Stabilirea și gestionarea listei de participanți direct interesați din proiect

De Jane Suchan, PMP

Deci, doar ceea ce este un participant direct interesat de proiect?     Există multe definiții și variază de la o sursă la alta și de la o firmă la alta. Toate sugerează că participanții direct interesați sunt persoane sau grupuri care au un interes major în rezultatul unui proiect. Gestionarea părților interesate este sinonimă pentru gestionarea relațiilor: scopul este de a câștiga și a susține angajamentul față de proiectul dvs.

Aici, participanții direct interesați sunt persoane sau grupuri din organizație care au un interes sau vor fi afectați de rezultatul proiectului. Dar, înainte de a începe exercitarea stabilirii și gestionării listei de părți interesate, asigurați-vă că definiția dvs. a părții interesate se aliniază cu cea a organizației dvs.

De ce este importantă gestionarea participanților direct interesați?

Oricât am dori să credem că nu este cazul, trebuie să ne confruntăm cu faptul că nu toată lumea va fi 100% entuziasmată de proiect. Participanții direct interesați pot fi necesari să învețe instrumente sau procese noi, să renunțe la control sau, în unele cazuri, să își piardă locul de muncă. Sarcina îi revine managerului de proiect și sponsorilor pentru a ușura preocupările participanților direct interesați și este puțin probabil să reușiți să faceți pe toți fericiți, tot timpul. Unii vor trebui gestionați astfel încât să nu vă poată sabota eforturile.

Înțelegerea motivațiilor vă va ajuta să rezolvați problemele și să evitați comportamentele și tacticile negative, cum ar fi:

• Întârzierea intrărilor sau aprobărilor necesare.

• Începerea unui proiect concurent.

• Reatribuirea resurselor la alte proiecte.

• Angajarea în back-room politicking pentru a submina proiectul.

Avantajele gestionării eficiente a participanților direct interesați sunt:

• Reducerea timpului ciclului proiectului, împiedicând-o să se împotmolească în politică.

• Fluidizarea procesului de aprobare.

• Vă ajutăm să vă asigurați că resursele proiectului sunt disponibile și că rămâneți concentrat.

• Menținerea fluxului de informații.

Începutul paginii

Dezvoltarea unei liste de părți interesate

La începutul proiectului, colaborați cu sponsorul proiectului pentru a crea o listă cu toți participanții direct interesați. În funcție de modul în care definiți acest rol și de impactul pe care proiectul îl va avea asupra organizației, această listă poate fi lungă.

Lista părților interesate este un instrument pentru managerul de proiect și o intrare cheie pentru planul de comunicații al proiectului. Pe baza evaluării listei, puteți planifica o strategie puternică de comunicații. Și nu trebuie să partajați detaliile listei dincolo de sponsorul proiectului.

Cu cele mai multe proiecte intră în politică, așa că așteptați-vă să dați peste niște ape tulburi atunci când evaluați participanții direct interesați.

Începutul paginii

Evaluați lista de participanți direct interesați

Determinați clișeul fiecărui participant direct interesat și clasificați-l după nivelul de influență. Unele vor avea puterea de a menține un proiect în viitor. Printre acestea se numără sponsorul proiectului sau managerii seniori. Datorită pozițiilor și rolurilor lor decizionale, se recomandă să monitorizați îndeaproape aceste părți interesate. Alții pot fi oameni care, deși nu pot trage de curent pe un proiect, poate lucra în culise pentru a submina și, eventual, chiar să-l termine.

Un alt nivel de participanți direct interesați sunt cei care cu produsul - uneori în fiecare zi. Acest grup furnizează date de intrare sub formă de cerințe de afaceri care trebuie îndeplinite. Ei au cel mai mult de câștigat dacă proiectul are succes, deoarece le va afecta în mod direct. Deși adesea nu pot încheia direct sau indirect un proiect, acestea sunt totuși vitale pentru succesul acestuia. Dacă nevoile sau preocupările lor nu sunt îndeplinite, acestea vor trece rapid de la a fi cel mai mare susținători dumneavoastră la cea mai mare problemă.

O altă modalitate de a organiza participanții direct interesați este să îi grupați după nivelul de implicare și responsabilitate. Este posibil ca un grup să fie implicat activ în proiect și să lucreze, altul poate fi angajat la un moment dat, iar altul poate fi participanți direct interesați care nu sunt implicați activ, dar trebuie să primească comunicări despre proiect.

Începutul paginii

Utilizați RACI pentru a clasifica participanții direct interesați

Responsabil, responsabil, consultat și informat (RACI) este un instrument utilizat în proiectarea organizațională pentru a atribui și a desemna participanții direct interesați după nivelul implicării și responsabilității proiectului. Este o modalitate utilă de a clasifica participanții direct interesați, astfel încât să puteți planifica cea mai eficientă strategie de comunicații pentru fiecare persoană sau grup. Aceste părți interesate sunt definite după cum urmează:

• Responsabil    Această persoană este responsabilă pentru finalizarea unei activități.

• Responsabil    Această persoană va fi apelată la cont dacă activitatea nu este finalizată și poate gestiona persoana responsabilă pentru terminarea activității. Managerii de proiect au adesea acest rol.

• Consultat    Deși nu este responsabilă pentru finalizare, această persoană este consultată în legătură cu aspectele activității.

• Informat    Titularul acestui rol pasiv este ținut la curent, dar nu răspunde de sarcini.

Începutul paginii

O uncie de prevenire ...

Gestionarea proiectelor se referă la gestionarea așteptărilor. Acordați timp cât mai devreme proiectelor dvs. pentru a lucra cu sponsorul, pentru a identifica și a evalua participanții direct interesați. Nu uitați să actualizați lista pe întreaga durată a proiectului. Trebuie să știți cine sunt participanții direct interesați și interesele lor pentru a le gestiona eficient. Aceasta vă va scuti de dificultăți pe termen lung și vă va asigura că proiectul dvs. are succes.

Începutul paginii