O înregistrare este un document sau o altă entitate electronică sau fizică într-o organizație, care servește drept dovadă a unei activități sau tranzacții efectuate de organizație și care necesită retenție pentru o perioadă de timp. Gestionarea înregistrărilor este procesul prin care o organizație:
-
Determină ce tipuri de informații trebuie să fie considerate înregistrări.
-
Determină modul în care documentele active care vor deveni înregistrări trebuie gestionate în timp ce sunt utilizate și determină modul în care trebuie colectate după ce sunt declarate a fi înregistrări.
-
Determină în ce mod și pentru cât timp trebuie păstrat fiecare tip de înregistrare pentru a îndeplini cerințele legale, de business sau de reglementare.
-
Cercetează și implementează soluții tehnologice și procese de afaceri pentru a se asigura că organizația își respectă obligațiile de gestionare a înregistrărilor într-un mod rentabil și non-intruziv.
-
Efectuează activități legate de înregistrări, cum ar fi dezvăluirea înregistrărilor expirate sau găsirea și protejarea înregistrărilor legate de evenimente externe, cum ar fi procese.
Determinarea documentelor și a altor elemente fizice sau electronice din organizația dvs. este responsabilitatea responsabilității responsabililor cu conformitatea corporatistă, a managerilor de înregistrări și a instrumentelor speciale. Prin clasificarea cu atenție a tuturor conținutului de întreprindere din organizația dvs., aceste persoane vă pot ajuta să vă asigurați că documentele sunt păstrate pentru perioada de timp corespunzătoare. Un sistem bine proiectat de gestionare a înregistrărilor contribuie la protejarea legală a unei organizații, ajută organizația să demonstreze conformitatea cu obligațiile de reglementare și mărește eficiența organizațională prin promovarea dispoziționalității elementelor inatențiale care nu sunt înregistrări.
Un sistem de gestionare a înregistrărilor include următoarele elemente:
-
O analiză de conținut care descrie și clasifică conținutul din întreprindere care poate deveni înregistrări, care furnizează locații sursă și care descrie cum se va muta conținutul în aplicația de gestionare a înregistrărilor.
-
Un plan de fișier care indică, pentru fiecare tip de înregistrare din întreprindere, unde trebuie păstrate ca înregistrări, politicile care se aplică acestora, cât timp trebuie păstrate, modul în care trebuie eliminate și cine este responsabil pentru gestionarea lor.
-
Un document cu cerințe de conformitate care definește regulile pe care sistemele IT ale organizației trebuie să le urmeze pentru a asigura conformitatea și metodele utilizate pentru a asigura participarea membrilor echipei de întreprindere.
-
O metodă de colectare a înregistrărilor care nu mai sunt active din toate sursele de înregistrări, cum ar fi serverele de colaborare, serverele de fișiere și sistemele de e-mail.
-
O metodă de auditare a înregistrărilor în timp ce sunt active.
-
O metodă de captare a metadatelor și a istoricul de auditare al înregistrărilor și pentru întreținerea acestora.
-
Un proces pentru suspendarea înregistrărilor (suspendareapozițiilor acestora) atunci când au loc evenimente, cum ar fi litigii.
-
Un sistem de monitorizare și raportare cu privire la gestionarea înregistrărilor, pentru a vă asigura că angajații sunt îndosariți, accesați și gestionați-i în conformitate cu politicile și procesele definite.
SharePoint include caracteristici care pot ajuta organizațiile să implementeze sisteme și procese integrate de gestionare a înregistrărilor.
Prezentare generală a planificării gestionării înregistrărilor
Acest subiect descrie pașii de planificare pe care trebuie să-i urmați pentru a vă asigura că sistemul de gestionare a înregistrărilor pe care îl implementați pe baza înregistrărilor SharePoint va atinge obiectivele de gestionare a înregistrărilor organizației dvs. Mai jos este o previzualizare a procesului de planificare a gestionării înregistrărilor:
-
Identificarea rolurilor de gestionare a înregistrărilor Gestionarea cu succes a înregistrărilor necesită roluri specializate, cum ar fi următoarele:
-
Manageri de înregistrări și responsabili cu conformitatea, pentru a clasifica înregistrările din organizație și a rula procesul de gestionare a înregistrărilor.
