Un proiect bine gestionat implică adesea compararea unui proiect cu o versiune anterioară a acestuia. Aceasta este o parte esențială a urmăririi proiectului.
Totuși, înainte de a începe să urmăriți planificare, trebuie să setați o referință, astfel încât să o puteți compara cu planificarea actualizată mai târziu în proiect. Pe măsură ce proiectul progresează, se recomandă, de asemenea, să salvați periodic o plan provizoriu.
Notă: Pentru a seta sau a actualiza o referință sau un plan temporar într-un proiect de întreprindere, trebuie să fiți conectat la Microsoft Project Server și trebuie să aveți permisiunile necesare. Pentru mai multe informații despre setările de permisiune, contactați serverul administrator.
Ce intenționați?
Aflați mai multe despre nivelurile de referință și planurile interimare
Planurile de referință și cele intermediare sunt similare, prin faptul că compară datele curente cu o dată timpurie. Dar ele au diferențe importante pe care doriți să le lămuriți.
Liniile
O referință este un grup de aproape 20 de puncte de referință principale (în cinci categorii: date de început, date de sfârșit, durate, lucru și estimări cost ) pe care le puteți seta să înregistreze planul original de proiect atunci când acel plan este finalizat și rafinat. Pe măsură ce proiectul progresează, puteți seta niveluri de referință suplimentare (la un total de 11 pentru fiecare proiect), pentru a ajuta la măsurarea modificărilor din plan. De exemplu, dacă proiectul dvs. are mai multe faze, puteți salva o referință separată la sfârșitul fiecărei faze, pentru a compara valorile planificate cu datele reale.
Deoarece referința furnizează punctele de referință cu care comparați real progresul proiectului, referința ar trebui să includă cele mai bune estimări pentru durata activității, datele de început și de sfârșit, costurile și alte variabile de proiect pe care doriți să le monitorizați. Referința poate reprezenta, de asemenea, o obligație contractuală pentru proiect. Informațiile de referință care diferă constant de datele curente pot indica faptul că planul original nu mai este corect, probabil din cauză că domeniul necesită revizuire sau pentru că natura proiectului s-a modificat. Dacă project participanți direct interesați este de acord că diferența o justifică, puteți să modificați sau să refaceți referința în orice moment din timpul proiectului. Este posibil să descoperiți că setarea mai multor niveluri de referință este utilă mai ales pentru proiecte lungi sau pentru proiecte în care referința este irelevantă din cauza unor modificări semnificative ale activităților sau costurilor planificate.
Planuri interimare
Pe de altă parte, un plan intermediar este un set de date curente de proiect pe care le salvați după începerea proiectului și pe care îl puteți compara cu referința pentru a evalua progresul proiectului. Un plan intermediar salvează doar două tipuri de informații:
-
Datele de început curente
-
Datele curente de terminare
Puteți configura până la 10 planuri interimare pentru un proiect. Dacă trebuie să păstrați înregistrări ale datelor extinse de proiect în timpul fazei de planificare, este o idee bună să setați mai multe niveluri de referință în loc să utilizați planuri interimare. De exemplu, poate doriți să setați o referință la fiecare jalon majoră de planificare . Apoi, dacă trebuie să salvați doar datele de început și de sfârșit ale activității după începerea proiectului, puteți seta mai multe planuri interimare. De exemplu, poate doriți să setați un plan temporar lunar sau trimestrial.
Setarea unei referințe
-
Pe fila Vizualizare, în grupul Vizualizări activitate, faceți clic pe Diagramă Gantt.
-
Dacă setați o referință pentru anumite activități, selectați activitățile, inclusiv subactivitățile și activitățile rezumat, pe care doriți să le includeți în planul de referință. (Dacă setați o referință pentru întregul proiect, omiteți acest pas.)
Sfat: Pentru a selecta activități adiacente, țineți apăsată tasta SHIFT, apoi faceți clic pe prima și pe ultima activitate dorită. Pentru a selecta activități neadiacente, țineți apăsată tasta CTRL, apoi faceți clic pe fiecare activitate dorită. Puteți selecta până la 10 activități simultan.
-
Faceți clic pe fila Proiect . În grupul Planificare , indicați spre Setare referință, apoi faceți clic pe Setare referință.
-
Faceți clic pe Setare referință, apoi selectați referința pe care doriți să o setați.
-
Sub Pentru, alegeți una dintre următoarele variante:
-
Pentru a seta referința pentru toate datele din proiect, faceți clic pe Întregul proiect.
-
Pentru a seta referința doar pentru activitățile pe care le-ați selectat în vizualizarea Diagramă Gantt, faceți clic pe Activități selectate.
-
-
Sub Cumulați nivelurile de referință, selectați modul în care doriți să fie cumulate datele de referință:
-
Pentru toate activitățile rezumat Bifați această casetă de selectare dacă doriți ca datele de referință actualizate pentru activitățile selectate să fie cumulate la activitățile rezumat corespunzătoare. În caz contrar, datele de referință pentru activitățile rezumat pot să nu reflecte cu precizie datele de referință ale subactivităților.
