Pregătirea sursei de date Excel pentru o îmbinare de corespondență Word

Ați construit o listă de persoane de contact și alte date pe care doriți să le utilizați pentru o îmbinare de corespondență Word. Dacă sursa de date este o foaie de calcul Excel existentă, trebuie doar să pregătiți datele pentru o îmbinare de corespondență. Dar dacă sursa de date este un fișier delimitat (. txt) sau o valoare separată prin virgulă (. csv), trebuie mai întâi să importați datele în Excel, apoi să le pregătiți pentru o îmbinare de corespondență.

Pasul 1: Configurați-vă sursa de date în Excel

Dacă utilizați o foaie de calcul Excel ca sursă de date pentru o îmbinare de corespondență din Word, ignorați acest pas. Dacă sursa de date este un fișier. txt sau . csv, utilizați Expertul import text pentru a configura datele în Excel.

După ce importați cu succes un fișier .txt sau .csv, mergeți la Pasul 2.

  1. Deschideți Excel.

  2. Accesați > de date din text/CSV.

    Selectarea textului/CSV din fila date

  3. Alegeți fișierul. txt sau. CSV pe care îl doriți, apoi selectați Import.

  4. În fereastra de previzualizare, selectați transformare date.

  5. Selectați ZIP, cod poștal sau altă coloană pentru a formata.

  6. Accesați Transformați > tip de date: și selectați text.

    Fereastra Power Query cu textul selectat

  7. Selectați înlocuire curent.

  8. Repetați pașii 5-7 după cum este necesar.

  9. Selectați închidere & încărcare.

  10. Accesați fișier > Salvare ca și salvare ca cu alt nume.

  1. Deschideți Excel.

  2. Excel 2016    Accesați date > obțineți date externe > din text.

    Opțiunea Din text este evidențiată pe fila Date.

  3. Alegeți fișierul. txt sau. CSV pe care îl doriți, apoi selectați Import.

  4. În Expert import text, în panoul Tip original de date, alegeți Delimitat.

    Excel - Preluare date externe din Text, Expertul import text, pasul 1 din 3

  5. Selectați datele mele au anteturi deasupra panoului de previzualizare dacă fișierul are anteturi, apoi alegeți Următorul.

  6. În panoul delimitatori , bifați caseta de selectare care se potrivește cu delimitatorul (cum ar fi o filă sau o virgulă) utilizat de date, apoi alegeți Următorul.

    Opțiunile pentru Delimitatori sunt evidențiate în Expertul import text.

  7. Sub Previzualizare date, alegeți coloana care conține codurile ZIP sau codurile poștale, iar sub Format date coloană, alegeți Text.

    Opțiunea Text pentru formatul de date Coloană este evidențiată în Expertul import text.

    Notă: De fiecare dată când aplicați un format de date (General, Text sau Dată) într-o coloană, numele formatului apare în antetul de tabel pentru acea coloană.

  8. Repetați pasul 7 de câte ori este necesar, alegând coloana pe care doriți s-o modificați și formatul de date pe care doriți să-l aplicați.

  9. Alegeți Terminare.

  10. În caseta de dialog Import date, acceptați setarea implicită pentru Foaie de lucru existentă și adresa celulei, apoi alegeți OK.

    În caseta de dialog Import date, alegeți să plasați datele într-o foaie de lucru existentă, setarea implicită, sau într-o foaie de lucru nouă

    Precauție: Adresa de celulă din caseta de dialog Import date afișează celula selectată momentan. Datele se importă începând cu adresa celulei denumite.

  11. Salvați foaia de calcul cu un nume nou de fișier.

Pasul 2: Pregătiți sursa de date

În sursa de date Excel pe care o veți utiliza pentru o listă de expediere poștală dintr-o îmbinare de corespondență Word, aveți grijă să formatați corect coloanele de date numerice. Formatați o coloană cu numere, de exemplu, pentru a se potrivi cu o anumită categorie, cum ar fi monedă.

