Crearea și actualizarea unei coloane de date externe dintr-o listă sau o bibliotecă

Puteți adăuga un tip special de coloană la o listă sau bibliotecă nativă, denumită coloană de date externe. Această coloană vă permite să combinați o coloană de date dintr-o sursă de date externă cu alte coloane dintr-o listă sau bibliotecă nativă. Deoarece o coloană de date externe este adăugată la o listă sau bibliotecă nativă, toate caracteristicile asociate ale listei sau bibliotecii funcționează, inclusiv versiunile, aprobările, arhivarea și extragerea și atașările de fișier.

Pentru mai multe informații, consultați Găsirea conținutului despre date externe.

Ce intenționați?

• Înainte de a începe
• Înțelegerea exemplelor de utilizare a coloanelor de date externe
• Crearea unei coloane de date externe într-o listă sau o bibliotecă
• Actualizarea unei coloane de date externe
• Reîmprospătarea unei coloane de date externe

Înainte de a începe

Lucrul cu date externe necesită mai multe activități preliminare necesare pentru a activa accesul securizat la date. Următoarele informații vă pot ajuta să planificați pașii următori. De asemenea, dacă întâmpinați probleme la încercarea de a lucra cu date externe, aceste informații vă pot ajuta să identificați problema. Pentru a accesa date externe, dvs. sau un administrator trebuie să procedați astfel:

Pregătiți sursa de date externă Este posibil ca un administrator să trebuie să creeze un cont și să furnizeze permisiuni la sursa de date pentru a se asigura că persoanele potrivite au acces la date și că datele nu ajung pe mâini nepotrivite. Într-o bază de date externă, administratorul poate, de asemenea, să creeze anumite tabele, vizualizări, interogări etc. și să limiteze rezultatele la ceea ce este necesar și să contribuie la îmbunătățirea performanței.

Configurarea serviciilor și conturilor SharePoint Un administrator trebuie să activeze Serviciile Business Data Connectivity și Serviciul de stocare securizat.

Configurarea serviciilor de stocare securizată Un administrator trebuie să facă următoarele: să determine cel mai bun mod de acces pentru sursa de date externă, să creeze o aplicație țintă și să seteze acreditările pentru aplicația țintă.

Configurați Serviciile Business Data Connectivity Un administrator trebuie să se asigure că utilizatorul care creează tipul de conținut extern are permisiune la depozitul de metadate Business Data Connectivity și că utilizatorii corespunzători au acces la tipul de conținut extern pe care se bazează lista externă.

Crearea unui tip de conținut extern Un utilizator trebuie să definească un tip de conținut extern care conține informații despre conexiuni, acces, metode de operare, coloane, filtre și alte metadate utilizate pentru a regăsi datele din sursa de date externă.

Începutul paginii

Înțelegerea exemplelor de utilizare a coloanelor de date externe

Secțiunile următoare descriu unele utilizări practice ale adăugării unei coloane de date externe la o listă sau bibliotecă.

Contractele cu clienții și informațiile de contact Aveți o bibliotecă de documente care conține contracte cu clienții. Însă toate informațiile despre clienți sunt menținute într-o aplicație Line-of-Business (cum ar fi SAP sau Microsoft CRM) care are o sursă de date externă produselor SharePoint. Doriți să urmăriți contractele clientului în biblioteca de documente, însă asigurați-vă că informațiile despre client asociate sunt actualizate și nu sunt dublate inutil. Puteți face acest lucru adăugând una sau mai multe coloane de date externe la bibliotecă pentru a asocia numele de client și numărul de telefon corespunzătoare cu fiecare contract stocat în bibliotecă. Coloana de date externe facilitează introducerea sau actualizarea informațiilor corecte și regăsește automat informațiile despre client din sursa de date externe. În acest scenariu, puteți crea, de asemenea, un document Word structurat care promovează valorile coloanelor de date externe într-un document Word, astfel încât să puteți edita valorile în panoul Informații document sau utilizând controalele de conținut Word.

