Ați construit o listă de persoane de contact și alte date pe care doriți să le utilizați pentru o îmbinare de corespondență Word. Dacă sursa de date este o foaie de calcul Excel existentă, trebuie doar să pregătiți datele pentru o îmbinare de corespondență. Dar dacă sursa de date este un fișier delimitat cu tabulatori (.txt) sau unul cu valori separate prin virgulă (.csv), trebuie mai întâi să importați datele în Excel, apoi să le pregătiți pentru o îmbinare de corespondență.

Pasul 1: Configurați-vă sursa de date în Excel

Dacă utilizați o foaie de calcul Excel de date ca sursă de date pentru o îmbinare de corespondență în Word, omiteți acest pas. Dacă sursa de date este un .txt fișier .csv, utilizați Expertul import text pentru a configura datele în Excel.

După ce importați cu succes un fișier .txt sau .csv, mergeți la Pasul 2.

  1. Deschideți Excel.

  2. Accesați Caseta de > Date din text/CSV.

    Selectarea Text/CSV din fila Date

  3. Alegeți .txt fișierul .csv dorit, apoi selectați Import.

  4. În fereastra de previzualizare, selectați Transformare date.

  5. Selectați coloana ZIP, Cod poștal sau altă coloană de formatat.

  6. Accesați Transformare >tip de date: și selectați Text.

    Fereastra Power Query cu textul selectat

  7. Selectați Înlocuire curentă.

  8. Repetați pașii 5-7, după cum este necesar.

  9. Selectați Închidere & Încărcare.

  10. Accesați Fișier > Salvare ca și salvați ca cu un alt nume.

  1. Deschideți Excel.

  2. Excel 2016    Accesați Caseta de >Obțineți date externe > din text.

    The From Text option is highlighted on the Data tab.

  3. Alegeți .txt fișierul .csv dorit, apoi selectați Import.

  4. În Expert import text, în panoul Tip original de date, alegeți Delimitat.

    Excel - Preluare date externe din Text, Expertul import text, pasul 1 din 3

  5. Selectați Datele au anteturi deasupra panoului Previzualizare dacă fișierul are anteturi, apoi alegeți Următorul.

  6. În panoul Delimitatori, bifați caseta de selectare care se potrivește cu delimitatorul (cum ar fi Virgulă sau Tabulator) pe care îl utilizează datele, apoi alegeți Următorul.

    The options for Delimiters are highlighted in the Text Import Wizard.

  7. Sub Previzualizare date, alegeți coloana care conține codurile ZIP sau codurile poștale, iar sub Format date coloană, alegeți Text.

    The Text option for Column data format is highlighted in the Text Import Wizard.

    Notă: De fiecare dată când aplicați un format de date (General, Text sau Dată) într-o coloană, numele formatului apare în antetul de tabel pentru acea coloană.

  8. Repetați pasul 7 de câte ori este necesar, alegând coloana pe care doriți s-o modificați și formatul de date pe care doriți să-l aplicați.

  9. Alegeți Terminare.

  10. În caseta de dialog Import date, acceptați setarea implicită pentru Foaie de lucru existentă și adresa celulei, apoi alegeți OK.

    În caseta de dialog Import date, alegeți să plasați datele într-o foaie de lucru existentă, setarea implicită, sau într-o foaie de lucru nouă

    Precauție: Adresa de celulă din caseta de dialog Import date afișează celula selectată momentan. Datele se importă începând cu adresa celulei denumite.

  11. Salvați foaia de calcul cu un nume nou de fișier.

Pasul 2: Pregătiți sursa de date

În sursa de date Excel pe care o veți utiliza pentru o listă de expediere poștală dintr-o îmbinare de corespondență Word, aveți grijă să formatați corect coloanele de date numerice. Formatați o coloană cu numere, de exemplu, pentru a se potrivi cu o anumită categorie, cum ar fi monedă.

