În calitate de manager de proiect, unul dintre cele mai importante aspecte ale rolului dvs. este să monitorizați atribuirile pentru fiecare dintre resurse, astfel încât să le puteți echilibra eficient volumul de lucru. Unele resurse pot fi supraalocate, iar altele pot fi subalocate. Puteți revizui cât de eficient sunt utilizate resursele în proiectul dvs. și dacă trebuie să faceți ajustări, vizualizând volumul de lucru și disponibilitatea acestora în Microsoft Project.
Ce intenționați?
- Revizuirea volumului de lucru al resurselor utilizând vizualizarea Utilizare resurse
- Revizuirea disponibilității resurselor de întreprindere utilizând Project Online
- Utilizarea unui grafic pentru a vizualiza volumele de lucru individuale
- Vizualizarea unei liste de resurse care sunt supraalocate
- Gruparea resurselor supraalocate
- Găsiți resurse care au timp disponibil
Revizuirea volumului de lucru al resurselor utilizând vizualizarea Utilizare resurse
- În fila Activitate sau Resursă , faceți clic pe Utilizare resurse în meniul vertical Vizualizare .
- Revizuiți numele resurselor și activitățile atribuite acestora în porțiunea de tabel a vizualizării Utilizare resursă.
- Revizuiți porțiunea de scală de timp a vizualizării pentru a vedea cum este alocat lucrul în perioada de timp selectată.
În multe vizualizări de resurse, inclusiv în vizualizarea Utilizare resurse, resursele supraalocate sunt afișate cu roșu. O supraalocare are loc ori de câte ori au fost depășite capacitatea maximă a unei resurse pentru o perioadă de timp. În foile de resurse, câmpul indicator pentru resursele supraalocate include, de asemenea, indicatorul Redistribuire resurse, care indică faptul că resursa trebuie redistribuită. Verificați indicatorul și revizuiți atribuirile de activități pentru a evalua dacă supraalocarea este acceptabilă.
De exemplu, să presupunem că două activități au o durată de patru ore și că acestea încep și se termină în același timp. Dacă îi atribuiți ambele sarcini lui Bob, acesta este supraalocat tehnic, deoarece în intervalul de patru ore al celor două activități, Cornel lucrează la 200%. Cu toate acestea, dacă redistribuirea este setată la o bază de zi cu zi, Bob nu trebuie să fie nivelat, deoarece pe parcursul întregii zile nu depășește capacitatea sa totală de lucru de opt ore.
Notă
Împreună cu atribuirile de resurse pentru activitățile din proiectul deschis, vizualizarea Utilizare resurse afișează și atribuirile rezumat ale resurselor. Atribuirile rezumative ale resurselor indică volumul total de lucru care îi este atribuită unei resurse în toate celelalte proiecte. Atribuirile rezumat ale resurselor se afișează doar dacă sunteți conectat la Microsoft Project Server și dacă aveți deschis un proiect de întreprindere. Dacă nu doriți ca rândurile de atribuire rezumat să afecteze totalurile afișate în vizualizarea Utilizare resurse, puteți să selectați rândurile de atribuire rezumat și să apăsați pe DELETE.
De asemenea, puteți să afișați și să modificați vizualizarea Utilizare resurse pentru a vedea toate atribuirile de resurse și procentele lor de alocare a muncii într-o foaie de pontaj. Această vizualizare afișează toate atribuirile după resursă și arată cât de mult sunt alocate în timp aceste resurse activităților atribuite.
- În fila Activitate sau Resursă , faceți clic pe Utilizare resurse în meniul vertical Vizualizare .
- În fila Format , faceți clic pe Adăugare detalii.
- În lista Câmpuri disponibile , faceți clic pe Procent de alocare, apoi pe Afișare.
- Revizuiți porțiunea de scală de timp a vizualizării. În rândul % alocat atribuirilor în perioada de timp selectată, puteți vedea procentul din timpul total de lucru disponibil al resursei alocat atribuirilor în perioada de timp selectată. În plus, porțiunea de scală de timp a vizualizării afișează cu roșu atât volumul de lucru supraalocat al resursei, cât și procentul de alocare al acesteia, oferindu-vă posibilitatea să identificați cu precizie când devine supraalocată resursa.
Sfat
Puteți mări perioada de timp afișată în cronologie (de exemplu, puteți schimba vizualizarea de la zile la ore) făcând clic pe Mărire (+), situat în colțul din dreapta jos al ferestrei. De asemenea, puteți să micșorați perioada de timp (de exemplu, puteți modifica vizualizarea de la zile la săptămâni) făcând clic pe Micșorare (-).
