Găsirea înregistrărilor cu cele mai recente sau cele mai vechi date

Reguli pentru crearea și utilizarea interogărilor cu valori de top

Creați o interogare cu valori de top creând mai întâi o interogare de selectare. În funcție de rezultatele dorite, aplicați o ordine de sortare la interogare sau efectuați conversia interogării într-o interogare de totaluri. Dacă efectuați conversia interogării, utilizați o funcție agregată, cum ar fi Max sau Min pentru a returna cea mai mare sau cea mai mică valoare sau Prima sau Ultima pentru a returna cea mai veche sau cea mai recentă dată. Utilizați interogări de totaluri și funcții agregate doar atunci când trebuie să găsiți date care se încadrează într-un set de grupuri sau categorii. De exemplu, să presupunem că trebuie să găsiți numerele de vânzări pentru o dată pentru fiecare localitate în care funcționează firma dvs. În acest caz, orașele devin categorii (trebuie să găsiți datele pentru fiecare oraș), astfel încât să utilizați o interogare de totaluri.

Pe măsură ce continuați, rețineți că, indiferent de tipul de interogare, interogările trebuie să utilizeze câmpuri care conțin date descriptive, cum ar fi numele clienților, și, de asemenea, un câmp care conține valorile de date pe care doriți să le găsiți. În plus, valorile de date trebuie să se afle într-un câmp setat la tipul de date Dată/Oră. Interogările descrise de acest articol nu reușesc dacă încercați să le rulați în raport cu valorile dată dintr-un câmp Text scurt. În plus, dacă doriți să utilizați o interogare de totaluri, câmpurile de date trebuie să includă informații despre categorie, cum ar fi un câmp localitate sau țară/regiune.

Alegerea între o interogare cu valori de top și un filtru

Pentru a determina dacă trebuie să creați o interogare cu valori de top sau să aplicați un filtru, alegeți una dintre următoarele variante:

• Dacă doriți să returnați înregistrările cu cele mai recente sau mai recente date dintr-un câmp și nu cunoașteți valorile exacte de date sau acestea nu contează, creați o interogare cu valori de top.

• Dacă doriți să returnați toate înregistrările unde data se potrivește, este anterioară sau ulterioară unei anumite date, utilizați un filtru. De exemplu, pentru a vedea datele pentru vânzări între aprilie și iulie, aplicați un filtru. O discuție completă despre filtre depășește acest subiect.

  Pentru mai multe informații despre crearea și utilizarea filtrelor, consultați articolul Aplicarea unui filtru pentru a vizualiza înregistrările selectate dintr-o bază de date Access.

Începutul paginii

Crearea unei interogări cu valori de top de bază

1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

2. În caseta de dialog, faceți clic pe tabelul pe care doriți să-l utilizați în interogare, faceți clic pe Adăugare pentru a plasa tabelul în secțiunea de sus a proiectantului, apoi faceți clic pe Închidere.

   -sau-

   Faceți dublu clic pe tabel, apoi faceți clic pe Închidere.

   Dacă utilizați datele eșantion listate este secțiunea anterioară, adăugați tabelul Angajați la interogare.

3. Adăugați câmpurile pe care doriți să le utilizați în interogare în grila de proiectare. Puteți să faceți dublu clic pe fiecare câmp sau să glisați și să fixați fiecare câmp într-o celulă necompletată din rândul Câmp .

   Dacă utilizați tabelul eșantion, adăugați câmpurile Prenume, Nume și Data nașterii.

4. În câmpul care conține valorile superioare sau inferioare (câmpul Data nașterii, dacă utilizați tabelul eșantion), faceți clic pe Sortare și selectați Ascendent sau Descendent.

   Ordinea de sortare descendentă returnează cea mai recentă dată, iar ordinea de sortare Ascendent returnează cea mai veche dată.

   Important: Trebuie să setați o valoare în rândul Sortare doar pentru câmpurile care conțin datele dvs. Dacă specificați o ordine de sortare pentru alt câmp, interogarea nu returnează rezultatele dorite.

5. Pe fila Proiectare interogare , în grupul Inițializare interogare , faceți clic pe săgeata în jos de lângă Toate (lista Valori de top ) și introduceți numărul de înregistrări pe care doriți să le vedeți sau selectați o opțiune din listă.

6. Faceți clic pe Rulare pentru a rula interogarea și a afișa rezultatele în Vizualizarea foaie de date.

7. Salvați interogarea și păstrați-o deschisă pentru utilizarea în pașii următori.

Veți vedea că acest tip de interogare cu valori de top poate răspunde la întrebări de bază, cum ar fi cine este cea mai în vârstă sau cea mai tânără persoană din firmă. Următorii pași vă arată cum să utilizați expresii și alte criterii pentru a oferi putere și flexibilitate interogării. Criteriile prezentate în următorul pas returnează următoarele trei zile de naștere ale angajaților.

