Notă: Pentru informații despre colectarea datelor în Access 2016 și versiunile ulterioare, consultați Importul, exportul SQL Server.
Puteți colecta sau actualiza informații prin e-mail utilizând Microsoft Access 2007 sau Access 2010 cu Microsoft Outlook 2007 sau Microsoft® Outlook® 2010. Access vă ghidează prin crearea unui formular de colectare a datelor și trimiterea formularului într-un mesaj de e-mail. Când destinatarii mesajului de e-mail returnează formularele completate, aveți posibilitatea să alegeți ca datele colectate să fie procesate și stocate automat într-o bază de date Access specificată. Această metodă de colectare a datelor vă poate economisi timp și efort, care este de obicei implicat într-un proces de copiere și lipire sau într-un proces de introducere manuală a datelor. Iată câteva scenarii în care puteți utiliza acest proces pentru a colecta date:
Anchetele Puteți să efectuați o anchetă și să compilați rezultatele creând mai întâi o bază de date Access cu tabelele necesare pentru stocarea rezultatelor, utilizând expertul pentru a genera un formular de anchetă, apoi trimiți-le prin e-mail participanților la anchetă. Atunci când participanții răspund, datele anchetei sunt stocate automat în baza de date.
Rapoarte de stare Indiferent dacă este cea mai recentă stare a nivelului de inventar sau cele mai recente informații despre problemele în așteptare, echipa vă poate ține la curent trimițându-vă mesaje de e-mail care conțin informațiile curente la intervale regulate.
Gestionarea evenimentelor Atunci când organizați o conferință sau un curs de instruire sau alte evenimente, puteți trimite unul sau mai multe formulare ca mesaj de e-mail pentru a colecta informații de contact, preferințe de călătorie și de hotel etc. Dacă alegeți ca răspunsurile să fie procesate automat, participanții își pot modifica preferințele în orice moment, fără a fi necesar să vă anunțe și aveți întotdeauna acces la cele mai recente date în scopuri decizionale.
Acest articol vă arată de ce aveți nevoie pentru a utiliza acest proces, cum să începeți să utilizați expertul, apoi vă oferă informații suplimentare despre diverși pași, astfel încât să puteți face selecția cea mai informată pe măsură ce urmați expertul.
Notă: Nu veți putea adăuga datele colectate dacă destinatarul a utilizat Hotmail sau Yahoo pentru a vă trimite formularul de colectare a datelor.
Înainte de a începe
Dacă este prima dată când colectați date utilizând mesaje de e-mail, efectuați următorii pași:
-
Asigurați-vă că ați instalat următoarele aplicații pe computer:
-
Access 2007 sau Access 2010.
-
Outlook 2007 sau Outlook 2010. Trebuie să aveți Outlook instalat și configurat pe computerul pe care îl utilizați pentru a trimite mesajele de e-mail. Dacă aveți Outlook instalat, dar nu este configurat încă, porniți Outlook și urmați instrucțiunile din Expertul pornire Outlook. Pentru ajutor cu expertul, consultați Ajutorul Outlook.
-
Dacă intenționați să utilizați un formular InfoPath, asigurați-vă că aveți Instalat InfoPath 2007 sau o ediție mai recentă și că destinatarii trebuie, de asemenea, să aibă InfoPath instalat pe computerele lor.
-
Destinatarii mesajelor de e-mail trebuie să aibă InfoPath sau un client de e-mail care acceptă formatul HTML instalat pe computerele lor pentru a vizualiza și edita formularul.
Formularul utilizat pentru colectarea datelor prin mesaje de e-mail nu este un formular Access. Expertul generează un formular special în format HTML sau InfoPath.
Identificați o bază de date de destinație. Baza de date poate fi în format .mdb sau .accdb. În plus, sunt acceptate fișierele .mde și .accde. Dacă nu doriți să utilizați o bază de date existentă, trebuie să creați una nouă.
