O parte a peisajului natural al fiecărui proiect este riscul - un anumit nivel de incertitudine care vine din faptul că nu știți cum se vor desfășura evenimentele viitoare pe măsură ce dvs. și echipa dvs. implementați proiectul. Pentru a împiedica ca proiectul dvs. să fie deraiat de o întâmplare nefericită sau chiar de o oportunitate neașteptată, dezvoltați un plan de gestionare a riscurilor pentru proiectul dvs. și urmăriți-l în Project Web App prin intermediul abonamentului Project Online.
În acest articol
- Ce este gestionarea riscurilor și cum este corelată cu managementul de proiect?
- Cele mai bune practici în gestionarea riscurilor pentru proiecte
- Înregistrarea și urmărirea riscurilor în Project Online
Ce este gestionarea riscurilor și cum este corelată cu managementul de proiect?
Un risc este orice nivel de incertitudine care poate avea un efect negativ asupra proiectului dvs. De obicei, ne gândim la riscuri în ceea ce privește lucrurile rele care se pot întâmpla, de exemplu, un uragan care întârzie un proiect de construcție. Cu toate acestea, riscurile pot fi, de asemenea, pozitive și să conducă la oportunități mai mari, de exemplu, o campanie de marketing, astfel încât răspunsul clientului supraîncărcă site-ul companiei.
Apoi, gestionarea riscurilor este procesul de identificare și planificare a riscurilor care ar putea afecta proiectul în ceea ce privește domeniul de aplicare, activitățile, planificarea, costurile, resursele, calitatea și așa mai departe. Iată câteva exemple:
- Produsul sau serviciul aflat în curs de dezvoltare depinde de noua tehnologie care nu este pe deplin testată.
- Subcontractanții și alte resurse pot să nu fie disponibile atunci când aveți nevoie de ele.
- Livrările de la furnizori pot fi întârziate.
- Un concurent necunoscut și-ar putea aduce mai întâi pe piață versiunea produsului sau serviciului.
- Construcția este programată în timpul iernii, atunci când condițiile de zăpadă ar putea provoca întârzieri.
- Cerințele vagi de proiect pot cauza un fluaj de domeniu.
- Există o curbă de învățare abruptă pe instrumentele software utilizate în proiect.
Cele mai bune practici în gestionarea riscurilor pentru proiecte
Această secțiune detaliază tehnicile care vă ajută să definiți planul de gestionare a riscurilor pentru proiectul dvs.
Identificarea riscurilor
Iată modalități prin care dvs. și echipa puteți identifica riscurile proiectului. Nu uitați să luați în considerare riscurile sau oportunitățile pozitive care ar putea apărea.
- Apelați echipa de proiect în scopul identificării riscurilor. Aveți un facilitator și un înregistrator, astfel încât toată lumea să aibă voce și toate riscurile să fie capturate.
- Revizuiți fazele majore ale planului de proiect cu un ochi spre riscuri.
- Revizuiți lecțiile învățate din proiecte similare din trecut, aflați ce nu a mers bine în acele proiecte și determinați dacă acest lucru se poate întâmpla în proiectul dvs. curent. De asemenea, uitați-vă la ceea ce a mers foarte bine și vedeți dacă vreuna dintre aceste surprize ar putea reprezenta un risc pozitiv pentru proiectul dvs.
- Faceți o analiză SWOT pentru a examina punctele forte, punctele slabe, oportunitățile și amenințările la adresa proiectului. Aceasta este o altă modalitate bună de a privi riscurile pozitive, precum și pe cele negative.
- Luați în considerare categoriile de risc, inclusiv factorii tehnici, externi, organizaționali și de management de proiect. Aspectele tehnice pot include cerințele proiectului și complexitatea sau fiabilitatea tehnologiei utilizate în proiect. Factorii externi pot include subcontractanți și furnizori, condițiile meteo, nevoile clienților, piața și modificările de reglementare. Riscurile organizaționale pot include dependența de alte proiecte, cerințe multiple pentru aceleași resurse de proiecte diferite, concurență pentru finanțare sau schimbarea priorităților strategice. Riscurile de management de proiect pot include acuratețea estimărilor de lucru și de cost sau a metodelor de colectare a stării și de urmărire a costurilor.
