În mod implicit, puteți imprima rapoarte care nu conțin înregistrări. Pentru a rezolva această problemă, puteți să utilizați o macrocomandă sau cod Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) pentru a detecta absența înregistrărilor dintr-un raport, apoi să anulați operațiunea de imprimare. Pașii din acest articol vă arată cum să utilizați ambele tehnici.
Ce intenționați?
Probabil doriți să anulați imprimarea unui raport atunci când nu conține nicio înregistrare. De exemplu, dacă începeți să vindeți un produs nou, este posibil să existe o perioadă de timp în care nu ați înregistrat încă nicio vânzare. Prin urmare, ar trebui să luați în considerare posibilitatea ca unele dintre rapoartele dvs. să nu conțină înregistrări detaliate și ca funcțiile agregate, cum ar fi funcția Count , să nu aibă nimic de numărat. Pentru a gestiona cu grație o astfel de apariție, puteți crea o macrocomandă care anulează activitatea de imprimare. De asemenea, puteți adăuga câteva linii de cod VBA amplasat cu atenție pentru a face același lucru. VBA este limbajul de programare pe care îl utilizează Access.
Adăugați macrocomanda sau codul VBA la procedura de eveniment La Fără daa raportului. Access declanșează evenimentul La Absență date de fiecare dată când rulați un raport care nu are înregistrări. Macrocomanda și codul VBA descrise în acest articol afișează un mesaj corespunzător și anulează imprimarea raportului atunci când acel raport nu conține date. Atunci când adăugați o macrocomandă sau un cod VBA la procedura eveniment La Absență date , macrocomanda sau codul VBA rulează oricând deschideți un raport care nu conține înregistrări. Când faceți clic pe OK pentru a închide oricare dintre mesajele de avertizare, macrocomanda închide și raportul necompletat. Atunci când adăugați macrocomanda sau codul VBA la raport, un raport necompletat nu se va deschide atunci când încercați să-l afișați în Vizualizarea raport sau vizualizarea Aspect, dar puteți deschide raportul în Vizualizarea proiect.
Utilizarea unei macrocomenzi pentru a anula imprimarea
Macrocomanda descrisă în această secțiune afișează un mesaj de avertizare atunci când încercați să imprimați un raport necompletat. Când faceți clic pe OK pentru a închide caseta de mesaj, macrocomanda anulează automat operațiunea de imprimare. Dacă nu includeți un mesaj de avertizare, acesta va apărea ca și cum nu se întâmplă nimic atunci când încercați să imprimați raportul, lucru care probabil îi va deruta pe utilizatorii raportului.
Crearea macrocomenzii
-
În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe raportul pe care doriți să-l modificați și faceți clic pe Vizualizare proiect.
-
Pe fila Proiectare, în grupul Afișare/ascundere, faceți clic pe Foaie de proprietăți.
-sau-
Faceți dublu clic pe caseta din colțul din stânga sus sau din dreapta al raportului, în funcție de setările regionale și lingvistice.
-
Faceți clic pe fila Eveniment , apoi, în caseta proprietății La Absență date , faceți clic pe
Apare caseta de dialog Alegere generator .
-
Faceți clic pe Generator de macrocomenzi, apoi faceți clic pe OK.
Proiectantul de macrocomenzi pornește și afișează o macrocomandă necompletată.
-
În lista verticală de acțiuni de macrocomenzi din fereastra de proiectare a macrocomenzilor, selectați Casetă mesaj din listă.
-
în caseta Mesaj , tastați textul pentru mesajul de avertizare.
De exemplu, puteți introduce următoarele: Nu există înregistrări de raportat.
-
Opțional, modificați valoarea argumentului în caseta Bip de la Da la Nu și, în lista Tip , selectați tipul de pictogramă care doriți să apară în mesajul de avertizare.
-
În caseta Titlu , tastați titlul mesajului de avertizare.
De exemplu, puteți introduce Fără înregistrări.
-
Selectați lista verticală de acțiuni de macrocomenzi de sub acțiunea Casetă mesaj , apoi selectați AnulareEvenință.
-
Pe fila Proiectare , în grupul Închidere , faceți clic pe Salvare.
-
Pe fila Proiectare, în grupul Închidere, faceți clic pe Închidere. Dacă apare un mesaj de avertizare și vă întreabă dacă doriți să salvați modificările la macrocomandă și la proprietatea raportului, faceți clic pe Da, închideți raportul, salvați modificările dacă vi se solicită și continuați cu pașii următori pentru a-l testa.
Testarea macrocomenzii
-
În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe raportul care conține macrocomanda și faceți clic pe Imprimare. În funcție de opțiunile pe care le-ați ales, Access afișează un mesaj de avertizare.
Când faceți clic pe OK pentru a închide mesajul, acțiunea AnulareEvenință oprește operațiunea de imprimare. Deoarece nu ați specificat niciun alt eveniment (cum ar fi deschiderea raportului pentru vizualizare), raportul se închide.
Utilizarea codului VBA pentru a anula imprimarea
Codul VBA descris aici funcționează foarte asemănător cu macrocomanda descrisă în secțiunea anterioară; afișează un mesaj de avertizare atunci când deschideți un raport necompletat, apoi anulează operațiunea de imprimare atunci când închideți mesajul de avertizare.
Adăugarea codului VBA
-
În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe raportul pe care doriți să-l modificați și faceți clic pe Vizualizare proiect.
Notă: Pentru a finaliza această procedură, utilizați un raport care nu conține înregistrări.
-
Pe fila Proiectare, în grupul Afișare/ascundere, faceți clic pe Foaie de proprietăți.
-sau-
Faceți dublu clic pe caseta din colțul din stânga sus sau din dreapta al raportului, în funcție de setările regionale și lingvistice.
-
Faceți clic pe fila Eveniment , apoi, în caseta proprietății La Absență date , faceți clic pe
Apare caseta de dialog Alegere generator .
-
Faceți clic pe Generator de cod, apoi faceți clic pe OK.
Visual Basic Editor pornește și afișează o procedură eveniment necompletată.
-
Tastați următorul cod în Visual Basic Editor, astfel încât procedura Report_NoData să apară exact așa după ce ați terminat:
Private Sub Report_NoData (Cancel As Integer)
MsgBox "There are no records to report", vbExclamation, "No Records"
Cancel = True
End Sub -
Când ați terminat, faceți clic pe Fișier, apoi faceți clic pe Salvare.
-
Faceți clic pe Fișier, apoi faceți clic pe Închidere și revenire la Microsoft Access.
-
Închideți raportul deschis, apoi faceți clic pe Da pentru a confirma salvarea.
-
În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe raportul pe care tocmai l-ați modificat și faceți clic pe Imprimare. În funcție de opțiunile pe care le-ați ales, Access afișează un mesaj de avertizare.
Procedura Report_NoData utilizează funcția MsgBox pentru a afișa butonul Nu există înregistrări de raportat și un buton OK . Când faceți clic pe OK, linia "Anulare=Adevărat" din procedură solicită programului Access să anuleze raportul. Anulare este un argument care este transmis automat procedurii evenimentului și este verificat întotdeauna de Access atunci când se termină procedura eveniment.
