Documentele inteligente sunt fișiere, cum ar fi registre de lucru Excel, care sunt programate să vă ofere ajutor în timp ce lucrați cu ele. Mai multe tipuri de fișiere Excel, cum ar fi formularele și șabloanele, pot funcționa și ca documente inteligente.
Aflați mai multe despre documentele inteligente
Documentele inteligente oferă soluții la două probleme comune de afaceri: controlul fluxului de lucru al procesului de afaceri și reutilizarea și partajarea informațiilor. Adăugați pachete de extensie XML la registrele de lucru Excel pentru a crea aceste soluții de documente inteligente. Aceste soluții pot fi descărcate sau pot fi dezvoltate utilizând un Kit de dezvoltare software pentru documente inteligente.
Notă: Documentele inteligente nu se pot deschide în Excel pentru web.
Documentele inteligente funcționează bine mai ales pentru registrele de lucru care fac parte dintr-un flux de lucru. Un flux de lucru este mișcarea automată a documentelor sau elementelor printr-o anumită secvență de acțiuni sau activități legate de un proces de afaceri. Fluxurile de lucru pot fi utilizate pentru a gestiona în mod constant procesele de afaceri comune, cum ar fi aprobarea documentelor sau revizuirea. De exemplu, firma dvs. poate avea un proces pentru completarea formularelor anuale de cheltuieli ale angajaților și este posibil să utilizați deja un șablon Excel în acest scop. Dacă șablonul este convertit într-un document inteligent, acesta se poate conecta la o bază de date care completează automat unele dintre informațiile necesare, cum ar fi numele angajatului, numărul angajatului și numele managerului. Când terminați raportul de cheltuieli, documentul inteligent poate afișa un buton care vă permite să îl trimiteți la pasul următor din fluxul de lucru. Deoarece documentul inteligent "știe" cine este managerul dvs., acesta se poate distribui automat acelei persoane. Și, indiferent cine are documentul, documentul inteligent știe unde se află în fluxul de lucru de revizuire a cheltuielilor și ce pas trebuie să se întâmple în continuare.
Puteți utiliza documente inteligente pentru a vă ajuta să partajați și să reutilizați conținutul existent. De exemplu, avocații pot utiliza formule standard existente atunci când scriu contracte, iar jurnaliștii pot insera linii de text și alte texte utilizate frecvent. Documentele inteligente pot, de asemenea, să simplifice partajarea informațiilor și chiar să interacționeze cu alte programe Microsoft Office. De exemplu, puteți utiliza documente inteligente pentru a trimite mesaje de e-mail prin Outlook, totul fără a părăsi documentul sau a porni personal Outlook.
Atunci când adăugați o soluție inteligentă pentru documente, aceasta apare în lista de soluții disponibile de fiecare dată când deschideți un document inteligent nou. Pentru a utiliza o soluție, trebuie mai întâi să atașați pachete de extensie XML la document, care face conversia registrului de lucru Excel într-un document inteligent. Un pachet de extensie XML conține mai multe componente, care includ fișiere XML și un manifest care face referire la acele componente. Atunci când deschideți un document atașat la un pachet de extensie, Excel deschide și panoul de activități Acțiuni document . Acel panou de activități poate include instrumente pentru finalizarea activităților și ajutor pentru utilizarea documentului inteligent. Caracteristicile specifice oferite de un document inteligent depind de designul pe care îl implementează creatorul său, dezvoltatorul sau specialistul IT. Dacă este necesar, contactați specialistul din Tehnologia Informației (IT) pentru a afla locația și detaliile despre soluția inteligentă pentru documente.
Notă: Atunci când utilizați pentru prima dată documente inteligente, este posibil să vedeți un mesaj care spune că trebuie să instalați componentele uzuale runtime lingvistice sau că aveți nevoie de o altă versiune a componentelor. Dacă vedeți acest tip de mesaj, contactați administratorul de sistem.
