Cum să evaluați solicitările de modificare a proiectului

De Jane Suchan, PMP

Schimbarea necontrolată este unul dintre cei mai mari dușmani ai unui manager de proiect.     De aceea, un proces solid de gestionare a modificărilor poate fi cel mai bun prieten al managerului de proiect. Amplasarea acestui tip de proces vă permite să livrați ceea ce a solicitat clientul, în cronologia necesară și în cadrul bugetului convenit. Fără control al modificărilor, domeniul proiectului devine o țintă în mișcare și riscați să pierdeți unul sau mai mulți dintre factorii de succes ai proiectului. Capacitatea de a gestiona și a controla modificarea, în special cea a domeniului de aplicare a proiectului, este o cheie pentru atingerea obiectivelor și un indicator de performanță tipic pentru un manager de proiect. Modificarea proiectului este inevitabilă și trebuie să fiți pregătit să o rezolvați atunci când se întâmplă.

Echilibrarea gestionării schimbărilor și a birocrației

O provocare pentru managerii de proiect este echilibrarea necesității de a controla modificarea proiectului, evitând în același timp birocrația inutilă. Întrebarea este: Unde este punctul de pontare? Deoarece fiecare proiect este unic, punctul în care controlul de modificare oprește adăugarea valorii și se transformă în birocrație va varia de la un proiect la altul.

Unii dintre participanții direct interesați sau chiar membrii echipei de proiect pot simți că punerea controlului asupra schimbării este modalitatea dvs. de a evita fiorul de domeniu temut și că nu doriți să fiți flexibil și să faceți ceea ce este mai bine pentru client și pentru afaceri. Este important să dispelăm această percepție. Spuneți-le că ceea ce faceți este exact invers: implementați un proces eficient pentru a evalua în mod constant modificările solicitate. În cazul în care efectuarea modificării este considerată o idee bună, atunci veți avea procese în loc de a răspunde atunci când este necesar.

Începutul paginii

Planul de gestionare a modificărilor de proiect

Pentru a vă ajuta să răspundeți rapid, un plan de gestionare a modificărilor de proiect descrie ce se întâmplă atunci când apar abateri. Nu este menit să împiedice schimbarea; mai degrabă, scopul său este de a schița un proces care să clarifice modul în care vor fi comunicate modificările, modul în care vor fi luate deciziile și modul în care proiectul se va adapta în consecință.

Începutul paginii

Plasarea controlului de modificare

Ar trebui să implementați procesul de control al modificării imediat ce creați o referință pentru produsele finale cheie, cum ar fi cerințele de afaceri și planificarea. Echipa de proiect și participanții direct interesați - și toate celelalte persoane afectate de modificările din proiect - ar trebui să revizuiască și să aprobe planul de gestionare a modificărilor înainte de a-l pune în aplicare.

Modificările mici care au un impact redus asupra succesului general al proiectului nu ar trebui să implice aceleași rigori ca cele aduse cerințelor sau jaloanelor de planificare a căii critice. Planul de gestionare a modificărilor de proiect trebuie să precizeze când este necesară o solicitare oficială de modificare a proiectului (PCR). De exemplu:

• Care sunt pragurile pentru modificările de buget și de planificare?

• Există modificări care necesită întotdeauna o solicitare de modificare?

• Ce modificări pot ignora procesul de gestionare a modificărilor?

O atenție aici: de multe ori este o mulțime de mici modificări domeniu de aplicare care fac daune, mai degrabă decât cele mari, evidente. Luați în considerare acest lucru atunci când definiți criteriile PCR. De exemplu, planul dvs. de gestionare a modificărilor trebuie să definească categoriile de solicitări de modificare, cum ar fi ceea ce este major sau minor:

• Modificări majore    Acestea ar trebui să fie documentat ca PCR. Modificări majore ale proiectului:

  • Afectați cerințele sau elementele de lucru din calea critică, amânând jaloanele semnificative sau data generală de sfârșit a proiectului cu un anumit procent de timp sau durată. Criteriile majore de modificare trebuie definite pentru fiecare proiect.

