Crearea și utilizarea subrapoartelor

Subformularele dintr-un raport

Un raport principal poate conține, pe lângă subrapoarte, și subformulare și poate include oricâte subformulare și subrapoarte doriți. În plus, un raport principal poate conține până la șapte niveluri de subformulare și subrapoarte. De exemplu, un raport poate să conțină un subraport, care poate să conțină un subformular sau un subraport și așa mai departe, până la maximum șapte niveluri.

Dacă adăugați un subformular la un raport și deschideți raportul în vizualizarea Raport, puteți utiliza subformularul pentru a filtra și a naviga prin înregistrări. Codul Visual Basic for Applications (VBA) și macrocomenzile încorporate care sunt atașate la formular și la comenzile acestuia vor rula în continuare, chiar dacă anumite evenimente sunt dezactivate în acest context. Nu puteți să adăugați, să editați sau să ștergeți înregistrări utilizând un subformular dintr-un raport.

Legarea unui raport la un subformular sau un subraport

Când inserați un subformular sau un subraport care conține informații legate la datele din raportul principal, controlul subraportului trebuie să fie legat la raportul principal. Legătura asigură faptul că înregistrările afișate în subformular sau în subraport sunt corect corelate cu înregistrările imprimate în raportul principal.

Când creați un subformular sau un subraport utilizând un expert sau glisând un obiect din Panoul de navigare într-un raport, Access leagă automat subformularul sau subraportul la raportul principal dacă este îndeplinită oricare dintre următoarele condiții.

• Definiți relații pentru tabelele pe care le selectați sau definiți relații pentru tabelele subiacente interogărilor pe care le selectați.

• Raportul principal se bazează pe un tabel cu o cheie primară, iar subformularul sau subraportul se bazează pe un tabel care conține un câmp cu același nume ca cel al cheii primare și cu un tip de date identic sau compatibil. De exemplu, dacă cheia primară a tabelului subiacent raportului principal este un câmp Numerotare automată, iar proprietatea sa DimensiuneCâmp este setată la Întreg lung, câmpul corespunzător din tabelul subiacent subformularului sau subraportului trebuie să fie un câmp Număr cu proprietatea DimensiuneCâmp setată la Întreg lung. Dacă selectați o interogare sau mai multe interogări ca sursă de înregistrări a unui subformular sau subraport, tabelele subiacente din interogare sau interogările trebuie să îndeplinească aceleași condiții.

Începutul paginii

Utilizarea Expertului subraport pentru a crea un subraport

Această procedură presupune că aveți deja un raport în care doriți să adăugați un subraport. Pentru mai multe informații despre crearea unui raport, consultați articolele Crearea unui raport simplu sau Crearea unui raport rezumat sau grupat.

1. În panoul de navigare, faceți clic dreapta pe raportul la care doriți să adăugați un subraport, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect.

2. Pe fila Proiectare, în grupul Controale, deschideți galeria Controale făcând clic pe săgeata în jos din colțul din dreapta jos:

   

3. În meniul care apare, asigurați-vă că selectați Utilizare experți control.

4. Deschideți din nou galeria Controale și faceți clic pe Subformular/Subraport.

5. Faceți clic pe raport acolo unde doriți să plasați subraportul.

6. Dacă apare o casetă de dialog cu o notificare de securitate, faceți clic pe Deschidere pentru a porni expertul.

7. Dacă doriți să creați un subformular sau un subraport nou pe baza unui tabel sau a unei interogări, pe prima pagină a Expertului subraport, faceți clic pe Utilizați tabele și interogări existente. Dacă există deja un raport sau un formular pe care doriți să-l utilizați ca subraport, faceți clic pe Utilizați un raport sau un formular existent, selectați raportul sau formularul din listă și faceți clic pe Următorul.

   

   Notă:  Dacă nu există alte rapoarte sau formulare în baza de date, lista va fi necompletată, iar opțiunea Utilizați un raport sau un formular existent nu va fi disponibilă.

8. Dacă ați ales Utilizați un raport sau un formular existent pe pagina anterioară a expertului, omiteți acest pas și treceți direct la pasul 9. În caz contrar, din lista Tabele/Interogări, selectați tabelul sau interogarea ce conține câmpurile pe care doriți să le includeți în subraport, apoi faceți dublu clic pe câmpurile dorite în lista Câmpuri disponibile ca să le adăugați la subraport.