-
-
Identificați sau creați tabelele pe care doriți să le populați cu datele din răspunsurile de e-mail. Dacă colectați date pentru tabelele existente, asigurați-vă că tabelele nu sunt doar în citire și că aveți permisiunile necesare pentru a le adăuga sau a le actualiza conținutul.
Notă: Tipurile de câmpuri Atașare, Numerotare automată, OLE și Multi-valoare nu se pot colecta utilizând mesaje de e-mail
Dacă operațiunea de colectare a datelor completează două sau mai multe tabele, trebuie să creați o interogare de selectare și să o utilizați ca sursă de înregistrări a formularului. Asigurați-vă că interogarea include toate câmpurile necesare din tabelele subiacente. Dacă utilizați o interogare existentă, asigurați-vă că interogarea nu este doar în citire și că aveți permisiunile necesare pentru a o adăuga sau a-i actualiza conținutul. Pentru mai multe informații despre crearea unei interogări bazate pe două sau mai multe tabele, consultați articolul Introducere în interogări.
Stocați datele ca înregistrări noi în următoarele situații:
-
Dacă datele vor popula mai multe tabele.
-
Dacă tabelul destinație nu are un câmp cheie primară. Valorile cheii primare sunt necesare pentru a mapa fiecare răspuns la o înregistrare existentă. Dacă tabelul destinație nu are un câmp cheie primară, adăugați-l acum sau atribuiți un câmp existent care are valori unice drept cheie primară.
-
Dacă tabelul destinație nu are nicio înregistrare. Dacă tabelul este gol, expertul presupune că doriți să adăugați înregistrări.
-
Dacă adresele de e-mail ale destinatarilor nu sunt stocate ca un câmp în baza de date. Atunci când colectați date pentru a actualiza înregistrările, nu veți putea să tastați manual adresele în mesajul generat de expert. Câmpul adresă trebuie să fie în tabelul destinație sau într-un tabel care are o relație cu tabelul destinație.
Introducere
-
Deschideți baza de date în care vor fi stocate datele colectate.
-
Pentru a adăuga datele la un singur tabel, selectați tabelul în Panoul de navigare. Pentru a popula mai multe tabele asociate, selectați interogarea legată la aceste tabele.
-
Alegeți oricare dintre următoarele variante pentru a porni expertul:
-
Pe fila Date externe , în grupul Colectare date , faceți clic pe Creare e-mail.
-
Faceți clic dreapta pe tabel sau pe interogare, apoi faceți clic pe Colectare și actualizare date prin e-mail.
Notă: Dacă tabelul nu conține câmpuri sau are doar tipuri de câmpuri Numerotare automată, Obiect OLE, Atașare sau Căutare multi-valoare, Access afișează următorul mesaj: Tabelul sau interogarea selectate nu au câmpuri care acceptă colectarea de date prin e-mail.
-
Dacă tabelul conține câmpuri care acceptă colectarea datelor, expertul pornește. Dacă tabelul destinație acceptă atât adăugarea, cât și actualizarea datelor, expertul vă îndrumă prin pașii necesari pentru a colecta date prin mesaje de e-mail.
Utilizați următoarele secțiuni ca referință pentru orice întrebări pe care le puteți avea în următorii șapte pași principali ai procesului.
Alegeți tipul de formular de introducere a datelor pe care doriți să-l trimiteți
Selectați tipul de formular în funcție de ușurința utilizării pentru dvs. și destinatari.
Selectare formular HTML Un formular HTML poate fi vizualizat și editat de orice utilizator al cărui client de e-mail acceptă HTML
Selectare formular Microsoft InfoPath Veți vedea această opțiune doar dacă InfoPath este instalat pe computer. Selectați această opțiune doar dacă toți destinatarii au InfoPath și Outlook instalate pe computerele lor. Un formular InfoPath oferă un mediu mai bun de introducere și editare a datelor,
Pagina expertului care se afișează în continuare depinde de faptul dacă obiectul destinație acceptă actualizarea datelor. Dacă obiectul este o interogare bazată pe două sau mai multe tabele sau dacă este un tabel care nu are un câmp cheie primară sau nu conține nicio înregistrare, expertul presupune că doriți să adăugați înregistrări noi și vă solicită să selectați câmpurile de formular. În toate celelalte cazuri, expertul vă solicită să specificați dacă doriți să adăugați sau să actualizați date înainte de a vă solicita să selectați câmpurile de formular.
