Rezumat: Decideți ce abordare de gestionare a înregistrărilor să alegeți SharePoint Server 2013.
În SharePoint puteți să gestionați înregistrările într-o arhivă sau să gestionați înregistrările din același depozit de documente ca documentele active. Utilizând abordarea SharePoint în loc, atunci când declarați că un document a devenit o înregistrare, înregistrarea rămâne pe loc, dar SharePoint o gestionează acum ca înregistrare. De exemplu, un document poate obține o altă politică de retenție atunci când este declarat a fi o înregistrare sau este posibil ca utilizatorii să nu-l poată edita.
De asemenea, este posibilă o abordare hibridă. De exemplu, puteți să păstrați înregistrările la locul lor cu documente active timp de doi ani, apoi să mutați înregistrările într-o arhivă de înregistrări atunci când un proiect este finalizat.
Când vă gândiți dacă să gestionați înregistrările pe un site separat de Centru de înregistrări sau pe același site de colaborare în care au fost create documentele, luați în considerare următoarele întrebări:
-
Guvernanța site-ului de colaborare este potrivită pentru gestionarea înregistrărilor? Domeniul dvs. se supune cerințelor de reglementare care spun ca înregistrările mandatul să fie separate de documentele active? Trebuie să i se dea încredere administratorului unui site de colaborare pentru a gestiona un site care conține înregistrări? Poate că doriți să stocați înregistrări pe un site care utilizează acces mai restricționat decât site-ul de colaborare sau pe un site pentru care se face o altă programare.
-
Cât timp va fi utilizat site-ul de colaborare? Dacă înregistrările vor trebui păstrate mai mult timp decât este în curs de desfășurare proiectul, selectarea unei strategii de gestionare a înregistrărilor pe loc înseamnă că va trebui să mențineți site-ul de colaborare chiar și după ce nu mai este utilizat.
-
Membrii proiectului au nevoie frecvent de acces la documente după ce documentele devin înregistrări? Dacă utilizați o abordare în același mod, membrii proiectului pot accesa documentele în același mod, indiferent dacă documentele sunt active sau sunt înregistrări.
-
Managerii de înregistrări din organizație sunt responsabili doar pentru înregistrări sau sunt responsabili pentru toate informațiile, indiferent dacă sunt active sau o înregistrare? Dacă managerii de înregistrări sunt responsabili doar pentru înregistrările oficiale, poate fi mai ușor pentru managerii de centre de înregistrări să aibă un site separat.
Următorul tabel descrie diferențele dintre ce puteți face cu înregistrările într-un centru de înregistrări și cu înregistrările care sunt gestionate pe loc într-un site de colaborare. Diferențele sunt prezentate din punctul de vedere al managerilor de înregistrări și al angajaților care colaborează într-o echipă de proiect.
|
Factor |
Arhiva de înregistrări |
Înregistrările în loc |
|---|---|---|
|
Gestionarea reținerii înregistrărilor |
Organizatorul de conținut amplasează automat înregistrările noi în folderul corect în planul de fișier al arhivei, pe baza metadatelor. |
Pot exista politici diferite pentru înregistrări și documente active, pe baza tipului de conținut curent sau a locației curente. |
|
Restricționarea utilizatorilor care pot vizualiza înregistrările |
Da. Arhiva specifică permisiunile pentru înregistrare. |
Nu. Permisiunile nu se modifică atunci când un document devine o înregistrare. Cu toate acestea, puteți restricționa utilizatorii care pot să editeze și să șteargă înregistrări. |
|
Ușurința de găsire a înregistrărilor (pentru managerii de înregistrări) |
Mai simplu. Toate înregistrările se află într-o singură locație. |
Mai greu. Înregistrările sunt răspândite pe mai multe site-uri de colaborare. |
|
Se păstrează toate versiunile de document ca înregistrări |
Utilizatorul trebuie să trimită în mod explicit fiecare versiune a unui document la arhivă. |
Automat, presupunând că este activată controlul versiunilor. |
|
Accesibilitatea informațiilor de localizare (pentru colaboratorii echipei) |
Mai greu, deși un link la document poate fi adăugat la site-ul de colaborare atunci când documentul devine o înregistrare. |
Mai simplu. |
|
E-mailuri secundare pentru site-ul de colaborare |
Site-ul de colaborare conține doar documente active. |
Site-ul de colaborare conține documente active și inactive (înregistrări), deși puteți crea vizualizări pentru a afișa doar înregistrări. |
|
Capacitatea de a audita înregistrări |
Da. |
Depinde de politica de audit a site-ului de colaborare. |
|
Securitate administrativă |
Un manager de înregistrări poate gestiona arhiva de înregistrări. |
Administratorii site-ului de colaborare au permisiunea de a gestiona înregistrări și documente active. |
Următorul tabel descrie diferențele dintre cele două abordări de gestionare a înregistrărilor care pot afecta modul în care gestionați resursele IT.
|
Factor |
Arhiva de înregistrări |
Înregistrările în loc |
|---|---|---|
|
Numărul de site-uri de gestionat |
Mai multe site-uri. Aceasta înseamnă că există o arhivă separată pe lângă site-urile de colaborare. |
Mai puține site-uri. |
|
Scalabilitate |
Îngreurează presiunea asupra dimensiunii bazei de date pe site-urile de colaborare. |
Dimensiunea maximă a colecției de site-uri a fost atinsă mai devreme. |
|
Ușurința de administrare |
Separați site-ul sau ferma pentru înregistrări. |
Nu funcționează nicio asigurare a accesului la site suplimentare, mai mult decât este deja necesar pentru site-urile care au documente active. |
|
Spațiu de stocare |
Poate stoca înregistrări pe alt mediu de stocare. |
Documentele și înregistrările active stocate împreună. |