   

   Dacă intenționați să legați subraportul la raportul principal, nu uitați să includeți câmpul sau câmpurile care vor fi utilizate pentru a crea legătura, chiar dacă nu doriți să fie afișate. De obicei, câmpul de legătură este un câmp de ID. În ilustrația anterioară, tabelul Comenzi este sursa de înregistrări a subraportului și tabelul Clienți este sursa de înregistrări a raportului principal. Deoarece tabelul Comenzi este asociat cu tabelul Clienți prin intermediul câmpului ID client, acest câmp este adăugat la lista Câmpuri selectate.

   Notă: Puteți să includeți câmpuri din mai multe tabele și interogări în subraport. Când ați terminat de adăugat câmpuri dintr-un tabel, selectați următorul tabel sau următoarea interogare din lista Tabele/Interogări, apoi adăugați câmpurile dorite.

   Faceți clic pe Următorul pentru a continua.

9. Pe această pagină a expertului, puteți stabili cum să legați subraportul la raportul principal. Dacă Access găsește câmpuri care par potrivite pentru legarea subraportului la raportul principal, expertul afișează o listă cu sugestii posibile pentru legare.

   

   Puteți să selectați sugestia de legare care pare cea mai potrivită pentru situația dvs. sau, dacă nu doriți ca subraportul să fie legat la raportul principal, selectați Fără. Dacă doriți să legați subraportul la raportul principal, dar niciuna dintre sugestii nu pare potrivită, faceți clic pe Definire proprie.

   Notă: Dacă expertul nu găsește câmpuri potrivite pentru legare, nu oferă o listă cu sugestii de legare și selectează automat opțiunea Definire proprie.

   

   Când este selectată opțiunea Definire proprie, expertul afișează două seturi de liste.

   • Sub Câmpuri formular/raport, selectați câmpul sau câmpurile din raportul principal pe care doriți să le utilizați pentru a lega raportul principal la subformular sau la subraport. Puteți selecta cel mult trei câmpuri și fiecare câmp pe care îl selectați trebuie să corespundă unui câmp asociat din sursa de date a subformularului sau subraportului.

   • Sub Câmpuri subformular/subraport, selectați câmpul sau câmpurile corespunzătoare din subformular sau din subraport care se leagă la câmpurile pe care le-ați selectat din raportul principal.

   • Pentru ca subformularul sau subraportul să nu fie legat la raportul principal, asigurați-vă că toate listele sunt goale.

     Faceți clic pe Următorul pentru a continua.

10. Pe ultima pagină a expertului, tastați un nume pentru subformular sau subraport sau faceți clic pe Terminare ca să acceptați setarea implicită.

    

Access adaugă un control pentru subraport la raportul dvs. și leagă controlul (adică setează proprietatea Obiect sursă a controlului) după cum urmează:

• Dacă ați selectat Utilizați un raport sau un formular existent pe prima pagină a expertului, Access leagă controlul pentru subraport la raportul sau formularul pe care l-ați indicat.

• Dacă ați selectat Utilizați tabele și interogări existente pe prima pagină a expertului, Access creează un nou obiect de raport în Panoul de navigare și leagă controlul pentru subraport la acesta. Numele noului obiect de raport este același cu numele pe care l-ați introdus pe ultima pagină a expertului.

Adăugarea la un raport a unui tabel, unei interogări, unui formular sau unui raport ca subraport

O modalitate rapidă de a adăuga un subraport la un raport este să deschideți raportul principal în Vizualizarea aspect sau Vizualizarea proiect și să glisați un obiect în el din Panoul de navigare. Dacă doriți ca subraportul să fie legat la raportul principal, asigurați-vă că sursele de înregistrări subiacente sunt asociate și că includ câmpurile care vor fi utilizate pentru a lega subformularul sau subraportul la raportul principal.

1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul pe care doriți să-l utilizați ca raport principal, apoi faceți clic pe Vizualizare aspect sau pe Vizualizare Proiect în meniul de comenzi rapide.

2. Glisați un tabel, o interogare, un formular sau un alt raport din Panoul de navigare în secțiunea raportului principal în care doriți să apară subraportul.

Access efectuează una dintre următoarele acțiuni:

• Dacă Access poate stabili cum să lege cele două obiecte, atunci el adaugă un control pentru subraport la raport. Dacă adăugați un formular sau un raport, Access leagă controlul pentru subraport la obiectul respectiv. Dacă adăugați un tabel sau o interogare, Access creează mai întâi un obiect de raport, apoi leagă controlul pentru subraport la acel obiect nou.

