Găsirea înregistrărilor cu valori maxime sau minime dintr-un grup sau câmp

Alegerea între o interogare cu valori de top și un filtru

Pentru a determina dacă ar trebui să creați o interogare cu valori de top sau să aplicați un filtru, luați în considerare următoarele:

• Dacă doriți să returnați înregistrările care conțin valori superioare sau inferioare într-un câmp și nu cunoașteți valorile de câmp superioare sau inferioare exacte (sau acestea nu contează), creați o interogare cu valori de top.

• Dacă doriți să returnați toate înregistrările în care valoarea dintr-un câmp este egală cu sau este mai mică sau mai mare decât o valoare care vă interesează, aplicați un filtru. De exemplu, pentru a vedea produsele cu prețuri între 50 și 100 de lei, aplicați un filtru. Această figură prezintă un model de filtru în vizualizarea Proiect pentru interogare și rezultatele pe care le poate genera un astfel de filtru:

  

  Pentru mai multe informații despre crearea și utilizarea filtrelor, consultați articolul Aplicarea unui filtru pentru a vizualiza înregistrările selectate dintr-o bază de date Access.

Reguli pentru crearea și utilizarea interogărilor cu valori de top

În timp ce lucrați, rețineți că, indiferent de tipul de interogare (interogare de selectare sau interogare de totaluri), trebuie să utilizați câmpuri care conțin date descriptive, cum ar fi nume de angajați sau de produse, și un câmp care conține valorile superioare sau inferioare pe care doriți să le găsiți, cum ar fi un câmp pentru preț sau dată. Puteți să utilizați mai multe câmpuri de date și, dacă utilizați o interogare de totaluri, câmpurile de date trebuie să includă, de obicei, informații despre categorie, cum ar fi un câmp pentru localitate sau țară/regiune. Puteți omite datele despre categorie doar atunci când creați o interogare de totaluri care se aplică la toate înregistrările, cum ar fi „arată-mi cele mai mari cinci procente corespunzătoare celor mai costisitoare comenzi”. În plus, puteți utiliza o interogare de selectare sau de totaluri pentru a găsi valorile superioare și inferioare într-un grup de înregistrări sau în înregistrări care se împart în categorii. Pentru mai multe informații despre acest subiect, consultați secțiunea Găsirea valorilor superioare sau inferioare pentru înregistrări în categorii sau grupuri în continuarea acestui articol.

Crearea unei interogări cu valori de top de bază

1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

2. Faceți clic pe tabelul pe care doriți să-l utilizați în interogare, faceți clic pe Adăugare pentru a plasa tabelul în grila de proiectare, apoi faceți clic pe Închidere.
   -sau-
   Faceți dublu clic pe tabel.
   Dacă utilizați datele eșantion, adăugați tabelul Angajați la interogare.

3. Adăugați câmpurile pe care doriți să le utilizați în interogare în grila de proiectare. Puteți să faceți dublu clic pe fiecare câmp sau să glisați și să fixați fiecare câmp într-o celulă necompletată din rândul Câmp .
   Dacă utilizați tabelul eșantion, adăugați câmpurile Prenume, Nume și Data nașterii.

4. În câmpul care conține valorile superioare sau inferioare (câmpul Data nașterii, dacă utilizați tabelul eșantion), faceți clic pe Sortare și selectați Ascendent sau Descendent.
   În cazul în care câmpul de valori conține numere, cum ar fi prețuri sau cifre de vânzări, ordinea de sortare Ascendent returnează cele mai mici valori, iar ordinea de sortare Descendent returnează cele mai mari valori. În cazul în care câmpul de valori conține date calendaristice, ordinea de sortare Descendentreturnează cea mai recentă dată, în timp ce Ascendent returnează cea mai veche dată.
   

   Important: Trebuie să setați rândul Sortare la Ascendent sau Descendent doar pentru câmpurile care conțin valorile superioare sau inferioare. Dacă specificați o ordine de sortare pentru un alt câmp decât câmpul care conține valorile superioare sau inferioare (de exemplu, NumeProdus în loc de Preț), interogarea nu va returna rezultatele dorite.

5. Pe fila Proiectare , în grupul Inițializare interogare , faceți clic pe săgeata în jos de lângă Return (lista Valori de top ) și introduceți numărul sau procentul de înregistrări pe care doriți să le vedeți sau selectați o opțiune din listă.

6. Faceți clic pe Rulare pentru a rula interogarea și a afișa rezultatele în vizualizarea Foaie de date.

7. Salvați interogarea și păstrați-o deschisă pentru utilizarea în pașii următori.

Veți vedea că acest tip de interogare cu valori de top poate răspunde la întrebări de bază, cum ar fi cine este cea mai în vârstă sau cea mai tânără persoană din firmă. Următorii pași vă arată cum să utilizați expresii și alte criterii pentru a oferi putere și flexibilitate interogării. Criteriile prezentate în următorul pas returnează următoarele trei zile de naștere ale angajaților.

