Găsirea înregistrărilor care au datele cele mai recente sau cele mai recente

Luați în considerare utilizarea unui filtru în locul unei interogări cu valori de top

Un filtru este de obicei mai bun dacă vă gândiți la o anumită dată. Pentru a determina dacă ar trebui să creați o interogare cu valori de top sau să aplicați un filtru, luați în considerare următoarele:

• Dacă doriți să returnați toate înregistrările unde data se potrivește, este anterioară sau ulterioară unei anumite date, utilizați un filtru. De exemplu, pentru a vedea datele pentru vânzări între aprilie și iulie, aplicați un filtru.

• Dacă doriți să returnați o cantitate specificată de înregistrări care au cele mai recente sau mai recente date într-un câmp și nu cunoașteți valorile exacte de date sau nu contează, creați o interogare cu valori de top. De exemplu, pentru a vedea cele mai bune cinci trimestre de vânzări, utilizați o interogare cu valori de top.

Pentru mai multe informații despre crearea și utilizarea filtrelor, consultați articolul Aplicarea unui filtru pentru a vizualiza înregistrările selectate dintr-o bază de date Access.

Începutul paginii

Lipirea datelor eșantion în foi de lucru Excel

1. Porniți Excel. Se deschide un registru de lucru necompletat.

2. Apăsați SHIFT+F11 pentru a insera o foaie de lucru (veți avea nevoie de patru).

3. Copiați datele din fiecare tabel eșantion într-o foaie de lucru necompletată. Includeți titlurile de coloană (primul rând).

Crearea tabelelor bazei de date din foile de lucru

1. Selectați datele din prima foaie de lucru, inclusiv titlurile de coloană.

2. Faceți clic cu butonul din dreapta pe Panoul de navigare, apoi faceți clic pe Lipire.

3. Faceți clic pe Da pentru a confirma că primul rând conține titluri de coloană.

4. Repetați pașii 1-3 pentru fiecare foaie de lucru rămasă.

Crearea unei interogări cu valori de top de bază

1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

2. Faceți dublu clic pe tabelul Angajați, apoi faceți clic pe Închidere.

   Dacă utilizați datele eșantion, adăugați tabelul Angajați la interogare.

3. Adăugați câmpurile pe care doriți să le utilizați în interogare în grila de proiectare. Puteți să faceți dublu clic pe fiecare câmp sau să glisați și să fixați fiecare câmp într-o celulă necompletată din rândul Câmp .

   Dacă utilizați tabelul eșantion, adăugați câmpurile Prenume, Nume și Data nașterii.

4. În câmpul care conține valorile superioare sau inferioare (câmpul Data nașterii, dacă utilizați tabelul eșantion), faceți clic pe Sortare și selectați Ascendent sau Descendent.

   Ordinea de sortare descendentă returnează cea mai recentă dată, iar ordinea de sortare Ascendent returnează cea mai veche dată.

   Important: Trebuie să setați o valoare în rândul Sortare doar pentru câmpurile care conțin datele dvs. Dacă specificați o ordine de sortare pentru alt câmp, interogarea nu returnează rezultatele dorite.

5. Pe fila Proiectare , în grupul Instrumente , faceți clic pe săgeata în jos de lângă Toate (lista Valori de top ) și introduceți numărul de înregistrări pe care doriți să le vedeți sau selectați o opțiune din listă.

6. Faceți clic pe Rulare pentru a rula interogarea și a afișa rezultatele într-o vizualizare Foaie de date.

7. Salvați interogarea ca NextBirthDays.

Veți vedea că acest tip de interogare cu valori de top poate răspunde la întrebări de bază, cum ar fi cine este cea mai în vârstă sau cea mai tânără persoană din firmă. Următorii pași vă arată cum să utilizați expresii și alte criterii pentru a oferi putere și flexibilitate interogării. Criteriile prezentate în următorul pas returnează următoarele trei zile de naștere ale angajaților.

Adăugarea de criterii la o interogare

Acești pași utilizează interogarea creată în procedura anterioară. Puteți continua cu o altă interogare cu valori de top, atât timp cât aceasta conține date reale dată/oră, nu valori text.

