Utilizarea șablonului Urmărire active Access

Pregătirea bazei de date pentru utilizare

• Când deschideți pentru prima dată baza de date, Access afișează formularul Bun venit. Pentru a împiedica acest formular să se afișeze data viitoare când deschideți baza de date, debifați caseta de selectare Afișare bun venit la deschiderea acestei baze de date .

  Închideți formularul Bun venit pentru a începe să utilizați baza de date.

• Pentru a vă asigura că tot conținutul bazei de date este activat, în Bara de mesaje, faceți clic pe Se activează acest conținut.

  Pentru mai multe informații despre activarea conținutului bazei de date, consultați articolul Decideți dacă să acordați încredere unei baze de date.

Afișarea sau ascunderea activelor retrase

Active retrase sunt elemente care au data de retragere la sau înainte de data curentă. Activele pot deveni retrase atunci când sunt învechite, întrerupte sau neutilizate în alt mod. Puteți să afișați sau să ascundeți Active retrase în formularul Listă de active.

• În formularul Listă de active , bifați sau debifați caseta de selectare Afișare retras .

Căutarea unui Activ sau a unei Persoane de contact

Caseta Căutare rapidă vă permite să găsiți rapid un Activ în formularul Listă de active și o persoană de contact în formularul Listă de persoane de contact .

• Tastați textul pe care doriți să-l căutați în caseta Căutare rapidă , apoi apăsați enter.

  Access filtrează lista pentru a afișa doar înregistrările care conțin textul căutat. Pentru a reveni la lista completă, faceți clic pe Goliți căutarea curentă. (Este X în interiorul casetei de căutare.)

Filtrarea listei active

În formularul Listă de active , puteți să filtrați lista de Active și să salvați filtrele preferate pentru utilizare ulterioară.

1. Aplicați filtre făcând clic dreapta pe formular și selectând filtrele dorite.

2. Faceți clic pe Salvare filtru.

3. În formularul Detalii filtru , introduceți un nume de filtru și o descriere, apoi faceți clic pe Închidere.

4. Utilizați caseta Filtrare preferințe pentru a aplica un filtru salvat sau faceți clic pe (Golire filtru) pentru a elimina filtrul.

Afișarea sau ascunderea coloanelor

În formularul Listă de active și în formularul Listă de persoane de contact, unele câmpuri (coloane) sunt ascunse în mod implicit. Pentru a modifica câmpurile afișate:

1. Faceți clic pe Afișare/Ascundere câmpuri.

2. În caseta de dialog Reafișare coloane , bifați caseta de selectare de lângă fiecare coloană pe care doriți să o afișați. Debifați caseta de selectare pentru a ascunde coloana.

Afișare detalii activ sau persoană de contact

Formularul Detalii activ și formularul Detalii persoană de contact vă permit să vizualizați și să introduceți mai multe informații despre un element. Pentru a afișa Detalii activ sau formularul Detalii persoană de contact :

• În formularul Listă de active sau în formularul Listă de persoane de contact , faceți clic pe Deschidere lângă elementul pe care doriți să-l vedeți.

Adăugarea unei imagini

În formularul Detalii activ și în formularul Detalii persoană de contact , puteți adăuga imagini și alte atașări.

• Sub cadrul de imagine din formularul Detalii activ , faceți clic pe Adăugare sau eliminare atașări.

  Sub cadrul de imagine din formularul Detalii persoană de contact , faceți clic pe Editare imagine.

• În caseta de dialog Atașări , faceți clic pe Adăugare.

• În caseta de dialog Alegere fișier , navigați la folderul care conține fișierul.

• Selectați fișierul pe care doriți să-l adăugați, apoi faceți clic pe Deschidere.

• În caseta de dialog Atașări , faceți clic pe OK.

Adăugarea persoanelor de contact din Microsoft Outlook

Dacă utilizați Microsoft Outlook, puteți adăuga persoane de contact sau proprietari de active din acel program fără a fi necesar să tastați din nou informațiile.

1. În formularul Listă persoane de contact , faceți clic pe Adăugare din Outlook.

2. În caseta de dialog Selectare nume de adăugat , selectați numele pe care doriți să le adăugați la baza de date.

3. Faceți clic pe Adăugare, apoi faceți clic pe OK.

Afișarea unei hărți a adresei unei persoane de contact

În formularul Detalii persoană de contact , dacă ați introdus o adresă poștală pentru persoana de contact, puteți afișa o hartă a acelei locații:

• Faceți clic pe Mapare adresă.

Afișare rapoarte

Urmărirea activelor include mai multe rapoarte, inclusiv Toate activele, Detalii active, Active retrase, Agendă persoane de contact și altele. Pentru a afișa un raport:

• În Panoul de navigare, sub Rapoarte, faceți dublu clic pe raportul pe care doriți să-l afișați.

Vă puteți crea propriile rapoarte particularizate. Pentru mai multe informații, consultați articolul Crearea unui raport simplu.

Adăugarea unui câmp la tabelul Active

1. Închideți toate filele deschise.

2. În Panoul de navigare, faceți dublu clic pe tabelul Active .

3. Defilați la dreapta până când vedeți coloana denumită Adăugare câmp nou. Faceți dublu clic pe titlul coloanei și tastați numele câmpului.

Prima dată când introduceți date în coloană, Access setează tipul de date pentru dvs.

Adăugarea de câmpuri la formulare sau rapoarte

După ce un câmp a fost adăugat la un tabel, îl puteți adăuga la un formular sau la un raport.

1. Faceți clic dreapta pe formular sau pe raport în Panoul de navigare, apoi faceți clic pe Vizualizare aspect.

2. În fila Proiectare, în grupul Instrumente, faceți clic pe Adăugare câmpuri existente.

3. Glisați câmpul dorit din Lista de câmpuri în formular sau raport.