Editarea sau publicarea unei baze de date web în SharePoint 2010

În acest articol / Ce doriți să faceți? /Vreau să

• Prezentare generală

  • Cum funcționează

    • Forms și rapoartele rulează în browser

    • Datele sunt stocate în liste SharePoint

    • Interogările și macrocomenzile de date rulează pe server

    • Intranet sau internet

• Editarea unei baze de date web

Prezentare generală

Access Services (o componentă opțională a SharePoint) vă oferă o platformă pentru a crea baze de date pe care le puteți utiliza pe web. Proiectați și publicați o bază de date web utilizând Access și SharePoint, iar persoanele care au conturi SharePoint utilizează baza de date web într-un browser web.

Editarea unei baze de date web

Această secțiune furnizează pașii pentru activitățile de bază de proiectare pe care le puteți efectua într-o bază de date web.

În această secțiune

• Înainte de a începe

  • Proiectarea diferențelor dintre bazele de date desktop și web

  • Caracteristici doar pentru desktop fără corespondent pentru baza de date web

• Deschiderea unei baze de date web în Access

• Crearea unui tabel web

• Adăugarea unui câmp

• Modificarea proprietăților câmpului

• Adăugarea unui câmp calculat

• Configurarea regulilor de validare a datelor

  • Configurarea unei reguli de validare a câmpurilor și a unui mesaj

  • Configurarea unei reguli de validare a înregistrărilor și a unui mesaj

• Crearea unei relații între două tabele web

  • Crearea unui câmp de căutare în Vizualizarea foaie de date

• Modificarea unui câmp de căutare în Vizualizarea foaie de date

• Menținerea integrității datelor utilizând macrocomenzi de date

• Crearea unei interogări web

• Crearea unui formular web

• Crearea unui raport web

• Creați un formular Navigare și setați-l ca formular implicit de afișat la început

  • Setarea formularului de navigare ca formular de afișare Web implicit

• Publicarea unei baze de date web

• Sincronizarea unei baze de date web

Înainte de a începe

Există câteva activități pe care ar trebui să le efectuați înainte de a începe proiectarea bazei de date web. În plus, există diferențe de proiectare între bazele de date web și bazele de date desktop despre care ar trebui să știți, mai ales dacă sunteți un dezvoltator Access cu experiență.

• Determinarea scopului bazei de date    Aveți un plan clar, astfel încât să puteți lua decizii bune atunci când elaborați detalii de proiectare.

• Găsirea și organizarea informațiilor necesare    Imposibil de utilizat tabele legate într-o bază de date web. Toate datele pe care doriți să le utilizați care nu își au originea în baza de date trebuie importate înainte de a le publica. Dacă aliniați datele înainte de a începe proiectarea, puteți evita necesitatea de a vă adapta proiectarea pentru a face față provocărilor neașteptate cu datele.

• Identificați site-ul SharePoint pe care îl veți utiliza pentru a publica    Nu puteți publica deloc fără SharePoint. Dacă doriți să testați proiectarea într-un browser în timp ce îl proiectați (nu este o idee proastă), trebuie să-l publicați mai întâi.

• Planificați-vă securitatea    Puteți beneficia de securitatea SharePoint pentru a controla accesul la baza de date web. Planificați securitatea mai devreme, astfel încât să o puteți genera în proiectarea dvs.

Deschiderea unei baze de date web în Access

Există două modalități de a deschide o bază de date web: dintr-un browser sau din Access.

Pentru a deschide dintr-un browser    Navigați la site-ul bazei de date web, iar în colțul din stânga sus al formularului de navigare principal (imediat sub zona barei de instrumente a browserului) faceți clic pe Opțiuni, apoi faceți clic pe Deschidere în Access.

Pentru a deschide din Access    Deschideți fișierul la fel cum deschideți orice fișier bază de date: apăsați Ctrl + O și utilizați caseta de dialog Deschidere .

Crearea unui tabel web

Cu baza de date web deschisă în Access, pe panglică, faceți clic pe Creare, apoi, în grupul Tabele , faceți clic pe Tabel.

Atunci când creați pentru prima dată un tabel, acesta are un câmp: un câmp ID Numerotare automată. Puteți adăuga câmpuri noi pentru a stoca elementele de informații solicitate de subiectul tabelului. De exemplu, poate doriți să adăugați un câmp care stochează data la care începeți să urmăriți ceva.

Adăugarea unui câmp

Puteți alege dintr-o varietate de câmpuri gata făcute de adăugat la tabel. Există două modalități la fel de simple:

• Pe panglică, faceți clic pe Câmpuri, apoi, în grupul Adăugare & Ștergere , faceți clic pe tipul de câmp dorit;

• Sau, în foaia de date a tabelului, faceți clic pe Faceți clic pentru adăugare, apoi selectați un tip de câmp.

