De Jane Suchan, PMP
Gestionarea proiectelor înseamnă să vă dați seama ce doriți să realizați, să creați o listă cu activități de făcut care trebuie făcute pentru a ajunge acolo, să determinați cât va dura și să calculați cât va costa. Sună simplu, nu? Dar partea cea mai grea este să urmărim totul. Proiectul rulează la timp? Va fi făcut înainte de timp? Este bugetat? Va fi în continuare sub buget atunci când se termină toată munca?
O modalitate de a evalua starea de funcționare a unui proiect este să urmăriți diferența dintre planul original de proiect și ceea ce se întâmplă de fapt. Acest decalaj este mai bine cunoscut ca varianță, o comparație între suma destinată sau bugetată și suma reală cheltuită. Analiza varianței este practica comparării rezultatelor reale ale proiectului cu ceea ce a fost planificat sau așteptat. Este o modalitate de a cuantifica cât de bine - sau cât de rău - un proiect progresează.
Planificarea varianțelor: Stabilirea nivelurilor de referință
Pentru a determina varianțele proiectului, trebuie să puneți o miză la pământ ca punct de plecare: aceasta este referința dvs. Fără aceasta, sunteți în căutare și încercați să controlați o țintă în mișcare. Două niveluri de referință cheie de stabilit înainte de a putea pune în aplicare urmărirea varianței și raportarea sunt costurile și planificarea. Dar înainte de a ajunge acolo, se recomandă să desfundați domeniul proiectului.
Utilizarea unei structuri detaliate a lucrului pentru a crea domeniul
Referința domeniului include toate produsele finale ale proiectului; ca atare, identifică toate activitățile care trebuie efectuate. O modalitate de a documenta domeniul este să creați o structură detaliată a lucrului (WBS), o vizualizare ierarhică a produselor finale ale proiectului. Fiecare nivel din ierarhie reprezintă o descriere din ce în ce mai detaliată a produselor finale. De exemplu, un WBS pentru construirea unei case noi ar include fundația, încadrarea, acoperișul și sistemele electrice și de instalații, precum și planuri de peisagistică, desene arhitecturale și autorizații de inspecție.
Stabilirea planificării și a nivelurilor de referință ale costurilor
Planificările și nivelurile de referință ale costurilor sunt stabilite numai după determinarea domeniului. Fără o imagine clară a ceea ce va produce proiectul, nu puteți determina cât va dura sau cât va costa.
Referința planificării este planificarea aprobată a proiectului, baza pentru măsurarea și raportarea performanței programului. Referința costului este bugetul aprobat pe etape, față de care se va măsura performanța costurilor. Este determinată de adunarea costurilor pentru o anumită perioadă sau fază de proiect, care necesită atribuirea de costuri pentru activitățile proiectului. Alocarea costurilor pentru componentele proiectului poate consuma mult timp, dar vă va permite să efectuați rapoarte mai detaliate și mai precise despre performanța costurilor, lucru de care participanții direct interesați și sponsorul proiectului vor fi foarte interesați.
Pentru a stabili planificări și niveluri de referință ale costurilor:
-
Elaborați programul prin identificarea activităților și sarcinilor de realizare a fiecărui produs final în WBS.
-
Identificați resursele pentru fiecare activitate. Luați în considerare restricțiile sau cât timp poate fi dedicat în mod realist fiecărei persoane la acest proiect.
-
Estimați cât timp (în ore sau zile) va dura terminarea fiecărei activități.
-
Estimați costul fiecărei activități, utilizând o medie orară sau zilnică, pentru fiecare resursă, plus orice costuri fixe asociate cu activitatea.
-
Determinați ce activități depind de alte persoane, apoi dezvoltați calea critică.
-
Dezvoltarea liniei de bază a costului; acesta este un buget pe etape pentru a măsura performanța de cost a proiectului. Pentru a face acest lucru, adăugați costurile estimate, după activitate sau după perioada de timp.
Răspunsul la varianțe: Modificarea controlului
După ce ați stabilit domeniul, planificarea și referințele de cost, creați pașii pe care îi va urma echipa pentru a gestiona varianța pentru aceste planuri. Aceste informații devin planul dvs. de gestionare a modificărilor de proiect. Acest plan definește când determinați o solicitare de modificare a proiectului (PCR), cum să documentați varianțe și să remiteți pentru aprobare și ce se întâmplă după aprobarea unei solicitări de modificare.
Calculele de varianță sunt utilizate pentru a determina dacă este necesar un PCR și dacă planificarea proiectului sau referințele de cost vor fi modificate. Variațiile pot fi pozitive sau negative:
-
O varianță pozitivă indică faptul că proiectul este înainte de planificare sau sub buget. Scenariile pozitive vă pot permite să realocați bani și resurse celor din teritoriu negativ.