Alegeți dacă să colectați date noi sau să actualizați datele existente
Specificați ce doriți să faceți cu datele. Tipul de formular pe care îl utilizați afectează numărul de înregistrări noi pe care vi le poate trimite un destinatar într-un singur răspuns. Atunci când actualizați date, numărul de înregistrări care trebuie actualizate de un destinatar identifică numărul de formulare prefinalizate care vor fi incluse într-un mesaj.
Notă: Pentru a adăuga înregistrări noi, tastați adresele de e-mail în caseta adresă a mesajului de e-mail atunci când se creează mesajul. Pentru a actualiza datele existente, adresele de e-mail ale destinatarilor trebuie stocate ca un câmp în tabelul sau interogarea subiacentă sau într-un tabel asociat.
Specificați datele pe care doriți să le colectați
Atunci când alegeți câmpurile de inclus în formular, nu este necesar să includeți fiecare câmp care există în tabelul sau interogarea subiacentă din formular. Cu toate acestea, trebuie îndeplinite următoarele condiții:
-
Câmpuri obligatorii: Câmpurile marcate cu un simbol asterisc (*) sunt câmpuri obligatorii. Dacă colectați înregistrări noi, expertul va include automat toate câmpurile a căror proprietate Obligatoriu este setată la Da. Dacă câmpurile obligatorii ale unei înregistrări sunt necompletate, Access nu reușește să adauge înregistrarea la tabel.
-
Tipuri de câmpuri neacceptate: Nu veți putea să includeți anumite tipuri de câmpuri în formular, cum ar fi Câmpuri de căutare Numerotare automată, Atașare, Obiect OLE sau Multi-Valoare.
-
Câmp cheie primară: Cu toate acestea, utilizatorul va putea tasta o valoare în câmp atunci când adaugă înregistrări; răspunsul nu va fi procesat dacă valoarea specificată este deja în uz.
Notă: Pentru fiecare câmp inclus, sub Proprietăți câmp, specificați o etichetă și faceți clic pe Doar în citire dacă nu doriți ca utilizatorul să modifice datele din acel câmp.
Specificarea procesării automate sau manuale a datelor
Puteți selecta o procesare automată sau manuală a răspunsurilor. Procesarea automată înseamnă că, atunci când primiți răspunsurile, Outlook și Access lucrează împreună pentru a exporta datele în tabelele destinație din baza de date. Procesarea automată vă poate economisi timp și efort. Procesarea manuală înseamnă doar că începeți operațiunea de export pentru a transfera datele dintr-un folder specificat în Outlook, în tabelul destinație din Access.
Răspunsurile sunt exportate cu succes în tabelul destinație, atât timp cât sunt îndeplinite următoarele condiții în momentul în care răspunsurile ajung la cutia poștală:
-
Outlook trebuie să ruleze deja pe computer. Dacă Outlook nu rulează, procesarea începe data viitoare când porniți Outlook.
-
Accesul nu trebuie să fie protejat prin parolă și nu trebuie să fie deschis în modul Exclusiv. Numele sau locația bazei de date nu trebuie să se fi modificat după trimiterea mesajului de e-mail.
-
Numele tabelelor și interogărilor și proprietățile câmpurilor incluse în formular nu trebuie să se fi modificat, deoarece ați trimis mesajul de e-mail.
-
Trebuie să aveți permisiunile necesare pentru a adăuga sau a actualiza conținutul tabelelor și interogării subiacente.
Notă: Dacă procesarea automată nu reușește, încercați să remediați orice probleme, apoi exportați manual răspunsurile care nu au reușit. Toate răspunsurile care ajung în inbox după ce rezolvați problemele continuă să fie procesate automat.
