Organizațiile și echipele din cadrul organizațiilor au adesea mai multe fire de e-mail diferite în desfășurare simultan. Este ușor ca liniile să se intersecteze, informațiile să se piardă sau să fie trecute cu vederea și comunicarea să se întrerupă. Cutiile poștale de site vă pot ajuta să coordonați și să stocați e-mailurile legate de proiect sau de echipă într-un singur loc, astfel încât toți membrii echipei să poată vedea toate comunicațiile.
Important
Caracteristica de cutie poștală de site din SharePoint s-a perimat începând din luna martie 2017. Această caracteristică va fi eliminată în întregime într-o ediție viitoare. Noile organizații SharePoint nu mai au acces la caracteristica de cutie poștală de site. Organizațiile SharePoint existente nu mai pot crea noi cutii poștale de site. Toate cutiile poștale de site care au fost configurate și implementate înainte de martie 2017 vor continua să funcționeze.
Vom furniza un proces pentru a vă ajuta să tranziționați site-urile de cutie poștală de site existente la un grup Microsoft 365 în septembrie 2017. Dacă în prezent utilizați caracteristica de cutie poștală de site în SharePoint, ar trebui să luați în considerare trecerea la Grupuri Microsoft 365 pentru a accepta scenariile de colaborare prin e-mail. Pentru mai multe informații, consultați Utilizarea Grupuri Microsoft 365 în locul cutiilor poștale de site.
Notă
Caracteristica Cutie poștală de site va rămâne acceptată, dar este perimată în produsele SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 și SharePoint Server 2010. Clienților li se recomandă să exploreze cutiile poștale partajate ca alternativă la cutiile poștale de site.
În Lansare rapidă, faceți clic pe Cutie poștală.
Cutia poștală de site se deschide ca o a doua structură de inbox și foldere separate, lângă contul de e-mail personal. Corespondența trimisă la și de la contul cutiei poștale a site-ului este partajată între toți cei care au permisiuni de colaborator pe site-ul SharePoint.
Configurarea cutiei poștale de site
Puteți să adăugați o cutie poștală de site ca destinatar de e-mail, să trimiteți mesaje de e-mail din cutia poștală sau să o adăugați la preferințe. Pentru a adăuga o cutie poștală la site, consultați Adăugarea unei aplicații Cutie poștală site pentru a păstra e-mailul în context pe un site. Site-ul trebuie să fie activat pentru e-mail. Dacă nu este, contactați administratorul.
Adăugarea unei cutii poștale de site ca destinatar al e-mailului
Atunci când includeți cutia poștală de site într-un fir de e-mail important, o copie a informațiilor din acel fir este stocată într-o locație care poate fi accesată de orice persoană din echipă.
Adăugați cutia poștală de site în linia Către, Cc sau Cci a unui mesaj de e-mail.
Puteți adăuga adresa de e-mail a cutiei poștale de site la orice grup de persoane de contact sau liste de distribuire ale echipei. Astfel, e-mailurile relevante sunt stocate automat în cutia poștală de site a echipei.
Trimiterea de e-mail din cutia poștală de site
Atunci când scrieți și trimiteți mesaje de e-mail din cutia poștală a site-ului, acestea apar ca și cum ar fi provenit de la dvs.
Oricine cu permisiuni de colaborator pe un site poate accesa cutia poștală de site, astfel încât mai multe persoane să poată lucra împreună pentru a schița un mesaj de e-mail.
Pentru a compune un mesaj, faceți clic pe E-mail nou.
Se deschide un mesaj nou în cutia poștală de site.
Adăugarea inboxului pentru cutia poștală de site la Preferințe
Dacă utilizați lista Preferințe în Outlook, poate fi util să includeți și folderele din cutia poștală de site în lista Preferințe.
În Outlook, puteți face clic dreapta pe un folder al cutiei poștale de site, cum ar fi Inbox, apoi faceți clic pe Afișare în Preferințe. Dacă aveți două foldere în lista de Preferințe cu același nume (de exemplu, două Inboxuri), Outlook adaugă automat numele cutiei poștale la numele folderului (de exemplu, "Inbox – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com"), astfel încât să puteți identifica folderul care este fiecare.
Pentru mai multe informații despre Preferințele Outlook, consultați Păstrarea în Preferințe a folderelor de corespondență utilizate frecvent.
Colaborarea cu echipa utilizând cutia poștală de site
Echipa poate utiliza o cutie poștală de site pentru a colabora la compunerea unui mesaj de e-mail important sau pentru a colecta conversații de e-mail relevante la nivel de echipă. De asemenea, echipa dvs. poate partaja documente importante în siguranță, utilizând o cutie poștală de site.
După ce este configurată o cutie poștală de site pentru site, se creează un nou cont de e-mail utilizând numele site-ului. De exemplu, un site de echipă utilizează adresa URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. Adresa de e-mail pentru acea cutie poștală de site este HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.
Colectarea conversațiilor de e-mail la nivel de echipă
Multe echipe poartă conversații prin mesaje de e-mail în mod regulat. Adesea, aceste conversații au ca rezultat informații care pot fi o referință utilă undeva pe linie. Puteți redirecționa cel mai util e-mail din fir către cutia poștală de site pentru a-l păstra. Orice persoană care are permisiuni de Contribuire la site va putea apoi să deschidă cutia poștală a site-ului și să vizualizeze mesajul. Membrii echipei pot ulterior să deschidă cutia poștală de site, să caute prin corespondența capturată în acel cont și să vadă istoricul problemei respective.
O altă idee pentru a colecta aceste conversații prin e-mail la nivel de echipă este să specificați în CC adresa de e-mail a cutiei poștale de site atunci când trimiteți un mesaj de e-mail echipei. De asemenea, puteți adăuga adresa de e-mail a cutiei poștale de site la un grup de persoane de contact sau la o listă de distribuire, astfel încât să fie inclusă automat de fiecare dată când trimiteți corespondență echipei dvs.
Partajarea documentelor
Dacă stocați documentele echipei dvs. pe site-ul SharePoint, puteți utiliza aplicația Cutie poștală site pentru a partaja documentele respective cu persoanele care au acces la site.
Important
Atunci când utilizatorii văd o cutie poștală de site în Outlook, văd o listă a tuturor documentelor din bibliotecile de documente ale site-ului respectiv. Cutiile poștale de site prezintă aceeași listă de documente tuturor utilizatorilor, de aceea este posibil ca unii utilizatori să vadă documente la care nu au acces.
Dacă utilizați Exchange, documentele dvs. apar, de asemenea, într-un folder din Outlook, făcând și mai simplă redirecționarea documentelor către alte persoane.