Date de bază despre produse cu imagini Ați creat o bibliotecă de imagini care conține fotografii ale produselor vândute de organizația dvs. Adăugați o coloană de date externe la biblioteca care accesează numele, codul produsului și prețul curent dintr-o bază de date externă. Totuși, vă asigurați că atunci când se creează tipul de conținut extern, datele externe sunt doar în citire. Regulile și procesele firmei dvs. impun ca modificările informațiilor despre produs să se efectueze prin intermediul sistemului de baze de date. Însă acum mai multe persoane din organizația dvs. pot vedea cu ușurință toate informațiile comune despre produs împreună, într-o singură vizualizare de bibliotecă.

Începutul paginii

Crearea unei coloane de date externe într-o listă sau o bibliotecă

1. Navigați la site-ul SharePoint, apoi navigați la listă sau la bibliotecă.

   Notă

   Nu puteți adăuga o coloană de date externe la o listă externă.

2. Faceți clic pe Setări listă sau bibliotecă> sau pe Setări bibliotecă.

3. În secțiunea Coloane, faceți clic pe Creare coloană.

4. Introduceți numele coloanei, cum ar fi Client, apoi, sub Tipuri de coloană, faceți clic pe Date externe.

5. Sub Tip de conținut extern, faceți clic pe Selector tip de conținut extern, apoi selectați elementul corespunzător din lista de tipuri de conținut extern, de exemplu, CustomerCRM.

6. Decideți cum doriți să gestionați acțiunile definite pentru tipul de conținut extern, efectuând una sau mai multe dintre următoarele:

   • Pentru a afișa un meniu cu una sau mai multe acțiuni, faceți clic pe Afișare meniu de acțiuni.
   • Pentru a face coloana Date externe să efectueze acțiunea implicită atunci când este selectată, faceți clic pe Legați această coloană la Acțiunea implicită cu tipul de conținut extern.

7. Sub Adăugați o coloană pentru a afișa fiecare dintre aceste câmpuri suplimentare, faceți clic pe Selectați toate câmpurile sau selectați unul sau mai multe nume de câmp specifice, cum ar fi NumeClient și NumărTelefon.

Începutul paginii

Actualizarea unei coloane de date externe

1. Navigați la site-ul SharePoint, apoi navigați la listă sau la bibliotecă.
2. Adăugați sau editați un element din listă sau proprietățile bibliotecii de documente.
3. În caseta text coloană de date externe, de exemplu nume client, faceți clic pe selectorul elementului de date externe.
   Autorul tipului de conținut extern trebuie să definească modul în care funcționează Selectorul elementelor de date externe, selectând un câmp de identitate corespunzător și creând unul sau mai multe filtre, astfel încât să puteți găsi rapid valoarea corectă. Dacă nu este cazul, contactați autorul tipului de conținut extern sau administratorul pentru asistență.
4. În caseta de dialog, selectați intrarea corespunzătoare, cum ar fi Alexandra Dobre, apoi faceți clic pe OK.

Datele se actualizează în lista externă și în sursa de date externe.

Începutul paginii

Reîmprospătarea unei coloane de date externe

Din motive de performanță, datele dintr-o coloană de date externe sunt memorate în cache pe un server sau serviciu și este posibil să nu afișeze cele mai recente valori din sistemul de date externe. Pentru a vă asigura că datele externe afișate sunt curente, puteți să reîmprospătați coloana de date externe. Totuși, aveți grijă atunci când efectuați o operațiune de reîmprospătare, deoarece poate dura mult timp, în funcție de modul în care sunt configurate datele externe.

1. Navigați la site-ul SharePoint, apoi navigați la listă sau la bibliotecă.
2. În antetul coloanei de date externe, faceți clic pe Reîmprospătare.
3. În pagina Reîmprospătare, decideți dacă doriți să reîmprospătați doar folderul curent sau folderul curent și toate subfolderele sale.
4. Faceți clic pe OK.

Începutul paginii