Modificarea proprietăților câmpului

Formatarea și proprietățile determină modul în care se comportă un câmp, cum ar fi ce tip de date poate stoca. Puteți modifica aceste setări astfel încât câmpul să se comporte așa cum doriți.

1. Selectați câmpul care are formatare și proprietăți pe care doriți să le modificați.

2. Pe panglică, faceți clic pe fila Câmpuri .

3. Utilizați comenzile din grupurile Formatare și Proprietăți pentru a modifica setările.

Adăugarea unui câmp calculat

Puteți adăuga un câmp care afișează o valoare care este calculată din alte date din același tabel. Datele din alte tabele nu pot fi utilizate ca sursă pentru datele calculate. Unele expresii nu sunt acceptate de câmpuri calculate.

1. Cu tabelul deschis, faceți clic pe Faceți clic pentru adăugare.

2. Indicați spre Câmp calculat, apoi faceți clic pe tipul de date dorit pentru câmp.

   Se deschide Generatorul de expresii.

3. Utilizați Generatorul de expresii pentru a crea calculul pentru câmp. Rețineți că puteți utiliza doar alte câmpuri din același tabel ca sursele de date pentru calcul. Pentru ajutor la utilizarea Generatorului de expresii, consultați articolul Generarea unei expresii.

Configurarea regulilor de validare a datelor

Puteți utiliza o expresie pentru a valida intrările pentru majoritatea câmpurilor. De asemenea, puteți utiliza o expresie pentru a valida intrările pentru un tabel, lucru care poate fi util dacă doriți să validați intrările pentru un câmp care nu acceptă validarea sau dacă doriți să validați intrările de câmp pe baza valorii altor câmpuri din tabel. Pentru o explicație mai detaliată a validării, consultați articolul Restricționarea introducerii datelor utilizând o regulă de validare.

De asemenea, puteți specifica mesajul care se afișează atunci când o regulă de validare împiedică introducerea, numit mesaj de validare.

Crearea unei relații între două tabele web

Relațiile între tabele sunt modul în care indicați că două tabele au date în comun - că unul dintre ele utilizează date din celălalt și, poate, și invers. Să presupunem, de exemplu, că fiecare activitate are un Angajat responsabil, iar acest lucru este reprezentat în tabelul Activități de câmpul IDAngajat - cheia primară a tabelului Angajat. Atunci când priviți datele despre o activitate, puteți include date despre angajatul responsabil căutându-le în tabelul Angajați utilizând IDAngajat - sau, mai degrabă, Access face acest lucru pentru dvs.

Pentru a crea o relație într-o bază de date web, utilizați Expertul căutare pentru a crea un câmp de căutare. Câmpul de căutare merge în tabelul care se află în partea mai mulți a relației și indică spre tabelul care se află pe partea unu a relației.

Modificarea unui câmp de căutare în Vizualizarea foaie de date

1. Deschideți tabelul care are câmpul de căutare pe care doriți să-l modificați.

2. Alegeți una dintre următoarele variante:

   • În fila Câmpuri, în grupul Proprietăți, faceți clic pe Modificare căutare.

   • Faceți clic dreapta pe câmpul de căutare, apoi faceți clic pe Modificare căutări.

3. Urmați pașii din Expertul căutare.

Menținerea integrității datelor utilizând macrocomenzi de date

Aveți posibilitatea să implementați actualizări și ștergeri în cascadă utilizând macrocomenzi de date. Puteți utiliza comenzile de pe fila Tabel pentru a crea macrocomenzi încorporate care modifică date.

Crearea unei interogări web

Puteți utiliza o interogare ca sursă de date pentru formulare și rapoarte. Interogările rulează pe server, ajutând la minimizarea traficului în rețea.

De exemplu, să presupunem că utilizați o bază de date web pentru a urmări contribuțiile caritabile. Doriți să vedeți cine a donat bani în timp ce avea loc un eveniment. Puteți utiliza o interogare pentru a selecta datele și a le pregăti pentru utilizare în formulare și rapoarte.

Această procedură utilizează ca exemplu șablonul de contribuții caritabile. Puteți urmări în cazul în care creați o nouă bază de date utilizând șablonul de bază de date contribuții caritabile.

1. Pe fila Creare , în grupul Interogări , faceți clic pe Interogare.

2. În caseta de dialog Afișare tabel , faceți dublu clic pe fiecare tabel pe care doriți să-l includeți, apoi faceți clic pe Închidere.