Dacă alegeți procentul drept categorie, rețineți că formatul de procent va înmulți valoarea celulei cu 100. Formatați o coloană de procente ca text dacă doriți să evitați factorul de înmulțire.

Codurile ZIP sau codurile poștale trebuie să fie formatate ca text pentru a păstra datele în timpul unei îmbinări de corespondență. Dacă nu ați terminat la import, formatați-l acum. Zerourile inițiale din coduri, de exemplu, 00399, sunt eliminate în timpul unei îmbinări de corespondență dacă nu sunt formatate ca text.

  1. Alegeți coloana care conține codurile ZIP, codurile poștale sau alte date de formatat.

  2. Accesați pornireși, în grupul număr , selectați săgeata în jos din caseta format număr , apoi alegeți o opțiune din listă (cum ar fi text).

    În Excel, pe fila Pornire, în grupul Număr, alegeți săgeata în jos din caseta General pentru a alege formatul de număr de utilizat.

Nu uitați să adăugați simbolul corespunzător înainte sau după un câmp de îmbinare. De exemplu, iată cum arată valorile monetare și procent dacă se omit simbolurile.

În documentul de îmbinare a corespondenței apare „contribuția dvs. de 50,00 USD” și „vă oferim o reducere de 20%”.

Dacă includeți simbolurile, numerele au mai mult sens.

În documentul rezultat după îmbinarea corespondenței apare „contribuția dvs. de 50,00 USD” și „vă oferim o reducere de 20%”.

În documentul de îmbinare corespondență, adăugați simbolurile înainte sau după câmpurile de îmbinare, astfel:

Document de îmbinare de corespondență eșantion, în care un câmp numit Donație include moneda, iar un câmp numit Procent este urmat de un semn procent.

Consultați și

Un pas esențial într-un proces de îmbinare a corespondenței Word este configurarea și pregătirea unei surse de date. Puteți să utilizați o sursă de date Excel existentă sau să construiți una nouă, importând un fișier de valori separate prin tabulatori (. txt) sau prin virgulă (. csv). După ce ați configurat și ați pregătit sursa de date, puteți efectua o îmbinare de corespondență utilizând Schimb dinamic de date (DDE) cu Expertul Îmbinare corespondență pas cu pas sau utilizând o metodă de îmbinare manuală a corespondenței.

Dacă nu utilizați o sursă de date Excel existentă pentru îmbinarea de corespondență, puteți să utilizați o listă de persoane de contact sau o agendă într-un fișier. txt sau . csv. Expertul import text vă ghidează prin pașii pentru a obține date care se află într-un fișier. txt sau. CSV în Excel.

  1. Deschideți Excel.

  2. Pe fila date , alegeți din text/CSV.

  3. Alegeți fișierul. txt sau. CSV pe care îl doriți, apoi alegeți Import.

  4. În Expert import text, în panoul Tip original de date, alegeți Delimitat.

    Excel - Preluare date externe din Text, Expertul import text, pasul 1 din 3

  5. Bifați caseta de selectare Datele au anteturi de deasupra panoului Previzualizare, dacă fișierul pe care îl importați are anteturi, apoi alegeți Următorul.

  6. În panoul Delimitatori, bifați caseta de selectare care se potrivește cu separatorul utilizat de datele dvs. (cum ar fi Virgulă sau Tabulator), apoi alegeți Următorul.

    Opțiunile pentru Delimitatori sunt evidențiate în Expertul import text.

    Sfat: Panoul Previzualizare date afișează cum vor arăta rezultatele în format de tabel.

  7. Sub Previzualizare date, alegeți coloana care conține codurile ZIP sau codurile poștale, iar sub Format date coloană, alegeți Text.

    Opțiunea Text pentru formatul de date Coloană este evidențiată în Expertul import text.

