Îmbinarea corespondenței: editarea destinatarilor

Edit Recipients dialog box

Utilizați această casetă de dialog pentru a selecta destinatarii cărora doriți să le trimiteți corespondența.

• Lista de destinatari Afișează toate înregistrările care vor fi utilizate în îmbinarea de corespondență. Fiecare linie este selectată în mod implicit. Debifați toate numele pe care nu doriți să le trimiteți.

• Sursă de dateSelectați Editați pentru a modifica câmpurile individuale sau a adăuga înregistrări. Dacă ați creat sau dețineți lista, puteți, de asemenea, să ștergeți înregistrările sau să particularizați coloanele din sursa de date. Reîmprospătarea va actualiza lista de destinatari dacă este necesară.

• Sortare Selectați până la trei niveluri de câmpuri pentru a sorta în ordine ascendentă sau descendentă. Lista de destinatari se va reafișa pentru a reflecta sortarea. Pentru mai multe informații, consultați caseta de dialog Sortare din opțiunile de interogare.

• Filtrare Compară câmpurile listei și le compară cu unul sau mai multe șiruri pe care le furnizați. Comparațiile includ:

  • Egal cu sau Nu este egal cu
  • Mai mic sau mai mare decât
  • Mai mic sau egal sauMai mare sau egal
  • Este necompletat sau Nu este necompletat
  • Conține sau nu conține

  Comparațiile nu sunt sensibile la literele mari și mici, așa că MEGAN se potrivește cu megan, Megan sau mEGAN. Lista de destinatari se va reafișa pentru a reflecta rezultatele filtrului. Pentru mai multe informații, consultați caseta de dialog Filtrare opțiuni interogare.

• Găsirea dublurilor Scanează și afișează înregistrările dublate pe baza numelui și prenumelui. În listă, puteți debifa caseta pentru orice informații pe care nu doriți să le includeți în corespondență. Debifarea casetei nu elimină înregistrarea din lista principală de destinatari, ci debifează doar caseta asociată cu numele.

• Găsiți destinatar Scanează și evidențiază înregistrările cu câmpuri care se potrivesc cu textul pe care îl introduceți. Puteți scana toate câmpurile din înregistrări sau puteți specifica doar unul, cum ar fi Localitate sau Județ. Atunci când sunt găsite mai multe și primul este evidențiat. Selectați Următorul găsit pentru a defila prin toate potrivirile.

• Validați adresele Utilizează o tehnologie de validare a adresei de la terți pentru a verifica adresa din sursa de date. Dacă nu aveți unul configurat, selectarea acestei opțiuni vă va oferi opțiunea de a accesa o pagină pentru mai multe informații de unde puteți achiziționa serviciul.

• OK Închide caseta de dialog. Modificările sunt salvate deja, pe măsură ce aplicați sortări, filtre sau alți parametri.

Editarea listei de expediere poștală

Sortați lista pentru a găsi grupuri

Vă puteți sorta lista de destinatari pentru a vă grupa informațiile în anumite moduri, de exemplu, după anumite orașe.

1. Accesați Corespondență>,filtru destinatari.
2. Selectați Sortare înregistrări>Sortare după și selectați numele câmpului după care doriți să sortați.
   
   Pentru a sorta după mai multe câmpuri, cum ar fi după județ și după oraș, selectați Apoi după și apoi selectați câmpurile suplimentare după care doriți să sortați.
   
3. Atunci când toate câmpurile sunt sortate așa cum doriți, selectați OK.
   Pentru mai multe informații, consultați caseta de dialog Sortare din opțiunile de interogare.

Filtrați lista pentru a vizualiza doar rândurile pe care doriți să le includeți

Puteți filtra lista ca să apară doar persoanele sau elementele pe care doriți să le includeți în îmbinare, de exemplu, doar persoanele dintr-un anumit oraș sau elementele de inventar cu un anumit preț.

1. Selectați Corespondența>Filtrează destinatarii.
2. În Filtrare înregistrări, selectați coloana după care doriți să filtrați.
   
3. Selectați Comparație și tipul de comparație pe care doriți să o faceți.
   
4. În caseta Comparare cu, tastați valoarea pentru filtru.
5. Selectați Și sau Sau, apoi adăugați altă condiție la filtru dacă doriți. De exemplu, selectați Sau alegeți Oraș în lista de câmpuri , selectați Egal cu, apoi tastați numele celui de-al doilea oraș.
6. Selectați OK.
7. Pentru mai multe informații, consultați caseta de dialog Filtrare opțiuni interogare.

Acum sunteți pregătiți să inserați câmpurile de îmbinare de corespondență în documentul pe care îl utilizați pentru îmbinarea corespondenței sau îmbinarea corespondenței în Word.