Setarea proprietăților pentru a controla procesarea automată a răspunsurilor
Pentru a specifica un alt folder Outlook în care sunt stocate răspunsurile, pe pagina Specificați cum doriți să procesați răspunsurile expertului, faceți clic pe numele folderului. În caseta de dialog Selectare folder , selectați un alt folder sau faceți clic pe Nou pentru a crea un folder nou.
Dacă faceți clic pe Setare proprietăți pentru a controla procesarea automată a răspunsurilor pentru a modifica sau a regla fin setările de import, consultați tabelul următor pentru informații despre opțiunile disponibile:
|
Opțiune |
Rezultat |
|---|---|
|
Renunțați la răspunsurile de la cei cărora nu le-ați trimis mesajul |
Bifați această casetă de selectare dacă doriți ca doar răspunsurile trimise de destinatarii inițiali ai mesajului să fie procesate automat. Răspunsurile de la alte persoane sunt stocate în folderul destinație, dar nu sunt procesate automat. |
|
Acceptarea mai multor răspunsuri de la fiecare destinatar |
Bifați această casetă de selectare dacă doriți ca doar primul răspuns de la fiecare destinatar să fie procesat automat. Al doilea răspuns și răspunsurile ulterioare sunt stocate în folderul de destinație, dar nu sunt procesate automat. Notă: Această setare controlează doar numărul de răspunsuri, nu și numărul de înregistrări dintr-un singur răspuns, care sunt procesate. Cu alte cuvinte, dacă trimiteți un formular InfoPath, un utilizator poate să vă trimită mai multe înregistrări într-un singur răspuns, iar Access procesează automat toate înregistrările din răspuns, chiar dacă această casetă de selectare nu este bifată. |
|
Permiteți doar actualizări la datele existente |
Atunci când destinatarii utilizează un formular InfoPath pentru a actualiza datele, pot trimite înregistrări noi, pe lângă actualizările la înregistrările existente. Bifați această casetă de selectare pentru a procesa doar actualizările la înregistrările existente. |
|
Numărul de răspunsuri de procesat |
Tastați numărul total de răspunsuri (de la toți destinatarii) care doriți să fie procesate automat. Dacă doriți ca toate răspunsurile să fie procesate automat, introduceți o valoare mare, cum ar fi 5000, în caseta text. Răspunsurile primite după atingerea valorii specificate sunt stocate în folderul destinație, dar nu sunt procesate automat. |
|
Data și ora opririi |
Specificați când să se oprească procesarea automată a răspunsurilor pentru acest mesaj de e-mail. Răspunsurile primite după această dată și oră sunt stocate în folderul destinație, dar nu sunt procesate automat. |
Pentru a modifica aceste opțiuni la o dată ulterioară, pe fila Date externe , în grupul Colectare date , faceți clic pe Gestionare răspunsuri. În caseta de dialog Gestionare mesaje de colectare a datelor , selectați mesajul pentru care doriți să modificați setările, apoi faceți clic pe Opțiuni mesaj. Modificările efectuate în caseta de dialog afectează toate răspunsurile ulterioare pe care le primiți pentru acel mesaj.
Procesarea manuală a răspunsurilor
Pentru a controla când și ce răspunsuri sunt procesate, nu selectați opțiunea Proces automat. Răspunsurile vor fi stocate într-un folder specificat din Outlook până când selectați și faceți clic dreapta pe fiecare răspuns din folder, apoi faceți clic pe Export date în Microsoft Access în meniul de comenzi rapide.
În unele situații, poate fi necesar, de asemenea, să procesați manual răspunsurile care nu au reușit să fie procesate automat.
Rețineți următoarele înainte de a exporta date
-
Baza de date Access nu trebuie să fie deschisă în mod exclusiv, iar numele sau locația bazei de date nu trebuie să se fi modificat, deoarece ați trimis mesajul de e-mail.
-
Numele tabelelor și interogărilor și proprietățile câmpurilor incluse în formular nu trebuie să se fi modificat, deoarece ați trimis mesajul de e-mail.