• Dacă Access nu poate stabili cum să lege cele două obiecte, apare Expertul subraport. Pentru a continua, urmați procedura din secțiunea Utilizarea Expertului subraport pentru a crea un subraport, începând cu pasul 9.

  După ce închideți expertul, Access adaugă subraportul la raport.

Utilizați următoarea procedură pentru a vă asigura că subformularul sau subraportul este legat corect la raportul principal.

1. Faceți clic pe controlul de subraport pentru a-l selecta.

2. Dacă foaia de proprietăți nu este afișată deja, apăsați F4 pentru a o afișa.

3. În fila Date din foaia de proprietăți, examinați proprietățile Legare câmpuri principale și Legare câmpuri descendente.

   • Pentru un subformular sau un subraport nelegat, ambele proprietăți trebuie să fie necompletate.

   • Pentru un subformular sau un subraport legat, proprietățile Legare câmpuri principale și Legare câmpuri descendente trebuie să afișeze câmpul sau câmpurile care asociază cele două obiecte. De exemplu, dacă raportul principal afișează informații din tabelul Angajați și subformularul sau subraportul afișează informații din tabelul Comenzi, proprietatea Legare câmpuri principale trebuie să afișeze câmpul ID din tabelul Angajați și proprietatea Legare câmpuri descendente trebuie să afișeze câmpul ID angajat din tabelul Comenzi.

Este posibil să descoperiți că aceste proprietăți trebuie editate pentru ca subformularul sau subraportul să funcționeze corect. Utilizați următoarea procedură.

1. În fila Date din foaia de proprietăți, faceți clic pe caseta proprietății Legare câmpuri principale, apoi faceți clic pe butonul Generare .

   Apare caseta de dialog Subraport editor de legături.

   

2. În listele Câmpuri principale și Câmpuri descendente, selectați câmpurile la care doriți să legați rapoartele. Dacă nu știți sigur ce câmpuri să utilizați, faceți clic pe Sugestie pentru ca Access să încerce să determine câmpurile de legătură. După ce terminați, faceți clic pe OK.

   Dacă nu vedeți câmpul pe care doriți să îl utilizați pentru a lega raportul, poate fi necesar să editați sursa de înregistrări a raportului principal sau a subformularului sau subraportului, pentru a vă asigura că aceasta conține câmpul de legătură. De exemplu, dacă raportul se bazează pe o interogare, trebuie să vă asigurați că în rezultatele interogării este prezent câmpul de legătură.

3. Salvați raportul principal și comutați la vizualizarea Raport, apoi verificați dacă raportul funcționează conform așteptărilor.

Adăugarea unui tabel sau a unei interogări la un raport ca foaie de date

O foaie de date este o reprezentare vizuală simplă a datelor, asemănătoare cu o foaie de calcul. Fiecare coloană dintr-o foaie de date reprezintă un câmp din tabelul sau interogarea sursă, și fiecare rând reprezintă o înregistrare. Puteți utiliza controlul Subformular/Subraport pentru a afișa o foaie de date într-un raport. Aceasta este metodă eficientă pe care să o utilizați dacă doriți afișarea compactă a datelor, dar nu aveți nevoie de capacitățile de formatare ale unui obiect de formular sau de raport. Pentru a adăuga o foaie de date la un raport:

1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul pe care doriți să-l utilizați ca raport principal, apoi faceți clic pe Vizualizare Proiect în meniul de comenzi rapide.

2. Pe fila Proiectare, în grupul Controale, deschideți galeria Controale făcând clic pe săgeata în jos din colțul din dreapta jos:
   
   
   

3. În meniul care apare, asigurați-vă că opțiunea Utilizare experți controlnu este selectată.

4. Deschideți din nou galeria Controale și faceți clic pe Subformular/Subraport.

5. Faceți clic pe raport acolo unde doriți să plasați subraportul.

6. Dacă Expertul subraport pornește, faceți clic pe Anulare pentru a-l închide.

7. Dacă foaia de proprietăți nu este afișată deja, apăsați F4 pentru a o afișa.

8. În raport, faceți clic pe noul control de subraport pentru a-l selecta.

9. În fila Date din foaia de proprietăți, faceți clic pe săgeata din caseta proprietății Obiect sursă, apoi faceți clic pe tabelul sau pe interogarea care doriți să se afișeze în controlul de subraport. De exemplu, pentru a afișa tabelul Comenzi, faceți clic pe Tabel.Comenzi.

   Access încearcă să lege foaia de date la raportul principal pe baza relațiilor care au fost definite în baza de date.

10. În fila Date din foaia de proprietăți, examinați proprietățile Legare câmpuri principale și Legare câmpuri descendente.