   În acest exemplu, faceți dublu clic pe Componente, Donații, Evenimente și EventAttendees.

3. Creați toate asocierile necesare glisând câmpurile de la un obiect la altul în fereastra de proiectare a interogării.

   În acest exemplu, glisați câmpul ID din Componente în câmpul DonorConstituentID din Donații, apoi glisați câmpul DonorConstituentID din Donații în câmpul ConstituentID din EventAttendees.

4. Adăugați câmpurile pe care doriți să le utilizați. Puteți să glisați câmpurile în grilă sau să faceți dublu clic pe un câmp pentru a-l adăuga.

   În acest exemplu, adăugați Eveniment din tabelul Evenimente, Dată Donație din tabelul Donații și Salut, Prenume și Nume din elementele constitutive ale tabelului.

5. Adăugați toate criteriile pe care doriți să le aplicați.

   În acest exemplu, doriți să limitați DonationDate astfel încât să se încadreze între data de început și data de sfârșit a evenimentului. În grila de proiectare a interogării, în rândul Criterii de sub Dată Donație, tastați >=[DatăÎnceput] Și <=[DatăÎnceput].

Crearea unui formular web

Forms sunt modalitatea principală de a introduce și a edita date în baza de date web și, de asemenea, sunt utile pentru revizuirea datelor. Forms rula în browser, ajutând la optimizarea performanței. Atunci când deschideți un formular, browserul regăsește datele necesare de pe serverul SharePoint. Puteți filtra și sorta datele din formular fără a fi necesar să regăsiți din nou datele de pe server.

1. Selectați un tabel sau o interogare de utilizat ca sursă de date.

   Notă: Dacă doriți să creați un formular nelegat, omiteți acest pas.

2. Pe fila Creare, în grupul Forms, faceți clic pe unul dintre următoarele butoane:

   • Formular    Creați un formular simplu care afișează câte o înregistrare o dată, utilizând obiectul pe care l-ați selectat ca sursă de date.

     Notă: Dacă creați un formular nelegat, acest buton nu este disponibil.

   • Elemente multiple    Creați un formular care afișează mai multe înregistrări simultan, utilizând obiectul pe care l-ați selectat ca sursă de date.

     Notă: Dacă creați un formular nelegat, acest buton nu este disponibil.

   • Formular necompletat    Creați un formular care nu are nimic în el.

   • Foaie de date    Creați un formular care arată și se comportă ca o foaie de date, utilizând obiectul selectat ca sursă de date.

     Notă: Dacă creați un formular nelegat, acest buton nu este disponibil.

Crearea unui raport web

Rapoartele sunt modalitatea principală de a revizui sau a imprima date din baza de date web. Rapoartele rulează în browser, ajutând la optimizarea performanței. Atunci când deschideți un raport, browserul regăsește datele necesare de pe serverul SharePoint. Puteți filtra și sorta datele din raport fără a fi necesar să regăsiți date de pe server din nou.

1. Selectați un tabel sau o interogare de utilizat ca sursă de date.

2. Pe fila Creare , în grupul Rapoarte , faceți clic pe unul dintre următoarele butoane:

   • Raport    Creați un raport de bază utilizând obiectul pe care l-ați selectat ca sursă de date.

   • Raport necompletat    Creați un raport care nu are nimic în el.

Creați un formular Navigare și setați-l ca formular implicit de afișat la început

Persoane nevoie de o modalitate de a naviga în aplicație. Rețineți: Panoul de navigare nu este disponibil într-un browser web. Pentru ca persoanele să utilizeze obiectele bazei de date, trebuie să le furnizați un mijloc. Puteți să creați un formular Navigare și să specificați ca acesta să fie afișat de fiecare dată când cineva deschide aplicația într-un browser web. În plus, dacă nu specificați un formular de afișat atunci când pornește aplicația, nu se va deschide niciun formular, îngreunând utilizarea aplicației de către oricine.

Se recomandă să așteptați până la ultima creare a formularului Navigare, astfel încât să puteți adăuga toate obiectele la formular atunci când îl creați.

1. Pe panglică, faceți clic pe fila Creare .

2. În grupul Forms, faceți clic pe Navigare, apoi selectați un aspect de navigare din listă.

3. Pentru a adăuga un element, glisați-l din Panoul de navigare în controlul Navigare.

   Notă: Puteți adăuga doar formulare și rapoarte la un control Navigare.

4. Adăugați orice alte controale doriți la corpul formularului Navigare. De exemplu, poate doriți să furnizați funcționalitatea de căutare în toate formularele, adăugând unele controale la formularul Navigare.

Publicarea și sincronizarea modificărilor aplicației