-
O varianță negativă este indicatorul dvs. că proiectul este în întârziere sau peste buget și că trebuie să luați măsuri. Poate fi necesar să măriți bugetul sau să acceptați marje de profit reduse.
Pragurile de varianță sunt o componentă importantă a oricărui plan de gestionare a modificărilor de proiect. Acestea constituie modificările materiale ale proiectului și, prin urmare, necesită documentație și aprobare într-un PCR. Nu toate PCR-urile vor avea ca rezultat restabilirea domeniului, a planificării sau a bugetului. Aceasta este o activitate importantă, una care poate necesita timp considerabil pentru finalizare și veți fi obligat să obțineți aprobarea în sus și în jos în organizația proiectului.
Urmărirea varianțelor de cost și planificare pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului vă ajută să identificați punctele slabe - zonele cu modificări repetate - și să răspundeți în consecință. De exemplu, dacă vedeți că echipa de testare întâmpină întârzieri continue, poate fi necesar să atribuiți resurse suplimentare pentru a rămâne conform planificării.
Trecerea cu un pas mai departe: analiza valorii obținute
Nicio discuție despre variațiile proiectului nu este finalizată fără a menționa valoarea obținută, o tehnică de management de proiect pentru estimarea costurilor și planificării la un moment dat. Analiza valorii obținute compară lucrul finalizat cu nivelurile de referință stabilite. Acesta vă ajută să evaluați performanța curentă a proiectului și să efectuați corecțiile cursului acolo unde este necesar.
Pentru a efectua analiza valorii obținute, trebuie să aveți un WBS, o planificare detaliată a proiectului și un buget (după etapă sau perioadă de timp) pentru lucrul planificat.
Adresați întrebări despre valoarea câștigată
În orice moment, analiza valorii câștigate măsoară starea proiectului prin adresarea a trei întrebări cheie:
-
Valoare planificată: Care este suma necesară pentru lucru?
-
Valoarea obținută: Ce ați finalizat de fapt?
-
Cost real: cât v-a costat terminarea lucrului?
Valoarea planificată (PV) este costul bugetat al activităților planificate. Valoarea obținută (EV) este suma tuturor costurilor bugetate ale lucrului finalizat. Costurile reale (CA) sunt cele cheltuite pentru lucrările produse.
Învățarea analizei valorii câștigate
Cea mai simplă modalitate de a descrie valoarea obținută este prin exemplu. Să presupunem că gestionați un proiect de patru luni cu un buget de 100.000 de lei. Ești de trei luni în ea, și vă dați seama că echipa a finalizat doar jumătate din muncă, astfel EV este de 50.000 dolari. Pe baza planificării proiectului, aproximativ 75% din lucru ar trebui să fie efectuat până în prezent, astfel PV este 75.000 dolari. De asemenea, știți că echipa a cheltuit 90.000 dolari până în prezent, astfel, AC este de 90.000 dolari.
Utilizând aceste numere, aveți posibilitatea să calculați varianțe de cost și planificare. Varianța de cost (VC) măsoară diferența dintre costurile reale ale lucrului efectuat și bugetul proiectului:
CV = EV – AC
Varianța de planificare (SV) măsoară progresul real față de planificarea proiectului:
SV = EV – PV
Utilizând exemplul de mai sus, varianța de cost pentru acest proiect este de 50.000 lei - 90.000 lei = 40.000 lei. Varianța programării este de 50.000 de lei - 75.000 de lei = 25.000 de lei.
Orice manager de proiect poate vedea că proiectul a cheltuit 90% din buget și a finalizat doar 50% din lucru. Proiectul este în întârziere și va depăși bugetul până la finalizarea acestuia, deci este necesară modificarea. Managerul de proiect ar trebui să reducă domeniul de aplicare, să extindă programul sau să obțină mai multe fonduri pentru finalizarea lucrării.
Introducere în urmărirea varianței
Integrarea urmăririi varianței în managementul de proiect este destul de simplă, dar necesită o abordare sistematică. După ce aveți temele pentru proiect, colaborați cu sponsorul pentru a stabili domeniul de aplicare, bugetul și programul. Apoi colaborați cu echipa pentru a crea un plan robust de gestionare a modificărilor, care identifică pragurile de varianță și descrie cum să tratați varianța dacă depășesc valorile prag. După ce dezvoltați WBS și definiți programul detaliat al proiectului, puteți stabili programul și bugetul proiectului. După ce toate componentele sunt în vigoare, sunteți gata să începeți urmărirea varianțelor și să puneți în practică planurile de gestionare a modificărilor.
|
Despre autor Ioana Suchan este manager de program cu experiență în gestionarea inițiativelor de afaceri de întreprindere și cu dezvoltarea metodologiilor de management de proiect. Jane locuiește în Seattle, Washington. |