    • Pentru o foaie de date nelegată, asigurați-vă că ambele proprietăți sunt nebifate.

    • Pentru o foaie de date legată, asigurați-vă că proprietățile Legare câmpuri principale și Legare câmpuri descendente afișează câmpul sau câmpurile care asociază raportul principal cu foaia de date. De exemplu, dacă raportul principal afișează informații din tabelul Angajați și foaia de date afișează informații din tabelul Comenzi, proprietatea Legare câmpuri principale trebuie să afișeze câmpul ID din tabelul Angajați și proprietatea Legare câmpuri descendente trebuie să afișeze câmpul ID angajat din tabelul Comenzi.

În unele cazuri, poate fi necesar să setați personal proprietățile câmpurilor de legătură. Puteți face acest lucru utilizând următoarea procedură.

1. În fila Date din foaia de proprietăți, faceți clic pe caseta de proprietate Legare câmpuri principale, apoi faceți clic pe butonul Generare .

2. Dacă apare o casetă de dialog cu o notificare de securitate, faceți clic pe Deschidere.

   Apare caseta de dialog Subraport editor de legături.

   

3. În listele Câmpuri principale și Câmpuri descendente, selectați câmpurile pe care doriți să le utilizați pentru a lega raportul principal la foaia de date. Dacă nu știți sigur ce câmpuri să utilizați, faceți clic pe Sugestie pentru ca Access să încerce să determine câmpurile de legătură. După ce terminați, faceți clic pe OK.

   Dacă nu vedeți câmpul pe care doriți să îl utilizați pentru legare, poate fi necesar să editați sursa de înregistrări a raportului principal sau a foii de date, pentru a vă asigura că aceasta conține câmpul de legătură. De exemplu, dacă foaia de date se bazează pe o interogare, trebuie să vă asigurați că în rezultatele interogării este prezent câmpul de legătură.

4. Salvați raportul principal și comutați la vizualizarea Raport, apoi verificați dacă raportul funcționează conform așteptărilor.

Începutul paginii

Deschiderea unui subformular sau a unui subraport într-o fereastră nouă în Vizualizarea proiect

Pentru a efectua modificări de proiectare la un subformular sau un subraport în timp ce lucrați la raportul principal în Vizualizarea proiect, puteți deschide subformularul sau subraportul în propria sa fereastră.

1. Faceți clic pe subformular sau pe subraport pentru a-l selecta.

2. Pe fila Proiect, în grupul Instrumente, faceți clic pe Subraport în fereastră nouă.

Afișarea unui total dintr-un subraport în raportul principal

Să presupunem că utilizați un subraport denumit Subraport comenzi care conține o casetă text numită Taxă de livrare totală, iar această casetă calculează suma din coloana Taxă de livrare. Pentru a afișa suma din subraport în raportul principal, trebuie să adăugați o casetă text la raportul principal și să utilizați o expresie pentru a face referire la caseta text Taxă de livrare totală din subraport. Puteți face acest lucru utilizând următoarea procedură.

1. În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe raportul principal, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

2. Pe fila Proiectare, în grupul Controale, faceți clic pe Casetă text.

3. Faceți clic pe raportul principal acolo unde doriți să plasați noua casetă text.

4. Dacă foaia de proprietăți nu este afișată deja, apăsați F4 pentru a o afișa.

5. Pe fila Dată din foaia de proprietăți, în caseta de proprietate Sursă control, tastați următoarea expresie.

   =IIf(IsError([Subraport comenzi].[Raport]![Taxă de livrare totală]),0,[Subraport comenzi].[Raport]![Taxă de livrare totală])

   Note: 

   • În acest exemplu, puteți utiliza expresia mai simplă =[Subraport comenzi].[Raport]![Taxă de livrare totală], dar dacă subraportul nu conține deloc date, controlul din raportul principal afișează mesajul #Error. Utilizarea funcției IsError din funcția IIf, așa cum se arată în prima expresie, asigură faptul că în caseta de text din raportul principal se afișează un zero (0) dacă subraportul nu returnează date.

   • Puteți să utilizați Generatorul de expresii pentru a crea expresia sau să faceți clic pe butonul Generare în caseta de proprietate Sursă de control.

6. În fila Format din foaia de proprietăți, setați proprietatea Format la valoarea corespunzătoare (în acest caz, Monedă).

7. Salvați raportul și comutați la vizualizarea Raport pentru a verifica dacă acest calcul funcționează conform așteptărilor.

Începutul paginii