Revizuirea disponibilității resurselor de întreprindere utilizând Project Online
Pentru a găsi resursele supraalocate sau subalocate într-un proiect sau între proiecte, puteți să accesați Project Online și să vizualizați un grafic și un tabel cu disponibilitatea resurselor.
Din Centru proiect Project Online, faceți clic pe Resurse în meniul din stânga.
Selectați resursa sau resursele ale căror informații despre disponibilitate doriți să le vizualizați, bifând caseta de selectare de lângă numele lor, apoi, în fila Resurse , faceți clic pe Planificarea capacității în secțiunea Navigare .
Pentru a selecta resurse adiacente din listă, țineți apăsată tasta SHIFT în timp ce faceți clic pe prima și apoi pe ultima resursă. Pentru a selecta resurse neadiacente, mențineți apăsată tasta CTRL în timp ce faceți clic pe fiecare resursă.În secțiunea Vizualizări de pe fila Disponibilitate , selectați o vizualizare de resurse.
- Pentru a afișa lucrul de atribuire grupat mai întâi după resurse, apoi după proiectele în care apare resursa, selectați Lucru după resursă.
- Pentru a afișa lucrul de atribuire grupat după proiectele în care apare resursa, selectați Utilizare resurse după proiect.
- Pentru a afișa timpul pe care resursa îl are disponibil pentru a lucra într-o perioadă de timp specificată, selectați Disponibilitate rămasă.
- Pentru a afișa volumul de lucru pentru care este atribuită resursa, selectați Utilizare resurse.
Dacă ați selectat mai multe resurse pe pagina anterioară, puteți face clic în legenda din diagramă pentru a selecta resursele pe care doriți să le vizualizați în grafic.
Tabelul Detalii de sub grafic afișează o cronologie care afișează volumul de lucru atribuit resursei în perioada de timp specificată.
Sfat
Pentru a vedea un alt interval de date în diagramă, faceți clic pe Setare intervale de date în fila Disponibilitate , apoi selectați date noi în casetele Setare interval perioadă .
Utilizarea unui grafic pentru a vizualiza volumele de lucru individuale
Vizualizarea Grafic de resurse afișează o vizualizare diagramă cu bare cu volumul de lucru și disponibilitatea unei resurse individuale. Această vizualizare vă permite să descoperiți rapid dacă resursa selectată este supraalocată sau subalocată pentru o anumită perioadă de timp. De asemenea, puteți vedea procentul de unități alocate pentru atribuiri, împreună cu disponibilitatea cu capacitate maximă a resursei.
- În fila Resursă, selectați vizualizarea Grafic de resurse în secțiunea Vizualizare.
- Revizuiți numele primei resurse în vizualizarea Grafic de resurse defilând la stânga sau la dreapta în fereastra din stânga.
Dacă numele resursei este listat cu roșu, atunci resursa este supraalocată. Resursele listate cu negru sunt alocate exact la capacitate maximă sau sub limita lor. - Examinați diagrama cu bare pentru a vedea nivelul de supraalocare sau subalocare.
Barele albastre (implicit) indică volumul de lucru alocat care este la sau sub unitatea maximă a resursei și disponibilitatea timpului de lucru pentru acea perioadă de timp. Barele roșii (implicit) indică faptul că resursa este supraalocată deoarece resursa a depășit disponibilitatea sa maximă în unități și timp de lucru pentru o perioadă de timp dată. - Revizuiți cele mai mari procente de alocare care apar în perioada de timp afișată - adică unitățile de vârf pentru resursă în perioada de timp respectivă.
Unitățile de vârf sunt listate în partea de jos a graficului. - Pentru a vizualiza graficul cu bare pentru următoarea resursă, fie apăsați PAGE DOWN, fie utilizați bara de defilare sau tastele săgeată.
Vizualizarea unei liste de resurse care sunt supraalocate
Puteți vedea o listă doar cu acele resurse care sunt supraalocate, afișând vizualizarea Foaie resurse sau vizualizarea Utilizare resurse, apoi filtrând după resurse supraalocate.
- În secțiunea Vizualizare , faceți clic pe Foaie de resurse sau pe Utilizare resurse din lista verticală.
- În fila Vizualizare , faceți clic pe meniul vertical Filtrare din secțiunea Date , apoi faceți clic pe Resurse supraalocate.
- Pentru a vedea din nou lista completă de resurse, faceți clic pe meniul vertical Filtrare , apoi faceți clic pe Fără filtru.
Notă
Chiar și fără filtrarea pentru resurse supraalocate, puteți vedea cu ușurință ce resurse sunt supraalocate, deoarece numele lor sunt afișate cu roșu în orice vizualizare de resurse. De asemenea, în vizualizările Foaie resurse și Utilizare resurse, câmpul indicator va sugera ca resursele supraalocate să fie redistribuite.
