Utilizați șablonul Bază de date persoane de contact Access pentru a urmări numele, adresele, numerele de telefon și alte informații. Această nouă versiune a unui șablon Access popular vă permite, de asemenea, să clasificați fiecare persoană de contact, să trimiteți mesaje de e-mail și să creați hărți ale adreselor.
Doriți să urmăriți un videoclip despre utilizarea acestui șablon? Consultați acest articol, Utilizarea șablonului de bază de date Persoane de contact.
Notă: Șablonul de bază de date Persoane de contact a fost actualizat în ultimii ani. Aceste instrucțiuni se referă la cea mai recentă versiune a șablonului disponibil pentru descărcare. Dacă pașii de mai jos nu corespund cu ceea ce vedeți, probabil că utilizați o versiune mai veche a șablonului.
Introducere
În acest articol, descriem pașii de bază ai utilizării șablonului Bază de date persoane de contact.
Pregătirea bazei de date pentru utilizare
-
Când deschideți pentru prima dată baza de date, Access afișează formularul Bun venit. Pentru a împiedica acest formular să se afișeze data viitoare când deschideți baza de date, debifați caseta de selectare Afișare bun venit la deschiderea acestei baze de date .
Închideți formularul Bun venit pentru a începe să utilizați baza de date.
-
Pentru a vă asigura că tot conținutul bazei de date este activat, în Bara de mesaje, faceți clic pe Se activează acest conținut.
Pentru mai multe informații despre activarea conținutului bazei de date, consultați articolul Decideți dacă să acordați încredere unei baze de date.
Adăugarea persoanelor de contact din Microsoft Outlook
Dacă utilizați Microsoft Outlook, puteți adăuga persoane de contact din acel program fără a fi necesar să tastați din nou informațiile.
-
În formularul Listă persoane de contact , faceți clic pe Adăugare din Outlook.
-
În caseta de dialog Selectare nume de adăugat , selectați numele pe care doriți să le adăugați la baza de date.
-
Faceți clic pe Adăugare, apoi faceți clic pe OK.
Căutarea unei persoane de contact
Caseta Căutare rapidă vă permite să găsiți rapid o persoană de contact în formularul Listă de persoane de contact .
-
În formularul Listă persoane de contact , în caseta Căutare rapidă , tastați textul pe care doriți să-l căutați, apoi apăsați enter.
Access filtrează lista pentru a afișa doar înregistrările care conțin textul căutat. Pentru a reveni la lista completă, faceți clic pe Goliți căutarea curentă. (Este X în interiorul casetei de căutare.)
Afișarea sau ascunderea coloanelor
În formularul Listă persoane de contact , unele câmpuri (coloane) sunt ascunse în mod implicit. Pentru a modifica câmpurile afișate:
-
Faceți clic pe Afișare/Ascundere câmpuri.
-
În caseta de dialog Reafișare coloane , bifați caseta de selectare de lângă fiecare coloană pe care doriți să o afișați. Debifați caseta de selectare pentru a ascunde coloana.
Afișarea detaliilor de contact
Formularul Detalii persoană de contact vă permite să vedeți și să introduceți mai multe informații despre fiecare persoană de contact. Pentru a afișa formularul Detalii persoană de contact:
-
În formularul Listă persoane de contact , faceți clic pe Deschidere lângă persoana de contact pe care doriți să o vedeți.
Adăugarea unei imagini
În formularul Detalii persoană de contact , puteți adăuga o imagine pentru persoana de contact.
-
Sub cadrul imaginii, faceți clic pe Editare imagine.
-
În caseta de dialog Atașări , faceți clic pe Adăugare.
-
În caseta de dialog Alegere fișier , navigați la folderul care conține fișierul.
-
Selectați fișierul pe care doriți să-l adăugați, apoi faceți clic pe Deschidere.
-
În caseta de dialog Atașări , faceți clic pe OK.
Notă: Puteți atașa mai multe fișiere la fiecare persoană de contact, inclusiv tipuri diferite de fișiere, cum ar fi documente sau foi de calcul.
Afișarea unei hărți a adresei unei persoane de contact
În formularul Detalii persoană de contact , dacă ați introdus o adresă poștală pentru persoana de contact, puteți afișa o hartă a acelei locații:
-
Faceți clic pe Faceți clic pentru a mapa.
Afișare rapoarte
Baza de date persoane de contact include două rapoarte: Director și Agendă telefonică. Pentru a afișa un raport:
-
În Panoul de navigare, sub Rapoarte, faceți dublu clic pe raportul pe care doriți să-l afișați.
Vă puteți crea propriile rapoarte particularizate. Pentru mai multe informații, consultați articolul Crearea unui raport simplu.
Modificarea bazei de date Persoane de contact
Puteți particulariza baza de date Persoane de contact adăugând un câmp nou în tabelul Persoane de contact, apoi adăugând câmpul respectiv la formularul Listă de persoane de contact și la formularul Detalii persoană de contact .
Adăugarea unui câmp la tabelul Persoane de contact
-
Închideți toate filele deschise.
-
În Panoul de navigare, faceți dublu clic pe tabelul Persoane de contact .
-
Defilați la dreapta până când vedeți coloana denumită Adăugare câmp nou. Faceți dublu clic pe titlul coloanei și tastați numele câmpului.
Prima dată când introduceți date în coloană, Access setează tipul de date pentru dvs.
Adăugarea unui câmp la un formular
După ce un câmp a fost adăugat la un tabel, îl puteți adăuga la un formular.
-
Faceți clic dreapta pe formular în Panoul de navigare, apoi faceți clic pe Vizualizare aspect.
-
În fila Proiectare, în grupul Instrumente, faceți clic pe Adăugare câmpuri existente.
-
Glisați câmpul dorit din Lista de câmpuri în formular.
