Cuprins
×
Introducere în Access
Introducere în Access

Introducere în bazele de date

Browserul nu acceptă redarea video.

Încercați!

Bazele de date și aplicațiile web pot aduce mari avantaje afacerii dvs. Proiectarea bazelor de date este esențială pentru atingerea obiectivelor, indiferent dacă doriți să gestionați informațiile angajaților, să furnizați rapoarte săptămânale cu date sau să urmăriți comenzile clienților. Investiția timpului pentru a înțelege proiectarea bazelor de date vă va ajuta să construiți baze de date care să lucreze corect prima dată și care să facă loc nevoilor schimbătoare.

Important: Aplicațiile web Access sunt diferite de bazele de date desktop. Acest articol nu prezintă proiectarea aplicațiilor web.

Concepte și termeni

Să începem prin a învăța termeni și concepte de bază. Pentru a proiecta o bază de date utilă, creați tabele care se concentrează pe un subiect. În tabele, capturați toate datele necesare pentru acel subiect în câmpuri, care dețin cea mai mică unitate de date posibilă.

Baze de date relaționale

O bază de date în care datele sunt împărțite în tabele, care sunt fel ca foile de calcul. Fiecare tabel are un singur subiect, cum ar fi clienții (un tabel) sau produsele (alt tabel).

Înregistrări și câmpuri

Stocare datelor discrete dintr-un tabel. Rânduri (sau înregistrări) stochează fiecare punct de date unic, cum ar fi numele unui client. Coloanele (sau câmpurile)izola informațiile care sunt capturate despre fiecare punct de date în cea mai mică unitate posibilă; prenumele poate fi o coloană, iar numele de familie poate fi altul.

Cheie primară

O valoare care asigură că fiecare înregistrare este unică. De exemplu, pot exista doi clienți cu același nume, Elizabeth Andersen. Dar una dintre înregistrările Elizabeth Andersen are numărul 12 drept cheie primară, iar cealaltă are o cheie primară de 58.

Relațiile părinte-fiu

Relații comune între tabele. De exemplu, un singur client poate avea mai multe comenzi. Tabelele părinte au chei primare. Tabelele fiu au chei străine,care sunt valori din cheia primară ce arată cum sunt legate înregistrările de tabel fiu la tabelul părinte. Aceste taste sunt legate printr-o relație.

Ce reprezintă o bună proiectare a bazei de date?

Două principii sunt fundamentale pentru un design bun al bazei de date:

  • Evitați informațiile dublate (denumite și date redundante). Se pierde spațiu și mărește probabilitatea de erori.

  • Asigurați-vă că datele sunt corecte și complete. Informațiile incomplete sau greșite reia informațiile în interogări și rapoarte și pot duce, în cele din urmă, la decizii de dezinformare greșită.

Pentru ajutor în următoarele probleme:

  • Împărțiți informațiile din baza de date în tabele bazate pe subiect cu o focalizare îngustă. Evitați dublarea informațiilor în mai multe tabele. (De exemplu, numele clienților trebuie să fie într-un singur tabel.)

  • Uniți tabelele utilizând chei în loc să dublați datele.

  • Includeți procese care acceptă și asigură acuratețea și integritatea informațiilor din baza de date.

  • Proiectați-vă baza de date având în vedere necesitățile de procesare și raportare a datelor.

Pentru a îmbunătăți utilitatea pe termen lung a bazelor de date, urmați acești cinci pași de proiectare:

Pasul 1: Determinarea scopului bazei de date

Înainte să începeți, aveți un obiectiv pentru baza dvs. de date.

Pentru a vă menține proiectarea focalizată, rezumați scopul bazei de date și consultați frecvent rezumatul. Dacă doriți o bază de date mică pentru o firmă bazată pe casă, de exemplu, puteți scrie ceva simplu, cum ar fi "Baza de date de client păstrează o listă de informații despre client în scopul de a produce corespondență și rapoarte." Pentru o bază de date de întreprindere, poate fi necesar să utilizați mai multe paragrafe pentru a descrie când și cum vor utiliza persoanele cu roluri diferite baza de date și datele sale. Creați o declarație de misiune specifică și detaliată, pentru a face referire la întregul proces de proiectare.

Pasul 2: Găsiți și organizați informațiile necesare

Colectați toate tipurile de informații pe care doriți să le înregistrați, cum ar fi numele produselor și numerele comenzilor.

Începeți cu metodele dvs. existente de informații și urmărire. De exemplu, poate că înregistrați în prezent comenzile de achiziție într-un registru sau păstrați informațiile despre clienți în formularele pe hârtie. Utilizați acele surse pentru a lista informațiile pe care le capturați în prezent (de exemplu, toate casetele din formulare). Acolo unde nu capturați momentan informații importante, gândiți-vă la informațiile discrete de care aveți nevoie. Fiecare tip de date individual devine un câmp în baza de date.