Adăugarea de criterii la o interogare

1. În vizualizarea Proiect, deschideți interogarea pe care ați creat-o în pașii anteriori.

2. În grila de proiect a interogării, în coloana din dreapta coloanei Data nașterii, copiați și lipiți sau tastați expresia Expr1: DatePart("m", [Data nașterii]). Funcția DatePart funcția extrage porțiunea din lună corespunzătoare valorii din câmpul Data nașterii.

3. În partea dreaptă a coloanei care conține expresia, copiați și lipiți sau tastați expresia Expr2: DatePart("d", [Data nașterii]). În acest caz, funcția DatePart funcția extrage porțiunea din zi corespunzătoare valorii din câmpul Data nașterii.

4. Debifați casetele de selectare din rândul Afișare pentru fiecare expresie, apoi faceți clic pe celula Sortare pentru fiecare expresie și selectați Ascendent.

5. Opțional, puteți specifica un criteriu pentru a limita domeniul de aplicare a interogării. Când specificați criterii, interogarea sortează doar înregistrările care îndeplinesc criteriile și identifică valorile de câmp superioare sau inferioare din lista sortată.
   Pentru a continua cu datele eșantion, în rândul Criterii din câmpul Data nașterii, tastați sau copiați și lipiți această expresie:

   Lună([Data nașterii]) > Lună(Dată()) Sau Lună([Data nașterii])= Lună(Dată()) Și Zi([Data nașterii])>Zi(Dată())

   Această expresie efectuează următoarele acțiuni: Porțiunea Lună([DataNașterii]) > Lună(Dată()) verifică data nașterii fiecărui angajat pentru a afla dacă aceasta cade într-o lună din viitor și, dacă da, include înregistrările respective în interogare. Porțiunea Lună([DataNașterii])= Lună(Dată()) Și Zi([DataNașterii])>Zi(Dată()) a expresiei verifică datele de naștere din luna curentă pentru a afla dacă data nașterii cade la data curentă sau la o dată ulterioară. Dacă această condiție este adevărată, funcția include înregistrările respective în rezultatele interogării. Pe scurt, această expresie ignoră toate înregistrările în care data nașterii cade între 1 ianuarie și data la care efectuați interogarea.

   Pentru a vedea mai multe exemple de expresii pentru criterii de interogare, consultați articolul Exemple de criterii de interogare.

6. Pe fila Proiectare , în grupul Inițializare interogare , faceți clic pe săgeata în jos de lângă Return (lista Valori de top ) și introduceți numărul sau procentul de înregistrări pe care doriți să le vedeți sau selectați o opțiune din listă.

7. Faceți clic pe Rulare pentru a rula interogarea și a afișa rezultatele în vizualizarea Foaie de date.

Crearea unei interogări de totaluri

1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

2. Selectați tabelele cu care doriți să lucrați, faceți clic pe Adăugare, apoi faceți clic pe Închidere după ce ați terminat de adăugat tabelele.
   -sau-
   faceți dublu clic pe tabelele pe care doriți să o utilizați, apoi faceți clic pe închidere. Fiecare tabel apare în grila de proiect. Dacă utilizați tabelele eșantion listate mai sus, adăugați tabelele Categorii și Produse.

3. Faceți dublu clic pe câmpurile de tabel pe care doriți să le utilizați în interogare.
   În acest moment, asigurați-vă că adăugați doar câmpurile pentru grup și câmpul valoare la interogare. Dacă utilizați datele eșantion listate în tabelul precedent, adăugați câmpul Nume categorie din tabelul Categorii și câmpul Preț din tabelul Produse.

4. În mod opțional, puteți specifica un criteriu pentru a limita domeniul de aplicare a interogării.
   Doar înregistrările care îndeplinesc criteriile vor fi sortate, iar valorile de câmp superioare și inferioare vor fi identificate în această listă sortată. De exemplu, pentru a exclude produse din categoria Sporturi, adăugați această expresie la rândul Criterii din câmpul Nume categorie: <>"Sporturi".
   Pentru a vedea mai multe exemple de expresii de criterii de interogare, consultați articolul Exemple de criterii de interogare.

5. Convertiți interogarea în interogare de totaluri.

   1. Pe fila Proiectare, în grupul Afișare/Ascundere faceți clic pe Totaluri.

      Rândul Total apare în grila de proiect.

6. Asigurați-vă că celula Total din fiecare câmp pentru grup este setată la Grupare după, apoi setați celula Total a câmpului pentru valoare (câmpul care conține valorile superioare sau inferioare) la Max sau Min.
   Selectarea Max returnează cea mai mare valoare într-un câmp numeric și valoarea pentru cea mai recentă dată sau oră într-un câmp Dată/oră. Selectarea Min returnează cea mai mică valoare într-un câmp numeric și valoarea pentru cea mai veche dată sau oră într-un câmp Dată/oră. Dacă utilizați datele eșantion, setați celula Total din câmpul Nume categorie la Grupare după și celula Total din câmpul Preț la Max sau Min.