-
Trebuie să aveți permisiunile necesare pentru a adăuga sau a actualiza conținutul tabelelor și interogării subiacente.
Selectați modul în care specificați adresele de e-mail ale destinatarilor
Dacă colectați doar informații noi, puteți specifica adresele de e-mail în două moduri:
-
Tastați adresele de e-mail individual în mesajul de e-mail Outlook sau selectați adresele dintr-o agendă.
-
Utilizați câmpul adresă de e-mail din tabelul sau interogarea bazei de date Access curente.
Notă: Când colectați date pentru a actualiza înregistrările existente, nu vedeți această casetă de dialog, deoarece adresele de e-mail ale destinatarilor trebuie mai întâi să fie disponibile ca un câmp în baza de date.
Introducerea adreselor de e-mail direct în Outlook
Dacă specificați destinatarii în Outlook, puteți să examinați și să particularizați mesajul înainte de a-l trimite. În corpul mesajului de e-mail se află o scurtă introducere și un formular. Se recomandă să nu efectuați modificări în formular. Modificările structurii formularului pot duce la neprocesarea răspunsului.
Utilizarea adreselor de e-mail stocate într-un câmp din baza de date
Opțiunea de a selecta Un tabel asociat se referă la tabele asociate. Pentru a vizualiza sau a edita relațiile între tabele din baza de date, în Instrumente bază de date. în grupul Relații , faceți clic pe Relații
Pentru mai multe informații despre relații, consultați articolul Ghid pentru relațiile între tabele.
Revizuirea și specificarea listei de destinatari
Ultimul pas major implică examinarea și particularizarea mesajului de e-mail, ajustarea listei de destinatari, apoi trimiterea mesajului de colectare a datelor.
Crearea și trimiterea mesajului de e-mail
Când expertul vă informează că acum aveți posibilitatea să creați mesajul de e-mail și vă arată cum să vizualizați starea mesajului de e-mail utilizând comanda Gestionare răspunsuri , pot apărea unele mesaje de avertizare. Următorul tabel descrie fiecare avertisment și acțiunea pe care o puteți efectua pentru a-l rezolva:
|
Mesaj de avertizare |
Descriere |
Oluție S |
|---|---|---|
|
Unele înregistrări nu conțin o adresă validă în câmpul adresei de e-mail specificate. Nu se vor returna date pentru aceste rânduri. |
Câmpul adresă de e-mail pe care l-ați selectat conține valori nule. |
Dacă doriți să colectați date pentru fiecare înregistrare, ieșiți din expert și înlocuiți valorile nule cu adrese de e-mail. Apoi porniți expertul din nou. |
|
În prezent aveți o blocare exclusivă a bazei de date; procesarea automată nu va reuși până la eliberarea blocării. |
Aveți baza de date deschisă în prezent în mod exclusiv. |
Dacă ați ales ca răspunsurile să fie procesate automat, procesarea nu reușește, deoarece Access nu poate să adauge sau să actualizeze o bază de date care are o blocare exclusivă. Închideți și redeschideți baza de date în modul neexclusivă imediat după trimiterea mesajului |
|
Aceste mesaje de e-mail pot conține date de natură confidențială sau sensibilă. |
Colectați date pentru a actualiza înregistrările existente, iar formularul pe care urmează să îl trimiteți va fi prefinalizat cu datele existente. |
Dacă unele câmpuri de formular includ date sensibile, reveniți la pasul din expert unde ați selectat câmpurile și eliminați câmpurile care conțin date sensibile din formular |
După ce previzualizați și particularizați mesajul, puteți să filtrați câmpul de adresă de e-mail și să selectați destinatarii. Alegeți adresele de e-mail pe care doriți să le utilizați, bifând casetele de selectare corespunzătoare. Dacă vedeți o casetă de dialog care listează adrese de e-mail nevalide, notați adresele din listă și faceți clic pe Ieșire. Verificați adresele nevalide, efectuați corecțiile necesare, apoi retrimiteți mesajul.