-
Personal IT pentru a implementa sisteme care acceptă eficient gestionarea înregistrărilor.
-
Managerii de conținut pentru a afla unde sunt păstrate informațiile organizaționale și a se asigura că echipele lor urmează practicile de gestionare a înregistrărilor.
-
-
Analizați conținutul organizațional Înainte de a crea un plan de fișier, managerii de înregistrări și managerii de conținut anchetele despre utilizarea documentelor din organizație pentru a afla ce documente și alte elemente pot deveni înregistrări.
-
Dezvoltarea unui plan de fișier După ce ați analizat conținutul organizației și planificări de retenție determinate, completați restul planului de fișiere. Planurile de fișiere sunt diferite de la o organizație la alta, dar, în general, descriu tipurile de elemente pe care întreprinderea le recunoaște că sunt înregistrări, indică unde sunt stocate, își descriu perioadele de retenție și furnizează alte informații, cum ar fi cine este responsabil cu gestionarea acestora și ce categorie mai largă de înregistrări aparțin.
-
Dezvoltarea planificărilor de retenție Pentru fiecare tip de înregistrare, determinați când nu mai este activ (se utilizează), cât timp trebuie păstrat după aceasta și cum ar trebui eliminat, în cele din urmă, și cum ar trebui eliminat.
-
Evaluarea și îmbunătățirea practicilor de gestionare a documentelor Asigurați-vă că politicile obligatorii se aplică în depozite de documente. De exemplu, asigurați-vă că este auditat corespunzător conținutul, astfel încât auditurile corespunzătoare să fie păstrate împreună cu înregistrările.
-
Proiectarea soluției de gestionare a înregistrărilor Determinați dacă să creați o arhivă de înregistrări, să gestionați înregistrările pe loc sau să utilizați o combinație între cele două abordări. Pe baza planului de fișier, proiectați arhiva de înregistrări sau determinați cum să utilizați site-urile existente pentru a conține înregistrări. Definiți tipuri de conținut, biblioteci, politici și, atunci când este necesar, metadate care determină locația în care să rutați un document.
-
Planificarea modului în care conținutul devine înregistrări Dacă utilizați foldere SharePoint gestionarea documentelor active și gestionarea înregistrărilor, puteți crea fluxuri de lucru particularizate pentru a muta documentele într-o arhivă de înregistrări. Dacă utilizați un SharePoint sau un sistem extern de gestionare a documentelor, puteți să planificați și să dezvoltați interfețe care mută conținutul din aceste sisteme în arhiva de înregistrări sau care declară un document ca înregistrare, dar nu mută documentul. De asemenea, creați un plan de instruire pentru a-i învăța pe utilizatori cum să creeze și să lucreze cu înregistrările.
-
Planificarea integrării cu e-mailul Determinați dacă veți gestiona înregistrările de e-mail SharePoint sau dacă veți gestiona înregistrările de e-mail în cadrul aplicației de e-mail propriu-zise.
-
Planificarea conformității pentru conținut social Dacă organizația dvs. utilizează rețele sociale, cum ar fi bloguri sau pagini wiki, determinați cum va deveni acest conținut înregistrări.
-
Planificarea raportării conformității și documentației Pentru a verifica dacă organizația dvs. efectuează practicile de gestionare a înregistrărilor necesare și pentru a comunica aceste practici, ar trebui să vă documenteze planurile și procesele de gestionare a înregistrărilor. Dacă întreprinderea dvs. devine angajată în litigii legate de înregistrări, poate fi nevoie să produceți aceste instrucțiuni de gestionare a înregistrărilor, planurile de implementare și măsurători privind eficiența.
