Cu cât trimiteți și primiți mai multe mesaje de e-mail, cu atât dimensiunea cutiei poștale Outlook poate crește. Deschiderea și căutarea în cutiile poștale mari necesită mai mult timp pentru a fi deschise și numeroși furnizori de e-mail, inclusiv Microsoft 365, limitează dimensiunea maximă a cutiei poștale. Dacă primiți un mesaj că cutia poștală depășește limita de dimensiune, ștergerea mesajelor și a folderelor poate ajuta, dar dacă vă stocați informațiile într-un Fișier de date Outlook (.pst) sau un Fișier de date Outlook offline (.ost), este posibil ca acel fișier de date să nu se micșoreze automat.
Notă
Dacă utilizați un cont POP, toate informațiile contului de e-mail, inclusiv folderele, mesajele de e-mail, persoanele de contact, calendarul și informațiile despre activități sunt stocate într-un fișier de date Outlook (.pst). Dacă utilizați un cont Microsoft 365, Exchange, IMAP sau Outlook.com, o copie a cutiei poștale este stocată într-un fișier de date Outlook offline (.ost).
Pentru a reduce dimensiunea fișierului de date Outlook (.pst) sau a fișierului de date Outlook offline (.ost), puteți compacta manual fișierul de date. Selectați versiunea dvs. de Outlook mai jos pentru a vedea instrucțiunile despre cum să reduceți dimensiunea unui fișier .pst sau .ost.
Reducerea dimensiunii cutiei poștale
Există mai multe modalități de a reduce dimensiunea cutiei poștale.
Puteți utiliza instrumentul Curățare cutie poștală pentru a vizualiza dimensiunea cutiei poștale și a folderelor individuale. Acest instrument vă poate ajuta și să căutați mesaje mai vechi sau foarte mari pe care doriți să le ștergeți sau să le mutați într-un fișier de date Outlook (.pst).
Adesea, cauza unei cutii poștale mari este un folder mare de Elemente șterse. Instrumentul oferă un buton pentru a vizualiza dimensiunea folderului Elemente șterse și a goli folderul Elemente șterse.
Ocazional, Outlook va stoca elemente conflictuale într-un folder denumit Conflicte. Conflictele apar atunci când o copie a unui element stocată pe serverul de e-mail nu este sincronizată cu o copie a unui element stocată pe computerul local. Instrumentul Curățare cutie poștală poate șterge aceste conflicte pentru dvs.
Rulați instrumentul Curățare cutie poștală
- Selectați fila Fișier .
- Selectați Instrumente>Curățare cutie poștală.
- Selectați Vizualizare dimensiune cutie poștală, Găsire elemente mai vechi de, Găsire elemente mai mari decât, Vizualizare dimensiune elemente șterse, Golire folder Elemente șterse, Vizualizare dimensiune conflicte sau Conflicte goale pentru a efectua activitatea dorită.
Utilizarea caracteristicii Curățare conversație pentru a elimina mesajele redundante
Într-un fir lung de e-mail, există adesea numeroase mesaje care conțin toate aceleași informații ca mesajele anterioare. Curățare conversație poate elimina automat acele mesaje redundante. Pentru mai multe informații, consultați Utilizarea Curățare conversație pentru a șterge mesajele redundante.
Căutarea mesajelor mari
Puteți căuta toate mesajele mai mari decât o anumită dimensiune din caseta Căutare din Outlook. Faceți clic în caseta de căutare și tastați: dimensiunemesaj:>5 mb. Se vor găsi astfel toate mesajele mai mari de 5 MB. Puteți să ștergeți unele dintre aceste mesaje sau pe toate sau să le mutați într-un alt fișier de date Outlook (.pst). Pentru mai multe informații despre mutarea elementelor, consultați Mutarea sau copierea unui mesaj între foldere.
Reducerea dimensiunii unui fișier de date Outlook (.pst) sau a unui fișier de date Outlook offline (.ost)
Dacă ștergeți elemente dintr-un fișier de date Outlook (.pst) sau dintr-un fișier de date Outlook offline (.ost), Outlook compactează automat fișierul în fundal în perioada de inactivitate, atunci când nu utilizați computerul, dar Outlook încă rulează.
Notă
Outlook compactează fișierul doar dacă există mai mult de 20% "spațiu alb" (spațiu neutilizat) în fișier.
De asemenea, puteți utiliza următorii pași pentru a porni manual imediat procesul de compactare, a cărui finalizare poate dura câteva minute.
Ștergeți toate elementele pe care nu doriți să le păstrați și goliți folderul Elemente șterse .
Selectați fișier > Setări > cont Setări cont.
Pe fila Files de date, selectați fișierul de date pe care doriți să îl compactați, apoi selectați Setări.
Notă: Dacă utilizați un cont de e-mail Exchange sau Outlook.com, trebuie să selectați suplimentar fila >Complex, Setări fișier de date Outlook.
În caseta de dialog Fișier de date Outlook, selectați Compactare acum, apoi selectați OK.
Notă
Nu trebuie să închideți Outlook după ce compactați un fișier de date Outlook.