Fie că ștergeți sau arhivați un mesaj de e-mail, acesta dispare din inbox. Un mesaj șters ajunge în folderul Coș de gunoi, dar un mesaj arhivat este setat implicit la folderul Arhivă sau la Toate corespondența din Gmail / Google Apps.
În funcție de politica furnizorului de e-mail sau a firmei, mesajele șterse pot fi șterse definitiv automat din folderul Trash (adesea după 30 de zile). Folderul Arhivă nu este golit niciodată automat. Orice e-mail pe care îl vedeți în folderul Coș de gunoi sau în arhivă poate fi mutat înapoi în folderul Inbox.