7. Pe fila Proiectare , în grupul Instrumente , asigurați-vă că lista Return este setată la Toate, apoi faceți clic pe Rulare pentru a rula interogarea și a afișa rezultatele în Vizualizarea foaie de date.
   

   Notă: În funcție de funcția pe care ați ales-o la pasul 7, Access modifică numele câmpului valoare din interogare în NumeCâmp MaxDesau NumeCâmp MinDe. Dacă utilizați tabelele eșantion, Access redenumește câmpul MaxDePreț sau MinDePreț.

8. Salvați interogarea și treceți la pașii următori.

Interogarea nu returnează nume de produse sau orice alte informații despre produse. Pentru a vedea aceste date suplimentare, trebuie să creați o a doua interogare care încorporează interogarea pe care tocmai ați creat-o. Următorii pași vă arată cum să creați a doua interogare.

Crearea celei de-a doua interogări pentru a vizualiza mai multe date

1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

2. Faceți clic pe fila Interogări , apoi faceți dublu clic pe interogarea de totaluri pe care ați creat-o în secțiunea anterioară.

3. Faceți clic pe fila Tabele și adăugați tabelele pe care le-ați utilizat în interogarea de totaluri, plus orice tabele care conțin alte date asociate pe care doriți să le vedeți.
   Dacă utilizați tabelele eșantion listate mai sus, adăugați tabelele Categorii, Produse și Furnizori la noua interogare.

4. Asociați câmpurile din interogarea de totaluri cu câmpurile corespunzătoare din tabelele părinte. Pentru a face acest lucru, glisați fiecare câmp din interogarea de totaluri spre câmpul corespunzător din tabel.

   Dacă utilizați datele eșantion, glisați câmpul Nume categorie din interogarea de totaluri spre câmpul Nume categorie din tabelul Categorii. Apoi glisați câmpul MaxDePreț din interogarea de totaluri spre câmpul Preț din tabelul Produse. Asocierile permit noii interogări de selectare să reunească datele din interogarea de totaluri și datele din celelalte tabele.

5. În fereastra interogării de totaluri, faceți dublu clic pe asterisc pentru a adăuga întreaga interogare la grila de proiect, apoi glisați câmpurile suplimentare din celelalte tabele în interogare.

   Dacă utilizați tabelele eșantion, faceți dublu clic pe interogarea de totaluri pe care ați creat-o în secțiunea anterioară și adăugați câmpurile Nume produs și Furnizor din tabelul Produse și, respectiv, Furnizori.

6. Opțional, specificați o ordine de sortare pentru una sau mai multe coloane.
   De exemplu, pentru a lista categoriile în ordine alfabetică, setați celula Sortare din coloana Nume categorie la Ascendent.

7. Pe fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Rulare.

   Aceasta va determina rularea interogării și va afișa rezultatele într-o vizualizare Foaie de date.

Începutul paginii

Crearea unei interogări de creare tabel

1. Cu interogarea cu valori de top deschisă în vizualizarea Proiectare:

   În fila Proiect, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Creare tabel.
   Se deschide caseta de dialog Creare tabel.

2. În caseta Nume tabel, tastați un nume pentru tabelul care va stoca primele sau ultimele înregistrări. De exemplu, tastați Primele și ultimele înregistrări, apoi faceți clic pe OK.
   De fiecare dată când rulați interogarea, în loc să afișeze rezultatele în vizualizarea Foaie de date, interogarea creează un tabel și înlocuiește valoarea de top cu datele curente.

3. Salvați și închideți interogarea.

Crearea unei interogări de adăugare

1. Deschideți interogarea cu valori inferioare în vizualizarea Proiect.

2. În fila Proiect, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Adăugare.

3. În caseta de dialog Adăugare, tastați același nume pe care l-ați tastat în caseta de dialog Creare tabel.
   De exemplu, tastați Primele și ultimele înregistrări și faceți clic pe OK. De fiecare dată când rulați interogarea, în loc să afișeze rezultatele în vizualizarea Foaie de date, interogarea adaugă înregistrările la tabelul Primele și ultimele înregistrări.

4. Salvați și închideți interogarea.

Rularea interogărilor

Acum sunteți gata să rulați cele două interogări.

• În Panoul de navigare, faceți dublu clic pe interogarea cu valori de top și faceți clic pe Da în mesaje.

• Faceți dublu clic pe interogarea cu valori inferioare și faceți clic pe Da în mesaje.

• Deschideți tabelul Primele și ultimele înregistrări în vizualizarea Foaie de date.

Începutul paginii