Adăugarea de criterii la o interogare

1. Comutați interogarea pe care ați creat-o în pașii anteriori la Vizualizarea proiect.

2. În grila de proiectare a interogării, în coloana din partea dreaptă a coloanei Data nașterii, copiați și lipiți sau tastați această expresie: Expr1: DatePart("m",[Data nașterii]). Apoi faceți clic pe Rulare.

   Funcția DatePart extrage porțiunea lună din câmpul Data nașterii.

3. Comutați la Vizualizarea proiect.

4. În partea dreaptă a primei expresii, lipiți sau tastați această expresie: Expr2: DatePart("d",[Data nașterii]). Apoi faceți clic pe Rulare.

   În acest caz, funcția DatePart extrage porțiunea de dată din câmpul Data nașterii.

5. Comutați la Vizualizarea proiect.

6. Debifați casetele de selectare din rândul Afișare pentru fiecare dintre cele două expresii pe care tocmai le-ați introdus, faceți clic pe rândul Sortare pentru fiecare expresie, apoi selectați Ascendent.

7. Faceți clic pe Executare.

8. Opțional, puteți specifica un criteriu pentru a limita domeniul de aplicare a interogării. Când specificați criterii, interogarea sortează doar înregistrările care îndeplinesc criteriile și identifică valorile de câmp superioare sau inferioare din lista sortată.

   Pentru a continua cu datele eșantion, comutați la Vizualizarea proiect. Apoi, în rândul Criterii din coloana Data nașterii , tastați următoarea expresie:

   Lună([Data nașterii]) > Lună(Dată()) Sau Lună([Data nașterii])= Lună(Dată()) Și Zi([Data nașterii])>Zi(Dată())

   Această expresie efectuează următoarele: Porțiunea Lună([Data nașterii]) > Lună(Dată()) verifică data nașterii fiecărui angajat pentru a vedea dacă cade într-o lună viitoare și, dacă este adevărat, include înregistrările respective în interogare. Porțiunea Lună([Data nașterii])= Lună(Dată()) Și Zi([Data nașterii])>Zi(Dată()) a expresiei verifică datele de naștere care apar în luna curentă pentru a vedea dacă ziua de naștere cade în ziua curentă sau după aceasta. Dacă această condiție este adevărată, funcția include înregistrările respective în interogare. Pentru a rezuma: Această expresie ignoră toate înregistrările în care ziua de naștere cade între 1 ianuarie și data la care rulați interogarea.

   Pentru a vedea mai multe exemple de expresii pentru criterii de interogare, consultați articolul Exemple de criterii de interogare.

9. Pe fila Proiectare interogare , în grupul Inițializare interogare , faceți clic pe săgeata în jos de lângă Toate (lista Valori de top ) și introduceți numărul de înregistrări pe care doriți să le vedeți sau selectați o opțiune din listă.

   Pentru a vedea următoarele trei zile de naștere, tastați 3.

10. Faceți clic pe Rulare pentru a rula interogarea și a afișa rezultatele în Vizualizarea foaie de date.

Crearea unei interogări de totaluri

1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

2. Faceți dublu clic pe tabelele pe care doriți să le utilizați. Fiecare tabel apare în secțiunea de sus a proiectantului de interogări.

   Dacă utilizați tabelele eșantion listate mai sus, adăugați tabelele Evenimente și Tipuri de evenimente.

3. Faceți dublu clic pe câmpurile de tabel pe care doriți să le utilizați în interogare. Asigurați-vă că adăugați numai câmpurile grup sau categorie și câmpul valoare la interogare în acest moment.

   Dacă utilizați datele eșantion listate în cele trei tabele anterioare, adăugați fie câmpul Tip eveniment din tabelul Tip eveniment, fie câmpul Data evenimentului din tabelul Evenimente.

4. Opțional, puteți specifica un criteriu care limitează domeniul interogării. Doar înregistrările care îndeplinesc criteriile sunt sortate, iar valorile de câmp superioare și inferioare sunt identificate în această listă sortată.

   De exemplu, dacă doriți să returnați evenimente din categoria Funcție privată, tastați această expresie în rândul Criterii din coloana Tip eveniment : <>"Funcție privată".

   Pentru a vedea mai multe exemple de expresii pentru criterii de interogare, consultați articolul Exemple de criterii de interogare.

5. Efectuați conversia interogării într-o interogare de totaluri efectuând următoarele:

   Pe fila Proiectare interogare , în grupul Afișare/Ascundere , faceți clic pe Totaluri.

   Rândul Totaluri apare în grila de proiectare.

6. Asigurați-vă că rândul Totaluri din fiecare câmp de grup sau categorie este setat la Grupare după, apoi setați rândul Totaluri al câmpului valoare (câmpul cu valori superioare sau inferioare) la Max sau Min.

   Max returnează cea mai mare valoare dintr-un câmp numeric și cea mai recentă valoare dată sau oră într-un câmp Dată/Oră. Min returnează cea mai mică valoare dintr-un câmp numeric și cea mai veche valoare dată sau oră într-un câmp Dată/Oră.

