Cum se utilizează îmbinare corespondență pentru a crea o scrisoare cu formular în Word 2000

Pentru o versiune Microsoft Word 2002 a acestui articol, consultați
294683.
Pentru o versiune Microsoft Word 97 a acestui articol, consultați
141922.

ÎN ACEASTĂ ACTIVITATE

REZUMAT
- Ce este de îmbinare a corespondenței?
REFERINȚE
- Resurse suplimentare
- Articole corelate

Rezumat

Acest articol etapizat descrie ce ei este și cum se efectuează o îmbinare de corespondență bază pentru a crea o scrisoare cu formular în Microsoft Word.

Pentru informații suplimentare despre efectuarea alte tipuri de corespondență încărcarea, îmbinarea cu alte tipuri de date și rezolvarea problemelor, examinați lista de articole în secţiunea Articole corelate din acest articol.

Pentru o descriere a termenii utilizată în acest articol, consultați secțiunea Glosar a acestui articol.

Ce este de îmbinare a corespondenței?

Îmbinare corespondență este o caracteristică în Word. Ei pot îmbina boilerplate informaţii (cum ar fi o scrisoare cu formular) cu variabila informații, cum ar fi (o bază de date de nume) și adresele clienților. Astfel, puteți avea documente care se află aproape exact acelaşi: fond documentele este aceeași pentru fiecare client, dar fiecare document particularizat pentru o anumită persoană din baza de date.

Există trei componente principale pentru o îmbinare de corespondență:

Document principal, care conține informații şabloane: text și grafică. Documentul principal determină formatul documentului îmbinat rezultat; de exemplu, litera formular, plicuri sau etichete.
Sursă de date care conține informațiile variabila: o listă de nume și adrese, de exemplu.
Document îmbinat care conține o combinație de şabloane text și variabila de informații.

Document principal conține boilerplate text și grafică dorită în fiecare versiune de document îmbinat. În documentul principal, introduceți instrucțiuni speciale, denumit Îmbinare câmpuri, pentru a indica unde doriți informații variabila să apară. Când îmbinați informațiile din sursa de date cu documentul principal, informațiile variabila înlocuiește câmpurile de îmbinare cu informațiile individuale. Rezultatul este documentul îmbinat care conține o combinaţie de boilerplate text și informații despre variabila.

Sursă de date conține informații (cum ar fi numele, adresa și numerele de telefon) care variază cu fiecare versiune a documentului. În majoritatea cazurilor, puteţi stoca datele într-un document Word; cu toate acestea, Word recunoaşte, de asemenea, alte formate. De exemplu, sursa de date poate fi o foaie de lucru Microsoft Excel, o bază de date Microsoft Access sau un fișier variabila separate prin virgulă (CSV).

Sursă de date este configurat cu un rând antet (denumit în continuare o înregistrare antet) și înregistrările de date. Rând antet este primul element din sursa de date. Conține numele de domeniu care identifică informațiile variabila. Înregistrările de date conțin informații individuale. Fiecare înregistrare de date este compus din unul sau mai multe domenii, în funcție de cât de mult informații variabila aveți pentru fiecare persoană. Acest set de informații face date o singură înregistrare.

Procesul de îmbinare a corespondenței are patru pași principali:

Deschiderea sau crearea documentului principal.
Deschideți sau să creați sursa de date.
Editare document principal.
Efectuați operațiunea de îmbinare.

Următoarea procedură demonstrează cum se creează o scrisoare cu formular, să o atașați la o sursă de date, format și îmbinare documente. Procedura pentru crearea îmbinate plicuri sau etichete este similară. Pentru informații suplimentare, consultați articolul corespunzător listate în
Articole corelate secțiune a acestui articol.

Pasul 1: Deschideți sau să creați documentul principal

Dacă aveți un document care conține textul şabloane pe care doriți să utilizați, deschideți-l. Sau, dacă doriți să creați o nouă scrisoare de formular și niciun document necompletat se afișează în mod curent, faceți clic pe nou pe bara de instrumente Standard .
În meniul Instrumente , faceți clic pe îmbinare a corespondenței.
În zona Main Document din caseta de dialog de Îmbinare a corespondenței Helper , faceți clic pe Creare.
Faceți clic pe scrisori.

Vi se solicită să fie utilizați ferestrei active pentru document principal sau creați un nou document principal. Faceți clic pe fereastră activă. Documentul activ devine document principal de îmbinare a corespondenței.

