe locații. Creați seturi de documente utilizând șabloane extensibile care sunt furnizate cu SharePoint Server 2016. De asemenea, puteți particulariza șabloanele set de documente pentru a reprezenta produsele de lucru care sunt relevante pentru organizația dvs. Seturile de documente includ și controlul versiunilor, care vă permite să capturați starea setului de documente complete în diferite puncte din ciclul său de viață. Pentru mai multe informații despre Seturile de documente, consultați Planificarea seturilor de documente (SharePoint Server 2010).
Planificarea tipurilor de conținut pentru documente
Prima etapă din tipurile de conținut de document de planificare este să revizuiți fiecare tip de document listat în foaia de lucru analiză document usage (https://Go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) pentru a determina dacă un tip de conținut existent va funcționa pentru acel tip de document. Fiecare tip de conținut document trebuie să moștenească setările sale direct din tipul de conținut de bază al documentului sau dintr-un tip de conținut descendent din tipul de conținut al documentului. Acest lucru asigură faptul că coloanele de bază pentru tipurile de documente, cum ar fi titlu și create de, sunt prezente și că puteți asocia un șablon cu tipul de conținut. Dacă este suficient un tip de conținut Central (cum ar fi document), introduceți numele tipului de conținut în coloana tip de conținut din foaia de lucru "analiză utilizare document".
Notă: Tipurile de conținut nucleu acceptate nu includ fișiere PDF.
Pentru informații despre modificarea tipurilor de conținut de bază, Descărcați cartea albă "Ghid pentru editarea tipurilor de conținut predefinite și a coloanelor de site" (https://Go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Planificarea tipurilor de conținut listă
Elementele unui tip de conținut de listă includ coloanele de metadate care sunt asociate cu tipul de conținut și fluxurile de lucru care pot fi difuzate pe elementele acelui tip de conținut. Utilizați un tip de conținut listă pentru a defini un tip de element de listă care este unic pentru soluția dvs. De exemplu, într-o soluție de centru de apelare pentru clienți, în care specialiștii în asistență investighează și rezolvă problemele tehnice ale clienților, un tip de conținut de listă poate fi utilizat pentru a standardiza datele pentru fiecare incident de asistență și pentru a urmări incidentul utilizând un flux de lucru.
Planificarea fluxurilor de lucru
Fluxurile de lucru implementează procesele de afaceri în documente, pagini web, formulare și elemente de listă în SharePoint Server 2016. Acestea pot fi asociate cu biblioteci, liste sau tipuri de conținut.
În gestionarea documentelor, utilizați fluxuri de lucru pentru a distribui documente de la o persoană la alta, astfel încât aceștia să poată completa activitățile de gestionare a documentelor, cum ar fi revizuirea documentelor, aprobarea publicării sau gestionarea dispoziției lor. De asemenea, utilizați fluxuri de lucru particularizate pentru a muta documente dintr-un site sau dintr-o bibliotecă în alta. De exemplu, puteți proiecta un flux de lucru pentru a copia un document dintr-un site în altul atunci când documentul este programat să fie arhivat.
SharePoint Server 2016 include fluxul de lucru în trei faze, pe care îl puteți utiliza pentru a gestiona procesele de afaceri care urmăresc starea unui element prin trei stări sau faze. SharePoint Server 2016 include, de asemenea, următoarele fluxuri de lucru care abordează nevoile de gestionare a documentelor:
-
Colectare feedback Trimite un document pentru revizuire.
-
Aprobare Trimite un document pentru aprobare, deseori ca o condiție prealabilă pentru publicare.
-
Distrugerii Gestionează expirarea și dispoziția documentului.
-
Colectare semnături Rutează un document pentru semnături.
Asociați un flux de lucru cu un tip de conținut când doriți să faceți ca fluxul de lucru să fie disponibil atunci când se utilizează acel tip de conținut. De exemplu, un tip de conținut al comenzii de achiziție poate necesita aprobarea unui manager înainte ca tranzacția să poată fi finalizată. Pentru a vă asigura că fluxul de lucru aprobare este întotdeauna disponibil atunci când este inițiată o comandă de achiziție, creați un tip de conținut pentru comenzi de achiziție și asociați fluxul de lucru aprobare cu acesta. Apoi adăugați tipul de conținut al comenzii de achiziție la toate bibliotecile de documente în care vor fi stocate comenzile de achiziție.
Pentru a planifica fluxurile de lucru pentru soluția de gestionare a documentelor, analizați fiecare tip de conținut de document pe care intenționați să-l implementați și identificați procesele de afaceri care trebuie să fie disponibile pentru a fi difuzate cu conținut de tipul respectiv. Apoi identificați fluxurile de lucru pe care va trebui să le faceți disponibile pentru acel conținut.
Următorul este un tabel eșantion ce analizează fluxurile de lucru pentru un tip de conținut de contract.
|
Proces de contract |
Flux de lucru contract |
|---|---|
|
Revizuiți schițele. |
Colectați feedback |
|
Obțineți aprobarea de la Manager și de la consultanța juridică. |
Aprobare |
|
Rezolvarea problemelor deschise. |
Urmărirea problemelor |
|
Obțineți semnături. |
Colectare semnături |
Pentru mai multe informații, consultați fluxul de lucru în SharePoint 2013.
Foaie de lucru
Utilizați următoarea foaie de lucru pentru a înregistra informațiile discutate în acest articol:
-
Foaia de lucru tip de conținut și planificare flux de lucru (https://Go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