  • Solicitați finanțare suplimentară (în dolari sau procent din buget). Din nou, suma trebuie definită pentru fiecare proiect.

• Modificări minore    Aceste modificări de rutină nu necesită UN PCR. Modificări minore:

  • Nu afectează semnificativ planul. Acestea nu extind data de finalizare a jaloanelor sau activităților cu dependențele de proiect.

  • Nu au niciun impact financiar negativ. În consecință, nu va apărea nicio varianță bugetară a proiectului.

Începutul paginii

Sfaturi pentru evaluarea solicitărilor de modificare

Planul de gestionare a modificărilor de proiect ar trebui să includă, de asemenea, informații despre modul în care sunt evaluate solicitările de modificare. Este vital ca criteriile pentru această evaluare să fie determinate înainte de a fi necesare, astfel încât timpul să nu fie irosit pentru a ajunge la consens. Setarea acestor parametri va ajuta la echilibrarea modificărilor cu obiectivele și avantajele generale ale afacerii.

Iată câteva întrebări obișnuite de luat în considerare atunci când evaluați o solicitare de modificare:

• Această modificare adaugă sau modifică cerințele de afaceri?

• Există o soluție sau această modificare este necesară pentru succesul general al proiectului?

• Această modificare necesită o creștere a fondurilor?

• Acest lucru va întârzia data de sfârșit a proiectului?

• Chiar dacă această modificare poate avea un impact negativ asupra acestui proiect, are ca rezultat creșteri semnificative ale afacerii care o fac să merite?

• Promulgarea acestei modificări are acum mai mult sens decât întârzierea acesteia? Va ajunge întârziere costă compania mai mulți bani în cele din urmă?

• Au fost luate în considerare toate părțile interesate afectate și susțin modificarea?

• Există ramificații contractuale de luat în considerare? De exemplu, angajamentele față de distribuitorii externi nu vor fi îndeplinite din cauza acestei modificări?

Începutul paginii

Aprobarea solicitărilor de modificare a proiectului

De asemenea, este important să definiți cine poate aproba sau nu poate aproba modificările solicitate. Este obișnuit să definiți diferite niveluri de autoritate, astfel încât modificările de rutină să poată fi tratate eficient, în timp ce modificările semnificative primesc nivelul necesar de atenție managerială.

Atunci când o modificare propusă afectează domeniul proiectului, ar trebui să o considerați o decizie de afaceri care necesită aprobarea sponsorului proiectului. Atunci când domeniul nu este afectat, echipa de proiect și sponsorul pot decide că managerul de proiect are puterea de a aproba modificarea în anumite limite. Pentru unele proiecte, se creează și se convocă în mod regulat panouri de control pentru a lua în considerare și a aproba solicitările de modificare. Pot exista diferite panouri de control pentru modificări în organizație, care gestionează diverse tipuri de solicitări de modificare. De exemplu, un panou de control al modificărilor tehnice poate analiza problemele legate de tehnologie.

O modalitate simplă de a rezuma instrucțiunile pentru aprobarea solicitărilor de modificare este într-un tabel ca cel de mai jos, care se bazează pe un proiect eșantion:

Începutul paginii

Marea plată

Echipele de proiect sunt întotdeauna nerăbdătore să înceapă execuția proiectului, uneori în detrimentul unei planificări eficiente. Este tentant să luați comenzi rapide și să presupuneți că vă veți da seama pe parcurs. Un proces de control al modificărilor bine dezvoltat, înainte să apară modificările, va avea mari plăți și rezultate generale mai bune ale proiectului. Dacă eliminați subiectivitatea din controlul modificărilor, echipa de proiect va putea gestiona fluctuațiile în mod eficient și eficient. Un plan bine gândit și detaliat de gestionare a modificărilor care a fost acceptat de membrii echipei de proiect și de participanții direct interesați va economisi timp și bani, lucru de care managerii de proiect nu se satura niciodată.

Începutul paginii