    Note: 

    • Formatele disponibile sunt generale, textși dată. De fiecare dată când aplicați un format de date la o coloană, numele formatului apare în antetul de tabel pentru acea coloană.

    • O coloană care conține date numerice, cum ar fi un procent sau o valoare monetară, de exemplu, poate fi formatată doar după ce fișierul este importat. Consultați SUBSECȚIUNEA "formatarea datelor numerice în Excel " care urmează pentru mai multe informații.

  8. Repetați pasul 7 de câte ori este necesar, alegând coloana pe care doriți s-o modificați și formatul de date pe care doriți să-l aplicați.

  9. Alegeți Terminare.

  10. În caseta de dialog Import date, acceptați setarea implicită pentru Foaie de lucru existentă și adresa celulei, apoi alegeți OK.

    În caseta de dialog Import date, alegeți să plasați datele într-o foaie de lucru existentă, setarea implicită, sau într-o foaie de lucru nouă

    Precauție: Adresa de celulă din caseta de dialog Import date afișează celula selectată momentan. Datele se importă începând cu adresa celulei denumite.

  11. Când ați terminat, Salvați sursa de date cu un nume nou de fișier.

Formatarea datelor numerice în Excel

Formatarea oricăror date numerice, cum ar fi procente sau valori monetare, în orice sursă de date nouă sau existentă din Excel pe care intenționați să le utilizați într-o îmbinare de corespondență Word. Pentru a păstra datele numerice pe care le-ați formatat ca procentaj sau ca monedă în timpul unei îmbinări de corespondență, urmați instrucțiunile din secțiunea "Pasul 2: utilizați Dynamic Data Exchange (DDE) pentru o îmbinare de corespondență".

În sursa de date Excel pe care o veți utiliza pentru o listă de expediere poștală dintr-o îmbinare de corespondență Word, aveți grijă să formatați corect coloanele de date numerice. Formatați o coloană cu numere, de exemplu, pentru a se potrivi cu o anumită categorie, cum ar fi monedă.

  1. Deschideți sursa de date Excel.

  2. Alegeți o coloană pe care doriți să o formatați.

  3. Pe fila Pornire, în grupul Număr, alegeți săgeata în jos de lângă caseta Format de număr (General), apoi alegeți o opțiune din listă.

    În Excel, pe fila Pornire, în grupul Număr, alegeți săgeata în jos din caseta General pentru a alege formatul de număr de utilizat.

  4. Repetați pașii 2 și 3, după cum este necesar.

  5. Când ați terminat, alegeți Salvare.

Atunci când aveți o sursă de date Excel care conține numere formatate, cum ar fi procente și valori monetare, unele dintre datele numerice pot să nu își păstreze formatarea în timpul unei îmbinări de corespondență. Veți primi rezultatele de îmbinare a corespondenței dorite și puteți păstra formatul datelor numerice în Excel utilizând DDE.

Format de date Excel comparat cu câmpul de îmbinare a lucrului utilizând sau nu utilizarea Dynamic Data Exchange

Notă: Dacă decideți să nu utilizați DDE, urmați instrucțiunile din Utilizarea îmbinării corespondenței pentru a trimite mesaje de e-mail în masă.

  1. Deschideți Word, alegeți opțiuni > fișier > Complex.

  2. Sub General, bifați caseta de selectare Confirmare conversie format fișier la deschidere .

    Opțiunea Confirmare conversie format fișier la deschidere

  3. Alegeți OK.

  4. Pe fila corespondență , alegeți pornire îmbinare corespondență > Expert îmbinare corespondență pas cu pas.

    În Word, pe fila corespondență, alegeți pornire îmbinare corespondență, apoi alegeți Expert îmbinare corespondență pas cu pas

  5. În panoul Îmbinare corespondență , sub Selectare destinatari, alegeți Utilizare listă existentă.