- Luați în considerare triunghiul proiectului (domeniul de aplicare, timpul și banii) împreună cu alte drivere de proiect pentru riscuri. Ce ar putea afecta domeniul de aplicare și activitățile? Ce se poate întâmpla cu jaloanele cheie și cu data de finalizare a proiectului? Bugetul și cheltuielile proiectului? Disponibilitatea și performanța resurselor? Calitate?
Punctajul riscurilor
După ce ați capturat riscurile, este timpul să le marcați în ceea ce privește probabilitatea și impactul. Pentru fiecare risc, introduceți un număr sau un procent care reprezintă probabilitatea ca acest risc să fie realizat.
De asemenea, pentru fiecare risc, introduceți un număr care reprezintă importanța sau impactul pe care acest risc l-ar avea dacă s-ar întâmpla. Puteți face scala să fie cea mai utilă pentru dvs., atâta timp cât o aplicați în mod unitar la toate riscurile.
Înmulțiți cele două numere și aveți scorul de risc.
Prioritizarea riscurilor
Ordonați riscurile de la cele mai mari la cele mai mici punctaje de risc, pentru a vedea unde aveți nevoie să vă concentrați cel mai mult în planul de gestionare a riscurilor. Iată un exemplu de listă de riscuri pe care le puteți crea utilizând Project Web App. Observați că acestea sunt în ordine, de la cele mai mari la cele mai mici punctaje de risc. Pentru mai multe informații, consultați Înregistrarea și urmărirea riscurilor în Project Online mai jos în acest subiect.
Pe măsură ce vă scanați lista de riscuri prioritizate, veți vedea probabil grupări naturale:
- Riscuri cu apelul cu punctaje mai mari pentru un răspuns planificat.
- Riscurile cu punctaje moderate necesită o decizie de la caz la caz pentru a stabili dacă acestea justifică un răspuns planificat.
- Riscurile cu punctaje mici nu vor avea probabil nevoie de un răspuns planificat, dar merită să fie revizuite ocazional pe tot parcursul vieții proiectului, pentru a vedea dacă s-au modificat condițiile pentru a le oferi o prioritate mai mare.
Dezvoltarea planului de gestionare a riscurilor
Datorită riscurilor marcate și prioritizate, aveți acum baza pentru dezvoltarea planului de gestionare a riscurilor pentru proiectul dvs. Pentru fiecare dintre riscurile pe care ați decis că echipa dvs. trebuie să le gestioneze, determinați următoarele răspunsuri posibile:
- Evitați riscul. Dacă riscul suportat nu merită să faceți parte din proiect, eliminați-l. De exemplu, ar fi mai înțelept să înlocuiți o activitate sau o resursă care implică un risc inacceptabil de mare, cu o alternativă adecvată.
- Transferați riscul pe responsabilitatea altei persoane, de exemplu, către un alt departament sau un furnizor. Printre alte exemple se numără asigurările sau garanțiile. Costul transferării riscului trebuie să fie mai mic decât cel pe care l-ați întâlni dacă v-ați păstra responsabilitatea pentru risc.
- Creați un plan de urgență pentru a preveni apariția riscului sau pentru a atenua sau a minimiza efectul riscului dacă se întâmplă acest lucru. Aceasta este partea planului dvs. de gestionare a riscurilor care va necesita cel mai mult efort, deoarece creați un plan alternativ împreună cu puncte de declanșare care determină momentul activării planului de urgență.
- Acceptați riscul. Pentru unele riscuri cu prioritate înaltă, este mai rentabil să vă "asumați riscul" decât să-l evitați, să-l transferați sau să îl atenuați.
Rețineți că planul pentru un singur risc poate include unul sau mai multe dintre aceste răspunsuri. De exemplu, puteți face tot ce este posibil pentru a preveni apariția riscului, dar este posibil să aveți și un plan pentru ceea ce ați face dacă acest lucru se întâmplă oricum.