De asemenea, vizualizările de activitate pot fi utilizate pentru a afișa supraalocări, însă acestea nu afișează supraalocările cu roșu, așa cum o fac vizualizările de resurse. Dacă lucrați într-o vizualizare de activitate, puteți parcurge fiecare activitate care are supraalocări de resurse, deși o vizualizare de activitate nu vă va arăta ce resurse (sau câte resurse) sunt supraalocate.
În orice vizualizare de activitate, cum ar fi Diagrama Gantt sau Diagrama de rețea, pe fila Resursă , faceți clic pe Supraalocarea următoare în secțiunea Nivel .
Gruparea resurselor supraalocate
În vizualizarea Foaie resurse sau Utilizare resurse, puteți să grupați resursele care sunt supraalocate. De asemenea, puteți să grupați resursele după unitățile lor vârf, care indică alocările lor maxime pentru atribuirile din timpul proiectului. Revizuirea resurselor supraalocate în funcție de gradul de supraalocare vă poate ajuta să vă concentrați mai întâi asupra resurselor cât mai mult supraalocate.
- În secțiunea Vizualizare , faceți clic pe Foaie resurse sau pe Utilizare resurse.
- În fila Vizualizare , faceți clic pe meniul vertical Grupare după , apoi faceți clic pe Grupare nouă după.
- În caseta Nume câmp , selectați Supraalocat.
- În caseta Ordine, selectați Ascendent sau Descendent.
Dacă faceți clic pe Ascendent, grupul de resurse care nu sunt supraalocate apare primul, iar grupul de resurse supraalocate apare al doilea. - Pentru a crea o grupare imbricată de unități vârf, faceți clic pe caseta Apoi după și faceți clic pe Vârf.
- Furnizați un nume pentru grupare, apoi faceți clic pe Se aplică.
Vizualizarea este grupată în funcție de specificațiile dvs. Orice resursă care are o atribuire care depășește 100% din unitățile de vârf în orice moment din proiect este grupată sub Supraalocat: Da. Dacă specificați o grupare imbricată de unități vârf, este posibil să aveți grupări suplimentare sub titluri ca Vârf: 200%,Vârf: 300% etc. - Pentru a vedea resursele listate în ordinea lor inițială în caseta Grupare după, faceți clic pe [Fără grup].
Găsiți resurse care au timp disponibil
Dacă aveți resurse supraalocate, este util să identificați resursele din proiect care au timp disponibil, astfel încât să puteți distribui volumul de lucru în mod egal. Această capacitate este utilă și dacă există activități suplimentare neatribuite și doriți să aflați cine este disponibil să preia mai multe activități.
Disponibilitatea resurselor se calculează utilizând următoarea formulă:
Disponibilitate resurse = Capacitate resursă - (Atribuire rezumat resurse + Excepții Calendar)
Atribuirea resursei rezumat este suma întregii munci efectuate de resursă, iar excepțiile de Calendar sunt orice excepții din calendarul de bază al resursei.
Pentru a găsi resurse care pot lucra ore suplimentare la o activitate, puteți să afișați și să modificați vizualizarea Utilizare resurse pentru a vedea durata de timp (ore, zile sau săptămâni) pe care o resursă o are disponibilă pentru atribuiri suplimentare. De asemenea, puteți utiliza această vizualizare pentru a redistribui lucrul din resursele supraalocate la cele subalocate.
- În secțiunea Vizualizare , faceți clic pe Utilizare resurse.
- În fila Format , în secțiunea Detalii , bifați caseta Disponibilitate rămasă .
- În rândul Rem. Disponibil (disponibilitate rămasă), revizuiți volumul de lucru care reprezintă disponibilitate rămasă sau subalocare pentru fiecare perioadă de timp.
De asemenea, puteți să afișați și să modificați vizualizarea Grafic de resurse pentru a vizualiza o diagramă cu bare cu volumul de muncă al unei resurse individuale, care vă poate ajuta să descoperiți cine poate lucra ore suplimentare la o activitate. Puteți revizui informațiile despre o resursă subalocată la un moment dat în vizualizarea Grafic de resurse. Puteți vedea volumul de lucru disponibil după perioade de timp.
- În secțiunea Vizualizare, faceți clic pe Grafic de resurse.
- În fila Format , faceți clic pe meniul vertical Grafic , apoi selectați Disponibilitate lucru.
- Pentru resursa selectată, revizuiți volumul de lucru disponibil afișat în diagrama cu bare. Defilați prin scala de timp pentru a vedea subalocările din diferite perioade de timp.
- Revizuiți timpul disponibil pentru resursa selectată în partea de jos a graficului.
- Pentru a trece la următoarea resursă care are timp disponibil, apăsați PAGE DOWN sau utilizați bara de defilare sau tastele săgeată din panoul din stânga.