Utilizați baza de date de gestionare a proiectelor Access pentru a gestiona proiectele și activitățile și angajații lor asociați. De asemenea, puteți să căutați și să filtrați detaliile proiectului, să introduceți activități uzuale și să trimiteți sau să primiți date prin mesaje de e-mail.
Notă: Șablonul de bază de date de management de proiect a fost actualizat în ultimii ani. Aceste instrucțiuni se referă la cea mai recentă versiune a șablonului disponibil pentru descărcare. Dacă pașii de mai jos nu corespund cu ceea ce vedeți, probabil că utilizați o versiune mai veche a șablonului.
Utilizarea bazei de date
În acest articol, descriem pașii de bază ai utilizării șablonului de bază de date proiecte pentru desktop.
Pregătirea bazei de date pentru utilizare
Pentru a vă asigura că este activat tot conținutul bazei de date, utilizați următoarea procedură:
-
Pentru a vă asigura că tot conținutul bazei de date este activat, în Bara de mesaje, faceți clic pe Se activează acest conținut.
Pentru mai multe informații despre activarea conținutului bazei de date, consultați articolul Decideți dacă să acordați încredere unei baze de date.
Adăugați angajați
Pentru a începe să utilizați șablonul de bază de date Proiecte, primul pas este să adăugați angajați, astfel încât să aveți o persoană căreia să îi atribuiți proiecte și activități. Utilizați această procedură pentru a adăuga manual angajați sau consultați secțiunea următoare pentru a adăuga angajați din persoanele de contact Outlook.
-
În formularul Listă de proiecte , faceți clic pe Listă angajați.
-
În formularul Listă angajați , completați detaliile fiecărui angajat.
-
Pentru a introduce informații mai detaliate despre un angajat, faceți dublu clic pe numele angajatului în formularul Listă angajați și introduceți informațiile în formularul Detalii angajat .
-
Faceți clic pe Închidere pentru a reveni la formularul Listă de proiecte .
Adăugarea persoanelor de contact din Microsoft Outlook
Dacă utilizați Microsoft Outlook, puteți adăuga angajați din acel program fără a fi necesar să tastați din nou informațiile.
-
În formularul Listă de proiecte , faceți clic pe Listă angajați.
-
În formularul Listă angajați , faceți clic pe Adăugare din Outlook.
-
În caseta de dialog Selectare nume de adăugat , selectați numele pe care doriți să le adăugați la baza de date.
-
Faceți clic pe Adăugare, apoi faceți clic pe OK.
Adăugați un proiect nou
-
În formularul Listă de proiecte , faceți clic pe Proiect nou.
-
În formularul Detalii proiect , completați detaliile proiectului, apoi faceți clic pe Închidere.
Editarea unui proiect existent
-
În formularul Listă de proiecte , faceți dublu clic pe proiectul pe care doriți să-l editați.
-
În formularul Detalii proiect , adăugați sau editați detaliile proiectului.
Adăugarea unei activități
-
În formularul Detalii proiect , faceți clic pe Adăugare activitate.
-
În formularul Detalii activitate , completați detaliile activității, apoi faceți clic pe Închidere.
Access afișează noul proiect în lista Activități proiect din formularul Detalii proiect .
Editarea unei activități
-
În formularul Detalii proiect , faceți clic pe fila Activități proiect .
-
Faceți dublu clic pe activitatea pe care doriți să o editați.
-
În formularul Detalii activitate , editați detaliile activității, apoi faceți clic pe Închidere.
Adăugarea unei activități comune
Activitățile comune sunt activități care sunt utilizate frecvent în multe proiecte diferite, cum ar fi bugetarea sau instruirea. După ce introduceți o activitate comună, aceasta poate fi adăugată la orice proiect din baza de date Project fără a fi necesar să reintroduceți detaliile activității.
-
În formularul Detalii proiect , faceți clic pe Activități comune.
-
Bifați caseta de selectare de lângă fiecare activitate comună pe care doriți să o adăugați la proiect. Adăugați noi activități uzuale la sfârșitul listei.
-
Faceți clic pe Închidere pentru a reveni la formularul Detalii proiect .
-
Filtrarea listei de proiecte
În formularul Listă de proiecte , puteți să filtrați lista de proiecte și să salvați filtrele preferate pentru utilizare ulterioară.
-
Aplicați filtre făcând clic dreapta pe formular și selectând filtrele dorite.
-
Faceți clic pe Salvare filtru.
-
În formularul Detalii filtru , introduceți un nume de filtru și o descriere, apoi faceți clic pe Închidere.
-
Utilizați caseta Filtrare preferințe pentru a aplica un filtru salvat sau faceți clic pe (Golire filtru) pentru a elimina filtrul.
Afișați detaliile proiectului sau ale angajatului
Formularul Detalii proiect și formularele Detalii despre angajat vă permit să vizualizați și să introduceți mai multe informații despre un proiect sau un angajat. Pentru a afișa formularul Detalii proiect sau formularul Detalii angajat :
-
În formularul Listă de proiecte sau în formularul Listă angajați , faceți dublu clic pe elementul pe care doriți să-l vedeți.
Adăugarea atașărilor
În formularul Detalii proiect , în formularul Detalii activitate și în formularul Detalii despre angajat , puteți adăuga imagini și alte atașări.
-
În orice formular Detalii , faceți dublu clic pe câmpul Atașări (în formularul Detalii angajat , faceți dublu clic pe pictograma imagine).
-
În caseta de dialog Atașări , faceți clic pe Adăugare.
-
În caseta de dialog Alegere fișier , navigați la folderul care conține fișierul.
-
Selectați fișierul pe care doriți să-l adăugați, apoi faceți clic pe Deschidere.
-
În caseta de dialog Atașări , faceți clic pe OK.
Notă: Puteți atașa mai multe fișiere pentru fiecare element, inclusiv tipuri diferite de fișiere, cum ar fi documente sau foi de calcul.
Afișare rapoarte
Baza de date Proiecte include mai multe rapoarte, inclusiv Proiecte deschise, Detalii activitate, Agenda angajaților și altele. Pentru a afișa un raport:
-
În formularul Listă de proiecte , selectați raportul pe care doriți să-l afișați din lista Rapoarte .
Pentru a imprima un raport:
-
Faceți clic pe Fișier > Imprimare.
Vă puteți crea propriile rapoarte particularizate. Pentru mai multe informații, consultați articolul Crearea unui raport simplu.