Atunci când decideți care dintre abordări să fie abordată, luați în considerare costurile în ceea ce privește banii, timpul și efortul. Doriți să găsiți un echilibru sănătos între a vă continua proiectul și a evita, a preveni sau a planifica riscuri importante.
Atribuirea unui manager de riscuri
Alegeți pe altcineva în afară de managerul de proiect pentru a fi managerul de risc responsabil cu anticiparea riscurilor pe întreaga durată de viață a proiectului. Această persoană ar trebui să fie cineva care poate uita la proiect cu un scepticism sănătos cu privire la incertitudinile.
Managerul de risc este, de asemenea, cel care urmărește punctele de declanșare pentru planurile de urgență, monitorizează riscurile cu prioritate mai mică și asigură realizarea planului de gestionare a riscurilor.
Încurajați membrii echipei să raporteze riscurile
Toți membrii echipei ar trebui să aibă posibilitatea de a raporta riscurile pe care le prevăd în proiect. În Project Web App, membrii echipei pot introduce riscuri în activitățile și proiectele atribuite. Acesta poate fi chiar un canal anonim de raportare a riscurilor, dacă credeți că poate obține rezultate mai bune.
Înregistrarea și urmărirea riscurilor în Project Online
În Project Web App, pe care îl aveți prin intermediul abonamentului Project Online, puteți să creați baza de date de riscuri pentru proiect și să monitorizați și să actualizați continuu planul de gestionare a riscurilor. În acest sistem de urmărire a riscurilor, puteți să setați probabilitatea și importanța, să le atribuiți unui membru al echipei și să îi dați un termen limită. Membrii echipei pot, de asemenea, să vizualizeze și să editeze riscurile în Project Web App.
Înregistrarea unui risc
- Pe pagina de pornire Project Online, sub Urmăriți lucrul, selectați Proiecte.
- Pe pagina Centru proiect , sub coloana Nume proiect , selectați numele proiectului pentru care doriți să adăugați sau să editați un risc.
- În panoul din stânga, faceți clic pe Riscuri.
- Pe pagina Riscuri , faceți clic pe element nou.
- Completați formularul care apare. Câmpurile obligatorii sunt Titlu, Probabilitate și Impact. Câmpurile suplimentare includ Proprietar, Atribuit către, Cost, Descriere, Plan de atenuare, Plan de urgență și Trigger. Completați oricare dintre celelalte câmpuri pentru care aveți informații. Puteți adăuga oricând mai multe informații mai târziu.
- În partea de jos a paginii, selectați butonul Salvare .
Modificarea informațiilor despre risc
- Pe pagina de pornire Project Online, sub Urmăriți lucrul, selectați Proiecte.
- Pe pagina Centru proiect , sub coloana Nume proiect , selectați numele proiectului pentru care doriți să adăugați sau să editați un risc.
- În panoul din stânga, faceți clic pe Riscuri.
- Pe pagina Riscuri , selectați numele riscului pe care doriți să-l modificați.
- Deasupra formularului care apare, selectați Editare element.
- Modificați sau completați oricare dintre câmpuri.
- Pentru a atașa un fișier la înregistrarea de risc, pe fila Editare , în grupul Acțiuni , selectați Atașare fișier. Selectați Alegere fișier, navigați la fișier și selectați-l, apoi faceți clic pe Deschidere. Faceți clic pe OK.
- În partea de jos a paginii, selectați butonul Salvare .
Vizualizarea listei de riscuri dintr-un proiect
- Pe pagina de pornire Project Online, sub Urmăriți lucrul, selectați Proiecte.
- Pe pagina Centru proiect , sub coloana Nume proiect , selectați numele proiectului pentru care doriți să adăugați sau să editați un risc.
- În panoul din stânga, faceți clic pe Riscuri.
- Pe pagina Riscuri , revizuiți riscurile introduse pentru proiectul curent.
- Pentru a sorta în ordine ascendentă după un câmp, de exemplu, Atribuit către, Câmpul stare sau Expunere (produsul probabilității după factorii de impact ), faceți clic pe titlul coloanei. Pentru a sorta în ordine descendentă, faceți clic pe titlul coloanei a doua oară.