Dacă alegeți procentul drept categorie, rețineți că formatul de procent va înmulți valoarea celulei cu 100. Formatați o coloană de procente ca text dacă doriți să evitați factorul de înmulțire.

Codurile ZIP sau codurile poștale trebuie să fie formatate ca text pentru a păstra datele în timpul unei îmbinări de corespondență. Dacă nu se importă, formatați-l acum. Zerourile inițiale din coduri, de exemplu, 00399, sunt eliminate în timpul unei îmbinări de corespondență dacă nu sunt formatate ca text.

  1. Alegeți coloana care conține codurile POȘTALE, codurile poștale sau alte date de formatat.

  2. Accesați Pornireși, în grupul Număr, selectați săgeata în jos caseta Format de număr, apoi alegeți o opțiune din listă (cum ar fi Text).

    În Excel, pe fila Pornire, în grupul Număr, alegeți săgeata în jos din caseta General pentru a alege formatul de număr de utilizat.

Nu uitați să adăugați simbolul corespunzător înainte sau după un câmp de îmbinare. De exemplu, iată cum arată valorile monetare și procent dacă se omit simbolurile.

În documentul de îmbinare a corespondenței apare „contribuția dvs. de 50,00 USD” și „vă oferim o reducere de 20%”.

Dacă includeți simbolurile, numerele au mai mult sens.

În documentul rezultat după îmbinarea corespondenței apare „contribuția dvs. de 50,00 USD” și „vă oferim o reducere de 20%”.

În documentul de îmbinare corespondență, adăugați simbolurile înainte sau după câmpurile de îmbinare, astfel:

Document de îmbinare de corespondență eșantion, în care un câmp numit Donație include moneda, iar un câmp numit Procent este urmat de un semn procent.

Consultați și

Un pas esențial într- Word de îmbinare a corespondenței este configurarea și pregătirea unei surse de date. Puteți să utilizați o sursă de date Excel existentă sau să construiți una nouă importând un fișier delimitat prin tabulatori (.txt) sau cu valori separate prin virgulă (.csv). După ce ați configurat și pregătit sursa de date, puteți efectua o îmbinare a corespondenței utilizând Schimb dinamic de date (DDE) cu Expertul pas cu pas de îmbinare corespondență sau utilizând o metodă manuală de îmbinare a corespondenței.

Dacă nu utilizați o sursă de date Excel existentă pentru îmbinarea corespondenței, puteți utiliza o listă de persoane de contact sau o agendă într-un fișier .txt sau .csv . Expertul import text vă îndrumă prin pașii pentru a obține date care se află într-un fișier .txt-.csv-o Excel.

  1. Deschideți Excel.

  2. În fila Date, alegeți Din text/CSV.

  3. Alegeți .txt sau .csv fișierul dorit, apoi alegeți Import.

  4. În Expert import text, în panoul Tip original de date, alegeți Delimitat.

    Excel - Preluare date externe din Text, Expertul import text, pasul 1 din 3

  5. Bifați caseta de selectare Datele au anteturi de deasupra panoului Previzualizare, dacă fișierul pe care îl importați are anteturi, apoi alegeți Următorul.

  6. În panoul Delimitatori, bifați caseta de selectare care se potrivește cu separatorul utilizat de datele dvs. (cum ar fi Virgulă sau Tabulator), apoi alegeți Următorul.

    The options for Delimiters are highlighted in the Text Import Wizard.

    Sfat: Panoul Previzualizare date afișează cum vor arăta rezultatele în format de tabel.

  7. Sub Previzualizare date, alegeți coloana care conține codurile ZIP sau codurile poștale, iar sub Format date coloană, alegeți Text.

    The Text option for Column data format is highlighted in the Text Import Wizard.

    Note: 

    • Formatele disponibile sunt General,Textși Dată. De fiecare dată când aplicați un format de date la o coloană, numele formatului apare în antetul de tabel pentru acea coloană.