Nu vă faceți griji că prima listă va fi perfectă - o puteți regla fin în timp. Dar luați în considerare toate persoanele care utilizează aceste informații și cereți-le idei.

În continuare, gândiți-vă ce doriți din baza de date și tipurile de rapoarte sau corespondența pe care doriți să le generați. Apoi, asigurați-vă că capturați informațiile necesare pentru a îndeplini aceste obiective. De exemplu, dacă doriți un raport care să prezinte vânzările după regiune, trebuie să captați datele de vânzări la nivel regional. Încercați să schițați raportul cu informațiile propriu-zise așa cum preferați să-l vedeți. Apoi listați datele de care aveți nevoie pentru a crea raportul. Faceți același lucru pentru corespondența sau alte ieșiri pe care le doriți din baza de date.

Exemplu

Să presupunem că le oferiți clienților oportunitatea de a opta pentru actualizări periodice de e-mail și doriți să imprimați o listă a celor care au optat pentru acest lucru. Aveți nevoie de o coloană Trimitere e-mail în tabelul Clienți, cu valorile permise Da și Nu.

Pentru cei care doresc să primească mesaje de e-mail, aveți nevoie de o adresă de e-mail, care necesită, de asemenea, un câmp. Dacă doriți să includeți o formulă de salut adecvată (cum ar fi dl., d-na sau d-na), includeți un câmp Salut. Dacă doriți să vă adresați clienților prin prenume în mesajele de e-mail, adăugați un câmp Prenume.

Sfat: Nu uitați să fragmentarea fiecărui informație în cea mai mică parte utilă, cum ar fi prenumele și numele de familie pentru un tabel de client. În general, dacă doriți să sortați, să căutați, să calculați sau să raportați pe baza unui element informați (cum ar fi numele de familie al clientului), trebuie să puneți acel element în câmpul său propriu.

Pasul 3: Împărțirea informațiilor în tabele

Împărțiți elementele informațiale în entități sau subiecte majore, cum ar fi produse, clienți și comenzi. Fiecare subiect devine un tabel.

După ce aveți lista de informații necesare, determinați entitățile (sau subiectele) majore de care aveți nevoie pentru a vă organiza datele. Evitați dublarea datelor în entități. De exemplu, lista preliminară pentru o bază de date pentru vânzarea unui produs poate arăta astfel:

Captură de ecran a elementelor de informații grupate pe subiecte

Entitățile majore sunt: clienți, furnizori, produse și comenzi. Așadar, începeți cu aceste patru tabele: unul pentru informații despre clienți, unul pentru informații despre furnizori și așa mai departe. Acesta poate să nu fie proiectul dvs. final, dar este un bun punct de plecare.

Notă: Cele mai bune baze de date conțin mai multe tabele. Evitați eșuarea pentru a plasa toate informațiile într-un singur tabel. Acest lucru are ca rezultat informații dublate, o dimensiune mai mare a bazei de date și erori mai mari. Proiectați pentru a înregistra fiecare fapt o singură dată. Dacă vă găsiți repetând informații, cum ar fi o adresă a furnizorului, restructurați baza de date pentru a plasa informațiile într-un tabel separat.

Pentru a înțelege de ce mai multe tabele sunt mai bune decât mai puține, luați în considerare tabelul afișat aici:

Fragment de ecran din datele Despre Produse și Furnizori

Fiecare rând conține informații despre produs și despre furnizorul acestuia. Pentru că este posibil să aveți mai multe produse de la același furnizor, informațiile despre numele și adresa furnizorului trebuie repetate de mai multe ori. Acest lucru consumă spațiu pe disc. În schimb, înregistrați informațiile despre furnizor o singură dată într-un tabel separat pentru Furnizori, apoi legați tabelul la tabelul Produse.

O a doua problemă legată de această proiectare este evidentă când trebuie modificate informațiile despre furnizor. Să presupunem că trebuie să modificați adresa unui furnizor. Întrucât apare în mai multe locuri, ați putea să modificați din greșeală adresa într-un loc și să uitați să o modificați și în celelalte. Înregistrarea adresei furnizorului într-un singur loc rezolvă problema.

În fine, să presupunem că există un singur produs furnizat de Coho Winery și că doriți să ștergeți produsul, dar să păstrați informațiile despre numele și adresa furnizorului. Cu această proiectare, cum puteți șterge înregistrarea produsului fără a pierde, de asemenea, informațiile despre furnizor? Nu puteți. Deoarece fiecare înregistrare conține informații despre un produs pe lângă informații despre un furnizor, este imposibil să ștergeți una fără a o șterge pe cealaltă. Pentru a păstra aceste informații separat, împărțiți acest tabel în două: primul pentru informații despre produs și al doilea pentru informații despre furnizor. Apoi, atunci când ștergeți o înregistrare de produs, ștergeți doar informațiile despre produs, nu și informațiile despre furnizor.