Word revine la Helper de îmbinare a corespondenței.
Accesați Pasul 2: deschideți sau să creați sursa de date.

Pasul 2: Deschideți sau să creați sursa de date

Când deschideți sau creați o sursă de date utilizând utilitarul de îmbinare a corespondenței, sunt spune Word se utilizează un set specific de variabila informații pentru îmbinarea dvs. Utilizați oricare dintre următoarele metode pentru a atașa documentul principal la sursa de date.

Metoda 1: Dacă tastaţi numele și adresele pentru prima dată

Pentru a crea o bază de date nouă, urmați acești pași:

În zona de sursă de date din caseta de dialog de Îmbinare a corespondenței Helper , faceți clic pe Obțineți date.
Faceți clic pe Creare sursă de date.

Apare caseta de dialog Creare sursă de date . În această casetă de dialog, se poate specifica numele de domeniu pentru a include în sursa de date. Caseta de Nume de câmp rând antet listează numele de domeniu care sunt utilizate frecvent în scrisori, etichete poştale şi plicuri. Aveți posibilitatea să eliminați câmpurile pe care nu doriți selectând-le la o oră și apoi făcând clic pe Nume de câmp elimina. Dacă doriți să creați noul nume de câmp, tastați numele de domeniu nou în caseta Nume de câmp și apoi faceți clic pe Adăugare nume de câmp.

Când aţi terminat crearea câmpuri noi și eliminarea câmpurile pe care nu doriți, faceți clic pe OK.
Apare caseta de dialog Salvare ca . În caseta Nume fișier , tastați numele pe care doriți să oferiți sursa de date și apoi faceți clic pe Salvare.
Când vi se solicită să fie Editare sursă de date sau configurați documentul principal, faceți clic pe Editare sursă de date.
Când apare caseta de dialog Date formular , tastați informațiile în formular. Dacă nu există nici o informație pentru un anumit domeniu, lăsați necompletată caseta. În mod implicit, Word omite câmpurile necompletat, astfel încât îmbinare nu este afectată dacă intrările necompletate sunt în formularul de date. Set de informații în fiecare formular face date o singură înregistrare.
După ce tastați informațiile pentru o înregistrare, faceți clic pe Adăugare nou pentru a trece la următoarea înregistrare.
După ce adăugați toate datele, faceți clic pe OK pentru a reveni la document principal.

Observați în bara de instrumente de îmbinare a corespondenței .
Salvați documentul principal.

Atunci când Salvați documentul principal în acest moment, de asemenea, sunt salvarea sursa de date și atașându-l în document principal.
Accesați Pasul 3: Editare Document principal.

Metoda 2: Dacă utilizați o sursă de date existente

Pentru a utiliza o sursă de date existente, urmați acești pași:

În caseta de dialog Helper îmbinare corespondență , faceți clic pe Obțineți date.
Faceți clic pe sursă de date deschisă.
În caseta de dialog Deschidere sursă de date , selectați fișierul care conține informații variabila pe care doriți să utilizați și apoi faceți clic pe Deschidere.

Notă: dacă sursa de date nu este listat în lista de fișiere, selectați unitatea și folderul corespunzător. Dacă este necesar, selectați opțiunea corespunzătoare în caseta Listă fișiere de tip . Selectați fișierul și apoi faceți clic pe Deschidere.

Word vă solicită cu următorul mesaj:

Word găsit niciun câmp de îmbinare din documentul principal. Alegeți butonul Editare Main Document pentru a insera câmpuri de îmbinare în document principal.
Faceți clic pe Editare Document principal pentru a reveni la document principal.

Observați în bara de instrumente de îmbinare a corespondenței .
Salvați documentul principal. Atunci când Salvați documentul principal în acest moment, de asemenea, sunt salvarea sursa de date și atașându-l în document principal.
Accesați Pasul 3: Editare Document principal.

Pasul 3: Editare Document principal

În pasul 1, ales pentru a deschide un document existent sau pentru a crea unul nou. Utilizați oricare dintre următoarele metode, bazat pe selecție pe care le-ați efectuat în pasul 1.

Metoda 1: Dacă utilizați un Document existent

Faceți clic pe care doriți să introduceți informațiile de la sursa de date.
În bara de îmbinare a corespondenței Inserare câmp de îmbinare, și apoi faceți clic pe câmpul de îmbinare pe care doriți să utilizați.