    • O coloană care conține date numerice, cum ar fi un procent sau o valoare de monedă, de exemplu, poate fi formatată numai după ce fișierul este importat. Consultați subseccția "Formatarea datelor numerice Excel " ce urmează pentru mai multe informații.

  8. Repetați pasul 7 de câte ori este necesar, alegând coloana pe care doriți s-o modificați și formatul de date pe care doriți să-l aplicați.

  9. Alegeți Terminare.

  10. În caseta de dialog Import date, acceptați setarea implicită pentru Foaie de lucru existentă și adresa celulei, apoi alegeți OK.

    În caseta de dialog Import date, alegeți să plasați datele într-o foaie de lucru existentă, setarea implicită, sau într-o foaie de lucru nouă

    Precauție: Adresa de celulă din caseta de dialog Import date afișează celula selectată momentan. Datele se importă începând cu adresa celulei denumite.

  11. Când terminați, salvați sursa de date cu un nume nou de fișier.

Formatarea datelor numerice în Excel

Formatați orice date numerice, cum ar fi procente sau valori monetare, în orice sursă de date nouă sau existentă din Excel pe care intenționați să o utilizați într-o îmbinare Word corespondență. Pentru a păstra datele numerice pe care le-ați formatat ca procent sau ca monedă în timpul unei îmbinări de corespondență, urmați instrucțiunile din secțiunea "Pasul 2: Utilizarea caracteristicii de date dinamice Exchange (DDE) pentru o îmbinare de corespondență".

În sursa de date Excel pe care o veți utiliza pentru o listă de expediere poștală dintr-o îmbinare de corespondență Word, aveți grijă să formatați corect coloanele de date numerice. Formatați o coloană cu numere, de exemplu, pentru a se potrivi cu o anumită categorie, cum ar fi monedă.

  1. Deschideți sursa Excel date sursă.

  2. Alegeți o coloană pe care doriți să o formatați.

  3. Pe fila Pornire, în grupul Număr, alegeți săgeata în jos de lângă caseta Format de număr (General), apoi alegeți o opțiune din listă.

    În Excel, pe fila Pornire, în grupul Număr, alegeți săgeata în jos din caseta General pentru a alege formatul de număr de utilizat.

  4. Repetați pașii 2 și 3, după cum este necesar.

  5. Când terminați, alegeți Salvare.

Când aveți o sursă Excel date noi care conține numere formatate, cum ar fi procente și valori monetare, este posibil ca unele dintre datele numerice să nu-și păstreze formatarea în timpul unei îmbinări de corespondență. Veți obține rezultatele de îmbinare a corespondenței dorite și veți putea păstra formatul datelor numerice din Excel utilizând DDE.

Excel de date comparativ cu Câmpul pentru îmbinare lucru, utilizând sau nu date dinamice Exchange

Notă: Dacă vă hotărâți să nu utilizați DDE, urmați instrucțiunile din Utilizarea îmbinării corespondenței pentru a trimite mesaje de e-mail în masă.

  1. Deschideți Word, alegeți Opțiuni > fișier > Complexe.

  2. Sub General, bifați caseta de selectare Confirmare conversie format fișier la deschidere.

    Opțiunea Confirmare conversie format fișier la deschidere

  3. Alegeți OK.

  4. Pe fila Corespondență, alegeți Pornire Îmbinare corespondență >Expert pas cu pas de îmbinare corespondență.

    În Word, pe fila Corespondență, alegeți Pornire Îmbinare corespondență, apoi expertul Pas cu pas de îmbinare corespondență

  5. În panoul Îmbinare corespondență, sub Selectare destinatari, alegețiUtilizarea unei liste existente.