Pasul 4: Transformați elementele informației în coloane

Decideți ce informații sunt necesare pentru a stoca în fiecare tabel. Aceste date discrete devin câmpuri în tabel. De exemplu, un tabel Angajați poate include câmpuri cum ar fi Numele de familie, Prenumele și Data de angajare.

După ce ați ales subiectul pentru un tabel de bază de date, coloanele din acel tabel ar trebui să stocheazăă numai informații despre acel subiect. De exemplu, un tabel de produse ar trebui să stocați numai informații despre produse, nu și despre furnizori.

Pentru a decide ce informații să urmăriți în tabel, utilizați lista creată anterior. De exemplu, tabelul Clienți poate include: Prenume, Nume, Adresă, Trimitere e-mail, Formulă de salut și Adresă de e-mail. Fiecare înregistrare (client) din tabel conține același set de coloane, astfel încât să stocați exact aceleași informații pentru fiecare client.

Creați prima listă, apoi revizuiți-o și rafinați-o. Nu uitați să despărțiți informațiile în cele mai mici câmpuri posibile. De exemplu, dacă lista dvs. inițială are Adresă drept câmp, despărțiți-o în Adresă poștală, Localitate, Stat și Cod poștal sau, dacă clienții dvs. sunt globali, în și mai multe câmpuri. Astfel, de exemplu, puteți să faceți corespondență în formatul corect sau să raportați despre comenzi după stare.

După ce ați rafinat coloanele de date din fiecare tabel, sunteți gata să alegeți cheia primară a fiecărui tabel.

Pasul 5: Specificarea cheilor primare

Alegeți cheia primară a fiecărui tabel. Cheia primară, cum ar fi ID produs sau ID comandă, identifică în mod unic fiecare înregistrare. Dacă nu aveți un identificator evident, unic, utilizați Access pentru a crea unul pentru dumneavoastră.

Aveți nevoie de o modalitate de a identifica în mod unic fiecare rând din fiecare tabel. Vă amintiți exemplul anterior în care doi clienți au același nume? Deoarece acestea au un nume comun, aveți nevoie de o modalitate de a le identifica separat pe fiecare.

Așadar, fiecare tabel trebuie să includă o coloană (sau un set de coloane) care identifică în mod unic fiecare rând. Aceasta se numește cheie primară și este adesea un număr unic, cum ar fi numărul ID al unui angajat sau un număr de serie. Access utilizează chei primare pentru a asocia rapid date din mai multe tabele și a aduce datele împreună pentru dvs.

Uneori, cheia primară constă din două sau mai multe câmpuri. De exemplu, un tabel Detalii comandă care stochează elemente de linie pentru comenzi poate utiliza două coloane în cheia sa primară: ID comandă și ID produs. Atunci când o cheie primară utilizează mai multe coloane, se mai numește cheie compusă.

Fragment de ecran din tabelul Produse

Dacă aveți deja un identificator unic pentru informațiile dintr-un tabel, cum ar fi numere de produs, care identifică în mod unic fiecare produs din catalogul dvs., utilizați-l, dar numai dacă valorile îndeplinesc aceste reguli pentru cheile primare:

  • Identificatorul va fi întotdeauna diferit pentru fiecare înregistrare. Valorile dublate nu sunt permise într-o cheie primară.

  • Există întotdeauna o valoare pentru element. Fiecare înregistrare din tabel trebuie să aibă o cheie primară. Dacă utilizați mai multe coloane pentru a crea cheia (cum ar fi Parte familie și Număr componentă), ambele valori trebuie să fie întotdeauna prezente.

  • Cheia primară este o valoare care nu se modifică. Pentru că cheile sunt la care face referire alte tabele, orice modificare la o cheie primară într-un tabel înseamnă o modificare în ea oriunde este la care se face referire. Modificările frecvente măresc riscul de erori.

Dacă nu aveți un identificator evident, utilizați un număr arbitrar unic drept cheie primară. De exemplu, puteți atribui fiecărei comenzi un număr de comandă unic pentru unicul scop de a identifica comanda.

Sfat: Pentru a crea un număr unic drept cheie primară, adăugați o coloană utilizând tipul de date Numerotare automată. Tipul de date Numerotare automată atribuie automat o valoare numerică unică fiecărei înregistrări. Acest tip de identificator nu conține informații factuale care să descrie rândul pe care îl reprezintă. Este ideal pentru utilizarea drept cheie primară, deoarece numerele nu se modifică, spre deosebire de o cheie primară care conține informații despre un rând, cum ar fi un număr de telefon sau numele unui client.

Doriți mai multe informații?

Sugestii pentru denumirea câmpurilor, controalelor și obiectelor

Introducere în tabele

Instruire Excel

Instruire Outlook

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă la Microsoft Insider

V-a fost de ajutor această informație?

Cât de mulțumit sunteți de calitatea traducerii?

Ce v-a afectat experiența?

Aveți feedback suplimentar? (Opțional)

Vă mulțumim pentru feedback!

×