Când sortați datele dintr-un tabel, o interogare, un formular sau un raport Access, puteți salva ordinea de sortare cu obiectul. Dacă sortați datele dintr-unul dintre aceste obiecte, apoi salvați obiectul, ordinea de sortare care este în vigoare atunci când salvați obiectul este salvată automat cu obiectul. Puteți specifica dacă ordinea de sortare salvată va fi în vigoare la următoarea deschidere a obiectului.
De asemenea, pentru interogări și rapoarte, puteți defini o ordine de sortare implicită. Ordinea de sortare implicită se aplică datelor din interogare sau raport atunci când nu este specificată nicio altă ordine de sortare.
Ce intenționați?
Înțelegerea ordinilor de sortare salvate
Există două tipuri de ordini de sortare salvate:
-
Ultima aplicare O ordine de sortare aplicată ultima dată este ordinea de sortare care a fost în vigoare la ultima salvare a obiectului. Tabelele, interogările, formularele și rapoartele pot avea toate ultimele ordini de sortare aplicate.
-
Implicit O ordine de sortare implicită este încorporată în proiectarea unei interogări sau a unui raport. O ordine de sortare implicită se aplică atunci când nu se specifică nicio altă ordine de sortare.
Ultima ordine de sortare aplicată
Când salvați un tabel, o interogare, un formular sau un raport în timp ce se sortează datele, ordinea de sortare se salvează automat atunci când salvați obiectul. Aceasta se numește ordine de sortare aplicată ultima dată. Atunci când creați o ordine de sortare, modificați de fapt proiectarea obiectului.
Dacă doriți ca ultima ordine de sortare aplicată să fie aplicată automat data viitoare când deschideți obiectul, setați proprietatea Ordonare după la încărcare a obiectului la Da. Pentru a seta această proprietate, efectuați următorii pași în timp ce obiectul este deschis în Vizualizarea proiect.
-
Apăsați F4 pentru a afișa foaia de proprietăți.
Acest pas nu este necesar dacă foaia de proprietăți este afișată deja.
-
Alegeți una dintre următoarele variante:
-
Dacă obiectul este un tabel sau o interogare, pe fila General din foaia de proprietăți, setați proprietatea Ordonare după încărcare la Da.
-
Dacă obiectul este un formular sau un raport, pe fila Date din foaia de proprietăți, setați proprietatea Ordonare după la încărcare la Da.
-
Notă: Puteți împiedica aplicarea ultimei ordini de sortare aplicate setând proprietatea Ordonare după la încărcare la Nu.
Ordini de sortare implicite
Deoarece ultima ordine de sortare aplicată se poate modifica de fiecare dată când cineva sortează un obiect și apoi îl salvează, se recomandă să definiți o ordine de sortare implicită. O ordine de sortare implicită face parte din proiectarea obiectului și nu se modifică atunci când se aplică o altă ordine de sortare.
Puteți specifica doar o ordine de sortare implicită pentru o interogare sau un raport. Deși ordinea de sortare implicită nu este suprascrisă de ordinea de sortare curentă sau aplicată ultima dată, aceasta intră în vigoare doar atunci când ordinea de sortare curentă sau ultima aplicare este eliminată.
Definirea ordinii de sortare implicite pentru o interogare
-
Deschideți interogarea în Vizualizarea proiect.
-
Faceți dublu clic pe câmpul pe care doriți să-l utilizați pentru a sorta.
Câmpul apare în grila de proiectare.
-
În grila de proiectare, debifați caseta din rândul Afișare al câmpului pe care l-ați adăugat.
-
În rândul Sortare , specificați dacă doriți să sortați câmpul în ordine ascendentă (mai întâi cele mai mici valori; A-la-Z) sau în ordine descendentă (primele cele mai mari valori; Z-la-A).
-
Dacă doriți să sortați după mai multe câmpuri, adăugați câmpuri de sortare suplimentare, repetând pașii de la 2 la 4.
Notă: Când sortați după mai multe câmpuri, rezultatele sunt sortate inițial după primul câmp pe care l-ați specificat, apoi după următorul câmp pe care l-ați specificat și așa mai departe. De exemplu, dacă sortați după Nume, apoi după DataNașterii, toate înregistrările cu o valoare Nume de Familie de Dow apar înaintea înregistrărilor cu valoarea Nume de familie a lui Ansa, indiferent de valoarea Dateinașterii. Înregistrările din fiecare câmp Nume de familie sunt sortate apoi în funcție de valoarea din câmpul Datanașterii.
-
Apăsați CTRL+S pentru a salva interogarea.
Notă: Pentru a elimina o ordine de sortare implicită dintr-o interogare, eliminați câmpurile de sortare din grila de proiectare a interogării.
Definirea ordinii de sortare implicite pentru un raport
-
Deschideți raportul în Vizualizare raport sau Vizualizare aspect.
-
Pe fila Pornire , în grupul Sortare & Filtrare , faceți clic pe Complex , apoi faceți clic pe Filtrare/sortare complexă în meniul de comenzi rapide.
Apare o filă nouă de document, care conține o grilă de proiectare și o fereastră în care puteți selecta un câmp după care să sortați.
-
În fereastră, faceți dublu clic pe câmpul pe care doriți să-l utilizați pentru a sorta.
Câmpul apare în grila de proiectare.
-
În grila de proiectare, în rândul Sortare , specificați dacă doriți să sortați câmpul în ordine ascendentă (mai întâi cele mai mici valori; A-la-Z) sau în ordine descendentă (primele cele mai mari valori; Z-la-A).
-
Dacă doriți să sortați după mai multe câmpuri, adăugați câmpuri de sortare suplimentare, repetând pașii de la 2 la 4.
Notă: Când sortați după mai multe câmpuri, rezultatele sunt sortate inițial după primul câmp pe care l-ați specificat, apoi după următorul câmp pe care l-ați specificat și așa mai departe. De exemplu, dacă sortați după Nume, apoi după DataNașterii, toate înregistrările cu o valoare Nume de Familie de Dow apar înaintea înregistrărilor cu valoarea Nume de familie a lui Ansa, indiferent de valoarea Dateinașterii. Înregistrările din fiecare câmp Nume de familie sunt sortate apoi în funcție de valoarea din câmpul Datanașterii.
-
Pe fila Pornire , în grupul Sortare & Filtrare , faceți clic pe Comutare filtru.
Notă: Pentru a elimina o ordine de sortare implicită dintr-un raport, eliminați câmpurile de sortare din grila de proiectare.
