Opțiuni de poștă electronică pentru colectarea datelor

Procesarea automată a răspunsurilor și adăugarea datelor la baza de date

Această opțiune permite Access să proceseze răspunsurile imediat ce ajung în inboxul Microsoft Office Outlook 2007 sau Microsoft® Outlook® 2010. Access 2007/2010 și Outlook 2007/2010 colaborează pentru a exporta conținutul formularelor fiecărui răspuns în tabelele destinație din Access. Dacă această casetă de selectare nu este bifată, trebuie să procesați manual răspunsurile.

Aflați mai multe despre procesarea automată și manuală a răspunsurilor

Răspunsurile sunt exportate automat din Outlook în Access dacă sunt îndeplinite următoarele condiții în momentul în care răspunsurile ajung la cutia poștală Outlook:

• Outlook 2007 sau Outlook 2010     Outlook 2007 sau Outlook 2010 trebuie să fie instalat pe computer. Dacă programul nu rulează atunci când sosește un răspuns, procesarea va începe data viitoare când porniți Outlook.

• Access 2007 sau Access 2010     Access 2007 sau Access 2010 trebuie să fie instalat pe computer.

• Bază de date     Baza de date nu trebuie să fie protejată prin parolă și nu trebuie deschisă în modul exclusiv. Numele sau locația bazei de date nu trebuie să se fi modificat după trimiterea mesajului de e-mail.

• Tabel și interogări     Numele tabelelor sau interogărilor specificate și proprietățile câmpurilor subiacente nu trebuie să se fi modificat, deoarece ați trimis mesajul de e-mail. De exemplu, dacă modificați tipul de date al unui câmp din Număr în Numerotare automată după ce trimiteți mesajul, exportul nu reușește.

• Permisiuni    Trebuie să aveți permisiunile necesare pentru a adăuga sau a actualiza conținutul tabelelor și interogării subiacente.

Dacă una sau mai multe condiții nu sunt îndeplinite, procesarea automată nu va reuși. Remediați problemele, apoi exportați manual răspunsurile care nu au reușit. Toate răspunsurile care ajung în cutia poștală după ce rezolvați problemele vor continua să fie procesate automat.

Procesare manuală     Dacă doriți să controlați ce răspunsuri sunt procesate și când sunt procesate, alegeți procesarea manuală. În acest caz, răspunsurile vor ajunge în Inboxul Outlook, dar nu vor fi exportate în baza de date până când nu selectați manual și faceți clic dreapta pe fiecare răspuns în Outlook, apoi faceți clic pe Export date în Microsoft Office Access pentru fiecare.

De asemenea, poate fi necesar să procesați manual toate răspunsurile care nu se procesează automat. După ce rezolvați problema care a cauzat eroarea, trebuie să exportați manual fiecare răspuns.

Înainte de a porni o operațiune de export, rețineți următoarele aspecte:

• Access 2007 sau Access 2010     Access 2007 sau Access 2010 trebuie să fie instalat pe computer.

• Bază de date     Dacă baza de date este protejată prin parolă, vi se va solicita să introduceți parola atunci când porniți operațiunea de export. De asemenea, baza de date nu ar trebui să fie deschisă în mod exclusiv și nici numele, nici locația bazei de date nu s-au modificat după ce ați trimis mesajul de e-mail.

• Tabele și interogări    Nici numele tabelelor și interogărilor specificate, nici proprietățile câmpurilor subiacente nu au fost modificate de când ați trimis mesajul de e-mail.

• Permisiuni    Trebuie să aveți permisiunile necesare pentru a adăuga sau a actualiza conținutul tabelelor și interogării subiacente.

Renunțați la răspunsurile de la cei cărora nu le-ați trimis mesajul

Această opțiune permite procesarea automată doar a răspunsurilor trimise de destinatarii inițiali ai mesajului. Răspunsurile de la alți destinatari vor fi stocate în folderul de destinație din Outlook, dar nu vor fi procesate automat. Dacă doriți, puteți procesa aceste răspunsuri manual.

Acceptarea mai multor răspunsuri de la fiecare destinatar

Această opțiune permite destinatarilor să trimită mai multe răspunsuri la același mesaj de e-mail. Dacă selectați această opțiune, fiecare destinatar poate răspunde la mesaj de mai multe ori și fiecare răspuns este procesat automat. Dacă nu selectați această opțiune, fiecare destinatar poate trimite în continuare mai multe răspunsuri, dar numai primul răspuns de la fiecare destinatar este procesat automat. Toate răspunsurile ulterioare de la acel destinatar vor fi stocate în folderul de destinație din Outlook, apoi le puteți procesa manual sau le puteți șterge.

Se permit mai multe rânduri pentru fiecare răspuns

Atunci când utilizați un formular InfoPath pentru a trimite date, un destinatar poate adăuga mai multe înregistrări, făcând clic pe Inserare rând în partea de jos a mesajului de e-mail. Dacă doriți să procesați o singură înregistrare pentru fiecare răspuns, debifați această casetă de selectare.

Permiteți doar actualizări la datele existente

Atunci când utilizați un formular InfoPath pentru a actualiza datele, un destinatar vă poate trimite înregistrări noi, pe lângă actualizările la înregistrările existente. Pentru a împiedica destinatarul să adauge înregistrări noi utilizând formularul InfoPath, bifați această casetă de selectare.

Numărul de răspunsuri de procesat

Tastați numărul total de răspunsuri (de la toți destinatarii) care doriți să fie procesate automat. Dacă doriți ca toate răspunsurile să fie procesate automat, introduceți o valoare mare în caseta text. Răspunsurile primite după atingerea valorii specificate vor fi stocate în folderul destinație, dar nu vor fi procesate automat.

Data și ora opririi

Specificați o dată și o oră când să se oprească procesarea automată a răspunsurilor pentru acest mesaj de e-mail. Răspunsurile primite după această dată și oră vor fi stocate în folderul destinație din Outlook, dar nu vor fi procesate automat.

Începutul paginii