1. În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe interogarea NextBirthDays, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect.

2. În grila de proiectare a interogării, în coloana din partea dreaptă a DateiNașterii, introduceți următoarele:
   MonthBorn: DatePart("m",[DataNașterii]).
   Această expresie extrage luna din DataNașterii, utilizând funcția DatePart .

3. În coloana următoare a grilei de proiectare a interogării, introduceți următoarele:
   DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
   Această expresie extrage ziua din lună din DataNașterii, utilizând funcția DatePart .

4. Debifați casetele de selectare din rândul Afișare pentru fiecare dintre cele două expresii pe care tocmai le-ați introdus.

5. Faceți clic pe rândul Sortare pentru fiecare expresie, apoi selectați Ascendent.

6. În rândul Criterii din coloana Data nașterii , tastați următoarea expresie:
   Month([Data nașterii]) > Month(Date()) OR Month([Data nașterii])= Month(Date()) AND Day([Data nașterii])>Day(Date()))
   Această expresie efectuează următoarele:

   • Month( [Data nașterii]) > Month(Date()) specifică faptul că data nașterii fiecărui angajat cade într-o lună viitoare.

   • Luna( [Data nașterii])= Lună(Dată()) Și Zi([Data nașterii])>Zi(Dată()) specifică faptul că, dacă data nașterii apare în luna curentă, ziua de naștere cade în ziua curentă sau după aceasta.

     Pe scurt, această expresie exclude toate înregistrările în care ziua de naștere are loc între 1 ianuarie și data curentă.

     Sfat:  Pentru mai multe exemple de expresii de criterii de interogare, consultați articolul Exemple de criterii de interogare.

7. Pe fila Proiectare , în grupul Inițializare interogare , tastați 3 în caseta Returnare .

8. Pe fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Rulare .

Începutul paginii

Crearea unei interogări de totaluri

Această procedură utilizează tabelul eșantion Evenimente și tabelul eșantion EventType pentru a răspunde la această întrebare:

Când a fost cel mai recent eveniment al fiecărui tip de eveniment, cu excepția concertelor?

1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

2. Faceți dublu clic pe tabelele Events și EventType.
   Fiecare tabel apare în secțiunea de sus a proiectantului de interogări.

3. Faceți dublu clic pe câmpul EventType din tabelul EventType și pe câmpul EventDate din tabelul Events pentru a adăuga câmpurile la grila de proiectare a interogării.

4. În grila de proiectare a interogării, în rândul Criterii al câmpului EventType , introduceți <>Concert.

   Sfat:  Pentru mai multe exemple de expresii de criterii, consultați articolul Exemple de criterii de interogare.

5. Pe fila Proiectare, în grupul Afișare/Ascundere faceți clic pe Totaluri.

6. În grila de proiectare a interogării, faceți clic pe rândul Total al câmpului EventDate (Dată Eveniment), apoi faceți clic pe Max.

7. Pe fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Vizualizare, apoi faceți clic pe SQL.

8. În fereastra SQL, la sfârșitul clauzei SELECT, imediat după cuvântul cheie AS, înlocuiți MaxOfEventDate cu MostRecent.

9. Salvați interogarea ca MostRecentEventByType.

Crearea unei a doua interogări pentru a adăuga mai multe date

Această procedură utilizează interogarea MostRecentEventByType din procedura precedentă pentru a răspunde la această întrebare:

Cine a fost clientul la cel mai recent eveniment al fiecărui tip de eveniment?

1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

2. Pe fila Interogări , faceți dublu clic pe interogarea MostRecentEventByType.

3. Pe fila Tabele , faceți dublu clic pe tabelul Evenimente și pe tabelul Clienți.

4. În proiectantul de interogări, faceți dublu clic pe următoarele câmpuri:

   1. În tabelul Events, faceți dublu clic pe EventType.

   2. În interogarea MostRecentEventByType, faceți dublu clic pe MostRecent.

   3. În tabelul Clienți, faceți dublu clic pe Firmă.

5. În grila de proiectare a interogării, în rândul Sortare din coloana Tip Eveniment , selectați Ascendent.

6. Pe fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Rulare.

Începutul paginii