Dacă nu aveți resurse it sau de dezvoltare disponibile, puteți descărca documente inteligente care au fost create de terți. Dacă sunteți dezvoltator și doriți să aflați mai multe despre cum să creați documente inteligente, consultați Kitul de dezvoltare software pentru documente inteligente de pe site-ul Web Microsoft Developer Network (MSDN).
Adăugarea și atașarea unei soluții pentru documente inteligente
-
Dacă fila Dezvoltator nu este vizibilă, procedați astfel pentru a o afișa:
-
Pe fila Fișier , faceți clic pe Opțiuni > Particularizare Panglică.
-
În partea dreaptă a casetei de dialog Particularizare panglică , selectați File principale din lista verticală Particularizare panglică , apoi bifați caseta Dezvoltator .
-
Faceți clic pe OK.
Notă: Dacă utilizați Excel 2007, faceți clic pe butonul Microsoft Office
-
-
Pe fila Dezvoltator , în grupul XML , faceți clic pe Pachete de extensie.
-
Faceți clic pe Adăugare.
-
În caseta de dialog Instalare pachete de extensie XML , găsiți locația manifestului pentru soluția pe care doriți să o adăugați.
-
Faceți clic pe Deschidere.
-
În lista Pachete de extensie XML disponibile , faceți clic pe soluția pe care doriți să o atașați la document, apoi faceți clic pe Atașare.
Modificarea pachetului de extensie XML atașat la un document inteligent
-
Dacă fila Dezvoltator nu este disponibilă, procedați astfel pentru a o afișa:
-
Pe fila Fișier , faceți clic pe Opțiuni > Particularizare Panglică.
-
În partea dreaptă a casetei de dialog Particularizare panglică , selectați File principale din lista verticală Particularizare panglică , apoi bifați caseta Dezvoltator .
-
Faceți clic pe OK.
Notă: Dacă utilizați Excel 2007, faceți clic pe butonul Microsoft Office
-
-
Pe fila Dezvoltator , în grupul XML , faceți clic pe Pachete de extensie.
-
Alegeți oricare dintre următoarele variante:
-
Pentru a elimina numele și proprietățile URL ale pachetului de extensie XML din document, faceți clic pe Ștergere. Pachetul de extensie XML va fi disponibil în continuare în lista Pachete de extensie XML disponibile .
-
Pentru a înlocui pachetul de extensie XML curent cu noul pachet de extensie XML, în lista Pachete de extensie XML disponibile , selectați un alt pachet de extensie XML, apoi faceți clic pe Atașare.
-
Pachetele de extensie XML pot fi configurate să se actualizeze automat la intervale stabilite. Pentru a căuta actualizări în afara acestor intervale, faceți clic pe Actualizare. Dacă este disponibil un pachet de extensie XML actualizat, componentele noi vor fi descărcate.
-
Ștergerea unei soluții pentru documente inteligente
-
Dacă fila Dezvoltator nu este disponibilă, procedați astfel pentru a o afișa:
-
Pe fila Fișier , faceți clic pe Opțiuni > Particularizare Panglică.
-
În partea dreaptă a casetei de dialog Particularizare panglică , selectați File principale din lista verticală Particularizare panglică , apoi bifați caseta Dezvoltator .
-
Faceți clic pe OK.
Notă: Dacă utilizați Excel 2007, faceți clic pe butonul Microsoft Office
-
-
Pe fila Dezvoltator , în grupul XML , faceți clic pe Pachete de extensie.
-
În lista Pachete de extensie XML disponibile , faceți clic pe soluția pe care doriți să o ștergeți, apoi faceți clic pe Ștergere.
Notă: Ștergerea unei soluții de document inteligent elimină informațiile de registry pentru acea soluție. Ștergerea soluției nu elimină niciun fișier care a fost instalat pe computer de către pachetul de extensie XML, deoarece este posibil ca un alt document inteligent să utilizeze fișierele respective.
