Utilizați șablonul Bază de date de gestionare a activităților Access pentru a urmări un grup de elemente de lucru pe care dvs. sau echipa dvs. trebuie să le finalizați. De asemenea, puteți să căutați și să filtrați detaliile activității, să afișați sau să ascundeți coloane, să trimiteți mesaje de e-mail și să mapați adresele proprietarilor de activități.
Doriți să urmăriți un videoclip despre utilizarea acestui șablon? Consultați acest articol, Utilizarea șablonului de bază de date gestionare activități.
Notă: Șablonul de bază de date Gestionare activități a fost actualizat în ultimii ani. Aceste instrucțiuni se referă la cea mai recentă versiune a șablonului disponibil pentru descărcare. Dacă pașii de mai jos nu corespund cu ceea ce vedeți, probabil că utilizați o versiune mai veche a șablonului.
Utilizarea bazei de date
În acest articol, descriem pașii de bază ai utilizării șablonului Bază de date de gestionare a activităților.
Pregătirea bazei de date pentru utilizare
-
Când deschideți pentru prima dată baza de date, Access afișează formularul Bun venit. Pentru a împiedica acest formular să se afișeze data viitoare când deschideți baza de date, debifați caseta de selectare Afișare bun venit la deschiderea acestei baze de date .
Închideți formularul Bun venit pentru a începe să utilizați baza de date.
-
Pentru a vă asigura că tot conținutul bazei de date este activat, în Bara de mesaje, faceți clic pe Se activează acest conținut.
Pentru mai multe informații despre activarea conținutului bazei de date, consultați articolul Decideți dacă să acordați încredere unei baze de date.
Căutarea unei activități sau a unei persoane de contact
Caseta Căutare rapidă vă permite să găsiți rapid o activitate în formularul Listă de activități sau o persoană de contact din formularul Listă de persoane de contact .
-
Tastați textul pe care doriți să-l căutați în caseta Căutare rapidă , apoi apăsați enter.
Access filtrează lista pentru a afișa doar înregistrările care conțin textul căutat. Pentru a reveni la lista completă, faceți clic pe Goliți căutarea curentă. (Este X în interiorul casetei de căutare.)
Filtrarea listei de activități
În formularul Listă de activități , puteți să filtrați lista de activități și să salvați filtrele preferate pentru utilizare ulterioară.
-
Aplicați filtre făcând clic dreapta pe formular și selectând filtrele dorite.
-
Faceți clic pe Salvare filtru.
-
În formularul Detalii filtru , introduceți un nume de filtru și o descriere, apoi faceți clic pe Închidere.
-
Utilizați caseta Filtrare preferințe pentru a aplica un filtru salvat sau faceți clic pe (Golire filtru) pentru a elimina filtrul.
Afișarea sau ascunderea coloanelor
În formularul Listă de activități și în formularul Listă de persoane de contact, unele câmpuri (coloane) sunt ascunse în mod implicit. Pentru a modifica câmpurile afișate:
-
Faceți clic pe Afișare/Ascundere câmpuri.
-
În caseta de dialog Reafișare coloane , selectați butonul lângă fiecare coloană pe care doriți să o afișați. Debifați caseta de selectare pentru a ascunde coloana.
Afișați detaliile activității sau ale persoanei de contact
Formularul Detalii activitate și formularul Detalii persoană de contact vă permit să vizualizați și să introduceți mai multe informații despre un element. Pentru a afișa formularul Detalii activitate sau formularul Detalii persoană de contact :
-
În formularul Detalii activitate sau în formularul Detalii persoană de contact , faceți clic pe Deschidere lângă elementul pe care doriți să-l vedeți.
Adăugarea atașărilor
În formularul Detalii activitate și în formularul Detalii persoană de contact , puteți adăuga imagini și alte atașări.
-
Sub cadrul de imagine din formularul Detalii activitate , faceți clic pe Adăugare sau eliminare atașări.
Sub cadrul de imagine din formularul Detalii persoană de contact , faceți clic pe Editare imagine.
-
În caseta de dialog Atașări , faceți clic pe Adăugare.
-
În caseta de dialog Alegere fișier , navigați la folderul care conține fișierul.
-
Selectați fișierul pe care doriți să-l adăugați, apoi faceți clic pe Deschidere.
-
În caseta de dialog Atașări , faceți clic pe OK.
Notă: Puteți atașa mai multe fișiere pentru fiecare element, inclusiv tipuri diferite de fișiere, cum ar fi documente sau foi de calcul.
Adăugarea persoanelor de contact din Microsoft Outlook
Dacă utilizați Microsoft Outlook, puteți adăuga persoane de contact sau proprietari de activități din acel program fără a fi necesar să tastați din nou informațiile.
-
În formularul Listă persoane de contact , faceți clic pe Adăugare din Outlook.
-
În caseta de dialog Selectare nume de adăugat , selectați numele pe care doriți să le adăugați la baza de date.
-
Faceți clic pe Adăugare, apoi faceți clic pe OK.
Afișarea unei hărți a adresei unei persoane de contact
În formularul Detalii persoană de contact , dacă ați introdus o adresă poștală pentru persoana de contact, puteți afișa o hartă a acelei locații:
-
Faceți clic pe Faceți clic pentru a mapa.
Afișare rapoarte
Baza de date activități include mai multe rapoarte, inclusiv Activități active, Detalii activitate, Agendă persoane de contact și altele. Pentru a afișa un raport:
-
În Panoul de navigare, sub Rapoarte, faceți dublu clic pe raportul pe care doriți să-l afișați.
Vă puteți crea propriile rapoarte particularizate. Pentru mai multe informații, consultați articolul Crearea unui raport simplu.
Modificarea șablonului Bază de date gestionare activități
Particularizați baza de date Activități adăugând un câmp nou la tabelul Activități, apoi adăugând câmpul respectiv la formularul Listă de activități , la formularul Detalii activitate și la raportul Detalii activitate .
Adăugarea unui câmp la tabelul Activități
-
Închideți toate filele deschise.
-
În Panoul de navigare, faceți dublu clic pe tabelul Activități .
-
Defilați la dreapta până când vedeți coloana denumită Adăugare câmp nou. Faceți dublu clic pe titlul coloanei, apoi tastați numele câmpului.
Prima dată când introduceți date în coloană, Access setează tipul de date pentru dvs.
Adăugarea de câmpuri la formulare sau rapoarte
După ce un câmp a fost adăugat la un tabel, îl puteți adăuga la un formular sau la un raport.
-
Faceți clic dreapta pe formular sau pe raport în Panoul de navigare, apoi faceți clic pe Vizualizare aspect.
-
În fila Formatare, în grupul Controale, faceți clic pe Adăugare câmpuri existente.
-
Glisați câmpul dorit din Lista de câmpuri în formular sau raport.
