Gestionarea proiectelor este rareori ușoară. Dar acest ghid vă ajută să înțelegeți gestionarea proiectelor în timp ce utilizați Project. Fiecare link de mai jos trimite la o pagină ce exploră acel aspect al gestionării de proiecte, cu articole și tutoriale scurte.
Inițierea unui plan de proiect
Cu cât devine mai complicat un proiect, cu atât trebuie să planificați mai multe înainte de a începe să utilizați Project. În etapa de inițiere a unui proiect, utilizați aplicații precum Word, Excel și SharePoint pentru a vă ajuta la planificare.
|
Obiectivul proiectului |
DESCRIERE |
|
În etapa de inițiere, proiectele eșuează adesea dacă nu există planificări prealabile suficiente. În acest moment, gândiți-vă cine sunt participanții direct interesați și sponsorii, în timp ce schițați declarațiile de intenție, specificațiile inițiale și, poate, un buget. Pentru proiecte mai mici, puteți să efectuați majoritatea acestor activități în Microsoft Project. Pentru proiecte mai mari, utilizați Word, Excel, SharePoint sau chiar telefonul pentru a nota ceea ce gândiți. |
|
|
Menținerea de canale de comunicare cu participanții direct interesați nu este întotdeauna simplă. Dar este un aspect esențial pentru reușita unui proiect. |
|
|
Pentru a ajuta cu partea de comunicare ce consumă mult timp, Project are numeroase rapoarte ce se află la doar un clic distanță. Capturați planuri făcute din timp, jaloane esențiale ale proiectului, cerințe pentru buget, necesități ale personalului etc. |
Crearea unui program de proiect
Crearea unui program de proiect poate necesita timp. Crearea proiectelor se poate realiza și mai comod dacă scindați pașii în patru categorii:
-
Adăugarea activităților
-
Organizarea acestora
-
Adăugarea persoanelor
-
Comunicați cu echipa
|
Obiectivul proiectului |
DESCRIERE |
|
După ce ați gândit temeinic partea inițială, este timpul să porniți Project și să creați un nou orar. Puteți să începeți cu un proiect necompletat sau să utilizați șabloanele create de alți manageri de proiect - unele de către experți în managementul de proiecte sau dintr-o firmă similară cu cea a dvs. |
|
|
Activitățile sunt activități care se efectuează într-un proiect. Aflați cum să adăugați activități, să le modificați proprietățile și să le estimați duratele. |
|
|
Când adăugați pentru prima dată activități, este posibil ca acestea să nu fie în ordinea cea mai potrivită pentru gestionare. Aflați cum să le organizați utilizând activități și subactivități rezumative și legându-le. |
|
|
După ce ați adăugat activități la proiect, gândiți-vă la persoanele care doriți să lucreze la acestea. Rețineți că adăugarea de persoane și atribuirea de activități acestora sunt activități diferite în Project. |
|
|
Partajarea resurselor utilizând fonduri comune de resurse și proiectele coordonatoare |
Pentru a ajuta la gestionarea persoanelor din mai multe proiecte, plasați toate persoanele din proiecte într-un singur fișier de proiect. Acest fișier funcționează sub formă de rezervor de resurse. Din fișierul rezervor de resurse, puteți să partajați resurse între mai multe proiecte (fără Project Server). |
|
Gestionarea costurilor proiectului poate fi intimidantă pentru orice manager de proiect. Cu Project, puteți descoperi că acest lucru nu este deloc dificil. Aflați sfaturi pentru a rămâne între limitele bugetului. |
Gestionați-vă proiectul
Lucrul dvs. nu se oprește după ce construiți o planificare. Gestionarea proiectului necesită mai mult timp decât construirea lui. De exemplu, activitățile se modifică, persoanele sunt adăugate, data de sfârșit trebuie să se mute înapoi și așa mai departe. Cu Project, aveți toate instrumentele pentru a monitoriza progresul și a efectua modificări pentru a asigura un rezultat reușit.
|
OBIECTIV |
DESCRIERE |
|
Pentru a reduce complexitatea orarului, găsiți vizualizarea potrivită. Diagrama Gantt vă oferă o vizualizare a direcției proiectului. De asemenea, puteți să utilizați o vizualizare Calendar, o diagramă de rețea sau o cronologie, pentru a vedea niveluri diferite de detaliu. |
|
|
După ce ați creat planificarea inițială, este timpul să începeți să vedeți cum merg lucrurile. Crearea unei referințe și utilizarea vizualizărilor potrivite vă vor ajuta să urmăriți progresul proiectului. |
|
|
Urmărirea progresului poate părea complicată, dar iată o modalitate rapidă de a afișa procentul de finalizare utilizând bara de progres într-o diagramă Gantt. |
|
|
Pentru a obține cea mai bună performanță și rezultate de la resurse, trebuie să gestionați volumul de lucru al resurselor pentru a evita supraalocările și sublocațiile. |
|
|
Cel mai mare coșmar al unui manager de proiect este când data de sfârșit se schimbă după ce se efectuează modificări la orar. Aflați strategii pentru a putea controla data de sfârșit a proiectului. |
|
|
Comunicarea este adesea dificilă, mai ales atunci când raportați vești neplăcute. Pentru a vă ajuta să comunicați cu participanții direct interesați și cu directorii, Project are rapoarte atractive, profesioniste pe care le puteți crea și trimite, urmând doar câțiva pași simpli. |
|
|
Depășiți bugetul? Trebuie să ajustați costurile? Aflați cum să rezolvați problemele de costuri din orar. |
|
|
Valoarea obținută este o metodă de urmărire complexă. Dar nu este doar pentru experți. O puteți utiliza și pentru a vă ajuta să monitorizați proiectul. |
|
|
Riscurile sunt peste tot în proiect. Identificați aspectele problematice din timp și răspundeți la acestea înainte să vă cauzeze probleme serioase. |
|
|
Project oferă instrumente pentru a vă ajuta să gestionați dependențele între proiecte, chiar și activitățile dintr-un proiect care depind de finalizarea altui proiect. |