7. Pe fila Proiectare interogare , în grupul Inițializare interogare , faceți clic pe săgeata în jos de lângă Toate (lista Valori de top ) și introduceți numărul de înregistrări pe care doriți să le vedeți sau selectați o opțiune din listă.

   În acest caz, selectați Toate, apoi faceți clic pe Rulare pentru a afișa rezultatele în Vizualizarea foaie de date.

   Notă: În funcție de funcția pe care ați ales-o la pasul 6, Access modifică numele câmpului valoare din interogare în NumeCâmp MaxDe sau NumeCâmp MinDe. Dacă utilizați tabelele eșantion, Access redenumește câmpul DatăMaxDeVenitar sau DatăMinOfEvent.

8. Salvați interogarea și treceți la pașii următori.

Rezultatele interogării nu afișează nume de produse sau alte informații despre produse. Pentru a vedea aceste date suplimentare, trebuie să creați o a doua interogare care încorporează interogarea pe care tocmai ați creat-o. Pașii următori vă arată cum să faceți acest lucru.

Crearea unei a doua interogări pentru a adăuga mai multe date

1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

2. Faceți clic pe fila Interogări , apoi faceți dublu clic pe interogarea de totaluri pe care ați creat-o în secțiunea anterioară.

3. Faceți clic pe fila Tabele și adăugați tabelele pe care le-ați utilizat în interogarea de totaluri și, de asemenea, adăugați toate tabelele care conțin alte date asociate. Dacă utilizați cele trei tabele eșantion anterioare, adăugați tabelele Tip eveniment, Eveniment și Clienți la noua interogare.

4. Asociați câmpurile din interogarea de totaluri cu câmpurile corespunzătoare din tabelele părinte. Pentru a face acest lucru, glisați fiecare câmp din interogarea de totaluri spre câmpul corespunzător din tabel.

   Dacă utilizați datele eșantion din cele trei tabele, glisați coloana Tip eveniment din interogarea de totaluri spre câmpul Tip eveniment din tabelul Tip eveniment. Apoi glisați coloana MaxOfEvent Date din interogarea de totaluri spre câmpul Data evenimentului din tabelul Evenimente. Crearea acestor asocieri permite noii interogări de selectare să reunescă datele din interogarea de totaluri și datele din celelalte tabele.

5. Adăugați câmpurile descriptive suplimentare din celelalte tabele din interogare.

   Dacă utilizați datele eșantion din cele trei tabele, puteți adăuga câmpurile Firmă și Persoană de contact din tabelul Clienți.

6. Opțional, specificați o ordine de sortare pentru una sau mai multe coloane. De exemplu, pentru a lista categoriile în ordine alfabetică, setați rândul Sortare al coloanei Tip eveniment la Ascendent.

7. Pe fila Proiectare interogare , în grupul Rezultate , faceți clic pe Rulare.

   Rezultatele interogării sunt afișate în vizualizarea Foaie de date.

Începutul paginii

Crearea unei interogări de creare tabel

1. Cu interogarea cu valori de top deschisă în vizualizarea Proiectare:

   Pe fila Proiectare interogare , în grupul Tip interogare , faceți clic pe Creare tabel.

   Apare caseta de dialog Creare tabel.

2. În caseta Nume tabel, tastați un nume pentru tabelul care va stoca primele sau ultimele înregistrări. De exemplu, tastați Primele și ultimele înregistrări, apoi faceți clic pe OK.

   De fiecare dată când rulați interogarea, în loc să afișeze rezultatele în vizualizarea Foaie de date, interogarea creează un tabel și înlocuiește valoarea de top cu datele curente.

3. Salvați și închideți interogarea.

Crearea unei interogări de adăugare

1. Cu interogarea cu valori inferioare în Vizualizarea proiect:

   Pe fila Proiectare interogare , în grupul Tip interogare , faceți clic pe Adăugare.

2. Apare caseta de dialog Adăugare.

3. Tastați același nume pe care l-ați tastat în caseta de dialog Creare tabel .

   De exemplu, tastați Primele și ultimele înregistrări, apoi faceți clic pe OK. De fiecare dată când rulați interogarea, în loc să afișeze rezultatele în vizualizarea Foaie de date, interogarea adaugă înregistrările la tabelul Primele și ultimele înregistrări.

4. Salvați și închideți interogarea.

Rularea interogărilor

• Acum sunteți gata să rulați cele două interogări. În Panoul de navigare, faceți dublu clic pe interogarea cu valori de top și faceți clic pe Da atunci când Access vă solicită. Apoi faceți dublu clic pe interogarea cu valori inferioare și faceți clic pe Da atunci când Access vă solicită.

• Deschideți tabelul Primele și ultimele înregistrări în vizualizarea Foaie de date.

Acțiunea sau evenimentul au fost blocate de Modul dezactivat.

Dacă vedeți acel mesaj, urmați acești pași:

• Selectați Activați acest conținut , apoi faceți clic pe OK.

• Rulați din nou interogarea.

Începutul paginii