    În Word, panoul de activitate îmbinare corespondență care se deschide atunci când alegeți expertul îmbinare corespondență pas cu pas din grupul îmbinare corespondență

  6. Sub Utilizare listă existentă, alegeți Răsfoire, apoi deschideți foaia de calcul formatată.

  7. În caseta de dialog Confirmare sursă de date , bifați caseta de selectare se afișează toate și alegeți foi de lucru MS Excel prin DDE (*. xls) > OK.

    Caseta de dialog Confirmare sursă de date

  8. În caseta de dialog Microsoft Excel , alegeți întreaga foaie de calcul > OK.

    Caseta de dialog Microsoft Excel în Word

  9. Atunci când se deschide caseta de dialog destinatari pentru îmbinare corespondență , alegeți OK.

    Caseta de dialog destinatari pentru îmbinare corespondență care afișează conținutul unei foi de calcul Excel utilizate ca sursă de date pentru o listă de expediere poștală

  10. Continuați cu litera, mesajul de e-mail, etichetasau îmbinarea plicurilor .

Sfat: Puteți preveni solicitarea de Word de fiecare dată când deschideți un fișier de date. După ce vă conectați la lista de corespondență, accesați opțiuni > fișier > Complex. Sub General, debifați caseta de selectare Confirmare conversie format fișier la deschidere .

Dacă ați creat o listă de persoane de contact într-o foaie de calcul Excel, este important să formatați codurile ZIP sau codurile poștale ca text pentru a evita pierderea datelor. Dacă importați într-o foaie de calcul nouă orice persoane de contact dintr-un text (. txt) sau dintr-un fișier de valori separate prin virgulă (. csv), Expertul import text vă poate ajuta să importați și să formatați datele.

Pasul 1: Configurarea sursei de date în Excel

Dacă utilizați deja o foaie de calcul Excel ca sursă de date pentru o îmbinare de corespondență în Word, treceți la pasul 2 din acest articol. Dacă sursa de date este un fișier. txt sau un fișier. csv care conține persoanele de contact Gmail, de exemplu, utilizați Expertul import text pentru a configura datele înExcel.

  1. Deschideți Excel și, pe fila date , alegeți din text.

    On the Data tab, select From Text

  2. Alegeți fișierul. csv sau. txt dorit, apoi alegeți obțineți date.

  3. În Expertul import text, alegeți Următorul.

  4. În delimitatori, bifați caseta care se potrivește cu delimitatorul care separă fiecare element al datelor (cum ar fi o filă sau o virgulă). Apoi alegeți Următorul.

    Sfat: Previzualizarea panoului de date selectat vă arată cum vor arăta rezultatele într-un format de tabel.


    Step 2 of the Text Import Wizard
     

  5. În previzualizarea datelor selectate, alegeți coloana care conține codurile ZIP sau codurile poștale. Apoi, în formatul de date C oloană, alegeți text.

    Text Import Wizard step 3
     

  6. Repetați pasul 5 după cum este necesar, alegeți coloana pe care doriți să o modificați și formatul de date pe care doriți să-l aplicați.

    Notă: De fiecare dată când aplicați un format de date la o coloană, numele formatului apare în antetul de tabel pentru acea coloană.

  7. Faceți clic pe Terminare.

  8. În caseta de dialog Import date , alegeți locul în care doriți Excel să plasați datele, apoi faceți clic pe OK.

    Notă: Salvați foaia de calcul cu un nume nou de fișier.

Pasul 2: formatarea datelor numerice în foaia de calcul Excel

Pentru a vă asigura că codul postal sau codul poștal trec printr-o îmbinare de corespondență fără a pierde niciun zero, formatați coloana care conține acele coduri ca text.

  1. Deschideți foaia de calcul și selectați coloana care conține codurile ZIP sau codurile poștale.

  2. În fila pornire , în caseta format , alegeți text.

    On the Home tab, in the Format box, select Text

Acum puteți utiliza aceste date pentru o Îmbinare de corespondență.

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×