Puteți să recunoașteți: ați utilizat o foaie de calcul Microsoft Excel pentru a vă gestiona proiectele și nu vedeți niciun motiv întemeiat pentru a face schimbarea. Nu sunteți singur.
Este tentant să începeți un plan de proiect în Excel, deoarece vă ajută să listați rapid toate proiectele, să le aranjați așa cum doriți și chiar să creați ceva care seamănă cu o vizualizare Diagramă Gantt. Dar o foaie de calcul nu este suficientă atunci când calculează modificările în proiect.
Atunci când jonglați cu mai multe proiecte, programe întrerupte și resurse partajate, păstrarea unei planificări într-o foaie de calcul devine o activitate copleșitoare. Cu motorul său de planificare dinamică, instrumentele de gestionare a resurselor și asistența pentru o comunicare mai bună, Microsoft Project vă poate ajuta să rămâneți în grafic.
Ce intenționați?
- Beneficiați de gestionarea resurselor la nivel de întreprindere
- Permiteți ca Project să calculeze efectul modificărilor de date
- Utilizați metode de raportare flexibile
- Integrare cu Excel
Beneficiați de gestionarea resurselor la nivel de întreprindere
Atunci când utilizați foi de calcul pentru a urmări proiecte, ce se întâmplă atunci când o singură resursă este atribuită mai multor proiecte? Trebuie să gestionați resursele în afara planului de proiect, fie manual, fie cu ajutorul unui program de la terți. De multe ori, resursele ajung să fie supraalocate în mod neintenționat și puteți petrece mult timp încercând să reprogramați lucrul.
Utilizând Microsoft Project Server, toate proiectele din organizația dvs. se pot baza pe un fond comun de resurse central, la nivel de întreprindere. Acest lucru permite managerilor de proiect să vadă rapid disponibilitatea unei resurse înainte de a atribui resursa respectivă unei activități.
Permiteți ca Project să calculeze efectul modificărilor de date
Să presupunem că ați urmărit un proiect într-o foaie de calcul. Acest proiect are o activitate care nu poate porni dacă un alt proiect nu produce un anumit produs final. Acel produs final este programat să se finalizeze pe 18 iunie. Acum este 25 iunie și încă îl așteptați. Cât va dura să actualizați foaia de calcul cu o dată nouă pentru activitate, care depinde de acel produs final? Poate nu mult dacă activitatea este aproape de sfârșitul proiectului, dar ce se întâmplă dacă este aproape de început? Și dacă proiectul dvs. are peste 50 de activități? Peste 100 de activități?
Project vă poate ajuta să ajustați rapid programul proiectului și atribuirile resurselor, cu motorul său de planificare dinamică. Aceasta gestionează perfect o modificare de dată și efectele sale, ținând cont de toate dependențele, produsele finale și atribuirile de resurse. Nu doar că recalculează automat planificarea, dar Project evidențiază și datele la care s-a modificat, astfel încât să puteți vedea rapid efectul fiecărei schimbări de planificare.
Utilizați metode de raportare flexibile
Aveți o întâlnire neașteptată cu managerul dvs. în zece minute pentru a discuta starea proiectului. Doriți să aduceți un raport cu progresul proiectului, dar, într-un timp atât de scurt, cel mai bun lucru pe care îl puteți face este să imprimați foaia de calcul și să sperați că toate datele sunt corecte. Doriți să îi furnizați managerului un raport mai detaliat al proiectului, dar acest lucru nu este posibil într-un timp atât de scurt atunci când utilizați o foaie de calcul.
Cu Project, puteți genera rapid un raport vizual care utilizează un șablon care exportă datele într-o diagramă Pivot în Microsoft Visio Professional. Puteți să alegeți ce câmpuri doriți să evidențiați în raport, inclusiv orice câmpuri particularizate pe care le-ați configurat pentru proiect, și să prezentați un raport curat și concis pentru întâlnirea cu conducerea.
Integrare cu Excel
Exportând datele de proiect în Excel, puteți continua să utilizați funcționalitatea sa puternică de foaie de calcul, profitând în același timp de Project pentru a urmări programarea și resursele proiectului. De asemenea, puteți să importați sau să încorporați date Excel în planul de proiect.