    În Word, panoul de activități Îmbinare corespondență care se deschide atunci când alegeți Expertul Pas cu pas de îmbinare corespondență în grupul Îmbinare corespondență

  6. Sub Utilizați o listă existentă, alegeți Răsfoire, apoi deschideți foaia de calcul formatată.

  7. În caseta de dialog Confirmare sursă de date, bifați caseta de selectare Afișarea tuturor și alegeți Foi de lucru MS Excel prin DDE (*.xls) > OK.

    Caseta de dialog Confirmare sursă de date

  8. În caseta de dialog Microsoft Excel, alegeți Foaie de calcul întreagă > OK.

    Caseta de dialog Microsoft Excel în Word

  9. Atunci când se deschide caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență, alegeți OK.

    Mail Merge Recipients dialog box that shows the contents of a Excel spreadsheet used as a data source for a mailing list

  10. Continuați îmbinarea scrisorii, a mesajului dee-mail, a etichetei sau a plicului.

Sfat: Puteți împiedica solicitarea de acest Word fiecare dată când deschideți un fișier de date. După ce vă conectați la lista de corespondență, accesați Fișier > Opțiuni > Complex. Sub General,debifați caseta de selectare Confirmare conversie format fișier la deschidere.

Dacă ați construit o listă de persoane de contact într-o foaie de Excel de calcul, este important să formatați toate codurile poștale sau codurile poștale ca text, pentru a evita pierderea datelor. Dacă importați într-o foaie de calcul nouă orice persoane de contact dintr-un text (.txt) sau dintr-un fișier cu valori separate prin virgulă (.csv), Expertul import text vă poate ajuta să importați și să formatați datele.

Pasul 1: Configurați sursa de date în Excel

Dacă utilizați deja o foaie de Excel de date ca sursă de date pentru o îmbinare de corespondență în Word, treceți la pasul 2 din acest subiect. Dacă sursa de date este un fișier .txt sau un fișier .csv care conține persoanele de contact Gmail, de exemplu, utilizați Expertul import text pentru a configura datele înExcel.

  1. Deschideți Excel și, pe fila Date, alegeți Din text.

    On the Data tab, select From Text

  2. Alegeți .csv sau .txt fișierul dorit, apoi alegeți Obțineți date.

  3. În Expert import text,alegeți Următorul.

  4. În Delimitatori,bifați caseta care se potrivește cu delimitatorul care separă fiecare element de date (cum ar fi un tabulator sau o virgulă). Apoi alegeți Următorul.

    Sfat: Previzualizarea panoului de date selectat vă arată cum vor arăta rezultatele într-un format de tabel.


    Step 2 of the Text Import Wizard
     

  5. În Previzualizare a datelor selectate, alegeți coloana care conține codurile poștale. Apoi, în format dedate Clumn, alegeți Text.

    Text Import Wizard step 3
     

  6. Repetați pasul 5 după cum este necesar, alegând coloana pe care doriți să o modificați și formatul de date pe care doriți să-l aplicați.

    Notă: De fiecare dată când aplicați un format de date la o coloană, numele formatului apare în antetul de tabel pentru acea coloană.

  7. Faceți clic pe Terminare.

  8. În caseta de dialog Import date, alegeți unde doriți Excel puneți datele, apoi faceți clic pe OK.

    Notă: Salvați foaia de calcul cu un nume nou de fișier.

Pasul 2: Formatarea datelor numerice într-o Excel calcul

Pentru a vă asigura că codul poștal sau codul poștal trec printr-o îmbinare de corespondență fără a pierde zerourile, formatați coloana care conține acele coduri ca text.

  1. Deschideți foaia de calcul și selectați coloana care conține codurile poștale.

  2. Pe fila Pornire, în caseta Format, alegeți Text.

    On the Home tab, in the Format box, select Text

Acum puteți utiliza aceste date pentru o îmbinare de corespondență.

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Insider Microsoft Office

V-a fost de ajutor această informație?

Cât de mulțumit sunteți de calitatea traducerii?
Ce v-a afectat experiența?

Vă mulțumim pentru feedback!

×