-
De la subactivități în activități rezumat selectate Bifați această casetă de selectare dacă doriți ca datele de referință pentru activitățile rezumat selectate să fie actualizate pentru a reflecta atât ștergerile subactivităților, cât și activitățile adăugate pentru care ați salvat anterior valorile de referință.
Notă: Dacă ați selectat atât subactivitățile, cât și activitățile rezumat, bifați ambele casete de selectare.
-
Stabiliți un plan interimar
-
Faceți clic pe fila Proiect . În grupul Planificare , indicați spre Setare referință, apoi faceți clic pe Setare referință.
-
Faceți clic pe Setare plan intermediar.
-
În caseta Copiere , faceți clic pe valorile de început și de sfârșit sau de referință pe care doriți să le salvați. (Valorile curente pentru început și sfârșit și valorile de referință nu sunt numerotate.)
-
În caseta În , faceți clic pe numele planului intermediar în care doriți să copiați valorile.
Planurile interimare sunt stocate în câmpurile de început și de sfârșit.Notă: Dacă selectați un nivel de referință în caseta Copiere și un alt nivel de referință în caseta În , veți salva o referință, nu un plan intermediar. Toate datele de referință vor fi copiate. Dacă selectați o referință în caseta Copiere și un plan intermediar pentru început și sfârșit în caseta În , doar data de început și data de terminare din linia de bază vor fi copiate în planul intermediar.
-
Faceți clic pe Întregul proiect sau Pe Activitățile selectate pentru a salva porțiunea de planificare dorită.
Actualizarea unui nivel de referință sau a unui plan intermediar
Dacă modificările planului inițial apar după ce setați o referință sau un plan temporar, puteți actualiza datele salvate.
Sfat: Dacă apar modificări ale planului în timp ce proiectul este în curs de desfășurare, poate fi util să salvați un al doilea set de date de referință sau intermediare, în loc să actualizați datele salvate existente.
-
Pe fila Vizualizare, în grupul Vizualizări activitate, faceți clic pe Diagramă Gantt.
-
În câmpul Nume activitate , selectați activitățile, inclusiv subactivitățile și activitățile rezumat care au date de referință sau intermediare pe care doriți să le actualizați. (Dacă actualizați datele de referință sau intermediare pentru întregul proiect, omiteți acest pas.)
Sfat: Pentru a selecta activități adiacente, țineți apăsată tasta SHIFT, apoi faceți clic pe prima și pe ultima activitate dorită. Pentru a selecta activități neadiacente, țineți apăsată tasta CTRL, apoi faceți clic pe fiecare activitate dorită. Puteți selecta până la 10 activități simultan.
-
Faceți clic pe fila Proiect . În grupul Planificare , indicați spre Setare referință, apoi faceți clic pe Setare referință.
-
Alegeți una dintre următoarele:
-
Dacă actualizați o referință, faceți clic pe Setare referință, apoi selectați referința pe care doriți să o actualizați.
-
Dacă actualizați un plan interimar, faceți clic pe Setare plan temporar. În lista Copiere , selectați datele pe care le copiați. În lista În , faceți clic pe planul intermediar pe care doriți să-l actualizați.
-
-
Sub Pentru, alegeți una dintre următoarele variante:
-
Pentru a actualiza referința sau datele intermediare pentru întregul proiect, faceți clic pe Întregul proiect.
-
Pentru a actualiza datele de referință sau intermediare doar pentru activitățile pe care le-ați selectat în vizualizarea Diagramă Gantt, faceți clic pe Activități selectate.
-
-
Sub Cumulați nivelurile de referință, selectați modul în care doriți să fie cumulate datele de referință actualizate:
-
Pentru toate activitățile rezumat Bifați această casetă de selectare dacă doriți ca datele de referință actualizate pentru activitățile selectate să fie cumulate la activitățile rezumat corespunzătoare. În caz contrar, datele de referință pentru activitățile rezumat pot să nu reflecte cu precizie datele de referință ale subactivităților.
-
De la subactivități în activități rezumat selectate Bifați această casetă de selectare dacă doriți ca datele de referință pentru activitățile rezumat selectate să fie actualizate pentru a reflecta atât ștergerile subactivităților, cât și activitățile adăugate pentru care ați salvat anterior valorile de referință.
Notă: Dacă ați selectat atât subactivitățile, cât și activitățile rezumat, bifați ambele casete de selectare.
-
-
Faceți clic pe OK.
-
Când vi se solicită să suprascrieți datele salvate existente, faceți clic pe Da.
Analizați referința și datele intermediare
După ce setați date de referință sau intermediare, le puteți compara cu datele planificate și reale, pentru a vedea cum urmărește proiectul în raport cu obiectivele inițiale.
Vizualizarea informațiilor despre referința proiectului
După ce setați o referință pentru întregul proiect, puteți vizualiza datele de referință alăturate cu datele planificate curente, datele reale și varianța.
-
Pe fila Proiect , în grupul Proprietăți , faceți clic pe Informații proiect.