Notă: Asigurați-vă că tastaţi spaţii sau semne de punctuație dorit între câmpurile de îmbinare a două sau după un câmp de îmbinare. De asemenea, posibilitatea să formatați (se aplică aldin sau cursiv formatarea) câmpurile de îmbinare, aşa cum ar fi cu text obișnuit.
Repetați pașii 1 și 2 pentru fiecare câmp de îmbinare pe care doriți să adăugați în document.
Când aţi terminat editarea documentului principal, faceți clic pe Salvare sau Salvare ca din meniul fișier . Denumiți fișierul, și apoi faceți clic pe Salvare.
Accesați Pasul 4: efectuați operațiunea de îmbinare a.

Metoda 2: Dacă utilizați un nou Document principal

Tastați sau adăugați orice text și grafică pe care doriți să includeți în scrisoare.
De fiecare dată, care să intre într-un loc unde doriți să introduceți informațiile din sursa de date, Introduceți câmpul de îmbinare din bara de instrumente de îmbinare a corespondenței , și apoi faceți clic pe câmpul de îmbinare pe care doriți să utilizați.

Notă: Asigurați-vă că tastaţi spaţii sau semne de punctuație dorit între câmpurile de îmbinare a două sau după un câmp de îmbinare. De asemenea, posibilitatea să formatați (se aplică aldin sau cursiv formatarea) câmpurile de îmbinare, aşa cum ar fi cu text obișnuit.
Când aţi terminat editarea documentului principal, faceți clic pe Salvare sau Salvare ca din meniul fișier . Denumiți fișierul, și apoi faceți clic pe Salvare.
Accesați Pasul 4: efectuați operațiunea de îmbinare a.

Pasul 4: Efectuați operațiunea de îmbinare

În meniul Instrumente , faceți clic pe îmbinare a corespondenței.
Sub îmbinați datele într-un Document, faceți clic pe Îmbinare.
În caseta de dialog Îmbinare , faceți clic Pentru a Merge, și selectați document nou pentru a afișa documentul îmbinat pe ecran. Pentru a imprima documentul îmbinat, faceți clic pe imprimare din meniul fișier .

Notă: în caseta Pentru a Merge , selectați imprimanta , dacă doriți să trimiteți documentul îmbinate la imprimantă fără prima vizualizarea pe ecran.
Faceți clic pe Îmbinare.

Glosar

Boilerplate. Generic informații care se repetă în fiecare scrisoare cu formular, corespondenţă etichetă, plic sau catalog.

Câmp de date. O categorie de informații într-o sursă de date. Un câmp de date corespunde cu o coloană de informații din sursa de date. Numele de fiecare câmp de date este listat în primul rând (rând antet) de la sursa de date. "CodPoştal" și "Nume" sunt exemple de nume de câmp de date.

Înregistrare de date. Un set complet de informațiile asociate într-o sursă de date. O înregistrare de date corespunde cu un rând de informații din sursa de date. Toate informațiile despre un client într-o listă de corespondență client este un exemplu de o înregistrare de date.

Sursă de date. O sursă de date este un fișier care conține date care diferă în fiecare copie a unui document îmbinat. De exemplu, o sursă de date pot include numele și adresa fiecare destinatar de o scrisoare cu formular.

Delimitată. Un fișier text care conține câmpurile de date separate (sau virgule) înregistrările fila caractere sau virgule și datele de marcajele.

Rând antet. Primul rând (sau înregistrare) într-o sursă de date de îmbinare a corespondenței. Rând antet conține numele de domeniu pentru categorii de informații din sursa de date; de exemplu, "Nume" și "City." Rând antet, de asemenea, pot fi stocate într-un document separat numit sursa de antet.

Main document. Într-o operațiune de îmbinare a corespondenței, documentul care conține text și grafică care rămân identice pentru fiecare versiune de document îmbinat; de exemplu, adresa de returnare și corpul o scrisoare cu formular.

Câmp de îmbinare. Un substituent inserate în document principal. Câmpurile de îmbinare direct Microsoft Word unde se introduce informații specifice din sursa de date. De exemplu, introduceți câmp de îmbinare "City" pentru ca Word să introduceți un nume de localitate, cum ar fi "Paris", care este stocat în câmpul de date City.

