SharePoint oferă o experiență scalabilă, bogată în caracteristici pentru gestionarea conținutului. Dacă aveți un volum mare de fișiere de gestionat, luați în considerare utilizarea unui șablon de site Centru de documente. Acest șablon este optimizat pentru gestionarea documentelor la scară largă. Astfel puteți economisi timp și vă ajută să fiți mai eficient. Versiunile, ID-urile de documente, seturile de documente, navigarea în metadate și tipurile de conținut sunt incluse în șablon.
Un site centru de documente funcționează pentru ambele scenarii:
- Mediul de creare Într-un mediu de creare Centru de documente, utilizatorii creează și editează mii de documente sau active media care sunt stocate într-un depozit central.
- Arhivă de conținut Într-o arhivă de conținut, cum ar fi o bază de cunoștințe, utilizatorii stochează sau vizualizează documente.
Acest articol vă prezintă caracteristicile dintr-un șablon de site centru de documente.
Pentru a crea un centru de documente, consultați Utilizarea șabloanelor pentru a crea diferite tipuri de site-uri SharePoint
Ce este disponibil pe un site Centru de documente?
Șablonul de site centru de documente conține caracteristici care facilitează și fac mai eficientă crearea și gestionarea seturilor mari de documente. În majoritatea cazurilor, un proprietar de site poate adăuga fiecare dintre aceste caracteristici separat. Șablonul de site centru de documente activează automat caracteristicile recomandate de gestionare a documentelor. Secțiunile următoare descriu pe scurt aceste caracteristici.
Puteți utiliza un site centru de documente ca mediu de lucru sau ca arhivă de conținut. Într-un mediu de dezvoltare, utilizatorii arhivează și extrag frecvent fișiere și creează structuri de foldere pentru acele fișiere. Este permisă crearea de versiuni, iar versiunile anterioare ale fiecărui document sunt păstrate. În plus, fluxurile de lucru pot controla ciclurile de viață ale documentelor.
Prin contrast, într-o arhivă de conținut se creează foarte puține elemente noi. Utilizatorii doar vizualizează sau încarcă documente. Șablonul de site Centru de documente acceptă crearea unui tip de arhivă de conținut denumit arhive bază de cunoștințe. De obicei, bazele de cunoștințe conțin versiuni unice ale documentelor, iar site-ul poate cuprinde până la milioane de fișiere. Într-un scenariu tipic, cum ar fi un centru de asistență tehnică pentru o organizație mare, mii de persoane pot accesa conținutul, mai ales pentru a fi citit. Doar unii ar încărca conținut nou pe site.
Următoarele elemente descriu câteva caracteristici SharePoint pe care le puteți include într-un site Centru de documente. În plus față de aceste capacități, unele organizații particularizează aspectul și navigarea într-un Centru de documente. Unele adaugă părți web particularizate.
Navigarea prin metadate
Metadatele gestionate reprezintă un sistem care atribuie anumiți termeni documentelor din SharePoint. Apoi, puteți utiliza acești termeni pentru a clasifica documentele. De asemenea, puteți utiliza metadate pentru a crea un instrument de navigare puternic pentru utilizatori, care îi poate ajuta să găsească rapid ceea ce doresc.
De exemplu, să presupunem că firma dvs. are o bază de cunoștințe care conține articole care ajută utilizatorii să depaneze problemele cu produsele. Puteți crea termeni de metadate care să le permită utilizatorilor să filtreze informațiile după produs, după tipul problemei sau după alte proprietăți.
ID-uri de document
Într-un site centru de documente, fiecare fragment de conținut primește un ID unic care nu are legătură cu locația documentului, cum ar fi un link URL. Aceasta înseamnă că, dacă mutați sau redenumiți documentul, ID-ul rămâne același. Puteți utiliza ID-ul pentru a crea un link permanent pentru document și a minimiza linkurile întrerupte.
Versiuni
Versiunile sunt activate automat într-un site Centru de documente. Acest lucru înseamnă că aveți automat un istoric al tuturor versiunilor diferite ale unui fișier. Într-un proces de revizuire a documentelor, de exemplu, acest lucru înseamnă că aveți o înregistrare a tuturor actualizărilor care au fost introduse în timpul ciclului de revizuire. Puteți să urmăriți actualizările, să contactați respondenții și așa mai departe. În plus, dacă apare o problemă cu versiunea curentă a unui articol, puteți reveni rapid la ultima versiune cunoscută ca fiind bună.
Tipuri de conținut
Un tip de conținut este un tip specific de conținut, împreună cu un grup de setări pentru conținut. Atunci când cineva creează un document cu un tip de conținut definit, primește automat toate setările corespunzătoare pentru acel tip de conținut. Un Centru de documente poate avea o colecție de tipuri de conținut: tipuri diferite de documente, videoclipuri, șabloane etc.
Organizator de conținut
Organizatorul de conținut nu este inclus automat într-un site Centru de documente, însă mulți utilizatori îl adaugă. Organizatorul de conținut este o caracteristică SharePoint care vă permite să gestionați organizarea generală și structura elementelor. Utilizând metadate sau tipuri de conținut, Organizatorul de conținut poate distribui automat documente și alte elemente către locații specifice. De exemplu, într-o bază de cunoștințe, puteți seta ca Organizatorul de conținut să direcționeze automat toate remiterile noi către o bibliotecă specială, care colectează articole pentru un anumit produs.