-
Faceți clic pe Statistică.
Comparați informațiile de referință și informațiile programate
Puteți compara informațiile de referință și informațiile planificate în oricare dintre următoarele două moduri:
-
Pentru a vizualiza informațiile de varianță într-o vizualizare foaie, faceți clic pe fila Vizualizare . În grupul Date , faceți clic pe Tabele, apoi pe Varianță.
-
Pentru a vizualiza grafic informațiile de varianță, faceți clic pe fila Vizualizare . În grupul Vizualizări activități , faceți clic pe Diagramă Gantt, apoi pe Urmărire Gantt.
Tabelul Varianță afișează datele de început și de sfârșit atât pentru informațiile planificate, cât și pentru informațiile de referință, făcând posibilă evaluarea estimării modului în care proiectul ar progresa (referință), comparând acea predicție cu modul în care se desfășoară de fapt proiectul (real).
Dacă varianța din proiect nu afișează valorile pe care le așteptați, există mai multe explicații posibile:
-
Este posibil să nu fi setat o referință. Varianța este valoarea de referință comparativ cu valoarea reală pentru un câmp. Dacă nu există nicio referință, Project calculează această diferență utilizând o valoare 0 pentru câmpurile de referință, rezultând varianțe la fel de mari ca și câmpul planificat. De exemplu, să presupunem că aveți un cost planificat de 60 lei pentru o activitate. Dacă nu este setată nicio referință, costul de referință este 0 lei. Prin urmare, câmpul Varianță cost afișează 60 lei.
-
Este posibil să fi setat mai multe niveluri de referință, dar Project utilizează doar valorile inițiale de referință (adică valorile pentru câmpul referință , nu valorile pentru Nivel de referință1 până la referință10) atunci când calculează varianța. În acest caz, este posibil să vedeți informații în câmpurile de varianță, dar informațiile pot părea învechite și probabil prea mari.
-
Este posibil să fi adăugat activități noi la un proiect, dar nu le-ați adăugat la planul de referință. În acest caz, este posibil să vedeți varianțe egale cu valorile planificate.
-
Este posibil să nu fi actualizat valorile reale pentru activitățile finalizate sau în curs de desfășurare. În acest caz, varianțele pot fi egale cu valorile planificate sau mai mari decât vă așteptați.
-
Este posibil să fi adăugat activități noi sau resurse atribuite, apoi să setați un plan de referință, dar informațiile de referință pentru activitatea rezumat nu au fost încă actualizate. În acest caz, se afișează valori exacte de varianță pentru activitățile individuale, dar nu și pentru activitățile rezumat.
Compararea mai multor niveluri de referință
Dacă doriți să păstrați înregistrări ale datelor extinse de proiect în timpul fazei de planificare, se recomandă să setați mai multe niveluri de referință, deoarece nivelurile de referință stochează mai multe valori decât planurile intermediare. Pentru a vizualiza informațiile de urmărire în mai multe niveluri de referință, utilizați vizualizarea Gantt cu mai multe niveluri de referință.
-
Pe fila Vizualizare, în grupul Vizualizări activitate, faceți clic pe Diagramă Gantt.
-
Faceți clic pe Mai multe vizualizări.
-
În caseta de dialog Mai multe vizualizări , selectați Mai multe niveluri de referință Gantt, apoi faceți clic pe Se aplică.
Notă: În mod implicit, vizualizarea Gantt Cu mai multe niveluri de referință afișează primele trei niveluri de referință (referință, referință1 și referință2). Pentru a afișa alte niveluri de referință, modificați stilurile de bare din diagrama Gantt.
Notă: În unele cazuri, este posibil să nu aveți permisiunea de a seta o referință pentru proiect. Dacă utilizați Gestionare permisiuni clasică, administratorul poate alege dacă să permită utilizatorilor să salveze nivelurile de referință protejate și/sau neprotejate. Dacă nu aveți permisiunea de a seta o referință, apare un mesaj de eroare atunci când faceți clic pe Setare referință.
Pentru a seta o referință pentru proiect:
-
Accesați Planificare în Lansare rapidă, apoi, pe fila Activitate , în grupul Editare , faceți clic pe Setare referință, apoi faceți clic pe referința numerotată pe care doriți să o utilizați pentru datele de proiect curente. Puteți salva până la 11 seturi diferite de date de referință, inclusiv referința nenumeroată.
Sfat: După ce este salvată o referință, data la care a fost salvată este inclusă lângă aceasta în lista de niveluri de referință din care puteți alege atunci când setați o referință. Acest lucru vă poate ajuta să alegeți referința numerotată de utilizat și este o referință bună pentru a vă aminti când ați capturat ultima dată o referință a datelor de proiect.
De asemenea, puteți șterge nivelurile de referință pe care le-ați setat anterior.
Pentru a goli o referință pentru proiect:
-
Accesați Planificare în Lansare rapidă, apoi, pe fila Activitate , în grupul Editare , faceți clic pe Golire referință, apoi faceți clic pe referința numerotată pe care doriți să o goliți.