Document fuzionat. Documentul pe care este creat de îmbinarea datele din sursa de date în documentul principal.

Referințe

Resurse suplimentare

Resurse de asistență Word îmbinare corespondență

Pentru mai multe informații despre îmbinare corespondență, faceți clic pe Ajutor Microsoft Word , în meniul Ajutor , tipul de îmbinare a corespondenței în Asistentul Office sau în expert răspuns, și apoi faceți clic pe Căutare pentru a vedea subiectele returnate.

Articole corelate

Pentru informații suplimentare despre îmbinare corespondență, faceți clic pe următoarele numere de articol pentru a vedea articolele în baza de cunoștințe Microsoft:

212322 cum să: de proiectare și configurați Data de îmbinare a corespondenței în Microsoft Word 2000

212017 introductiv: utilizează îmbinare corespondență pentru a crea plicuri în Word 2000

212034 cum să: crea etichete poştale utilizând îmbinarea corespondenței în Word 2000

212029 cum să: crea o etichetă particularizate sau a modifica o etichetă existentă în Word 2000

212012 WD2000: cum se impune Text pentru a începe la aceeași linie în literă de îmbinare

211363 WD: cum se specifică mai multe condiții cu o IF imbricată

212314 cum să: utilizarea unei surse de date Excel pentru îmbinarea corespondenței în Word 2000

214183 cum să: utilizează îmbinare corespondență cu o interogare cu parametri acces în Word 2000

211190 cum să: utilizarea Access 2000 date în Word 2000

211206 introductiv: utilizează Agenda Outlook Express într-o îmbinare de corespondență în Microsoft Word

212379 WD2000: Convert WordPerfect 6.x fișierele de date și agende

212334 WD2000: cum se efectuează conversia datelor dintr-o coloană într-un tabel

211702 WD2000: cum se efectuează conversia WordPerfect îmbinare date

214827 WD: cum se utilizează imbricată dacă câmpurile într-un Mail Merge Document

264722 WD2000: cum se suprimă liniile goale în timpul o îmbinare de corespondență

211303 cum se utilizează îmbinare corespondență pentru a crea o listă, sortate după categorie în Word 2000

211293 cum să: modifica livrare sau reveniți adresa formatarea în Word 2000

212078 cum să: adăugaţi o imagine sau sigla la fiecare etichetă în Word 2000

212358 WD2000: îmbinare sursă de date nu se poate atașa sau îmbinare

212263 WD2000: mesaj de eroare: Word nu a putut deschidere < fișier Name.doc > ca unei date sau antet sursă, deoarece este activ Mail Merge Main Document

212125 WD2000: mesaj de eroare: "eroare! Referință sursă nu a găsit ' cu vid pune sau Fillin câmp

211729 WD2000: mesaj de eroare: "Word could not îmbinare documentul principal cu sursa de date, deoarece înregistrările de date au fost goale sau înregistrările de date nu potrivesc cu opțiunile de interogare."

242339 WD2000: Misspelled Word nu semnalizat când verificarea ortografiei de poștă electronică cu îmbinare Document

211437 WD2000: principală de îmbinare a corespondenței și documentele de date nu sunt salvate în fundal

240854 WD2000: limitări de conversie WordPerfect 5.x documente

211727 WD2000: Mail Merge Main Document restaurat la Document Normal Word

189196 WD2000: mesaj de eroare: "< nume fișier Document principal > este un Document principal de îmbinare a corespondenței" utilizarea Outlook 97 sau Schedule+

212354 WD2000: caracter formatarea în sursa de date nu se păstrează după îmbinare

212068 WD2000: modificare caz nu se aplică formatarea pentru câmpurile de îmbinare

220250 WD2000: mesaj de eroare: câmpuri sunt imbricate prea adânc în îmbinare corespondență

211322 WD2000: nu se poate modifica numele de domeniu implicit Helper îmbinare corespondență

214157 WD2000: nu poate înlocui toate aparițiile câmp de îmbinare nevalid

211651 WD2000: spațiu gol apare în cazul în care câmpul este necompletat în îmbinare corespondență

264892 WD2000: linie goală nu este suprimate într-o îmbinare de corespondență condițională

270623 OLEXP: cum se utilizează Agenda Outlook Express într-o procedură de îmbinare a corespondenței

192258 cum se face o îmbinare de corespondență cu lista de contacte în Outlook 2000