Pentru a determina cum să distribuiți un document, Organizatorul de conținut utilizează regulile create de dvs. Regulile se bazează pe o combinație de tipuri de conținut și metadate.
Acest articol descrie modul în care creați reguli pentru organizarea și distribuirea documentelor sau înregistrărilor. Orice site de întreprindere SharePoint poate fi activat pentru distribuirea documentelor.
Important
Trebuie mai întâi să activați caracteristica Organizator de conținut și să configurați organizatorul să ruteze înregistrările. Pentru mai multe informații despre cum să configurați organizatorii de conținut, consultați Configurarea Organizatorului de conținut pentru a distribui documente.
În acest articol
- Înainte de a crea reguli: primii pași
- Înțelegeți cum sunt distribuite documentele
- Crearea de reguli pentru distribuirea documentelor
Înainte de a crea reguli: primii pași
Înainte de a crea reguli pentru distribuirea documentelor, trebuie să parcurgeți câțiva pași importanți.
- Activarea caracteristicii Organizator de conținut.
- Creați biblioteci și foldere în care doriți să fie distribuite documentele. Se recomandă să creați foldere pentru fiecare tip de document pe care îl distribuiți. De exemplu, creați o bibliotecă doar pentru înregistrări de e-mail sau foi de calcul Excel. Pentru a afla cum să creați biblioteci, consultați Crearea unei biblioteci de documente în SharePoint.
- Tipurile de conținut trebuie asociate cu documentele care urmează să fie distribuite. În acestea, tipul de conținut poate face parte din criteriile care determină locația finală în care este stocat un document.
Înțelegeți cum sunt distribuite documentele
Puteți să rutați documente către o bibliotecă sau un folder dintr-un site Centru de înregistrări sau orice alt tip de site SharePoint. Biblioteca de remitere, care este creată automat atunci când activați caracteristica Organizator de conținut, servește drept locație implicită. Procesul de distribuire a documentelor este alcătuit din mai multe elemente:
Biblioteci și foldere țintă Controlorii de conținut sau managerii de înregistrări creează manual bibliotecile și folderele în care ar trebui distribuite documentele și desemnează aceste biblioteci ca biblioteci țintă.
Tipuri de conținut de site Fiecare document trebuie să aibă un tip de conținut, iar utilizatorii pot adăuga manual tipuri de conținut de site corespunzătoare în bibliotecile țintă.
Drop Off library Documentele care nu se potrivesc cu o regulă sau cărora le lipsesc metadatele obligatorii sunt trimise la biblioteca de remitere, astfel încât utilizatorii să poată introduce metadatele necesare. Sau puteți configura Organizatorul de conținut astfel încât toate documentele încărcate să fie distribuite temporar la biblioteca de remitere.
Notă
Biblioteca de remitere este destinată să fie generală pentru acele elemente care nu se potrivesc cu nicio regulă. Este proiectată ca o locație temporară și nu ca un site de colaborare permanentă.
Listă reguli document Aceasta este o colecție cu toate regulile de rutare. Administratorii de conținut sau managerii de înregistrări vizitează această listă pentru a crea, a gestiona și a vizualiza regulile de rutare.
Diagrama următoare afișează modul în care sunt distribuite documentele și mesajele de e-mail pe baza îndeplinirii anumitor criterii și modul în care documentele care nu conțin informații sunt returnate în biblioteca de remitere.
Crearea de reguli pentru distribuirea documentelor
Pentru fiecare tip de înregistrare pe care îl adăugați la lista Distribuire înregistrări, specificați un titlu de înregistrare și o descriere. De asemenea, specificați locația din site-ul în care este stocată înregistrarea. Pentru a vă asigura că toate înregistrările relevante sunt distribuite în locația corespunzătoare, puteți specifica nume alternative pentru tipul de înregistrare.
Notă
Trebuie să aveți cel puțin permisiunea de Proprietar al site-ului pentru a crea reguli de distribuire a documentelor.
Navigați la site-ul pentru care doriți să creați reguli pentru Organizatorul de conținut.
În panoul Lansare rapidă, pentru a vedea opțiunile Conținut site , selectați Mai multe.
Din linia de meniu Aplicații, selectați Setări.
Pe pagina Setări site , sub secțiunea Administrare site , selectați Reguli organizator de conținut.
Pe pagina Reguli organizator de conținut , în Faceți clic pentru a adăuga un element nou, selectați Adăugare.
În secțiunea Nume regulă , introduceți un nume care descrie condițiile și acțiunile regulii.
În secțiunea Stare regulă și prioritate , pentru a aplica regula la conținutul primit, selectați Activ. Apoi selectați o prioritate pentru a determina modul în care conținutul este distribuit în cazul în care aceasta se potrivește cu mai multe reguli din Organizatorul de conținut.
Dacă nu doriți ca această regulă să se aplice pentru conținutul primit, selectați Inactiv.În secțiunea Tip de conținut al remiterii , asociați regula cu un tip de conținut. Procedând astfel, remiterile către Organizatorul de conținut sunt etichetate cu tipul de conținut selectat și sunt identificate proprietățile utilizate în condițiile regulii.
- Selectați grupul de conținut corespunzător. Grupul pe care îl selectați determină tipurile de conținut din care puteți alege la pasul următor.
- Selectați tipul de conținut corespunzător.
- Dacă tipul de conținut pe care l-ați selectat are un alt nume pe un alt site SharePoint, sub Nume alternative, bifați caseta de selectare. Apoi, în câmpul furnizat, introduceți numele care este utilizat pe celălalt site și selectați Adăugați. Numele tipurilor de conținut alternative apar în lista de dedesubt.
În secțiunea Condiții , selectați condițiile pe care proprietățile unei remiteri trebuie să le îndeplinească pentru regulă. De exemplu, poate doriți ca regula să se aplice tuturor documentelor care au cuvântul "buget" în titlu. Pentru a adăuga mai multe condiții, selectați linkul Adăugați o altă condiție .
Notă
Proprietățile disponibile din lista verticală Proprietate diferă în funcție de tipul de conținut pe care l-ați selectat la pasul 6.
În secțiunea Locație țintă , introduceți sau răsfoiți la o locație pentru a plasa conținut care corespunde regulii. Pentru a grupa documente similare în foldere, bifați caseta de selectare Se creează automat un folder . De exemplu, dacă aveți o proprietate care listează toate documentele pentru proiecte din organizația dvs., puteți impune Organizatorului de conținut să creeze un folder separat pentru fiecare proiect.
Notă
Regulile Organizatorului de conținut sunt menite să ruteze documentele în locații diferite. Nu acceptăm utilizarea regulilor pentru a republica fișierele în aceeași locație în timpul colaborării.